Werkbelasting van uw team effectief beheren

Vindt u het moeilijk om werk aan uw team te delegeren? U bent niet alleen. Als leidinggevende hebt u de gigantische verantwoordelijkheid om uw teamleden gefocust, productief en op schema te houden. U moet er ook voor zorgen dat de werkbelasting van uw team eerlijk verdeeld is Expert in organisatie en productiviteit, Julie Morgenstern, brengt het zo onder woorden: "Als u uw best presterende medewerkers overbelast, dan raakt u ze kwijt omdat ze zich eraan gaan ergeren dat ze meer moeten doen dan anderen." Het evenwichtig verdelen van de werkbelasting van uw team is geen eenvoudige taak, maar wij kunnen u helpen de werkbelasting effectief te beheren.

Wat is werkbelastingbeheer?

Werkbelastingbeheer is het proces van het efficiënt verdelen en beheren van werk in uw team. Wanneer het goed wordt gedaan, maximaliseert werkbelastingbeheer de prestaties van de werknemers en draagt het bij aan het oplossen van chaos. Dit heeft als resultaat dat u en uw team zich aan het einde van elke dag tevreden voelen in plaats van een overweldigd. Teamleden zullen met vertrouwen naar hun werkbelasting kijken en in een sneller tempo werk van hogere kwaliteit leveren.

Waarom is werkbelastingbeheer belangrijk?

Recent onderzoek toont aan dat 80% van de kenniswerkers over de hele wereld zich overwerkt en dicht bij een burn-out voelt. Daarnaast zeggen vier van de vijf (82%) van alle werknemers dat ze zich minder betrokken bij het werk voelen wanneer ze gestresseerd zijn. Met werkbelastingbeheer kunt u het werk effectiever verdelen over uw team. Dit vermindert niet alleen burn-out bij overspannen werknemers, maar voorkomt ook dat ze zich überhaupt overwerkt gaan voelen. Tools voor werkbelastingbeheer bieden realtime inzicht in de taken die uw team heeft. Zo kunt u de werkbelasting van uw team effectief beheren en voor evenwicht zorgen in de plaats van burn-outs.

De vijf-stappengids voor werkbelastingbeheer

Als u nooit zo hebt stil gestaan bij werkbelastingbeheer, dan bent u niet de enige. Het International Institute of Directors and Managers meldt dat slechts weinig mensen echt zijn getraind in deze broodnodige vaardigheid.

Het goede nieuws is dat er tools zijn die u helpen alles en iedereen gelijktijdig in beweging te houden (zie punt vijf hieronder). Maar om ervoor te zorgen dat een tool u daadwerkelijk helpt bij het beheren van de werkbelastingen van uw teamleden, moet u er zeker van zijn dat u over andere projectbeheervaardigheden beschikt. Voer deze vijf stappen uit zodat u de werkbelasting van uw team met succes kunt beheren.

1. Bepaal de werkbelasting en capaciteit van uw team

Wanneer het werk van uw team verspreid is over talloze verschillende projectbriefings], plannen en hulpmiddelen, is het moeilijk om te weten hoeveel werk er in totaal gedaan moet worden. Deze kennis is essentieel om te bepalen hoeveel werk elk teamlid doet en kan aannemen. U kunt dit obstakel overwinnen en bepalen wat de werkbelasting van uw team werkelijk is door uw plannen op orde te brengen:

1. Stel een lijst op met alle projecten en processen waar uw team verantwoordelijk voor is. Dit kunnen projecten zijn die door uw team worden uitgevoerd of werk in andere functies waar ze aan bijdragen.

2. Stel voor elk project de omvang en timing van het werk vast. Zijn het grote, complexe projecten met meerdere deliverables of zijn het kleine projectjes? Voor hoeveel van elk project of proces is uw team verantwoordelijk?

3. Splits projecten op in kleinere taken en werkstromen. Wanneer u een goed beeld hebt van het werk van uw team, gebruik dan een werk-opsplitssysteem om het in kleinere brokken te verdelen. Zo weet u hoe de wekelijkse of dagelijkse belasting eruit ziet.

4. Prioriteer werk op basis van belang en urgentie. Op deze manier weet u ook wat uw team eerst moet aanpakken aan de hand van een evaluatie van de behoeften en kunt u beter plannen wanneer u aan elk project gaat werken.

Weten hoeveel werk u moet doen is echter slechts het halve verhaal. U moet ook weten hoeveel bandbreedte uw team en elk individueel teamlid heeft. Als u rekening houdt met accountvergaderingen, vakanties en terugkerende verantwoordelijkheden, hoeveel tijd heeft elk teamlid dan nog over om aan deze projecten te besteden? Evalueer de werkbelasting van elk teamlid, of vraag hen dat voor u te doen, om een idee te krijgen van wat ze nog meer op zich kunnen nemen.

Werkbelasting meten in actie:

Uw analyseteam moet in het tweede kwartaal negen verschillende rapporten produceren. Het is een mix van nieuwe rapporten waar wat meer tijd voor nodig is om ze op te stellen, en terugkerende rapporten waarvoor ze al systemen hebben ingesteld. Voordat u begint met de rapporten toe te wijzen aan individuele teamleden, moet u inzicht verwerven in de timing (wanneer moet elk rapport af zijn), het belang (welk werk wordt opgehouden?) en de tijd die u verwacht die moet worden besteed aan het opstellen van elk rapport.

Op basis van dit onderzoek weet u nu voor hoeveel extra werk uw analyseteam verantwoordelijk is. U hebt misschien zelfs ontdekt dat het teveel is voor de bandbreedte van uw kleine team. U weet echter ook dat sommige rapporten een lage prioriteit hebben. Zo kunt u deze minder belangrijke aanvragen uitstellen om prioriteit te geven aan de rapporten die een grotere impact hebben.

Veelgestelde vragen: Hoe kan ik mijn team stimuleren om effectiever en efficiënter te werken?

Efficiënte teams doen de dingen goed, terwijl effectieve teams de juiste dingen doen. Idealiter wil u uw team in staat stellen om zowel efficiënt als effectief te zijn, om er zeker van te zijn dat ze de juiste dingen goed doen.

Als u dat nog niet doet, zou u ervoor moeten zorgen dat uw teamleden hetzelfde werkbeheertool gebruiken zodat het hen duidelijk is wie wat doet en wanneer. Uw werkbeheertool zou ook makkelijk moeten integreren met uw favoriete zakelijke hulpmiddelen zodat uw teamleden minder tijd kwijt zijn aan het schakelen tussen apps en het doorzoeken van spreadsheets, en meer tijd over hebben voor hun werk met grote impact. U moet natuurlijk ook een werkbeheertool zoeken dat een ingebouwde component voor werkbelastingbeheer heeft. Zo kunt u de werkbelasting van uw team tijdens de werkzaamheden zelf bijhouden.

2. Wijs medewerkers toe en splits individuele werkbelastingen op

Nu u een overzicht hebt van alles wat uw team moet doen, kunt u uitzoeken wie aan wat gaat werken en wanneer. En hoewel het toewijzen van individuele werkzaamheden eenvoudig klinkt, kan het behoorlijk ingewikkeld zijn, zoals de wijze mensen van het Harvard Business Review-rapport hebben aangegeven.

De toewijzing van middelen kan u helpen om de beschikbare middelen doeltreffend te identificeren en aan een initiatief toe te wijzen. Als u nog nooit geprobeerd hebt middelen toe te wijzen, gebruik dan deze vijf tips om de werkbelasting van iedereen in evenwicht en beheersbaar te houden:

1. Wijs het werk met de hoogste prioriteit het eerste toe. Rangschik de takenlijst en projecten van uw team op prioriteit en werk eerst aan het toewijzen van werknemers aan de topprioriteiten.

2. Maak een balans op van start- en einddatums. Nu u weet wie wat gaat doen, kunt u beginnen met het plannen van elke taak of elk project. U kunt ook tijdbeheerstrategieën toepassen, zoals time blocking, om teamleden te helpen bewuster met hun werk om te gaan.

3. Zorg ervoor dat de juiste mensen aan elke taak of elk project worden gekoppeld. Houd rekening met hun beschikbaarheid, hun vaardigheden en ervaring.

4. Betrek uw team bij het gesprek door de teamleden te vragen hoeveel extra bandbreedte ze nog denken te hebben. Niet alleen zullen ze zelf het beste weten welke werkbelasting en capaciteit ze hebben, ze zullen zich ook meer betrokken voelen als u ze deelnemen aan de planning.

5. Laat iemand altijd weten waarom u hem of haar een bepaalde taak toewijst. Dit is een geweldige manier om de betrokkenheid te vergroten en vanaf het begin verwachtingen te stellen.

Middelen toewijzen in actie:

U hebt twee mensen nodig om te werken aan advertentie-ontwerpen voor een komende campagne, en u hebt vijf mensen in uw team. U kunt het werk willekeurig verdelen, maar u krijgt betere resultaten als u naar de achtergrond van de teamleden kijkt (hebben ze bijvoorbeeld al eerder aan campagnes gewerkt?), controleert of er teamleden zijn die misschien al overbelast zijn, en dan aan de mensen van uw keuze vraagt of zij denken dat ze de capaciteit hebben om dit nieuwe project op zich te nemen.

Veelgestelde vragen: Hoe beheer ik conflicterende deadlines en prioriteiten?

Het plannen van werkbelasting gaat niet altijd zo vlot als we zouden willen. Soms zijn de teamleden die het meest geschikt zijn voor een project al druk bezig met andere projecten die een even hoge prioriteit hebben. Soms heeft uw hele team het zo druk dat het moeilijk in te beelden is om ze nog meer werk toe te wijzen. Mogelijk bestaat er geen perfect antwoord. Als u van tevoren de werkbelasting van uw team kent, kunt u echter wel anticiperen op deze problemen en deze uitdagingen aanpakken voordat ze een probleem worden.

Wanneer u bijvoorbeeld weet dat er binnenkort een resultaat verwacht wordt met een hoge prioriteit en er weinig tijd voor is, kunt u dan werk met een lagere prioriteit naar voren halen of juist later in de maand doen? Wanneer u binnen de bandbreedte van uw team enige speling hebt, bent u beter in staat hun werkbelasting te beheren - zowel op de korte als lange termijn.

3. Overleg met uw teamleden en pas indien nodig werkbelastingen aan.

Zelfs de best uitgestippelde plannen projecttijdlijnen komen struikelblokken tegen. U moet zich daarom voorbereiden om in realtime aanpassingen te kunnen uitvoeren voordat deadlines worden gemist.

Wees proactief bij het opzetten van regelmatige 1-1-gesprekken over de voortgang met uw teamleden om bij te houden of elk teamlid zijn of haar actuele werkbelasting aankan. Wanneer deze gesprekken duidelijk maken dat een teamlid het gevoel heeft overbelast te zijn met verantwoordelijkheden, kunt u kijken of er misschien iemand anders is die nog wat extra op zich kan nemen.

Wanneer u taken of projecten opnieuw toewijst, zorg er dan voor dat u de veranderingen met uw team communiceert zodat de teamleden begrijpen waarom ze nu een andere richting inslaan. Dit kan gebeuren via een proces van wijzigingsbeheer. Een andere mogelijkheid is coaching te overwegen om hen te helpen efficiënter en georganiseerder te worden, en altijd het harde werk van uw teamleden te erkennen.

Gesprekken over de voortgang in actie:

Het is u opgevallen dat twee van uw accountmanagers avond na avond tot laat op kantoor blijven en dat een ander u in de vroege uurtjes e-mails stuurt. Dit kan een teken zijn dat ze teveel werk hebben. Plan met elk lid van uw team een gesprek om te zien waar ze met het werk staan. Bied hen indien nodig aan verantwoordelijkheden over te dragen of op te schorten en bied coaching aan iedereen die hier behoefte aan heeft. Plan als u dat nog niet heeft gedaan voor de toekomst regelmatige voortgangsgesprekken met elk teamlid zodat soortgelijke problemen in de toekomst niet meer ontstaan.

Pro-tip: Vergeet de teamcultuur niet

Zorg ervoor dat u, naast 1-1 check-ins, ook tijd vrijmaakt voor teambrede momenten van verbinding en viering. Of uw team nu op kantoor is, verspreid is, of op afstand werkt, het is belangrijk om elkaar te zien en met elkaar in contact te komen. Afhankelijk van de grootte van uw team, kunt u overwegen een wekelijkse stand-up vergadering, een tweewekelijks happy hour, of een grotere maandelijkse bijeenkomst te plannen.

4. Verbeter de efficiëntie van uw team wanneer de werkbelasting zwaar is

Terwijl u voornamelijk bent gefocust op de grote lijnen, kunt u uw team aanmoedigen om hun eigen systeem voor het beheren van hun werkbelasting te ontwerpen. Wanneer er veel te doen is, is het belangrijk dat ze de juiste dingen doen, en ze efficiënt doen.

• Stel tijdbeheerstrategieën voor die bij hun individuele stijl passen, zoals timeboxing of time blocking.

• Minimaliseer het aantal vergaderingen die uw team moet bijwonen. Zoek nieuwe manieren om te communiceren die niet zoveel tijd kosten.

• Help uw team te begrijpen wat projectbeheer is en hoe een georganiseerd plan tijd bespaart.

Teamefficiëntie in actie

Eén van uw directe ondergeschikten levert zijn werk altijd vroeg in en door middel van gesprekken komt u erachter dat hij enkele nieuwe strategieën heeft gebruikt om efficiënter te werken. Moedig deze persoon aan zijn ervaring te delen met het team en overweeg een gedeelde ruimte te maken waar teamleden hun tijdbesparende tips kunnen bewaren wanneer ze deze tegenkomen.

Veelgestelde vragen: Hoe kan ik mijn team stimuleren om effectiever en efficiënter te werken?

Efficiënte teams doen de dingen goed, terwijl effectieve teams de juiste dingen doen. Idealiter wil u uw team in staat stellen om zowel efficiënt als effectief te zijn, om er zeker van te zijn dat ze de juiste dingen goed doen.

Als u dat nog niet doet, zou u ervoor moeten zorgen dat uw teamleden hetzelfde werkbeheertool gebruiken zodat het hen duidelijk is wie wat doet en wanneer. Uw werkbeheertool zou ook makkelijk moeten integreren met uw favoriete zakelijke hulpmiddelen zodat uw teamleden minder tijd kwijt zijn aan het schakelen tussen apps en het doorzoeken van spreadsheets, en meer tijd over hebben voor hun werk met grote impact. U moet natuurlijk ook een werkbeheertool zoeken dat een ingebouwde component voor werkbelastingbeheer heeft. Zo kunt u de werkbelasting van uw team tijdens de werkzaamheden zelf bijhouden.

5. Neem een werkbeheertool in gebruik

Stel u zich eens voor dat u alles wat er in elk project en met elk teamlid gebeurt op één plek zou kunnen zien. Dat is pas tijd besparen. Dat kan door gebruik te maken van een werk- of projectbeheerinstrument dat precies dat doet.

Wanneer u een werkbeheertool gaat gebruiken, kan elk teamlid zien hoe zijn/haar werk wordt opgenomen in de grotere team- en bedrijfsinitiatieven. De communicatie vindt plaats binnen taken, zodat het vinden van informatie slechts vijf seconden in plaats van vijf minuten duurt. Tijdlijnen houden iedereen op schema omdat projecten zowel individueel als gezamenlijk kunnen worden bekeken.

Werkbeheertool in actie:

U hebt al de taken en stappen van uw productieschema in een werkbeheerinstrument geladen en het werkt verloopt soepel. Alle teamleden hebben een overzicht van de status en waar ze in het proces passen, zo kunt u conflicten voorkomen en tijd besparen.

Pro-tip: Leg teamafspraken vast

De beste werkbeheertool is er een die uw hele team gebruikt. Maar het is belangrijk om conventies en beste praktijken voor het gebruik van uw hulpmiddel vast te leggen. Niet alleen zal dat het makkelijker maken voor uw team om het nieuwe hulpmiddel aan te nemen, het verlaagt ook de drempel omdat uw teamleden zich geen zorgen maken dat ze het verkeerd gaan gebruiken. Uw werkbeheertool moet een handleiding en video hebben die u helpt aan de slag te gaan. Maak wat tijd vrij om deze met uw team door te nemen en stel gedeelde conventies vast.

Bereid uw team voor op succes

Voelt u zich gesterkt om uw vaardigheden in tijd- en werkbelastingbeheer te verbeteren? Vergeet niet dat werkbelastingbeheer alles te maken heeft met het efficiënt toewijzen van werk, het beheren van die taken, en het op de hoogte houden van belanghebbenden over uw projecten. De tips die we hierboven hebben geschetst, gecombineerd met een werkbeheerprogramma zoals Asana, kunnen u helpen om tegenstrijdige deadlines en prioriteiten te sorteren om de zware werkbelasting van uw team te beheren.