9 strategieën voor het succesvol beheren van meerdere projecten

Als u een team of programma beheert, hebt u waarschijnlijk meerdere projecten tegelijkertijd in uitvoering. Het bijhouden van al die bewegende onderdelen kan echter snel ingewikkeld worden. Zonder een goed proces voor het beheren van meerdere projecten valt het niet mee om te weten wat u prioriteit moet geven, hoe u uw teamleden kunt helpen hun werkbelasting effectief te beheren en of alles op tijd wordt gedaan.

Gelukkig is er een betere manier. Of u nu moeite hebt om het werk in meerdere projecten te organiseren en te beheren of ervoor te zorgen dat uw team een ​​beheersbare werklast heeft, deze tien strategieën helpen u om alles op schema te houden.

1. Reserveer één plek voor al uw projecten

• Probleem: gebrek aan zichtbaarheid in al uw projecten.

• Oplossing: Plan en beheer alle projecten van uw team op dezelfde plek.

Als u bijvoorbeeld een productroutekaart met meerdere productlanceringen beheert, wilt u precies weten hoeveel lanceringen er zijn, wat elke lancering inhoudt, en wanneer elke lancering plaatsvindt. Wanneer u al uw lanceringen op één plek beheert en lanceert, kunt u snel alle voortgang zien en de status van de volledige routekaart bekijken. Wat zou u moeten gebruiken als hulpmiddel voor het beheer van meerdere projecten? Als u er nog geen gebruikt, is een project- of werkbeheerplatform de beste keuze. Dit is liefst een platform dat flexibel, gebruiksvriendelijk en gemeenschappelijk is. Bij Asana vinden we (en dat is geen verrassing) dat Asana een geweldige optie is om te overwegen.

2. Definieer doelen, plannen, verantwoordelijkheden en verwachtingen aan het begin

• Probleem: U ziet inconsistenties in deliverables en processen.

• Oplossing: Definieer duidelijk uw doelen, plannen en verantwoordelijkheden.

Zonder een standaard workflow of projectplanningsproces wordt elk project waarschijnlijk anders beheerd. Als gevolg daarvan zijn de resultaten inconsistent, wordt er tijd verspild aan het elke keer opzetten van een nieuw proces, en is het waarschijnlijk dat er werk over het hoofd wordt gezien.

Om dit op te lossen, moet u ervoor zorgen dat het plan, het proces en de verantwoordelijkheden vanaf het begin duidelijk zijn voor al uw teamleden. Op projectniveau betekent dit het duidelijk uiteenzetten van de doelen, van elke stap en elke taak die moet worden voltooid, wanneer elke stap en elke taak gepland is, en wie er verantwoordelijk voor is. Zorg er ook voor dat u tijd inbouwt voor feedback en goedkeuringen. Dit wordt gemakkelijk vergeten wanneer u in alle haast een project zonder duidelijk plan moet voltooien.

Maak vervolgens de plannen, processen en verantwoordelijkheden op het programmaniveau duidelijk. Stel doelen op teamniveau en communiceer duidelijk de projecten die gaan helpen deze te bereiken. Uw projectdoelen moeten uw team helpen deze te bereiken. Op hun beurt zullen deze teamdoelen u helpen uw bedrijfsdoelen te realiseren.

Leg een aantal afspraken voor het hele team vast om alle voordelen van projectbeheer te benutten. Voor grotere projecten kunt u bijvoorbeeld projectleiders vragen een briefing te maken voorafgaande aan het ontwerpen van het projectplan. Maak daarnaast sjablonen voor regelmatige projecten van uw team. Deze helpen u ervoor te zorgen dat projecten elke keer op dezelfde manier worden uitgevoerd. Zo hoeft er niet elke keer opnieuw te worden nagedacht over elke kleine stap waaruit het plan is samengesteld.

3. Prioriteer het werk dat de meeste impact zal hebben

• Probleem: U weet niet zeker welke projecten u voor uw team moet prioriteren.

• Oplossing: Kijk hoe deze projecten bijdragen aan het bereiken van grotere bedrijfsdoelen. Wat gaat het meeste impact hebben? Begin daar.

Hoewel het misschien verleidelijk is om eerst aan de makkelijkste projecten te beginnen, is dit geen goed idee. Prioriteer uw projecten in plaats daarvan op basis van wat de meeste impact heeft op uw bedrijfsdoelen. “Uw topprioriteiten moeten afgestemd zijn op deze doelen en u één stap dichter bij het bereiken van deze doelen brengen,”zegt auteur Kasey Fleisher Hickey. Prioriteer uw werk strategisch, zowel op macroniveau (dat wil zeggen: het doorschuiven van een project met een lagere prioriteit naar het volgende kwartaal), als op microniveau (het organiseren van uw dagelijkse takenlijst op volgorde van belangrijkheid).

Uw team werkt bijvoorbeeld aan vijf productlanceringen tegelijk. Hoewel ze allemaal ongeveer even groot zijn wat betreft inzet en werk om de taken te voltooien, heeft eentje ervan het potentieel om een ​​veel grotere impact te hebben op de inkomsten van nieuwe klanten dan de andere vier. Een tweede lancering zou echter de meeste impact hebben op klantbehoud en LTV. Omdat u weet dat LTV een hogere prioriteit heeft voor het bedrijf, moet u ervoor zorgen dat er voldoende werknemers aan het tweede product werken voordat u beslist wie er tijd heeft om aan projecten met een lagere prioriteit te werken.

U zult niet alleen beter in staat zijn tijd toe te wijzen en werknemers te beheren, maar u zult ook niet in het ongewisse blijven wanneer u zich afvraagt of uw projecten wel bijdragen aan de bedrijfsdoelen.

4. Stel uw team in staat flexibel te reageren wanneer prioriteiten veranderen

• Probleem: Uw team heeft geen eenvoudige manier om verschuivende prioriteiten bij te houden en werk opnieuw toe te wijzen.

• Oplossing: Bekijk al het werk van uw team in vogelvlucht.

Het vastleggen van de prioriteiten van het team en het op één lijn krijgen van het werk is cruciaal, maar het is even belangrijk om flexibel genoeg zijn om te kunnen omkeren wanneer dat nodig is. Als u uw werk echter bijhoudt in spreadsheets en takenlijsten verspreid over meerdere instrumenten, dan kan het moeilijk zijn om te weten waar uw team op een bepaald moment aan werkt. Wanneer de prioriteiten veranderen weet u daardoor niet wat er opnieuw gepland moet worden, hoe druk iedereen het heeft of hoe u het onderbroken werk kunt bijhouden. Eén manier om dit te voorkomen is door een wijzigingscontroleproces in te voeren.

Door een centrale bron van waarheid met uw team te delen, kunt u meerdere projecten beheren zonder u zorgen te maken over verschuivende prioriteiten. Omdat ieders werk zichtbaar is, krijgt u snel een idee van de bandbreedte van uw team en de huidige taken. Wanneer u dan taken opnieuw moet prioriteren, kunt u dit doen zonder dat u zich zorgen hoeft te maken dat de taak volledig verloren zal gaan.

Vergeet tot slot niet de communicatie open te houden, zowel online als onderweg. Of het nu is in uw projectmanagementtool of in uw regelmatige 1-1 vergadering, praat met uw teamleden over hun werklast en dubbelcheck of alles op schema ligt.

5. Verwachtingen duidelijk beheren en communiceren

• Probleem: U en uw belanghebbenden zitten niet op dezelfde golflengte over wat er gebeurt en wanneer.

• Oplossing: Communiceer waar het werk gebeurt.

Teams hebben communicatieproblemen omdat ze geen zicht hebben op hun werk, het werk van hun partners en het werk van belanghebbenden in andere functies. Als u geen inzicht hebt in het werk dat anderen doen, dan mist u de context om te begrijpen waarom de tijdlijnen verschuiven, of de prioriteiten dezelfde blijven, en hoe het project vordert.

Wanneer u de communicatie beheert waar het werk gebeurt, geeft u zowel uw team als uw belanghebbenden in andere functies de volledige context achter uw werk. Met realtime updates weet iedereen ook hoe het werk vordert.

De beste manier om dat consequent te doen is met een werkbeheertool waarmee u status- en voortgangsupdates kunt delen, precies daar waar het werk gebeurt. In plaats van gegevens en updates te zoeken in spreadsheets, documenten en andere tools, kunt u de informatie gemakkelijk verzamelen met een klik op een knop, en ze met nog een klik delen met de belanghebbenden.

6. Kijk naar werk in verschillende projecten om werkdruk en tijdschema's in evenwicht te brengen

• Probleem: U weet niet hoeveel (of weinig) werk elke afzonderlijke teamgenoot op zijn bord heeft.

• Oplossing: Zorg ervoor dat u een manier hebt om de werklast van de werknemers te zien voor alle projecten.

Er is een tweede valkuil bij het plannen van elk project op een andere plek. U hebt geen manier om al het werk te zien dat een individueel teamlid doet in verschillende projecten. Dit betekent dat u afhankelijk bent van uw team om u te vertellen wanneer de werkbelastingen te groot of te klein zijn. Dit maakt het moeilijk om proactief op problemen zoals gemiste deadlines te reageren voordat ze onbeheersbaar worden, of (de andere kant van de medaille) onderbenut talent te onderkennen.

Al uw projecten op dezelfde plaats beheren is een goede eerste stap om dit op te lossen. Maar daarna wilt u alle taken in elk project zien, aan wie ze zijn toegewezen en hun datumbereiken. Zo kunt u overboekte medewerkers en conflicten met de projecttijdlijn opsporen. Vervolgens kunt u taken uitstellen, verwijderen of opnieuw delegeren om uw projecten op schema te houden. Niet alle hulpmiddelen hebben filters die dit mogelijk maken. Zorg er daarom voor dat u er een kiest die dat wel doet.

U hebt bijvoorbeeld een ontwerper die verantwoordelijk is voor een kleine taak zoals het bewerken van een paar foto's voor uw volgende productlancering. Hij moet echter ook in zijn eentje de visitekaartjes en posters ontwerpen, afdrukken en afleveren voor een conferentie volgende maand! Tegelijkertijd heeft een andere ontwerper wat bandbreedte over. Wanneer u ieders werkbelasting naast elkaar bekijkt, kunt u snel de onenigheid zien en dienovereenkomstig werk verplaatsen.

7. Pas projectplannen aan om de productiviteit van het team te maximaliseren

• Probleem: De startdatums van projecten zijn niet gecoördineerd en als gevolg daarvan zijn werknemers overbelast, het werk is geblokkeerd en projecten vertraagd.

• Oplossing: Houd bij het plannen van elk project rekening met uw volledige portfolio.

Zelfs het meest zorgvuldig geplande project kan ontsporen wanneer u bij het plannen geen rekening houdt met de volledige omvang van het werk van uw team voor de maand, het kwartaal of het jaar. Als u bijvoorbeeld probeert om drie verschillende updates voor uw websites op hetzelfde moment te lanceren, is het mogelijk dat ze met elkaar conflicteren geraken of dat ze meer tijd in beslag nemen dan verwacht omdat uw team probeert om te veel tegelijkertijd te doen.

In plaats daarvan moet u het werk van uw team plannen en coördineren met de volledige reikwijdte van uw programma in gedachten en het invoeren van een plan voor incidentbeheer overwegen. Hier zijn een paar tips:

• Spreid de startdatums van vergelijkbare projecten. Vooral wanneer dezelfde groep aan meerdere projecten werkt, kan het handig zijn om de start- en einddatums van elk project te spreiden. Zo proberen medewerkers niet op hetzelfde moment hun werk voor vijf verschillende projecten af te maken. In plaats daarvan blijven ze op één project gefocust voordat ze overgaan naar het volgende.

• Let op afhankelijkheden: Moet u die infrastructuurrevisie afronden voordat u een nieuwe website bouwt? Plan als dit het geval is het afhankelijke project na uw geplande voltooiingsdatum van het eerste project.

• Markeer dubbele taken: Wanneer u dezelfde taak in twee verschillende projecten hebt, dan zou u deze moeten samenbrengen. Zorg ervoor dat deze taak op tijd klaar is, of het nu het onboarden van een nieuwe leverancier is of het kopen van apparatuur voor het maken van marketingvideo's. Zo blijven beide projecten op schema.

Timing kan al het verschil uitmaken wanneer u meerdere projecten op schema moet houden en uw team wilt helpen zo productief mogelijk te zijn.

8. Delegeer werk, maar behoud de zichtbaarheid

• Probleem: Er loopt een dunne lijn tussen micromanaging en een afwezige manager. Waar staat u op die lijn?

• Oplossing: Deel een centrale bron van waarheid met uw team zodat u kunt kijken hoe het werk ervoor staat wanneer dit nodig is.

Geen enkele manager - of het nu een productmanager of een projectmanager is - wil een micromanager zijn, maar taken uit het oog verliezen en het gevoel hebben dat u in het duister tast over het werk dat in uw team gedaan wordt, kan het bijna onmogelijk maken om een doeltreffend leider te zijn. Het goede nieuws is dat er hoop is.

Door één enkele bron van waarheid met uw team te delen, hebt u een manier om al het werk dat iedereen doet te volgen. Wanneer al het werk van uw team wordt samengebracht in één centraal gedeeld project, kunt u in één oogopslag zien wat iedereen op z'n bord heeft, wanneer deze taken voltooid moeten zijn en hoe ze vorderen. Op deze manier kunt u indien nodig kijken hoe de taken ervoor staan, zonder ze te micromanagen.

9. Houd uw workflows bij en sla ze op in plaats van elke keer het wiel opnieuw uit te vinden

• Probleem: U bouwt uw workflows aan het begin van elk project opnieuw op.

• Oplossing: Maak een sjabloon en vereenvoudig uw projectplanningsproces.

Stelt u zich dit eens voor: u hebt net uw driemaandelijkse marketingcampagne voltooid en u maakt zich op voor het volgende kwartaal. U herinnert zich echter niet hoe u uw werk precies hebt opgezet, het is sindsdien zo veranderd, en u beheert nu al meerdere projecten. U weet niet zeker wat de eerste componenten zijn. Hoe repliceert u de campagne en zorgt u ervoor dat u geen cruciale taken mist?

Vind niet elke keer aan het begin van het project het wiel opnieuw uit. Maak in plaats daarvan een sjabloon en vereenvoudig de manier waarop u uw projecten begint. Op deze manier kunt u uw workflows in de vorm van sjablonen telkens opnieuw gebruiken. Wanneer het tijd is om een nieuw project te coördineren, begint u gewoon met uw aangepaste sjabloon zodat u sneller en efficiënter van start kunt gaan.

Zorg er daarnaast voor dat u uw sjabloon regelmatig bijwerkt met nieuwe taken of stappen die u aan het proces toevoegt of met nieuwe workflows die u uitbouwt. Beschouw uw sjablonen als levende documenten. Voor het meest effectieve en efficiënte proces zou u het sjabloon moeten bijwerken met beste praktijken en nieuwe inzichten. Zorg er tenslotte voor dat u uw sjabloon in de centrale bron van waarheid van uw team bewaart zodat iedereen er toegang toe heeft en het project eenvoudig kan beginnen.

Beheer meerdere projecten met succes, elke keer opnieuw

Als teamleider is het beheren van meerdere projecten op hetzelfde moment vaak de realiteit van de functie. Hopelijk helpen deze tips u alle bewegende delen van uw programma te volgen, georganiseerd te blijven, uw deadlines te halen en uw doelen te bereiken - elke keer opnieuw.