Programmabeheerder en projectbeheeder: belangrijkste verschillen die u moet weten

U weet misschien wat projectbeheer is, maar hebt u ooit van de term programmabeheer gehoord? Hoewel de twee vergelijkbaar klinken, zal het u verbazen te horen dat er veel verschillen zijn. 

Of u nu op zoek bent naar de juiste rol voor uw team of uw werkbeheerprocessen wilt verbeteren, wij helpen u de verschillen te begrijpen tussen een programmabeheerder en een projectbeheerder. U leert niet alleen de verantwoordelijkheden van elke functie, u zult ook leren welke rol geschikt is voor uw team. Laten we nu eens kijken naar de verschillen tussen een project en een programma. 

Wat is een project en wat is een programma?

Om het verschil tussen een progammabeheerder en een projectbeheerder volledig te begrijpen, is het belangrijk eerst het verschil te kennen tussen een project en een programma. Kort gesteld zijn projecten tijdelijk en zijn programma's onderliggende strategieën. Maar er zijn nog een aantal andere belangrijke verschillen en overeenkomsten op te merken. 

Een gemakkelijke manier om de twee te conceptualiseren is het feit dat de bestaande programma's uit meerdere projecten bestaan. Dit betekent dat elk project specifieke doelstellingen heeft die deel uitmaken van bredere programmadoelstellingen. Terwijl projecten duidelijke tijdlijnen en deliverables hebben, bestaan programma's uit bedrijfsdoelstellingen op lange termijn met meerdere afhankelijkheden. 

Hoewel er veel verschillen zijn tussen de twee, delen ze toch enkele overeenkomsten. Zowel een project als een programma bestaat uit vier componenten: omvang, moeilijkheidsgraad, relaties en onzekerheid. Wat verschilt is de mate van complexiteit. Projecten zijn meestal kleiner van omvang en kennen minder onzekerheid, terwijl programma's meestal groter zijn, veel complexe relaties tussen afdelingen kennen en meer onzekerheid met zich meebrengen. 

Programmabeheerder en projectbeheerder

Nu u een beter begrip hebt van de verschillen tussen een programma en een project, gaan we eens kijken hoe de twee rollen zich tot elkaar verhouden. Het leren van de verschillen zal u helpen de rol van elke functie binnen uw team te begrijpen en hoe u verbeteringen kunt aanbrengen in uw eigen rol. 

Terwijl een programmabeheerder leiding geeft aan een programmastrategie op lange termijn, die uit meerdere verschillende projecten bestaat, geeft een projectbeheerder leiding aan afzonderlijke projecten. Hier volgen nog enkele verschillen tussen een programmabeheerder en een projectbeheerder. 

• Projecten beheren: In tegenstelling tot een projectbeheerder, die toezicht houdt op afzonderlijke projecten, houdt een programmabeheerder toezicht op een groep projecten. Met andere woorden, zij houden zich bezig met grote programma's die een aantal kleine projecten omvatten. Dit maakt het beheren van meerdere projecten tot een groot deel van de job. 

• Dagelijkse taken beheren: Een projectbeheerder daarentegen houdt zich bezig met de dagelijkse taken van het projectbeheer, waaronder de coördinatie van de werkzaamheden en het bijhouden van de tijdlijn. Dit wordt vaak gedaan met behulp van projectbeheersoftware. 

• Anciënniteit: Een programmabeheerder heeft vaak meer anciënniteit dan een projectbeheerder. Hoewel dit niet in elk scenario het geval is, hebben programmabeheerders vaker een hogere rang dan projectbeheerders, aangezien ze toezicht houden op bredere strategieën.  

• Verantwoordelijkheden: Programmabeheerders werken naast projectbeheerders, maar geven er misschien niet direct leiding aan. Een goede manier om te helpen de rollen en verantwoordelijkheden vast te stellen is door RACI-tabellen te gebruiken. 

• Interne rollen: Een projectbeheerder en een programmabeheerder hebben zeer verschillende rollen, maar beide zijn nodig voor het succes van een organisatie. 

Wat is een programmabeheerder?

Zoals u ziet, houdt een programmabeheerder zich bezig met de programmastrategie op lange termijn en de succescijfers. Hun taken variëren van het definiëren van succes tot het toezicht houden op de samenwerking en veel dingen daartussen. 

Een programmabeheerder is belangrijk wanneer u programma's in uw huidige systemen wilt implementeren. Ze kunnen ook nuttig zijn om toezicht te houden op projectleiders en om dagelijkse projecten te verbinden met grotere programma's. 

Hier is een voorbeeld van een dag uit het leven van een programmabeheerder. 

In de ochtend werkt u de jaarlijkse basisdoelstellingen af, die voortvloeien uit de OKR's voor het hele bedrijf. In de namiddag vergadert u met projectbeheerders van verschillende afdelingen om ervoor te zorgen dat de projecten op schema liggen om de programmadoelstellingen te halen. U sluit de dag af met een vergadering met de directie, waar u de maandelijkse projectresultaten aan meedeelt aan de leidinggevenden. Als u tijd hebt, kunt u alvast beginnen met het budgetrapport voor volgende maand. 

Wat is een projectbeheerder?

Projectbeheerderders werken daarentegen aan dagelijkse projecten en taken. Ze helpen teams georganiseerd en op schema te houden, terwijl ze ook de communicatie op de werkplaats helpen stroomlijnen.. 

Projectbeheerders zorgen ervoor dat de doelstellingen worden gehaald en dat de teamleden duidelijke aanwijzingen hebben. Ze werken ook samen met programmabeheerders om ervoor te zorgen dat de projecten de beoogde doelstellingen halen, hoewel het grootste deel van hun werk gericht is op projecttaken. 

Hier is een voorbeeld van een dag uit het leven van een projectbeheerder. 

U begint de dag met het bekijken van de voortgang van de twee projecten waar uw team aan werkt. Een deliverable lijkt te laat te zijn. Daarom neemt u contact op met de teamleider om ondersteuning te bieden. In de namiddag praat u met de programmabeheerder om de aankomende projecten te bekijken en te controleren of ze op schema liggen voor de maandelijkse doelstellingen. U sluit de dag af met een post-mortem vergadering om het project te bekijken dat uw team vorige week heeft voltooid, voordat u het projectmateriaal archiveert.. 

Wat doet een programmabeheerder?

Een programmabeheerder is een zeer dankbare rol. Er zijn veel verantwoordelijkheden waarmee een programmabeheerder belast is, waaronder grote initiatieven. Een programmabeheerder behandelt complexe projecten die zich over lange perioden uitstrekken en in overeenstemming zijn met de grotere doelstellingen van het bedrijf en coördineert ook de projectteams en de budgettering.  

Het verschil in taken tussen een programmabeheerder en een projectbeheerder komt neer op wie zich bezighoudt met de dagelijkse taken tegenover overkoepelende projectplannen. Toch is het gebruikelijk dat beiden samenwerken. Laten we eens wat dieper ingaan op de belangrijkste rollen en verantwoordelijkheden van een programmabeheerder. 

Taken en verantwoordelijkheden van de programmabeheerder

Hoewel de rollen van een programmabeheerder verschillen van die van een projectbeheerder, delen ze toch enkele verantwoordelijkheden, zoals het toezicht houden op projecten en het coördineren van de communicatie. De rollen en verantwoordelijkheden van programmabeheerders verschillen van bedrijf tot bedrijf, maar enkele van de universele taken omvatten projectstrategie, kwaliteitscontrole, prestatierapportage, wijzigingsbeheer en risicoplanning. 

Een goede kandidaat zal al deze kwaliteiten hebben en meer en ook een goede leider zijn die met meerdere teams kan coördineren. Hier zijn nog enkele andere rollen en verantwoordelijkheden van een programmabeheerder. 

Strategieën implementeren

Programmabeheerders zijn belast met de coördinatie van kleinere projecten met doelstellingen die beantwoorden aan de doelstellingen van het hele bedrijf. Dit betekent dat ze samenwerken met projectbeheerders om ervoor te zorgen dat de dagelijkse projectdoelstellingen worden gehaald en dat de programma's voor het grotere geheel op schema liggen.

Programmabeheerders stroomlijnen ook interne processen en bepalen de beste praktijken voor een verzameling projecten. Zo kunnen projectbeheerders duidelijke richting hebben bij het beheer van projecten. Het voorkomt ook fouten door gebrek aan communicatie en tijd die aan het werk wordt besteed. 

Andere strategische taken omvatten het coördineren van projecten met een projectbeheerder om ervoor te zorgen dat de deliverables op elkaar zijn afgestemd. 

Toezicht op samenwerking

Terwijl projectbeheerders de neiging hebben zich te concentreren op de samenwerking tijdens eenmalige projecten, zorgen programmabeheerders ervoor dat er over de afdelingen heen wordt samengewerkt. Hoewel het een uitdaging is, is het een van de meest lonende delen van de baan. 

Programmabeheerders hebben ook de neiging zich te concentreren op het maken van programmaroutekaarten voor bedrijfsdoelstellingen op hoog niveau. Dit is iets anders dan een projectbeheerder die individuele projectroutekaarten zal maken. 

Een programmabeheerder kan de samenwerking beheren door nieuwe tools in te voeren die de communicatie stroomlijnen, zoals programmabeheersoftware of teambuildingspelletjes. Hoewel verschillend, zijn deze methoden bedoeld om teamwerk aan te moedigen en de zichtbaarheid te vergroten.

Succescijfers bepalen

Zowel projectbeheerders als programmabeheerders moeten de ROI analyseren en er verslag over uitbrengen. Een programmabeheerder is er echter verantwoordelijk voor dat de ROI voor het hele bedrijf in overeenstemming is met de doelstellingen op hoog niveau. 

Dit betekent dat u met projectbeheerders vergadert om ervoor te zorgen dat eenmalige projecten hun oorspronkelijke doelen bereiken. Programmabeheerders zijn vaak het aanspreekpunt voor de rapportage van ROI-gegevens aan de bedrijfsleiding en de algemene prestaties van het programma. 

Vaardigheden en ervaring

Een programmabeheerder moet over een veelzijdig pakket vaardigheden beschikken en zowel ervaring hebben met projectbeheer als met workflowbeheer. Hoewel sommige professionals formeel programmabeheer studeren en hiervoor kwalificaties behalen, is dat niet altijd nodig.

Als u een programmabeheerder aan uw team wilt toevoegen, zijn dit de vaardigheden die u moet zoeken en die u in gedachten moet houden.

Vaardigheden in programmabeheer

De belangrijkste vaardigheden van een sterke programmabeheerder zijn onder andere organisatie, planning, programmering, programmastrategie, rapportage, het schrijven van voorstellen en budgetplanning. Dit zal uiteindelijk afhangen van de taken die uw organisatie zoekt en hoe hij met eventuele bestaande teamleden samenwerkt. 

Naast de specifieke vaardigheden, is het ook belangrijk dat een programmabeheerder in een rol als programmabeheerder over mensenkennis beschikt. Dit zal helpen de samenwerking te coördineren en teamgenoten te inspireren om het beste van zichzelf te geven. 

Ervaring in programmabeheer

Een sterke programmabeheerder zal eerder ervaring hebben opgedaan in projectbeheer of in een andere rol die gericht is op het beheren en organiseren van projecten. 

Hoewel het aantal jaren nodige ervaring varieert, heeft de gemiddelde programmabeheerder ongeveer vijf jaar voorafgaande ervaring. Dit verschilt van projectbeheer, waarvoor minder ervaring nodig is, afhankelijk van de complexiteit van de specifieke taak. 

Veelvoorkomende uitdagingen

Of het nu gaat om vertragingen in de tijdlijnen of budgettaire problemen, programmabeheerders moeten obstakels overwinnen, net als andere rollen binnen een team. Programmabeheerders bevinden zich in een unieke positie waarin ze de verwachtingen moeten beheren die zowel van bovenaf als onderaf komen.  

Hier zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen waarmee programmabeheerders vaak te maken krijgen. 

• Departement-overschrijdende uitdagingen zoals niet-afgestemde doelen en gebrekkige communicatie kunnen een negatief effect hebben op de doelstellingen op lange termijn.   

• Zonder directe ondergeschikten kunnen programmabeheerders te maken krijgen met problemen rond gezag en invloed. 

• Met lange programmatijdlijnen kan het moeilijk zijn ervoor te zorgen dat kortetermijnprojecten op schema blijven om de jaarlijkse doelen te halen.  

Wat doet een projectbeheerder?

Een projectbeheerder verschilt van een programmabeheerder wat betreft dagelijkse taken, hoewel de rol net dankbaar is als die van een programmabeheerder. De hoofdverantwoordelijkheid van een projectbeheerder is het vertalen van de strategie van de programmabeheerder in afzonderlijke projecten die aan de gestelde doelen voldoen. Dit omvat het organiseren, plannen, volgen en uitvoeren van het werk.

Projectbeheerders werken vaak samen met of onder programmabeheerders. Dat komt omdat hun werk voor een groot deel gebaseerd is op de programmastrategieën. Andere taken zijn het toewijzen van projecttaken, het organiseren van projecten, het opstellen van tijdschema's en het bijhouden van de voortgang. Al die taken helpen projecten en teams op schema te blijven om de doelen van het bedrijf te bereiken.

Taken en verantwoordelijkheden van de projectbeheerder

De voornaamste rol van een projectbeheerder is de teams georganiseerd te houden en de communicatie op elkaar afstemmen. Zo blijven deadlines en doelstellingen op programmaniveau op schema. Andere taken en verantwoordelijkheden zijn het toewijzen van taken en het volgen van de voortgang van het project, zodat de deadlines gehaald worden. 

Hier zijn enkele bijkomende verantwoordelijkheden die verschillen tussen een programmabeheerder en een projectbeheerder.

Werk coördineren

Projectbeheerders zijn verantwoordelijk voor het toewijzen van projecttaken aan de juiste belanghebbenden en moeten ervoor zorgen dat ze alle informatie hebben die ze nodig hebben om het werk te voltooien. Dit is vooral belangrijk om te voorkomen dat er tijd verloren gaat met het zoeken naar informatie. Het is ook een van de moeilijkste taken, aangezien veel teams virtueel werken en 60% van hun tijd besteden aan werkcoördinatie in plaats van het werk zelf. 

Hoewel de coördinatie tussen teamleden een moeilijke taak kan zijn, kan het de productiviteit en de efficiëntie van het team verbeteren als het goed gedaan wordt. Hierdoor kan uw team zich concentreren op hun deliverables.

Projecten organiseren

Projectbeheerders zijn ook verantwoordelijk voor het organiseren van projecten. Daarvoor moeten ze niet alleen contact maken met de teamleden, maar ook de projectinformatie en de deliverables van de belanghebbenden beheren.

Hoewel dit gemakkelijk lijkt, komt er heel wat kijken bij het effectief organiseren van projecten. Tot de belangrijkste taken behoren het verstrekken van nauwkeurige informatie aan de teamleden, het vooruithelpen van de deliverables en het leiden van teamvergaderingen gedurende de hele levenscyclus van het project. 

Voortgang bijhouden

De voortgang van het project bijhouden is een andere belangrijke taak waarvoor projectbeheerders verantwoordelijk zijn. Daartoe moeten de deliverables in overeenstemming worden gebracht met de tijdschema's van de taken, en moet ervoor worden gezorgd dat zij gelijke pas houden met de projectdeadlines. 

Bij het in kaart brengen van de voortgang moet de voortgang ok worden gedeeld met de teamleden, om zo zichtbaarheid aan het project te geven en de samenwerking te verbeteren. Dat kan lastig zijn, vooral als u virtueel werkt en het vereist zowel geduld als probleemoplossend vermogen. 

Vaardigheden en ervaring

In tegenstelling tot een programmabeheerder, die ongeveer vijf jaar ervaring vereist, heeft een projectbeheerder niet noodzakelijk evenveel ervaring nodig. De belangrijkste criteria waarnaar men moet zoeken zijn organisatorische vaardigheden, communicatievaardigheden en ervaring met werkcoördinatie. 

Kijk eens naar deze vaardigheden in projectbeheer om een beter inzicht te krijgen in de ervaring die nodig is.

Vaardigheden in projectbeheer

De vaardigheden van projectbeheer zijn vergelijkbaar met die van programmabeheer, met een paar grote verschillen. Vaardigheden als het organiseren en plannen zijn essentieel voor beide rollen. Het verschil tussen de twee is dat projectbeheerders met strakke deadlines werken en in een snelle omgeving moeten kunnen werken, terwijl programmabeheerders niet met zulke concrete tijdschema's werken. Daarom moet de juiste persoon de voorkeur geven aan een omgeving waar snel gewerkt wordt. 

Net als in de rol van programmabeheerder is het belangrijk om nieuwe methoden en tools te blijven leren waarmee u zich kunt onderscheiden. Organisaties als het Project Management Institute (PMI) bieden tools aan om uw vaardigheidsniveau te verhogen en nieuwe methoden te leren die u aan uw team kunt doorgeven. 

Ervaring in projectbeheer

De ervaring die nodig is om projectbeheerder te worden zal verschillen naargelang de complexiteit van de functie. De meeste functies vereisen ongeveer twee jaar ervaring, maar voor sommige is weinig tot geen ervaring vereist. 

Net als bij een programmabeheerder hangt de vereiste ervaring af van wat uw organisatie zoekt. Kleine teams die hulp nodig hebben bij de projectplanning zijn misschien geschikt voor een projectbeheerder met weinig ervaring, terwijl grote teams met complexe project-deliverables baat kunnen hebben bij een projectbeheerder met meer ervaring. 

Veelvoorkomende uitdagingen

In tegenstelling tot een programmabeheerder, die voor strategische uitdagingen staat, wordt een projectbeheerder geconfronteerd met dagelijkse hindernissen zoals communicatie- en productiviteitsproblemen. 

Hier volgen enkele van de grootste uitdagingen waarmee projectbeheerders dagelijks te maken krijgen. 

• Als er geen communicatie is tussen de belanghebbenden, kunnen er deliverables gemist worden of, erger nog, verkeerd worden uitgevoerd.

• Scope creep kan een uitdaging worden als een project de geplande tijdlijn overschrijdt. Dit kan gebeuren als er een gebrek aan organisatie is of als de juiste tools niet aanwezig zijn. 

• Een gebrek aan succescijfers kan een probleem zijn bij het volgen van doelen en kansen.

Welke rol past bij uw team?

Hoewel projectbeheerders essentieel zijn voor het uitvoeren van projecten en het beheren van de werkbelasting en de communicatie van het team, zijn programmabeheerders ook essentieel voor een succesvolle projectstrategie. Laten we eens kijken hoe u kunt bepalen welke rol geschikt is voor uw team. 

Ga na welke gebieden verbetering behoeven en weeg dan af of een project- of programmabeheerder het meest geschikt is voor de job. Het is ook handig om te evalueren of uw huidige rollen al dan niet correct worden gebruikt. In veel gevallen nemen projectbeheerders verantwoordelijkheden op zich als programmabeheerder. Dit kan leiden tot burn-out en meer fouten binnen afzonderlijke projecten. U kunt ook kijken naar de OKR's van het hele bedrijf om een idee te krijgen van welke rol het best bij de langetermijndoelstellingen past. 

Hier volgen enkele voorbeeldscenario's waarmee uw team te maken kan krijgen en hoe u kunt bepalen welke rol kan helpen om elk scenario op te lossen. 

Scenario 1: Haalt uw team de deadlines, maar heeft het moeite om de prestaties te meten en de bedrijfsdoelstellingen te halen?

• Oplossing: Een programmabeheerder kan prestatiecriteria vastleggen en strategieën uitwerken om de doelstellingen van kleinere projecten af te stemmen op die van het hele bedrijf. 

Scenario 2: Heeft uw team moeite om de deadlines te halen en voelt het zich overweldigd door de taken die op zijn bord liggen?

• Oplossing: Een projectbeheerder kan toezicht houden op de deadlines en de werkbelasting van het team, om ervoor te zorgen dat de vervaldatums worden gehaald en de communicatie duidelijk is. 

Scenario 3: Streeft uw organisatie naar enorme groei, maar worstelt u met zowel het behalen van deliverables als het meten van prestaties? 

• Oplossing: Het kan nuttig zijn om zowel een programmabeheerder als een projectbeheerder aan uw team toe te voegen. De programmabeheerder kan helpen bij het uitstippelen van de langetermijndoelstellingen en de projecten helpen die doelen te bereiken. Een projectbeheerder helpt bij het dagelijks beheer van de tijdschema's, deliverables en de communicatie tussen de teams.. 

Van project- naar programmabeheerder

Zowel projectbeheerders als programmabeheerders zijn een essentieel onderdeel van elk goed presterend team. Hoewel ze allebei op de een of andere manier projecten beheren, brengt elk van hen een ander perspectief op de dagelijkse werkzaamheden. We kunnen immers allemaal wel wat meer hulp gebruiken bij het beheren van werk en strategie.

Als u meer informatie over programmabeheer zoekt, lees dan onze handleiding over wat programmabeheer is.