12 tips om productiever te zijn op de werkplaats

Bij Asana denken we niet dat productiviteit betekent "altijd zoveel doen als u absoluut kunt". We denken zelfs niet aan productiviteit als een manier om de meeste output uit elke dag te halen. Wij denken eerder dat productieve mensen en teams diegenen zijn die minder tijd besteden aan werk over werk. Zoals het bijwonen van statusvergaderingen zonder duidelijke doelen, het zoeken naar documenten of het najagen van goedkeuringen en meer tijd besteden aan werk dat van belang is voor uw organisatie. 

De meest productieve teams besteden minder tijd aan taken met weinig impact, zodat ze meer tijd hebben om het echte werk te doen - zonder meer te werken.

De productiviteit verhogen zonder uw werkbelasting te verhogen lijkt misschien een fantasie - maar daar zijn wij hier voor. Leer hoe werkbeheertools zoals Asana u kunnen helpen de productiviteit op de werkplaats te verhogen en het werk over werk te minimaliseren.

1. Vereenvoudig uw omgeving

• Probleem: Er is te veel gaande in uw werkomgeving, en dat zorgt voor afleiding.

• Oplossing: Neem op eenvoudige manieren controle over uw omgeving. Concentreer u op wat u kunt beheersen en werk van daaruit verder.

Of u nu thuis werkt of op kantoor, uw werkomgeving speelt een cruciale rol voor uw productiviteit en focus. In 2020 veranderden die omgevingen aanzienlijk toen de COVID-19-pandemie velen van ons onverwacht dwong om uit te zoeken hoe we van thuis konden werken. U heeft misschien geen tijd of ruimte gehad om een goede werkplaats te maken en als dat zo is, bent u niet de enige.

In april 2020 ondervroegen we meer dan 5.000 wereldwijde werknemers om een idee te geven van hoe hun thuiswerkleven veranderd was. We ontdekten dat 53% van de respondenten geen eigen bureau, pc/laptop of betrouwbare internetverbinding had, en dat 43% van hen werkte vanaf de keukentafel, de bank of zelfs het bed.

Waar u ook werkt, probeer de afleiding van buitenaf te verminderen, zodat u zich gemakkelijker kunt concentreren op de taken die u moet doen. De beste manier om dit te doen is door klein te beginnen. Bijvoorbeeld, als u vaak wordt afgeleid door lawaai, probeer dan een hoofdtelefoon met ruisonderdrukking. Als u geen goede werkstoel hebt, probeer dan een kussen met lendensteun. Door uw omgeving te vereenvoudigen en oplossingen te vinden voor veel voorkomende afleidingen, kunt u zich concentreren en in uw werkritme komen, in plaats van voortdurend afgeleid te worden.

Afleiding is duur, daarom hebben we ons erop toegelegd dit waar mogelijk te elimineren. Met Asana kunnen de mensen in een werkritme komen en ongestoord hun werk doen, omdat iedereen weet waar ze aan toe zijn en waar ze verantwoordelijk voor zijn - zonder op te staan.”

2. Probeer strategieën voor tijdbeheer

• Probleem: U hebt enkele slechte gewoonten ontwikkeld wat betreft uitstelgedrag.

• Oplossing: Versla uw uitstelgedrag met beproefde tijdbeheertechnieken.

Uitstellen doen we allemaal. En uitstel is niet per se slecht - de tijd die u besteedt aan uitstel kan zelfs leiden tot meer geluk en betere beslissingen. Maar als het gaat om het verhogen van de productiviteit en om werk met een grote impact, wilt u uw uitstelgedrag timen, zodat u niet de hele werkdag op sociale media doorbrengt.

Tijdbeheertechnieken zijn manieren om na te denken over aankomend werk, om in de juiste gemoedsgesteldheid te komen, uitstelgedrag te verminderen en de productiviteit op de werkplaats te verhogen. Zelfs alleen maar van tevoren plannen hoe u het werk gaat aanpakken kan u helpen u te concentreren. Er zijn verschillende tijdbeheertechnieken die helpen bij de productiviteit, waaronder:

• De Pomodoro-techniek.Om met de Pomodoro-techniek te beginnen, zet u een timer op 25 minuten en duikt u in uw werk. Zodra uw 25 minuten om zijn, neemt u een pauze van 5 minuten, liefst door iets fysieks te doen, zoals naar de keuken lopen om een snack te halen (hoewel u gerust door uw sociale media mag scrollen als u dat echt wilt). Herhaal de 25 minuten werken/vijf minuten pauze-oefening vier keer. Neem dan, na de vierde 25 minuten werksessie, een langere pauze van 20-30 minuten. En waarom heet het Pomodoro? Deze techniek is ontstaan in Italië, waar keukentimers traditioneel de vorm van een tomaat hadden en pomodoro is het Italiaanse woord voor tomaat.

• Het Pareto-principe. Het Pareto-principe, ook bekend als de 80/20-regel, is eenvoudig: het stelt dat u 20% van uw tijd besteedt aan 80% van uw werk. Als u het Pareto-principe toepast op tijdbeheer, wordt u aangemoedigd om eerst te werken aan de 80% van uw werk die maar 20% van uw tijd in beslag neemt. Door snelle taken uit de weg te ruimen, zult u zich meer voldaan voelen en klaar zijn om uw aandacht te wijden aan het grootste deel van uw werk voor die dag (de 20% van het werk dat 80% van de tijd in beslag neemt).

• Getting things done (GTD). De GTD-methode werd begin jaren 2000 uitgevonden door David Allen. Bij deze methode voor tijdbeheer schrijft u al het werk op dat u moet doen en breekt u het zo nodig op in kleinere brokjes. Op die manier kunt u, in plaats van het werk in uw hoofd te steken en te proberen uw taken te onthouden en prioriteiten te stellen, al uw aankomend werk op één plek zien en actie ondernemen. Om de GTD-methodologie toe te passen, moet u zorgen dat u een systeem hebt om de aankomende taken vast te leggen, zoals een taakbeheertool.

• Eet de kikker. Het eet de kikker-tijdbeheerprincipe is gebaseerd op het beroemde citaat van Mark Twain: "Als het je taak is een kikker op te eten, doe dit dan het beste 's morgens vroeg." In het eet de kikker-principe moet u eerst uw moeilijkste werk aanpakken, voordat u kunt uitstellen. Als u eenmaal klaar bent met uw moeilijkste werk, zal alles wat daarna komt aangenamer en minder moeilijk zijn - net als alles wat u eet na het verorberen van een kikker.

3. Verminder drukte

• Probleem: Werk over werk put de productiviteit van uw team uit.

• Oplossing: Probeer eens een productiviteitstool om een centrale bron van waarheid met uw team te delen en de drempel voor werk met een grote impact te verlagen.

Drukte is een belangrijke boosdoener van werk over werk. Op kantoor uit drukke werkzaamheden zich het vaakst in onbelangrijke, tijdrovende taken, onbedoeld dubbel werk, of lange processen om informatie te vinden of goedkeuringen te krijgen. Zonder helderheid over wie wanneer wat doet, gaat veel van onze tijd verloren aan onproductieve activiteiten.

Om de drukte te verslaan, moet u een centrale bron van waarheid voor al het werk van uw team opbouwen. Wanneer iedereen het grote geheel kan zien en zelf de verbanden kan leggen, kunt u meer tijd besteden aan productief samenwerken - en minder tijd besteden aan werk over werk. Hoe kunt u een centrale bron van waarheid met uw team opbouwen? Probeer een werkbeheertool, zoals Asana.

Met een werkbeheertool kunt u teamprocessen standaardiseren en centraliseren. Werk aan grote ideeën, zonder de drukte. In plaats van achter goedkeuringen aan te jagen, kunt u zien hoe uw manager of andere belanghebbenden vorderen met een beoordelingstaak. In plaats van een e-mail te sturen om te vragen wanneer een teamlid klaar zal zijn met een opdracht, kunt u zijn/haar voortgang rechtstreeks in uw gedeelde tool controleren. Door de drukte te verminderen, kunt u tijd vrijmaken voor productief werk met een grote impact.

Vóór Asana besteedde ik veel tijd aan het organiseren van het werk, zoals het beheren van verzoeken, het verzamelen van statusupdates of het opsporen van kleine details, in plaats van aan strategie of ontwerp. Nu bespaar ik tijd en zijn er minder fasen omdat ik alle informatie die ik nodig heb vooraf en op één plek heb.”

4. Profiteer van de piekuren in uw productiviteit

• Probleem: U hebt de hele dag door verspreide vergaderingen, dus wanneer u aan het werk gaat, hebt u geen ononderbroken tijd om u te concentreren.

• Oplossing: Plan uw vergaderingen in blokken, zodat u zich kunt concentreren op diepgaand werk tijdens de uren waarop uw productiviteit het hoogst is.

Als u ooit geantwoord hebt op de vraag "Bent u een ochtendmens of een nachtmens?", dan weet u dat uw persoonlijke productiviteit sterk kan verschillen afhankelijk van het uur van de dag. Voor sommigen van ons geeft het veel voldoening om 's morgens meteen aan het werk te gaan en op die taken kunt u zich dan gemakkelijker concentreren. Anderen geven er misschien de voorkeur aan om na de lunch aan de slag te gaan. Als u weet wanneer u het productiefst bent, kunt u uw dag beter benaderen en structureren.

Als u eenmaal weet wanneer u het meest productief bent, kunt u in uw agenda "concentratietijd" inlassen rond de uren waarop u het meest productief bent. Op die manier hebt u, in plaats van frequente, verspreide vergaderingen, een agenda die geoptimaliseerd is voor uw focus en productiviteit. U kunt dit handmatig doen door een blok "concentratietijd" in uw agenda in te plannen, of u kunt een beheertool voor agenda's zoals Clockwise gebruiken om dat werk voor u te automatiseren. Oefen in elk geval met het optimaliseren van uw agenda om uw productiviteitspieken op te voeren.

U kunt ook overwegen uw werkweek zo in te plannen dat u een volledig vergadervrije dag hebt. Bij Asana hebben we vergaderloze woensdag, zodat we ons op die dag kunnen concentreren op diep werk. Diep werk is elk gericht stuk tijd waarin u kunt werken zonder afleiding. Als u zich geen zorgen hoeft te maken over vergaderingen of afleidingen, kunt u meer tijd besteden aan productief diep werk.

5. Vermijd multitasking

• Probleem: U bent met een aantal dingen tegelijk bezig, maar alles duurt zo lang.

• Oplossing: Concentreer u op één taak tegelijk om in een betere flow te geraken.

Leuk weetje: mensen zijn eigenlijk niet goed in multitasken. Als u twee dingen tegelijk probeert te doen, verwerken uw hersenen de informatie langzamer voor beide taken. Het resultaat is dat u, in plaats van één ding goed te doen, uiteindelijk twee dingen minder goed doet.

Om multitasking te vermijden en uw productiviteit te verhogen, moet u zich concentreren op het aanpakken van één taak tegelijk. Zorg ervoor dat u genoeg diepe werktijd hebt om echt in uw taken te duiken, zodat u de juiste flow kunt bereiken. Wanneer u volledig in uw werk opgaat, bent u in een goede flow, een meer energieke, betrokken en plezierige werkervaring. Een goede flow helpt u niet alleen uw werk sneller af te krijgen, maar zorgt ook meer creativiteit en betrokkenheid in uw werk.

Eenvoudige tips om multitasking te verminderen en een betere flow te bereiken:

• Elimineer afleidingen door uw telefoon met het scherm naar beneden te leggen en de meldingen van sociale media of sms op uw computer uit te schakelen.

• Voordat u aan het werk gaat, eet een snack, ga naar de badkamer en schenk uzelf een glas water in, zodat u niet wordt afgeleid door lichamelijk ongemak.

• Luister naar kalmerende muziek als u zich daardoor beter kunt concentreren. Kies voor muziek die geen tekst heeft, of probeer te luisteren naar muziek in een taal die u niet spreekt.

• Voeg plezier toe als u zich begint te vervelen. Als u met een routine- of basistaak bezig bent, probeer het dan zelf leuk te maken. Organiseer een interne wedstrijdje of ga op zoek naar terugkerende elementen in uw werk om de verveling te verdrijven.

De norm van ons creatieve team was een tijdlang om gewoon te reageren op werk. Maar we zullen nooit het best mogelijke werk leveren zonder een duidelijk proces.”

6. Geef voorrang aan belangrijk werk

• Probleem: U hebt veel werk te doen en u weet niet goed waar u zich eerst op moet concentreren.

• Oplossing: Verbind uw dagelijkse werk met team- of bedrijfsdoelen, zodat u helderheid hebt over welke taken belangrijk zijn en hoe elke taak verband houdt met de bedrijfsdoelen.

Het is niet alleen leuk om te weten dat uw dagelijkse werk verband houdt met bedrijfsdoelen of teaminitiatieven. Het is een essentieel onderdeel van effectieve productiviteit op het werk. Als u helderheid hebt, kunt u uw werk effectiever prioriteren, zodat u ervoor kunt zorgen dat u uw werk met de grootste impact het eerst aanpakt. Bovendien zijn teamleden die weten hoe hun werk verband houdt met bedrijfsinitiatieven twee keer zo gemotiveerd.

Omgekeerd, als u geen heldere en gemakkelijke manier hebt om uw dagelijkse werk te verbinden met de doelstellingen van uw team en uw bedrijf, hebt u geen enkele manier om een goed idee te hebben van wat u moet prioriteren. De beste manier om dit te doen is met werkbeheersoftware, zoals Asana. Door uw teamdoelen en initiatieven te beheren op dezelfde plaats waar u het dagelijkse werk coördineert, kan uw team het beste prioriteiten stellen, afstemmen en geweldig werk gedaan krijgen. Volgens het Asana-doelenrapport zegt 84% van de werknemers die een gezamenlijk werkbeheersoftware gebruiken, dat ze een helder inzicht hebben in hoe hun individuele werk zich verhoudt tot de doelen van het bedrijf, tegenover 43% van de werknemers die geen werkbeheersoftware gebruiken.

7. Beperk het aantal meldingen

• Probleem: U wordt afgeleid door voortdurende meldingen van e-mail, berichten en projectbeheertools.

• Oplossing: Probeer meldingen te snoozen of gebruik de functie niet storen.

Om te concentreren op waar u mee bezig bent en uw werk zo goed mogelijk af te krijgen, moet u afleiding elimineren. De grootste boosdoener van afleiding zijn meldingen - of het nu productieve meldingen zijn, zoals e-mail of Slack-berichten, of niet-werkgerelateerde meldingen, zoals pings op sociale media en sms-berichten.

De werkplaatsproductiviteit verhogen betekent niet dat u zich helemaal moet afsluiten - zoek liever naar tools met een snooze- of niet storen-functie. Zo kunt u diep in uw werk duiken zonder dat u zich zorgen hoeft te maken dat u uit uw flow wordt gehaald door een slecht getimede melding.

De functie niet storen heeft nog een ander voordeel: het laat uw teamleden weten dat u ergens mee bezig bent. De meeste tools met de functie niet storen waarschuwen teamleden die contact met u proberen op te nemen dat u op dit moment geen meldingen ontvangt. Zo kunnen zij beter voorspellen wanneer ze een bericht van u terug kunnen verwachten. Ze weten dan dat u geen meldingen krijgt, maar dat u hen zult antwoorden wanneer u klaar bent met uw werk. Dit is een geweldige manier om gezonde werkgewoonten (en werk-privé) op te bouwen.

Wij moedigen ons team aan om de uren te werken die voor hen het meest zinvol zijn, zolang ze dat maar van tevoren duidelijk meedelen. Als het tijd is om het neer te leggen, leg het dan neer. Zet de meldingen uit. Hoewel een teamgenoot misschien 's avonds wil posten omdat de kinderen dan naar bed zijn, hoeft dat voor de anderen geen gevoel van urgentie te creëren.”

8. Integreer uw bedrijfstools

• Probleem: U besteedt te veel tijd aan het omschakelen tussen verschillende zakelijke tools, zoals chat, e-mail en spreadsheets.

• Oplossing: Beheer uw werk in een centrale bron van waarheid die uw bedrijfstoolkit kan integreren, zodat u niet van de ene app naar de andere hoeft over te schakelen.

Wist u dat de gemiddelde werknemer tussen 10 tools per dag wisselt? Als uw werk verspreid en moeilijk te vinden is, besteedt u kostbare, niet-productieve werktijd aan het heen en weer schakelen tussen tools op zoek naar de juiste informatie. Als u de context van uw werk in één tool hebt, het werk zelf in een tweede tool, en alle communicatie over dat werk op een derde plaats, dan wordt alleen al de toegang tot de nodige informatie een enorme aanslag op uw werkplaatsproductiviteit.

Zoek in plaats daarvan een centrale bron van waarheid waar u al uw bedrijfstools kunt integreren, silo's van gegevens kunt elimineren en uiteindelijk de werkplaatsproductiviteit kunt verhogen. Dat is een deel van de taak van een werkbeheertool - die kan uw team helpen het werk te coördineren en te beheren. Door uw communicatie en coördinatie naar dezelfde plaats te halen, kunt u de context van het werk vinden op de plaats waar het werk plaatsvindt.

9. Handmatig werk automatiseren

• Probleem: U besteedt te veel tijd aan het routeren van taken en het handmatig sorteren van werk.

• Oplossing: Kies een tool om routinetaken te automatiseren.

Een andere factor die bijdraagt tot werk over werk is handmatig werk, zoals het routeren van aanvragen, het delen van taken met belanghebbenden voor zichtbaarheid, en dingen door de pijpleiding laten lopen. Als u een team of een project leidt, besteedt u waarschijnlijk een groot deel van uw dag aan deze handmatige taken, in plaats van te concentreren op productief werk met een grote impact.

Om het handmatig werk te verminderen, kunt u een tool proberen dat snel werk voor u automatiseert. Zo hoeft u zich geen zorgen te maken dat taken niet op de juiste plaats terechtkomen - maar u hoeft het ook niet allemaal zelf te doen. In plaats van vijf minuten hier, tien minuten daar te besteden aan het routeren van een taak of het opruimen van een formulier, kunnen regels in Asana dat voor u doen. Met regels kiest u een trigger - zoals een nieuwe taak die wordt aangemaakt of de status van een taak die verandert - en een actie - zoals belanghebbenden toevoegen aan een taak voor zichtbaarheid of de vervaldatum veranderen. Dit is een van de gemakkelijkste productiviteitshacks om uit te voeren en met de grootste resultaten.

Met regels besparen wij nu 2 tot 6 stappen voor elk van onze 40-50 klantenverzoeken per sprint, omdat taken automatisch aan andere projecten worden toegevoegd en door elke fase worden verplaatst.”

10. Zeg "neen"

• Probleem: Eerlijk gezegd heeft u momenteel teveel te doen.

• Oplossing: Probeer "nee" te zeggen tegen nieuwe projecten, of maak er een gewoonte van om uw prioriteiten en bandbreedte te verduidelijken wanneer nieuwe initiatieven worden voorgesteld.

"Nee" zeggen tegen nieuw werk lijkt misschien een contra-intuïtieve productiviteitstip. Zijn de meest productieve mensen immers niet degenen die alles kunnen? Nou, niet echt. Productieve mensen weten wat hun prioriteiten zijn - wat ook betekent dat ze weten wat hun prioriteiten niet zijn.

Als u "nee" zegt tegen taken waar u geen tijd voor hebt, maakt u meer tijd vrij voor de taken met een grote impact die verband houden met uw bedrijfsinitiatieven of belangrijke doelen en die in overeenstemming zijn met uw projectplan. Uiteindelijk hoeft u niet "alles te doen". U hebt een manier nodig om u te concentreren op wat voor u en uw team het waardevolst is.

Om doeltreffend "neen" te kunnen zeggen, oefent u met uw team in het stellen van verwachtingen. Er zijn een paar verschillende manieren om dit te benaderen:

• Verwerk strategieën voor het beheer van wijzigingen. Het beheer van wijzigingen is het identificeren, documenteren en goedkeuren van wijzigingen in uw werk of projecten. Met een wijzigingsbeheerproces kunnen belanghebbenden een verzoek tot wijziging indienen, zoals een gewijzigde omvang van het project of bijgewerkte deliverables. Die wijziging wordt dan door u en andere belanghebbenden bij het project bekeken. Als de wijziging wordt goedgekeurd, kunt u aan de slag - maar dan moet u wel helderheid hebben over de relatieve prioriteit en de impact van de wijziging.

• Probeer eens een werkintakeformulier. Als u vaak werkaanvragen krijgt via allerlei kanalen, standaardiseer en vereenvoudig die aanvragen dan met een formulier. Met een werkintakeformulier kunt u de details standaardiseren die belanghebbenden geven als ze om nieuw werk vragen, zoals de relatieve prioriteit, de ideale vervaldatum en meer.

• Verduidelijk prioriteiten vroeg en vaak. Zelfs als u geen "neen" zegt, moet u ervoor zorgen dat uw teamleden en belanghebbenden de relatieve prioriteit begrijpen van wat u aan het doen bent. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat belanghebbenden en teamleden zich bij uw werk betrekken.

• Probeer te zeggen "nu even niet". Als "neen" zeggen niet goed voelt, probeer dan taken te bewaren voor een latere datum. Bewaar ze in uw takenlijst voor een regenachtige dag, maar verziek uw productiviteit niet met dingen waar u geen tijd voor hebt.

11. Stel uzelf in op succes

• Probleem: U besteedt elke ochtend kostbare tijd om uit te zoeken waar u zich die dag op moet concentreren.

• Oplossing: Sorteer het aankomende werk voordat u stopt met werken, zodat u de volgende ochtend een duidelijk uitgangspunt hebt.

Wij kennen allemaal het gevoel om 's morgens vroeg in te loggen en overspoeld te worden door een overvolle Inbox. Plotseling gaat uw zorgvuldig gestructureerde takenlijst het raam uit, en bent u de hele ochtend bezig met het sorteren en beantwoorden van e-mails. Inloggen op een ongeorganiseerde werkruimte kan een enorme belasting zijn. In plaats van u aan te moedigen om diep te werken en uw productiviteit op te voeren, leidt het u voortdurend af.

Om dit soort ochtenden te voorkomen, moet u zich de avond ervoor op succes voorbereiden. Neem voordat u stopt met werken vijf minuten de tijd om uw takenlijst voor de volgende dag door te nemen. Weten wat er op uw afkomt, is de beste manier om aan uw productieve werkdag te beginnen.

12. Vergroot de helderheid van het team

• Probleem: U en uw team besteden kostbare tijd aan het najagen van informatie en goedkeuringen.

• Oplossing: Deel een centrale bron van waarheid, zodat u kunt werken, herzien, en context vinden, allemaal op één plaats.

Uiteindelijk kunt u het werk over werk verminderen en de productiviteit op het werk verhogen door u te concentreren op helderheid van het team en projectzichtbaarheid. Vandaag de dag is veel werk in silo's verdeeld en losgekoppeld. Alle tijd die we besteden aan het zoeken naar, vragen over of jagen naar werk is tijd dat we niet productief zijn. Dit betekent dat u uw werk met een grote impact op andere momenten moet doen. Maar om de teamsamenwerking te verhogen en tegelijk uw persoonlijk evenwicht tussen werk en privé te verbeteren, hebt u een manier nodig om doeltreffender samen te werken.

De beste manier om dat te doen is met een werkbeheertool. Werkbeheertools zijn een manier om de workflows van uw organisatie te benaderen en te organiseren, om uw team de helderheid te geven die het nodig heeft om uw doelen sneller te bereiken. Deze tools helpen u mensen en werk te coördineren om ervoor te zorgen dat iedereen de informatie heeft die ze nodig hebben om het werk dat het belangrijkst is op de meest productieve manier te volbrengen.

Als u klaar bent om met werkbeheer aan de slag te gaan, probeer dan Asana. Asana is een werkbeheertool dat ontworpen is om de zichtbaarheid te maximaliseren en het werk over werk te minimaliseren, zodat u zich kunt concentreren op productief werk met grote impact.

Met Asana konden we zien wat onze werkelijke totale hoeveelheid werk was. Vervolgens stelde het ons in staat om opnieuw prioriteiten te stellen en een nieuwe strategie te bepalen voor alle soorten werk.”

Productieve teams zijn samen effectief

De meest productieve teams zijn de teams die helderheid en zichtbaarheid delen. Op die manier bent u niet productief in een vacuüm, maar werkt u samen om het beste werk in de kortst mogelijke tijd gedaan te krijgen. De meest productieve teams zijn diegene die erin slagen het werk over werk te verminderen - de niet-productieve taken die het werk met een grote impact in de weg staan.

Als u klaar bent om de werkplaatsproductiviteit op te voeren en uw belangrijkste taken gedaan te krijgen, probeer dan Asana, een werkbeheertool dat ontworpen is om teams moeiteloos te laten samenwerken.