Voelt u zich overwerkt? Strategieën voor medewerkers en teams om hun evenwicht terug te vinden

Of u nu uw passie volgt of een goed uitgevoerde taak viert, u maakt elke dag op uw werk veel kleine (en grote) overwinningen mee. Als u echter regelmatig stress voelt in plaats van tevredenheid, dan zou u wel eens overwerkt kunnen zijn.

Het is geweldig om hard te werken, maar het is even belangrijk om goed te leven. De sleutel tot het voorkomen van overwerk is het prioriteit geven aan impact, niet aan output.

Als u zich overwerkt voelt, kunt u dit aanpakken door grenzen te stellen en ze uw manager te laten weten. Als manager of teamleider kunt u overwerktheid binnen uw team voorkomen door de teamleden te ondersteunen en context en helderheid te bieden voor hun werk. In dit artikel laten we u kennis maken met enige veelvoorkomende signalen van overwerktheid, voordat we dieper ingaan op de vraag hoe u overwerktheid als medewerkers en als teamleider kunt voorkomen.

Overwerktheid herkennen

Misschien voelt u zich gestrest op het werk, maar hoe weet u of overwerkt bent? Overwerktheid ontstaat wanneer u te hard, te veel of te lang werkt. Als u het gevoel heeft dat u uw capaciteit op het werk overschrijdt, of het nu fysiek, mentaal of emotioneel is, dan lijdt u waarschijnlijk aan overwerktheid.

Het verschil tussen overwerktheid en burn-out

Langdurige overwerktheid kan leiden tot een burn-out. In 2019 classificeerde de wereldgezondheidsorganisatie burn-out als een fenomeen dat het gevolg is van chronische stress op de werkplek. Volgens de Anatomie van werk-index ervaarde 71% van alle kenniswerkers in 2020 op z'n minst één keer een burn-out. Van deze kenniswerkers gaf bijna de helft (46%) van de ondervraagden overwerkt zijn aan als de belangrijkste factor die bijdroeg aan de burn-out.

Signalen van overwerktheid

Stress is slechts één signaal van overwerktheid. Bijkomende neveneffecten van overwerktheid zijn onder meer:

• Gebrek aan energie

• Constante stress op het werk

• Angst voordat het werk begint, zoals de zondagavondblues

• Moeite om u los te maken van het werk

• Het gevoel dat u uw normale leven niet kunt leven vanwege werkgerelateerde stress

• Het gevoel hebben de band met vrienden en familie te verliezen

• Verminderde werkkwaliteit, ondanks dat u uw uiterste best doet

Overwerktheid voelt niet alleen slecht, een aanhoudende burn-out kan ook van invloed zijn op uw gezondheid, leiden tot slecht slapen, of een gebrek aan energie tot gevolg hebben. Het vinden van een gezonde balans tussen uw werk en uw leven is essentieel voor een goede geestelijke gezondheid en meer welzijn.

5 veelvoorkomende oorzaken van overwerktheid

U kunt zich overweldigd en overwerkt voelen, maar waar komen deze gevoelens eigenlijk vandaan? Het gevoel van overwerktheid is niet iets dat u zich inbeeldt, deze gevoelens worden veroorzaakt door echte problemen in uw organisatie of binnen uw werkcultuur. De eerste stap bij het bestrijden van overwerktheid is begrijpen waar deze gevoelens vandaan komen.

1. Werk over werk

Werk over werk is elke activiteit die ten koste gaat van werk dat een impact heeft. Daaronder valt het zoeken naar documenten, het achter goedkeuringen aanjagen, en het opvolgen van de status van werk - om er maar een paar te noemen. We hebben de neiging om werk dat met werk te maken heeft voor lief te nemen en ervan uit te gaan dat deze taken gewoon deel uitmaken van het werk. De tijd die we besteden aan deze routinetaken gaat echter ten koste van de tijd die we ons kunnen concentreren op werk met een grote impact.

Volgens de Anatomie van werk-index besteedt de gemiddelde kenniswerker 60% van zijn of haar tijd aan werk over werk. Dit betekent dat slechts 40% van elke werkdag wordt besteed aan werk met een grote impact, de taken en projecten waarvoor u bent aangenomen. Het probleem is dat we elke dag hetzelfde aantal uren hebben. Wanneer werk over werk uren werktijd in beslag neemt, krijgen kenniswerkers het gevoel dat ze langer moeten werken om bij te blijven.

2. Werk in silo's

Een andere veel voorkomende stressfactor op het werk is werk in silo's. Als u niet duidelijk weet wat teamleden aan het doen zijn of waarom uw werk ertoe doet, kunt u uw werk niet effectief gedaan krijgen. Zonder transparante communicatie zijn kenniswerkers tijd kwijt met het zoeken naar informatie en het doen van dubbel werk. Het blijkt dat de gemiddelde kenniswerker 13% van zijn tijd besteedt aan werk dat al gedaan is, een stijging van 10% over 2019. In een jaar tijd zijn dat 246 uren die verloren gaan aan werk dat al af is.

3. Losstaande doelen

Het is essentieel om te weten hoe het werk dat u doet van invloed is op uw bedrijf. Zonder dit inzicht kunt u het gevoel hebben in een vacuüm te werken. Erger nog, u weet niet aan welk werk u prioriteit moet geven, waardoor u het gevoel heeft dat alles topprioriteit heeft.

Als u aan de andere kant weet hoe uw werk bijdraagt aan de initiatieven van het team en bedrijf, bent u beter uitgerust om om te gaan met verschuivende prioriteiten of deadlines. In plaats van koortsachtig op zoek te gaan naar informatie of uit te moeten zoeken hoe u uw taken opnieuw moet prioriteren in het licht van een nieuw project of een aangepaste tijdlijn, kunt u op effectieve wijze uw belangrijkste werk gedaan krijgen.

4. Altijd-aan-werkcultuur

We leven in een afleidingseconomie en de toegenomen druk van onze altijd-aan-werkcultuur geeft werknemers het gevoel dat ze langer moeten werken, al was het alleen maar om aan de verwachtingen van het werk te voldoen. Hoe vaak is het checken van uw e-mail niet het eerste dat u 's ochtends doet en hoe vaak hebt u niet in het weekend gereageerd op een korte werkgerelateerde vraag? Deze praktijken zijn een standaard onderdeel geworden van de manier waarop we op het werk met elkaar omgaan, maar ze dragen in belangrijke mate bij aan overwerktheid en burn-out.

5. App-overbelasting

Onderzoek toont aan dat de gemiddelde kenniswerker tot wel 25 keer per dag tussen 10 tools schakelt. Tegenwoordig is het heel normaal om werk in één tool uit te voeren, dat werk bij te houden in een tweede tool en erover te communiceren in een derde tool. Het schakelen tussen apps kan er echter toe leiden dat informatie wordt gemist of details door de mazen van het net vallen. Meer dan een kwart (27%) van de werknemers zegt dat acties en berichten worden gemist wanneer ze tussen apps schakelen.

Daarnaast geeft 80% van de kenniswerkers aan dat ze tijdens hun werk hun inbox of andere communicatie-apps open hebben. Werknemers die tussen apps schakelen zijn echter ook de werknemers die vaker moeite hebben met het effectief prioriteren van werk. Dat komt omdat elke melding aanvoelt alsof het de hoogste prioriteit heeft en nu meteen moet worden aangepakt. 

Tips voor medewerkers: 3 stappen om het voor uzelf op te nemen

Als u zich overwerkt voelt, moet u niet proberen dit te negeren. U mag er ook niet van weglopen. Het kan verleidelijk zijn om overwerktheid op te lossen door een nieuwe baan te zoeken. Een andere baan zoeken is een optie, en soms is het de beste optie. Maar als u wegloopt van het probleem, bestaat de kans dat het in de toekomst opnieuw de kop opsteekt. In plaats daarvan kunt u door de oorzaak van uw stress en overwerktheid te lokaliseren, oefenen in het opkomen voor uw behoeften op het werk.

Dit is niet alleen goed voor u persoonlijk. Als u laat zien hoe u overwerktheid kunt verminderen en er zo in slaagt u te focussen op belangrijke prioriteiten in het werk, toont u uw manager dat u nadenkt over de impact die u hebt op het team en het bedrijf - in plaats van alleen maar over productiviteit omwille van de productiviteit. Als u prioriteit geeft aan gezondheid en geluk, verbetert u ook uw totale werkprestaties omdat u uw capaciteit vergroot.

Uiteindelijk is de beste manier om voor uzelf op te komen met uw manager te spreken over uw werkbelasting en samen een oplossing te bedenken. Bereid voor u dat gesprek aangaat een plan voor om het gesprek zo praktisch mogelijk te maken.

1. Houd bij wat u op dit moment doet

Als u niet precies weet waarom u zich overwerkt voelt, begint u met het bijhouden van de taken waar u dagelijks aan werkt en hoeveel tijd u aan elke taak besteedt. Wanneer dit van toepassing is, schrijft u al het werk op dat u buiten de werktijden verricht en alle berichten die u na werktijd ontvangt en waarvan u voelt dat u verplicht bent ze te beantwoorden.

Er zitten een aantal voordelen aan het bijhouden van uw huidige werk:

• U identificeert tijdrovende taken. Een veel voorkomende oorzaak van overwerktheid is perfectionisme. Ga op zoek naar eenvoudige taken waar u te veel tijd aan besteedt omdat u ze precies goed wilt doen. Door uw tijd bij te houden, kunt u vaststellen welke taken meer tijd in beslag nemen dan u verwacht, en indien nodig bijsturen.

• Let op afleiding veroorzaakt door inkomende meldingen. Veel afleiding op het werk wordt veroorzaakt doordat er een pop-upmelding op het scherm verschijnt. Dit kan uw flow onderbreken en ertoe leiden dat u afwijkt van uw werkplan voor de dag. Als u geconcentreerd aan het werk moet, moet u overwegen Niet-storen-modus in te schakelen zodat u niet de dwang voelt te kijken wat er aan de hand is.

• Ontmasker verborgen werk. Een andere reden voor overwerktheid is verborgen werk. Dit zijn taken die we niet inplannen. Als u dat nog niet hebt gedaan, zorg er dan voor dat u elke taak bijhoudt in een takenlijst zodat u een duidelijk inzicht heeft in wat u elke dag moet doen.

• U vergelijkt uw verantwoordelijkheden met uw functieomschrijving. Hebt u met de maanden en jaren extra verantwoordelijkheden gekregen? Als uw huidige taken veel verder gaan dan de oorspronkelijke functieomschrijving, moet u uw manager vragen uw functietitel of salarisstructuur aan te passen aan deze verantwoordelijkheden.

• Kijk of er niet gewoon teveel werk is. Soms is de reden voor overwerktheid duidelijk. U hebt gewoon niet genoeg uren in uw werkdag om al uw taken af te krijgen. Als dit het geval is, kunt u samen met uw manager uw werk met de grootste impact prioriteren en proberen minder belangrijke taken te delegeren of uit te stellen.

2. Verbind uw werk met bedrijfsdoelen

Begrijpen hoe uw werk bijdraagt aan de doelen van het team en het bedrijf helpt u het best bij het prioriteren van de projecten waar u aan werkt. Om een effectief teamlid te zijn, moet u niet proberen zoveel mogelijk te doen, maar zou u zich veelmeer moeten focussen op werk dat de grootste impact heeft.

Voordat u met uw manager gaat praten, moet u goed nadenken over uw doelen. Welke initiatieven worden door uw werk ondersteund? Of zijn er dingen waar u aan werkt die niet verbonden zijn met uw doelen? Is er iets dat u aan een ander teamlid zou kunnen overdragen of kunt uitstellen?

3. Stel samen met uw manager een actieplan op

Het kan zijn dat u er tegenop ziet met uw manager te praten over overwerktheid. Het is echter een belangrijk gesprek voor jullie beiden. Uw manager wil dat u slaagt. Laat hem of haar dus weten dat uw stress is toegenomen en dat u het gevoel hebt dat u uw werkbelasting niet aan kunt. Overweeg dit ter sprake te brengen tijdens uw volgende 1:1-vergadering. Als u uw manager niet op regelmatige basis ontmoet, zou u een 1:1 moeten aanvragen om over uw bandbreedte te praten.

Tips for managers: 6 manieren op burn-out in uw team te voorkomen

Misschien lijdt u niet aan overwerktheid, maar denkt u dat een ander teamlid tegen een burn-out aanzit. Als teamleider kunt u ze het gevoel geven dat ze ondersteund worden door ze de informatie, context en tools te geven die ze nodig hebben om hun werk met de grootste impact gedaan te krijgen. Hier leest u hoe.

1. Vraag uw team

De eenvoudigste manier om burn-out tegen te gaan is uw teamleden te vragen of ze zich overwerkt voelen. Dit geldt in het bijzonder als u ziet dat een teamlid veel uren maakt of in het weekend een e-mail beantwoordt. Sommige mensen houden van deze manier van werken en het af en toe beantwoorden van een e-mail of uitvoeren van een korte taak leidt bij hen niet tot stress. Andere worstelen in stilte, maar weten niet goed wat ze er aan kunnen doen. Door vragen te stellen over burn-out biedt u overwerkte werknemers de kans een gesprek te beginnen, hun gevoelens te delen en een duurzaam pad te kiezen.

2. Deel context 

Om overwerktheid te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat teamleden de context hebben die ze nodig hebben om te slagen. Dit omvat de vraag hoe hun individuele werk betrekking heeft op de bedrijfsdoelen, wat andere teamleden doen, en wat de status van verschillende werkinitiatieven is. Wanneer u deze informatie deelt, geeft u teamleden de context die ze nodig hebben om de werkomgeving beter te begrijpen en prioriteit te geven aan de belangrijkste initiatieven.

3. Geef prioriteit aan impact 

Een andere geweldige manier om teamleden te ondersteunen is door ze de autonomie te geven om hun beste werk gedaan te krijgen. Wanneer teamleden de context krijgen die ze nodig hebben om te slagen, hebben ze ook de autonomie nodig om het mogelijk te maken.

Moedig teamleden aan om prioriteit te geven aan impact en deze aanpak in uw team te normaliseren. Moedig teamleden bijvoorbeeld aan om:

• Uitnodigingen voor onnodige vergaderingen af te slaan. Volgensons onderzoek kostten onnodige vergaderingen werknemers het afgelopen jaar 157 productieve uren. Moedig uw teamleden aan om uitnodigingen af te slaan voor vergaderingen waaraan ze niet hoeven deel te nemen.

• Delegeer werk met een lage impact. Als een teamlid aan een taak werkt die niet aansluit op zijn of haar doelen, moedig het teamlid dan aan het werk te delegeren aan een teamlid waarvan de doelen beter aansluiten op het doel van het initiatief.

• Zeg nee, maar vertel de reden erbij. Een van de krachtigste dingen die uw teamleden kunnen doen is 'nee' te zeggen tegen werk. Dit kan moeilijk zijn. Een goede manier om het toch te doen is de reden voor de 'nee' te geven. Teamleden kunnen zo bijvoorbeeld antwoorden: "Ik heb op dit moment niet voldoende bandbreedte omdat ik prioriteit geef aan X en Y."

4. Integreer en automatiseer

Een groot deel van werk over werk is handmatig werk, dingen zoals het achter goedkeuringen aanzitten, navraag doen naar de status van werk, of het schakelen tussen zakelijke tools. Al deze taken kosten tijd en mentale energie. In plaats daarvan zou u na moeten gaan of uw werktools integraties bieden met andere relevante tools. U kunt ook kijken of er geen manieren zijn om routinetaken te automatiseren en uw team zo meer tijd te geven voor werk met een grote impact.

5. Probeer werkbelastingbeheer

Werkbelastingbeheer is het proces van het effectief verdelen en beheren van het werk van uw team. Effectief werkbelastingbeheer maximaliseert de impact en vermindert tegelijkertijd de chaos, zodat uw teamleden zich tevreden voelen in plaats van overweldigd.

Gebruik werkbelastingbeheerpraktijken, als u dat niet al doet, niet alleen om burn-out van al gestreste werknemers te verminderen, maar ook om vooraf te voorkomen dat ze zich overwerkt gaan voelen. U kunt dit doen door het identificeren en bijhouden van de capaciteit van elk teamlid met werkbelastingbeheertools.

6. Geef bij twijfel het goede voorbeeld

Het krachtigste dat u kunt doen is uw teamleden laten zien dat u hun tijd en energie waardeert door overwerktheid in uw eigen leven te bestrijden. Als uw teamleden zien dat u in het weekend e-mails beantwoordt, voelen zij zich waarschijnlijk gedwongen dit ook te doen.

Er zijn een aantal manieren waarop u het goede voorbeeld kunt geven en kunt laten zien dat u uw werk en uw persoonlijke leven gescheiden houdt. Tot deze strategieën behoren:

• Nee zeggen tegen extra werk

• Vrije tijd nemen - en uw team aanmoedigen hetzelfde te doen

• Tijdens uw vakantie volledig afstand nemen

• Vermijden berichten of verzoeken te versturen buiten de normale werktijden

• Ervoor zorgen dat uw agenda uw werkschema weergeeft, inclusief persoonlijke tijd gereserveerd voor dingen zoals doktersafspraken en tijd voor het gezin

Als leidinggevende is het mijn verantwoordelijkheid de toon te zetten voor onze bedrijfscultuur. Als er geen evenwicht is tussen mijn werk en privéleven, maak ik me zorgen dat mijn teamgenoten dat ook niet hebben.”

Het vinden van een gezond evenwicht

Of u nu probeert om uw gevoelens van burn-out onder controle te houden, of overwerkte teamleden ondersteunt, de sleutel is altijd duidelijkheid en communicatie. Het vinden van een gezonde balans tussen hard werken en goed leven kan u helpen op de werkplek en daarbuiten te gedijen.