Een projectagenda maken en beheren om uw team klaar te stomen voor succes

Hebt u weleens van die dagen op het werk dat u zich in het chaotische Wilde Westen waant? Hier zijn een paar signalen: werk wordt in silo's gedaan en niet gecoördineerd. Delen van het project passen niet in elkaar en deadlines worden regelmatig gemist. U hebt weinig of geen inzicht in de werkbelasting van uw team, wat leidt tot dubbel werk veroorzaakt door miscommunicatie. Het goede nieuws is dat veel van deze problemen kunnen worden opgelost door een projectagenda te gebruiken.

Maak u geen zorgen, u bent niet de enige met deze problemen. Gegevens van de 2019 Pulse of the Profession enquête  toont aan dat organisaties vorig jaar bijna 12 procent van alle tijd in een project verspilden vanwege slechte prestaties. Projectbeheer kan u helpen weer vaste grond onder uw voeten te krijgen en van chaos orde te maken.

Nog beter, u kunt uw wilde werkdag temmen door een projectagenda op te nemen, een essentieel onderdeel van het projectbeheerproces dat verspilling van tijd en middelen tegengaat. Of u nu al uw onderdelen samenbrengt voor een inhoudsopgave, een routekaart voor een evenement of een projectlancering, u voelt zich altijd de sheriff van de stad wanneer u weet wat er al is gebeurd en wat aanstaande is in uw project.

Wat is een projectagenda?

Een projectagenda neemt al de onderdelen van uw werk en zet ze in een centrale, visuele locatie waar het hele team toegang toe heeft. Het geeft u een overzicht in vogelvlucht van de algehele projectplanning zodat u kunt zien wanneer verschillende onderdelen af moeten zijn. Het helpt ook individuele medewerkers vooruit te plannen en hun werk rond de meest cruciale projecten te plannen. Met een solide projectplanningsagenda blijft u op de hoogte en weet u precies wat u morgen, de volgende week en daarna aan het doen bent. En omdat uw team er ook toegang toe heeft, kan iedereen gemakkelijk zien wat er nu moet worden voltooid en wat er voor de deur staat.

Soorten projectagenda's

Wat schiet u als eerste te binnen wanneer u aan een projectagenda denkt? Denkt u aan een Excel-spreadsheet die zo is geformatteerd dat het op een agenda lijkt? Of denkt u eerder aan een agendabeheersysteem zoals Google Agenda? Of misschien bent u wel een origineel denker en stelt u zich een agenda in een projectbeheertool voor.

Er zijn verschillende manieren om een projectagenda te bouwen en een van de onderdelen van uw taak als projectmanager (zelfs als dat niet uw officiële titel is) is het vinden van een systeem dat voor uw team werkt. Hier is een kort voorproefje van de voor- en nadelen van drie verschillende manieren om een projectagenda te bouwen:

De voor- en nadelen van een projectagenda in Excel

De meest traditionele manier om een projectagenda te maken is waarschijnlijk in Excel. In deze projectagenda in spreadsheet-stijl past u de rijen en kolommen van Excel aan om ze op een traditionele maandkalender te laten lijken.

Voordelen:

• Uw team heeft deze tool waarschijnlijk al en weet hoe het deze moet gebruiken.

• Excel heeft projectagendasjablonen zodat u niet vanaf nul hoeft te beginnen.

• U kunt cellen uitvouwen en samenvouwen afhankelijk van de hoeveelheid informatie die u aan uw projectagenda toevoegt.

Nadelen:

• Omdat Excel niet speciaal werd gebouwd voor projectagenda's, kan het moeilijk zijn om uitvoerbaar werk vast te leggen en bij te houden met deze tool.

• Het is moeilijk om details, bestanden en ander aanvullend werk op te nemen dat uw team nodig kan hebben.

• Wanneer u eenmaal een projectagenda in Excel hebt gemaakt, kan het moeilijk zijn om deze aan te passen of uw visuele weergave te wijzigen.

De voor- en nadelen van het bouwen van uw projectagenda in Google Agenda

Een andere manier om een projectagenda te maken is door er een op te zetten binnen het agendabeheersysteem van uw team, bijvoorbeeld Google Agenda. Met dit soort projectagenda gebruikt u agendagebeurtenissen om aankomend werk voor te stellen.

Voordelen:

• Uw team heeft deze tool waarschijnlijk al en weet hoe het deze moet gebruiken.

• Omdat de meeste agendabeheersystemen de mogelijkheid hebben verschillende agenda's tegelijk weer te geven, kunt u uw persoonlijke agenda en de agenda met werkgebeurtenissen van uw bedrijf tegelijkertijd bekijken.

• Agendagebeurtenissen hebben over het algemeen een titel en een beschrijving. U kunt dus de titel van de gebeurtenis gebruiken voor de taaktitel en extra context toevoegen bij de beschrijving van de gebeurtenis.

Nadelen:

• Agendabeheersystemen zoals Google Agenda werden gebouwd om gebeurtenissen weer te geven, geen taken en deliverables.

• Meerdere taak-'gebeurtenissen' op één dag kunnen al snel overweldigend worden.

• Wanneer u probeert om aankomende taken te bekijken in dezelfde tool als die u voor vergaderingen gebruikt, kan dat een rommelig en onopgeruimd gevoel geven.

De voor- en nadelen van het gebruik van een projectbeheertool voor uw projectagenda

Projectbeheertools zijn gebouwd met een robuuste functionaliteit om u te helpen uw team te coördineren en uw meest ambitieuze projecten uit te voeren. Met een projectbeheertool heeft uw team meerdere manieren om het project te visualiseren, bijvoorbeeld agenda's, kanbanborden en tijdlijnen.

Voordelen:

• Projectbeheertools bieden u een uitgezoomde manier om alle taken in uw project weer te geven, maar laten u ook op elke taak klikken voor meer details, context en relevante bijlagen.

• U kunt uw projectagenda eenvoudig integreren met uw favoriete zakelijke tools zodat uw team één plek heeft voor alle bestanden en context dat het nodig heeft om hun werk uit te voeren.

• In een projectbeheertool kunt u schakelen tussen verschillende weergaven van hetzelfde project, zoals projectagenda's, kanbanborden, takenlijsten en tijdlijnen. Op die manier kunt u het werk visualiseren op de manier die voor uw team het beste werkt.

Nadelen:

• Misschien is uw team niet bekend met een projectbeheertool

• Cross-functionele belanghebbenden zullen deze tool moeten openen om uw projectagenda te bekijken.

Hoe maak ik een projectagenda?

Laten we aan de slag gaan! We raden aan een projectbeheertool te gebruiken om uw projectplanningskalenders te bouwen. Met een projectbeheertool krijgt u talloze waardevolle mogelijkheden waarmee u het volgende kunt doen:

• Makkelijk taken maken en verplaatsen

• Vervaldatums aanpassen

• Taakeigenaars toewijzen

• Materialen delen

• Communicatie uitbreiden en stroomlijnen

• Al het werk op één plek bekijken

• Schakelen tussen verschillende weergaven,  zoals agenda, Gantt-grafiek of kanbanbord

• Deadlines halen

• Profiteren van integraties

OK, laten we teruggaan naar uw daadwerkelijke agenda. Hier zijn een paar concrete acties die u wilt ondernemen:

1. Breng de stappen in kaart. Beslis wat er van begin tot eind moet gebeuren om het project af te krijgen. Identificeer afhankelijkheden. Maak u zich nog geen zorgen over de planning.

2. Leg start- en einddatums vast. Bekijk uw stappen nu vanuit holistisch perspectief en geef aan elke stap realistische datums.

3. Identificeer belanghebbenden. Wijs elke stap aan het juiste teamlid toe en maak de verantwoordelijkheden duidelijk.

4. Pas indien nodig aan. Uw projectagenda is een levend document. Zorg ervoor dat u de agenda regelmatig controleert en verplaats werk wanneer uw project evolueert.

Deel uw projectagenda zodra u deze hebt gemaakt met belanghebbenden zodat iedereen op één lijn zit en begrijpt wat er van hem/haar wordt verwacht in de komende dagen, weken of maanden. Moedig uw team aan om de projectagenda elke dag te gebruiken om de voortgang door te geven en documenten te delen.

10 tips voor het beheren van uw projectagenda

Net als voor alle zakelijke tools, bestaan er beste praktijken voor het gebruik van een projectagenda. Hier zijn een paar tips die u helpen uw projectagenda effectiever te beheren:

1. Maak het niet te gecompliceerd. Wees helder en zorg ervoor dat u details (eigenaren, vervaldatums, projectgegevens, referentiemateriaal, enz.) toevoegt.

2. Gebruik kleurencodes  voor gemakkelijke visuele consumptie.

3. Dupliceer taken waar dat nodig is. Veel taken en taaktypes zullen zich herhalen. Profiteer hiervan en dupliceer taken of vereisten in plaats van elke keer terug vanaf nul te beginnen.

4. Zorg ervoor dat de werkbelasting van het team in evenwicht is. Probeer te identificeren wie overwerkt zou kunnen zijn en wie misschien niet voldoende gebruikt wordt, en pas indien nodig uw projectagenda aan.

5. Houd de zaken bij en controleer regelmatig. U kunt snel identificeren welke deliverables niet op de bedoelde datums werden afgeleverd door in uw projectagenda te kijken.

6. Pas u onderweg aan. Met projectbeheertools kunt u slepen en neerzetten om op eenvoudige wijze datums te wijzigen.

7. Maakprojecttijdlijnen die de duur van elke individuele taak of onderdeel van het werk binnen uw project tonen.

8. Leg mijlpalen van het project vast. Hiermee kunt voortgang meten en successen delen.

9. Deel uw agenda met de belanghebbenden. In plaats van meerdere antwoorden over de status van uw project te moeten beantwoorden, kunt u alle belanghebbenden verwijzen naar de agendaweergave van uw project.

10. Maak projectagendasjablonen die u opnieuw kunt gebruiken voor toekomstig werk.

3 voorbeelden van een projectagenda

De mogelijkheden om projectagenda's aan te passen zijn oneindig en maken ze geschikt voor elk project. Die flexibiliteit maakt een groot deel van hun aantrekkingskracht uit. Maar ze zijn ook herbruikbaar. Als u een projecttype hebt dat vaak terugkomt, kunt u een projectagendasjabloon opbouwen dat u opnieuw kunt gebruiken. Daarmee bespaart u in de toekomst tijd.

Hier zijn een paar voorbeelden van projectagenda's:

1. Redactionele agenda

Een redactionele projectagenda zorgt ervoor dat de productie van inhoud op schema blijft door alle inhoud op één plek te beheren en belangrijke datums en deadlines in een visueel formaat te plaatsen. Taken en deadlines zijn gemakkelijk toegankelijk. Wijs taken toe aan belanghebbenden (schrijvers, redacteuren, ontwerpers en zelfs uitgevers) en wijs gerichte publicatiedatums toe aan elk artikel, zodat u weet wat er uit gaat komen en wanneer. Maak uw hele planning voor de inhoud met dit sjabloon.

2. Projectplan voor marketing

Of uw marketingproject nu over een aankomend evenement of het lanceren van een campagne gaat, een projectagenda is altijd van vitaal belang voor het succes ervan. Effectief projectbeheer door middel van een projectagenda stelt marketingprofessionals in staat de communicatie te centraliseren, samen te werken en herhaalbare processen te maken. Breng uw marketingplan in kaart, inclusief datums, eigenaars en soorten initiatieven (PR, sociale media, enz.). In de marketingwereld is verandering een constante. Dat betekent dat deadlines snel verschuifbaar moeten zijn en datums aan te passen moeten zijn om uw marketingplan actueel te houden.Gebruik een sjabloon om helderheid en verantwoordelijkheid te creëren in het hele marketingteam.

3. Productroutekaart

Maak en update uw productroutekaart op één centrale plek: uw projectagenda. Hier kunt u de tijdlijn en strategie communiceren en tegelijk meerdere productlijnen op één plek bijhouden. U zult ook in staat zijn om uw routekaart delen voor feedback en buy-in.Behoud altijd een duidelijk beeld van de prioriteiten van uw bedrijf en product met dit projectagendasjabloon.

Maak uw werk makkelijker

Een wijs man maakt zo goed mogelijk gebruik van zijn tools. Een projectagenda is slechts één eenvoudige manier om uw dagelijkse werk vlotter en efficiënter te laten verlopen. Bekijk hoe Redshift by Autodesk drie jaar achter elkaar met 30% is gegroeid dankzij het beheren van hun redactionele inhoud en het gebruik vanprojectagenda's in Asana.