Wat is strategische planning? Een handleiding in 5 stappen

Strategische planning is een proces waarmee bedrijfsleiders hun visie op de groei van hun organisatie in kaart brengen en hoe ze dit gaan bereiken. Het strategische planningsproces informeert de beslissingen, groei en doelen van je organisatie.

Strategische planning helpt je de langetermijndoelen van je bedrijf duidelijk te definiëren en in kaart te brengen hoe je kortetermijndoelen en werk je zullen helpen ze te bereiken. Dit geeft je dan een duidelijk idee van waar je organisatie naartoe gaat en stelt je in staat ervoor te zorgen dat je teams werken aan projecten die de grootste impact hebben. Bekijk het zo: als je doelen en doelstellingen je bestemming op een kaart zijn, is je strategische plan je navigatiesysteem.

In dit artikel leiden we je door het strategische planningsproces in 5 stappen en laten we je zien hoe je aan de slag kunt met het ontwikkelen van je eigen strategische plan.

Wat is strategische planning? 

Strategische planning is een bedrijfsproces dat je helpt de richting te bepalen die je bedrijf in de komende drie tot vijf jaar zal inslaan. Tijdens het proces van strategische planning beoordelen en definiëren belanghebbenden de missie en doelen van de organisatie, voeren ze competitieve beoordelingen uit en identificeren ze bedrijfsdoelen en -doelstellingen. Het product van de planningscyclus is een strategisch plan, dat door het hele bedrijf wordt gedeeld.

Wat is een strategisch plan?

Een strategisch plan is het eindresultaat van het strategische planningsproces. Het is een hulpmiddel dat wordt gebruikt om de doelen van je organisatie te definiëren en welke acties je zult ondernemen om ze te bereiken.

Doorgaans moet je strategische plan het volgende omvatten: 

• Visieverklaring van je bedrijf

• Missieverklaring van je bedrijf

• Je organisatiedoelen, inclusief je langetermijndoelen en kortetermijn-, jaarlijkse doelen

• Elk actieplan, elke tactiek of aanpak die je van plan bent te volgen om die doelen te bereiken

Wat zijn de voordelen van strategische planning?

Strategische planning kan helpen bij het stellen van doelen en het nemen van beslissingen door je in staat te stellen in kaart te brengen hoe je bedrijf in de komende drie tot vijf jaar naar de visie en missieverklaringen van je organisatie toe zal werken. Laten we teruggaan naar onze kaartmetafoor. Als je het traject van je bedrijf ziet als een lijn op een kaart, kan een strategisch plan je helpen beter te kwantificeren hoe je van punt A (waar je nu bent) naar punt B (waar je over een paar jaar wilt zijn) zult komen.

Wanneer je een duidelijk strategisch plan opstelt en deelt met je team, kun je:

• Een sterke organisatiecultuur opbouwen door de missie, visie en doelen van je organisatie duidelijk te definiëren en op elkaar af te stemmen.

• Iedereen op één lijn brengen rond een gedeeld doel en ervoor zorgen dat alle afdelingen en teams naar een gemeenschappelijke doelstelling toewerken.

• Proactief doelstellingen bepalen om je te helpen daar te komen waar je heen wilt en de gewenste resultaten te bereiken.

• Een langetermijnvisie voor je bedrijf promoten in plaats van zich primair te concentreren op kortetermijnwinsten.

• Ervoor zorgen dat middelen worden toegewezen rond de prioriteiten met de grootste impact.

• Langetermijndoelen definiëren en dan kortetermijndoelen vastleggen om die te ondersteunen.

• Je huidige situatie beoordelen en eventuele kansen of bedreigingen identificeren, zodat je organisatie potentiële risico's kan beperken.

• Een proactieve bedrijfscultuur creëren die je organisatie in staat stelt sneller te reageren op veranderingen en kansen in opkomende markten.

Wat zijn de 5 stappen in strategische planning?

Het strategische planningsproces omvat een gestructureerde methodologie die de organisatie van visie tot implementatie begeleidt. Het proces van strategische planning begint met het samenstellen van een klein, toegewijd team van belangrijke strategische planners - meestal vijf tot tien leden - die het comité voor strategische planning of management zullen vormen. Dit team is verantwoordelijk voor het verzamelen van cruciale informatie, het begeleiden van de ontwikkeling van het plan en het toezicht op de uitvoering van de strategie.

Zodra je je managementcomité hebt opgericht, kun je aan de slag met het proces van strategische planning. 

Stap 1: Je huidige bedrijfsstrategie en bedrijfsomgeving beoordelen

Voordat je je strategische plan kunt opstellen en kunt bepalen waar je naartoe gaat, moet je eerst bepalen waar je nu bent. Inzicht in de externe omgeving, inclusief markttrends en concurrentielandschap, is cruciaal in de eerste beoordelingsfase van strategische planning.

Daartoe moet je managementcomité allerlei informatie verzamelen van andere belanghebbenden, zoals werknemers en klanten. Plan in het bijzonder om het volgende te verzamelen:

• Relevante gegevens over de sector en de markt om informatie te verstrekken over eventuele marktkansen, maar ook over mogelijke komende bedreigingen in de nabije toekomst.

• Klantinzichten om te begrijpen wat de klanten van je bedrijf willen, zoals productverbeteringen of extra diensten.

• Werknemersfeedback dat moet worden aangepakt - over het product, de bedrijfspraktijken, of de dagelijkse bedrijfscultuur.

Overweeg verschillende soorten strategische planningstools en analysetechnieken om deze informatie te verzamelen, zoals:

• Een uitgebalanceerde scorekaart om je te helpen vier belangrijke elementen van een bedrijf te evalueren: leren en groei, bedrijfsprocessen, klanttevredenheid en financiële prestaties.

• Een SWOT-analyse om je te helpen zowel het huidige als het toekomstige potentieel van de onderneming te beoordelen (je zult regelmatig op deze analyse terugkomen tijdens de strategische planning). 

Om elke letter in het Engelse SWOT-acroniem in te vullen, zal je managementcomité een reeks vragen beantwoorden:

Strengths (sterke punten):

• Wat doet je organisatie momenteel goed?

• Wat onderscheidt jou van je concurrenten?

• Wat zijn je meest waardevolle interne middelen?

• Welke materiële activa heb je?

• Wat is je grootste kracht? 

Weaknesses (zwakke punten):

• Wat doet je organisatie niet zo goed?

• Waaraan ontbreekt het je momenteel (een product, middel of proces)?

• Wat doen je concurrenten beter dan jij?

• Welke eventuele beperkingen houden je organisatie tegen?

• Welke processen of producten moeten verbeterd worden? 

Opportunities (kansen):

• Welke kansen heeft je organisatie?

• Hoe kun je je unieke sterke punten als bedrijf benutten?

• Zijn er trends waar je je voordeel mee kunt doen?

• Hoe kun je profiteren van marketing- of persmogelijkheden?

• Is er een opkomende behoefte aan je product of dienst? 

Threats (bedreigingen):

• Welke opkomende concurrenten moet je in de gaten houden?

• Zijn er zwakke punten die je organisatie aan risico's blootstellen?

• Heb je of kun je te maken krijgen met negatieve pers die je marktaandeel zou kunnen verminderen?

• Is er een kans dat de houding van de klanten tegenover je bedrijf verandert? 

Stap 2: Identificeer de doelen en doelstellingen van je bedrijf

Om te beginnen met strategieontwikkeling, houd je rekening met je huidige positie, dat is waar je nu bent. Laat je vervolgens inspireren door je visie, missie en huidige positie om je doelen te identificeren en te definiëren - die zijn je eindbestemming. 

Om je strategie te ontwikkelen, haal je in wezen je kompas tevoorschijn en vraag je "Waar gaan we nu naartoe?" "Wat is de ideale toekomstige staat van dit bedrijf?" Dit kan je helpen erachter te komen welke weg je moet volgen om daar te komen.

Laat je in deze fase van het planningsproces inspireren door belangrijke bedrijfsdocumenten, zoals:

• Je missiestatement, om te begrijpen hoe je het kerndoel van je organisatie kunt blijven nastreven.

• Je visieverklaring, om te verduidelijken hoe je strategische plan in je langetermijnvisie past.

• Je bedrijfswaarden, om je te leiden naar wat voor je bedrijf het belangrijkst is. 

• Je concurrentievoordelen, om te begrijpen welk uniek voordeel je de markt biedt.

• Je langetermijndoelen, om bij te houden waar je over vijf of tien jaar wilt zijn.

• Je financiële prognose en projectie, om je verwachtingen te begrijpen over de staat van je financiën in de komende drie jaar, wat je verwachte cash-flow is, en in welke nieuwe mogelijkheden je waarschijnlijk zult kunnen investeren.

Stap 3: Ontwikkel je strategische plan en bepaal prestatiestatistieken

Nu je weet waar je staat en waar je heen wilt, is het tijd om het op vast te leggen. Houd rekening met je huidige bedrijfspositie en strategie, evenals met de doelen en doelstellingen van je organisatie, en bouw een strategisch plan uit voor de komende drie tot vijf jaar. Bedenk dat, ook al maak je een langetermijnplan, er delen van je strategische plan zijn die in de loop van de kwartalen en jaren zullen moeten worden gemaakt.

Bij het opstellen van je strategische plan zou je het volgende moeten bepalen:

• Je bedrijfsprioriteiten voor de komende drie tot vijf jaar, op basis van je SWOT-analyse en strategie.

• Jaarlijkse doelstellingen voor het eerste jaar. Je hoeft je doelstellingen niet voor elk jaar van het strategische plan vast te leggen. Naarmate de jaren verstrijken, stel je nieuwe jaarlijkse doelstellingen op die terug te koppelen zijn naar je algemene strategische doelen. 

• Gerelateerde belangrijkste resultaten en KPI 's. Sommige daarvan moeten door het managementcomité worden vastgesteld, en andere door specifieke teams die dichter bij het werk staan. Zorg ervoor dat je belangrijkste resultaten en KPI's meetbaar en uitvoerbaar zijn. Deze KPI's helpen je de voortgang bij te houden en ervoor te zorgen dat je in de juiste richting gaat.

• Budget voor het volgende jaar of enkele jaren. Dit moet gebaseerd zijn op zowel je financiële prognose als je richting. Moet je agressief uitgeven om je product te ontwikkelen? Om je team te bouwen? Om impact te maken met marketing? Verduidelijk je belangrijkste initiatieven en hoe je die zult begroten.

• Een algemene projectroutekaart. Een projectroutekaart is een tool in projectbeheer waarmee je de tijdlijn van een complex initiatief kunt visualiseren, maar je kunt ook een zeer algemene projectroutekaart maken voor je strategische plan. Schets waar je in bepaalde kwartalen of jaren aan denkt te werken om het plan meer actiegericht en begrijpelijk te maken.

Stap 4: Implementeer en deel je plan

Nu is het tijd om je plan om te zetten in actie. Strategie-implementatie omvat duidelijke communicatie in je hele organisatie om ervoor te zorgen dat iedereen zijn verantwoordelijkheden kent en hoe het succes van het plan kan worden gemeten. 

Zorg ervoor dat je team (met name het senior management) toegang heeft tot het strategische plan, zodat ze kunnen begrijpen hoe hun werk bijdraagt tot de bedrijfsprioriteiten en de algemene strategiekaart. Wij raden aan je plan te delen in dezelfde tool die je gebruikt om het werk te beheren en te volgen, zodat je gemakkelijker doelstellingen op hoog niveau kunt koppelen aan het dagelijkse werk. Als je dat nog niet doet, overweeg dan het gebruik van een werkbeheerplatform.  

Een paar tips om ervoor te zorgen dat je plan probleemloos wordt uitgevoerd: 

• Communiceer duidelijk naar je hele organisatie tijdens het implementatieproces, om ervoor te zorgen dat alle teamleden het strategische plan begrijpen en hoe ze het effectief kunnen implementeren. 

• Definieer hoe 'succes' eruit ziet door je strategische plan in kaart te brengen aan de hand van belangrijke prestatie-indicatoren.

• Zorg ervoor dat de acties die in het strategische plan worden beschreven, worden geïntegreerd in de dagelijkse activiteiten van de organisatie, zodat de dagelijkse activiteiten van elk teamlid worden afgestemd op de bredere strategische doelstellingen.

• Gebruik tools en software - zoals een werkbeheerplatform - die kunnen helpen bij het implementeren en volgen van de voortgang van je plan.

• Monitor en deel regelmatig de voortgang van het strategische plan met de hele organisatie, om iedereen op de hoogte te houden en het belang van het plan te versterken.

• Stel regelmatige controles in om de voortgang van je strategische plan te controleren en indien nodig aanpassingen te maken. 

Stap 5: Herzien en herstructureren als dat nodig is

Zodra je je nieuwe strategische kader hebt opgesteld en geïmplementeerd, is de laatste stap van het planningsproces het monitoren en beheren van je plan.

Bedenk dat je strategische plan niet in beton gegoten is. Je moet het plan opnieuw bekijken en bijwerken als je bedrijf een andere richting uitgaat of nieuwe investeringen doet. Naarmate zich nieuwe kansen en bedreigingen op de markt aandienen, zul je je strategische plan waarschijnlijk willen bijstellen. Zorg ervoor dat je je plan regelmatig beoordeelt - wat driemaandelijks en jaarlijks betekent - om ervoor te zorgen dat het nog steeds in overeenstemming is met de visie en doelen van je organisatie.

Bedenk dat je plan niet eeuwig blijft bestaan, ook al werk je het regelmatig bij. Een succesvol strategisch plan evolueert met de langetermijndoelen van je bedrijf. Als je de meeste van je strategische doelstellingen bereikt hebt, of als je strategie sterk geëvolueerd is sinds je je plan voor het eerst opstelde, is het misschien tijd om een nieuw plan op te stellen. 

Bouw een slimmer strategisch plan met een werkbeheerplatform

Om je bedrijfsstrategie om te zetten in een plan - en uiteindelijk in impact - moet je ervoor zorgen dat je de bedrijfsdoelstellingen proactief koppelt aan het dagelijkse werk. Als je dit verband duidelijk kunt maken, geef je je teamleden de context die ze nodig hebben om hun werk zo goed mogelijk te doen.

Een werkbeheerplatform speelt een cruciale rol in dit proces. Het fungeert als een centraal punt voor je strategische plan en zorgt ervoor dat elke taak en elk project rechtstreeks verbonden is met je bredere bedrijfsdoelen. Deze afstemming is cruciaal voor de zichtbaarheid en coördinatie, zodat teamleden kunnen zien hoe hun individuele inzet bijdraagt aan het succes van het bedrijf. 

Door gebruik te maken van een dergelijk platform stroomlijn je niet alleen de workflow en verbeter je de teamproductiviteit, maar stem je ook elke actie af op je strategische doelstellingen, waardoor teams meer impact kunnen maken en je bedrijf effectiever kunnen helpen bij het bereiken van doelen. 

Veelgestelde vragen over strategische planning

Heb je nog vragen over strategische planning? Wij hebben antwoorden.

Waarom heb ik een strategisch plan nodig?

Een strategisch plan is een van de vele tools die je kunt gebruiken om je doelen te plannen en te bereiken. Het helpt bij het in kaart brengen van strategische doelstellingen en groeistatistieken die je bedrijf zullen helpen succesvol te zijn.

Wanneer moet ik een strategisch plan opstellen?

Je moet ernaar streven om elke drie tot vijf jaar een strategisch plan op te stellen, afhankelijk van de groeisnelheid van je organisatie.

Aangezien het doel van een strategisch plan is om je langetermijndoelen in kaart te brengen en hoe je die zult bereiken, moet je een strategisch plan maken wanneer je de meeste of alle doelen hebt bereikt. Je moet ook een strategisch plan maken wanneer je een grote verandering in de missie van je organisatie gaat maken of nieuwe markten gaat betreden. 

Wat is een sjabloon voor strategische planning?

Een sjabloon voor strategische planning is een tool dat organisaties kunnen gebruiken om hun strategische plan in kaart te brengen en de voortgang bij te houden. Meestal bevat een sjabloon voor strategische planning alle componenten die nodig zijn om een strategisch plan op te bouwen, inclusief de visie- en missieverklaringen van je bedrijf, informatie uit concurrentieanalyses of SWOT-beoordelingen en relevante KPI's.

Wat is het verschil tussen een strategisch plan en een businessplan?

Een bedrijfsplan kan je helpen je strategie te documenteren wanneer je aan de slag gaat, zodat elk teamlid op dezelfde golflengte zit wat betreft je kernbedrijfsprioriteiten en -doelen. Deze tool kan je helpen je strategie te documenteren en te delen met belangrijke investeerders of belanghebbenden bij het opstarten van je bedrijf.

Je moet een businessplan opstellen wanneer je: 

• Je bedrijf net opstart

• Je bedrijf aanzienlijk herstructureert

Als je bedrijf al opgericht is, moet je een strategisch plan maken in plaats van een businessplan. Zelfs als je bij een betrekkelijk jong bedrijf werkt, kan je strategische plan voortbouwen op je businessplan om je in de goede richting te duwen. Tijdens het proces van strategische planning kun je veel van de aanvankelijke fundamentele bedrijfselementen als uitgangspunt nemen om je strategie voor de komende drie tot vijf jaar vast te leggen.

Wat is het verschil tussen een strategisch plan en missie- en visieverklaringen?

Je strategische plan, je missie- en visieverklaringen zijn allemaal nauw met elkaar verbonden. Tijdens het proces van strategische planning zul je namelijk inspiratie putten uit je missie- en visieverklaringen om je strategische plan uit te werken.

Eenvoudig gezegd: 

• Een missieverklaring vat het doel van je bedrijf samen.

• Een visieverklaring legt in grote lijnen uit hoe je het doel van je bedrijf zult bereiken.

• Een strategisch plan haalt inspiratie uit je missie- en visieverklaringen en geeft aan welke acties je gaat ondernemen om de juiste koers aan te houden. 

Als je bedrijf bijvoorbeeld veiligheidsmateriaal voor huisdieren produceert, dan zie je hier hoe je missie- en visieverklaring en strategische plan eruit zouden kunnen zien:

• Missieverklaring: "De veiligheid van de dieren in de wereld waarborgen." 

• Visieverklaring: "Producten maken voor de veiligheid en het volgen van huisdieren, die gebruiksvriendelijk zijn." 

• Je strategische plan zou aangeven welke stappen je de komende jaren gaat zetten om je bedrijf dichter bij je missie en visie te brengen. Je ontwikkelt bijvoorbeeld een nieuwe slimme halsband voor het opsporen van huisdieren of je verbetert de microchipping-ervaring voor eigenaars van huisdieren. 

Wat is het verschil tussen een strategisch plan en de bedrijfsdoelstellingen?

Bedrijfsdoelstellingen zijn brede doelen. Je moet ze jaarlijks of per kwartaal vastleggen (als je organisatie snel evolueert). Deze doelstellingen geven je team een duidelijk idee van wat je van plan bent te bereiken voor een bepaalde periode. 

Je strategische plan is meer toekomstgericht dan je bedrijfsdoelen, en het moet meer dan één werkjaar bestrijken. Bekijk het zo: je bedrijfsdoelstellingen zullen je in de richting van je algemene strategie duwen, maar je strategische plan moet groter zijn dan de bedrijfsdoelstellingen, omdat het meerdere jaren overspant.

Wat is het verschil tussen een strategisch plan en een business case?

Een business case is een document dat je helpt je bedrijf te overtuigen van het belang van een investering of initiatief. Wanneer je een business case maakt, schets je waarom deze investering een goed idee is, en hoe dit grootschalige project een positieve invloed op het bedrijf zal hebben. 

Misschien zul je uiteindelijk business cases bouwen voor dingen die op de routekaart van je strategische plan staan - maar je strategische plan moet, vergeleken daarmee, groter zijn. Dit instrument moet meerdere jaren van je routekaart omvatten, voor je hele bedrijf - niet slechts één initiatief.

Wat is het verschil tussen een strategisch plan en een projectplan?

Een strategisch plan is een meerjarenplan voor het hele bedrijf van wat je in de komende drie tot vijf jaar wilt bereiken en hoe je dat denkt te bereiken. Een projectplan daarentegen schetst hoe je een specifiek project gaat volbrengen. Dit project kan een van de vele initiatieven zijn die bijdragen tot een specifieke bedrijfsdoelstelling, die op haar beurt weer een van de vele doelstellingen is die bijdragen tot je strategische plan. 

Wat is het verschil tussen strategisch management en strategische planning?

Een strategisch plan is een tool om te bepalen waar je organisatie naartoe wil en welke acties je zult ondernemen om die doelen te bereiken. Strategische planning is het proces waarbij een plan wordt gemaakt om je strategische doelstellingen te bereiken.

Strategisch management omvat het strategische planningsproces, maar gaat ook verder. Naast het plannen van hoe je je grote doelen zult bereiken, helpt strategisch management je ook bij het organiseren van je middelen en het uitzoeken van de beste actieplannen voor succes.