Leer hoe u operationele planning op de juiste manier uitvoert

U hebt een strategisch plan gemaakt. Wat nu? Een strategisch plan is een geweldige manier om uw langetermijnstrategie voor de komende drie tot vijf jaar in kaart te brengen, maar u hebt aanvullende planningsdocumenten nodig om u te helpen daar te komen. 

Een deel van deze planning zal jaarlijks worden ontwikkeld. Zaken als uw jaarlijkse doelstellingen en belangrijkste resultaten zullen bijvoorbeeld natuurlijk groeien naarmate de tijd verstrijkt. Maar om ervoor te zorgen dat u op schema blijft en uw langetermijndoelen haalt, hebt u een operationeel plan nodig.

Wat is operationele planning?

Operationele planning is het proces waarbij uw strategisch plan wordt omgezet in een gedetailleerde routekaart die precies aangeeft welke acties uw team wekelijks, of soms zelfs dagelijks, zal ondernemen. Een operationeel plan zal actiepunten en mijlpalen bevatten die elk team of afdeling moet voltooien om uw strategisch plan uit te voeren. 

Schets tijdens het operationele planningsproces de verantwoordelijkheden van elk team of elke persoon voor het volgende kwartaal, de volgende zes maanden of het volgende fiscale jaar. De mate van detail en de tijdlijn die u kiest voor uw operationele plan moet afhangen van de snelheid waarmee uw organisatie doorgaans werkt. Als u een snel team bent met een versnelde routekaart, kunt u overwegen een operationeel plan te maken voor het volgende kwartaal of half jaar. Maar als uw organisatie de neiging heeft om meer op de lange termijn te denken, maak dan een operationeel plan voor het hele fiscale jaar.

Operationele planning vs. strategische planning

Een strategisch plan is een plan op bedrijfsniveau van uw langetermijnstrategie voor de komende drie tot vijf jaar. Een operationeel plan is kleiner, zowel in omvang als in tijdlijn. Het doel van operationele planning is om de dagelijkse acties te schetsen die u moet ondernemen om uw strategische doelen te bereiken. 

In tegenstelling tot een strategisch plan, moet een operationeel plan ook focussen op de uitvoering. Welke dagelijkse en wekelijkse acties moet uw team ondernemen om uw strategisch plan op langere termijn te verwezenlijken? Welke specifieke Key Performance Indicators (KPI's) moet u regelmatig bijhouden om ervoor te zorgen dat uw team vooruitgang boekt in de richting van uw doelstellingen? Deze details moeten worden opgenomen in uw operationeel plan.

Wie moet een operationeel plan opstellen?

Om precies vast te leggen wie wat wanneer doet, moet een operationeel plan zeer gedetailleerd zijn. Maak daarom een operationeel plan op een kleinere schaal dan uw strategisch plan, zowel in termen van tijdlijn als reikwijdte. In plaats van te proberen een operationeel plan voor uw hele bedrijf te maken, maakt u er een op afdelings- of teamniveau. In een groter bedrijf kunt u zelfs een operationeel plan maken voor een specifiek initiatief, vergelijkbaar met een gedetailleerd werkplan.

Maak bijvoorbeeld een operationeel plan om de dagelijkse taken uit te leggen die uw IT-afdeling moet doen ter ondersteuning van het bedrijf. Het operationele plan van uw IT-afdeling kan bijvoorbeeld aangeven hoe vaak IT-teamleden de inbox van IT-projectaanvragen controleren, wat de budgetteringsdetails zijn voor het programma, hoe het IT-team nieuwe medewerkers zal inwerken en uitrusten, en hoe vaak het team zal vergaderen. 

Er zijn drie niveaus voor wie een operationeel plan moet opstellen:

• Bereik: Uw operationeel plan legt vast wie, wat en wanneer van elke activiteit. Het moet gericht zijn op een team of initiatief.

• Tijdlijn: Afhankelijk van hoe snel uw organisatie beweegt, moet uw operationele plan een kwartaal, zes maanden of een boekjaar beslaan. 

• Belanghebbenden: Zorg ervoor dat de mensen die bij de operationele planning betrokken zijn, dicht bij het werk staan, zodat zij nauwkeurig kunnen projecteren en voorspellen welke werkzaamheden in het plan moeten worden opgenomen.

De voordelen van operationele planning

Een strategisch plan is een geweldige manier om uw team proactief af te stemmen op een gezamenlijk doel. Door langetermijndoelen te definiëren, kunt u precies aangeven waar u naartoe wilt.

Een operationeel plan helpt u uw strategische doelen te bereiken. Volgens ons onderzoek heeft slechts 26% van de kenniswerkers een zeer duidelijk inzicht in hoe hun individuele werk zich verhoudt tot de bedrijfsdoelen. Door een gedetailleerd operationeel plan te maken, kunt u precies bepalen welke kortetermijndoelen u moet bereiken om op schema te liggen voor uw langetermijndoelen. Het kan u helpen na te denken over de acties die u momenteel onderneemt of moet ondernemen om uw doelen te bereiken. 

Een operationeel plan doet met name het volgende:

• Verduidelijkt precies wat uw team op wekelijkse en dagelijkse basis zal doen.

• Biedt een uitgebreide handleiding van de dagelijkse handelingen die uw teamleden moeten verrichten om uw langetermijndoelen te bereiken.

• Stelt een benchmark vast voor de dagelijkse verwachtingen, zodat u op schema blijft.

5 stappen voor het maken van een operationeel plan

Tijdens het operationele planningsproces bent u geen nieuwe plannen aan het maken of nieuwe doelen aan het ontwikkelen. Om een operationeel plan te maken, beoordeelt u alles waar uw team momenteel aan werkt en alles wat u op dagelijkse of wekelijkse basis moet doen om uw strategische doelen te bereiken. Dit is hoe:

1. Begin met een strategisch plan

Als u dat nog niet hebt gedaan, maak dan eerst een strategisch plan. U hebt een langetermijnvisie en langetermijndoelen nodig voordat u de dagelijkse details kunt uitwerken. Er zijn vier stappen voor het maken van een strategisch plan:

1. Bepaal uw positie

2. Ontwikkel uw strategie

3. Bouw uw strategisch plan

4. Deel, volg en beheer uw strategisch plan

Lees ons artikel over strategische planning voor meer informatie.

2. Beperk uw bereik

Om een gedetailleerd operationeel plan op te stellen, moet u het bereik beperken tot een team, afdeling, of aandachtsgebied. Het bereik van uw operationeel plan zal afhangen van de grootte van uw bedrijf.

Stel u bijvoorbeeld voor dat u uw strategische plan opsplitst in actieplannen voor verschillende afdelingen van uw bedrijf. Uw marketingteam omvat meerdere functies, bijvoorbeeld ontwerp, productmarketing, sociale media, het maken van inhoud en webpromotie. Om de specifieke, dagelijkse functies binnen elk team vast te leggen, moet u voor elk kleiner team een operationeel actieplan maken. 

3. Identificeer de belangrijkste belanghebbenden

Voordat u een operationeel plan maakt, moet u beslissen wie er bij het operationele planningsproces betrokken zullen zijn. De teamleden die het operationele plan opstellen moeten relatief dicht bij de acties staan die het plan beschrijft. 

Om ons voorbeeld te vervolgen, het operationeel plan van het ontwerpteam moet gemaakt worden door het hoofd van het ontwerpteam en de teamleiders (afhankelijk van de grootte van het team). Zodra ze hun operationeel plan hebben gemaakt, moet het team het plan delen met het hoofd van de marketingafdeling voor definitieve goedkeuring.

4. Maak het plan

In uw operationeel plan legt u uit welke acties uw team zal ondernemen om uw doelen binnen een bepaalde termijn te bereiken. Om een operationeel plan op te stellen, schetst u:

• De doelstellingen van uw team

• De deliverables die met het operationeel plan zullen worden bereikt

• Eventuele gewenste uitkomsten of kwaliteitsnormen

• Behoefte aan personeel en middelen, inclusief uw bedrijfsbudget

• Hoe gaat u de voortgang volgen en er verslag over uitbrengen

Als u moeite hebt om alle details te achterhalen die in uw operationeel plan moeten worden opgenomen, stel uzelf dan de volgende vragen: 

1. Wat moeten we bereiken? Deze informatie moet afkomstig zijn uit uw strategisch plan of uw jaarlijkse doelen.

2. Welke dagelijkse taken moeten we volbrengen om onze doelen te bereiken? Dit kunnen dagelijkse taken zijn die u momenteel doet of nieuw werk dat moet worden gestart.

3. Wie zijn de mensen die voor die taken verantwoordelijk zijn? Zorg ervoor dat elke taak één eigenaar heeft, zodat er geen verwarring is over tot wie men zich moet wenden voor vragen of updates.

4. Wat zijn onze maatstaven voor succes? Als u dat nog niet gedaan hebt, zorg er dan voor dat uw doelen het SMART-raamwerk volgen. 

Om ons voorbeeld te vervolgen, dit is het raamwerk dat het ontwerpteam zou kunnen gebruiken om hun operationeel plan te maken:

Een deel van het strategisch plan voor het marketingteam is het vergroten van het vertoningsaandeel in de markt. Dat betekent meer ogen op marketingmateriaal en meer contact met potentiële klanten. Om deze doelen te ondersteunen, zal het ontwerpteam: 

• Extra promotiemateriaal voor het sociale team maken

• De startpagina van de website vernieuwen om meer potentiële klanten aan te trekken

Om deze twee doelen in het komende jaar te bereiken, zal het ontwerpteam:

• Twee nieuwe teamleden aanwerven om zich te concentreren op sociale-mediabetrokkenheid

• Samenwerken met het webontwikkelingsteam binnen de marketingafdeling om een interactieve startpagina te maken

Om hun voortgang bij te houden en er verslag over uit te brengen, zal het ontwerpteam Asana gebruiken als hun centrale bron van waarheid voor de belangrijkste prestatiecijfers, waaronder:

• Welke ontwerpen ze maken

• De mate van betrokkenheid die ze op sociale media krijgen

• De voortgang van de website-update

Dit is slechts het raamwerk dat het ontwerpteam zou gebruiken om hun operationeel plan te maken. Breng dit plan tot leven in een werkbeheertool zoals Asana om helderheid te krijgen over al het werk dat het team moet doen om hun doelen te bereiken. Met werkbeheer kan elke taak in realtime gevolgd worden, van het begin tot de voltooiing.

5. Deel en werk uw operationele plan bij

Als u het plan eenmaal gemaakt hebt, deel het dan met de belangrijkste belanghebbenden, zodat zij begrijpen wat de belangrijkste doelen van uw team zijn en welke dagelijkse taken er nodig zijn om die doelen te bereiken. Beheer uw plan en updates in een gedeelde tool dat de voortgang in realtime vastlegt, zoals Asana.

Zoals bij elk onderdeel van de projectplanning zullen er onvermijdelijk dingen veranderen. Houd uw operationeel plan actief in de gaten en breng verslag uit over de voortgang, zodat de belangrijkste belanghebbenden en teamleden op de hoogte blijven van de voortgang ten opzichte van uw doelen. Breng maandelijks verslag uit over de voortgang via schriftelijke statusupdates. 

Aan de slag met operationele planning

Een operationeel plan kan u helpen ervoor te zorgen dat u voortgang boekt met uw langetermijndoelen. Maar om dit plan effectief te maken, moet u ervoor zorgen dat u uw werk volgt in een centraal toegankelijke tool. Informatie en doelen op een hoop gooien helpt niemand. In plaats daarvan moet u uw actiepunten en doelen bijhouden in een werkbeheertool.