업무를 계획대로 진행할 수 있는 프로젝트 계획을 수립하는 방법

프로젝트 계획은 프로젝트와 관련된 모든 것을 체계적으로 관리하고 계획대로 진행하는 데 꼭 필요합니다. 훌륭한 프로젝트 계획을 갖추면 목표와 예산부터 마일스톤과 커뮤니케이션 계획까지 필요한 모든 것을 한 곳에서 시작할 수 있습니다. 프로젝트를 성공시키는 업무 계획을 수립하여 시간을 절약하고 골칫거리를 줄이세요.

프로젝트 계획이란?

업무 계획이라고도 하는 프로젝트 계획은 프로젝트 목표를 성공적으로 달성하기 위해 팀이 달성해야 하는 핵심 요소의 청사진입니다. 프로젝트 계획에는 프로젝트 일정, 범위, 마감일, 결과물에 대한 정보가 포함되어야 하며, 모든 팀원들이 액세스할 수 있는 플랫폼에서 수립해야 합니다. 업무 관리 시스템에서 프로젝트 계획을 작성하면 한 곳에서 업무를 계획하고, 추적하고, 보고할 수 있습니다.

프로젝트 계획이 무엇인지 아직 잘 모르겠다면, 다음 설명을 참고하여 다른 프로젝트 요소와 어떻게 다른지 이해할 수 있습니다.

프로젝트 계획 vs. 업무 계획

프로젝트 계획과 업무 계획은 동일합니다. 팀이나 부서에 따라 호칭은 다르지만, 둘 다 궁극적으로 동일한 것을 설명합니다. 즉, 프로젝트 목적 달성에 필요한 전반적인 조치 사항의 목록입니다.

프로젝트 계획 vs. 프로젝트 헌장

프로젝트 헌장은 프로젝트를 시작하기 전에 주요 이해관계자로부터 승인을 받는 데 사용할 수 있는 툴입니다. 따라서, 프로젝트 계획을 수립하기 전에 프로젝트 헌장을 작성해야 합니다. 프로젝트 헌장은 프로젝트 계획을 간소화한 버전입니다. 여기에는 프로젝트 목적, 범위, 책임만 포함되어야 합니다. 그런 다음, 헌장이 승인되면 프로젝트 계획을 수립하고 프로젝트의 핵심 요소에 대한 보다 자세한 청사진을 제시할 수 있습니다.

프로젝트 계획 vs. 프로젝트 범위

프로젝트 범위는 프로젝트의 규모와 경계를 정의합니다. 프로젝트 계획의 일환으로 프로젝트 범위의 개요를 설명하고 모든 프로젝트 이해관계자와 공유해야 합니다. 범위 변동이 걱정된다면 프로젝트 계획 내에서 미리 정의된 범위를 다시 참조하여 업무를 계획대로 진행할 수 있습니다.

전략 계획을 완전히 구체화하려면 프로젝트 일정을 포함해야 하지만, 업무 계획에는 그 이상이 필요합니다. 또한 이해관계자, 목표, 마일스톤과 같은 다른 핵심 요소에 대한 방향도 제시해야 합니다.

프로젝트 계획 vs. 애자일 프로젝트

애자일 프로젝트 관리는 팀이 업무를 반복되는 협업 구성 요소로 나누는 데 도움이 되는 프레임워크입니다. 애자일 프레임워크는 스크럼 및 스프린트 방법론과 함께 실행되는 경우가 많습니다. 다른 프로젝트와 마찬가지로 업무를 시작하기 전에 프로젝트 계획을 수립하면 애자일 팀이 유용하게 활용할 수 있습니다.

프로젝트 계획이 중요한 이유

프로젝트 계획은 전체 프로젝트를 위한 발판이 됩니다. 프로젝트 계획이 없으면 전체 프로젝트 관리 프로세스의 첫 번째 중요한 단계를 놓치게 됩니다. 프로젝트 관리 계획을 명확하게 작성하면 모든 이해관계자가 프로젝트의 방향과 자신의 책임을 파악할 수 있습니다. 프로젝트를 실제로 시작하기 전에 프로젝트에 필요한 리소스를 갖추고 있는지도 확인할 수 있습니다.

또한 프로젝트 계획을 갖추면 프로젝트 실행을 주도하는 담당자가 앞으로 발생할 수 있는 잠재적인 문제를 프로젝트 계획 단계에서 예측할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트를 달성할 수 있는지 파악하거나 필요에 따라 방향을 수정할 수 있습니다. Project Management Institute에서 수행한 연구에 따르면, 프로젝트 계획과 프로젝트 성공은 밀접한 관련이 있습니다. 계획을 잘 수립할수록 좋은 결과를 달성할 수 있는 것입니다. 따라서 계획 단계를 익히면 프로젝트 효율성과 결과도 향상됩니다.

업무를 계획대로 진행할 수 있는 프로젝트 계획을 수립하는 7가지 단계

명확한 프로젝트 관리 계획을 세우려면 진행되는 모든 사항을 추적하는 방법이 필요합니다. 어떤 유형의 프로젝트를 계획하든 모든 업무 계획에 다음을 포함해야 합니다.

• 목적 및 프로젝트 목표

• 성공 지표

• 이해관계자 및 역할

• 범위 및 예산

• 마일스톤 및 결과물

• 타임라인 및 일정

• 커뮤니케이션 계획

각각 무엇을 의미하거나 어떤 형태인지 잘 모르시겠나요? 자세히 살펴보겠습니다.

1단계: 목표와 목적을 정의합니다

귀하나 팀 또는 회사가 최종 목표를 달성하는 것 등의 이유로 프로젝트 계획을 수립할 것입니다. 하지만, 성공을 측정할 방법이 없다면 해당 목표를 달성했는지 어떻게 알 수 있을까요?

모든 프로젝트 계획에는 명확하고 원하는 결과가 있어야 합니다. 목표를 파악하는 것은 프로젝트 계획의 근거가 될 뿐만 아니라 모든 사람이 동일한 정보를 공유하고 달성하려는 결과에 집중할 수 있게 합니다. 또한 연구에 따르면, 자신의 업무가 회사 목적에 어떻게 기여하고 있는지 아는 직원은 2배나 더 동기 부여가 되는 것으로 나타났습니다. 그러나 직원의 26%만이 이를 명확하게 알고 있습니다. 대부분의 목표 설정이 실제 업무와 별도로 이루어지기 때문입니다. 업무 계획 내에서 목표를 정하면 팀이 수행하는 업무를 달성하려는 프로젝트 목적과 직접 연결할 수 있습니다.

프로젝트 목표와 프로젝트 목적의 차이점

일반적으로 프로젝트 목표는 프로젝트 목적보다 상위에 있습니다. 프로젝트 목표를 작성할 때 프로젝트가 성공하면 어떻게 되고 프로젝트가 비즈니스 목적과 어떻게 일치하는지 설명하세요. 이에 반해, 프로젝트 목적의 초안을 작성하는 목적은 프로젝트가 끝날 때 달성하고자 하는 실질적이고 구체적인 결과물에 중점을 둡니다.

프로젝트 계획은 프로젝트 목적을 통해 팀이 목표를 달성하는 데 필요한 방향을 제시합니다. 목표를 계획서에 직접 반영하여 프로젝트의 최종 목표를 언제든지 확인할 수 있습니다. 프로젝트 범위를 정하거나 프로젝트 일정을 설명할 때 목표를 다시 확인하여 업무가 주요 목적 달성을 지원하는지 확인하세요.

2단계: 성공 지표를 설정합니다

목표를 정의한 후에는 주요 성공 지표를 설정하여 목표 달성을 측정할 수 있도록 하세요. 목표는 의도한 결과를 나타내지만, 그 결과를 달성하기 위해 업무가 계획대로 진행 중인지 여부를 알려주는 성공 지표가 필요합니다. 가장 좋은 방법은 SMART 목표를 설정하는 것입니다. SMART 목표를 사용하면 성공 지표를 명확하게 측정할 수 있으므로 프로젝트가 끝났을 때 되돌아보고 목표 달성 여부를 쉽게 확인할 수 있습니다.

예를 들어, 6월 22일에 SEO 전문가를 대상으로 3일간 진행되는 연례 컨퍼런스를 주최하는 것이 이벤트 목표라면, 컨퍼런스에 최소 1,000명이 참석하는 것을 해당 목표의 성공 지표로 삼을 수 있습니다. 이는 명확하고 측정 가능합니다.

3단계: 이해관계자와 역할을 명확히 합니다

프로젝트를 수행한다는 것은 일반적으로 협업 참여자가 프로젝트 실행에 참여하는 것을 의미합니다. 프로젝트 관리 계획에 어떤 팀원이 프로젝트에 참여하고 각자의 역할은 무엇인지를 간략하게 설명하세요. 이렇게 하면 각 작업의 담당자를 결정하고(곧 다룰 예정입니다) 담당자들이 어떻게 관여해야 할지 알리는 데 도움이 됩니다.

이때 이해관계자의 다양한 역할과 책임을 정의해야 합니다. 예를 들어, 프로젝트의 성공을 직접적으로 책임지는 사람은 누구인가요? 어떤 일을 완료하기 전에 관여해야 하는 승인자가 있나요? 프로젝트 계획에 포함해야 할 부서 간 이해관계자는 누구인가요? 포함해야 하는 리스크 관리 요소가 있나요?

RACI 차트와 같은 시스템을 사용하면 누가 프로젝트를 추진하고, 누가 결정을 승인하고, 누가 프로젝트에 기여하고, 프로젝트 진행에 따라 누가 정보를 받아야 하는지 결정하는 데 도움이 됩니다.

그런 다음, 모든 역할과 이해관계자의 개요를 설명한 후 해당 문서를 프로젝트 계획에 포함해야 합니다. 계획을 수립했다면 업무 계획이 부서 간 정보 소스가 됩니다.

4단계: 예산을 설정합니다

프로젝트를 실행하려면 일반적으로 비용이 듭니다. 콘텐츠를 작성할 프리랜서를 고용하든, 이벤트를 위해 케이터링 회사를 고용하든, 어느 정도 비용을 지출해야 합니다.

프로젝트 계획의 일부로 목표와 이해관계자를 이미 정했으므로 해당 정보를 이용하여 예산을 설정하세요. 예를 들어, 여러 부서가 관련된 부서 간 프로젝트라면 부서들이 프로젝트 비용을 분담하나요? 이벤트 참석자나 신규 사용자와 같은 특정 목표 지표가 있다면 제시된 예산으로 수행할 수 있나요?

프로젝트 계획 단계에서(그리고 지출하기 전에) 예산을 수립해 두면 승인을 받을 수 있고, 승인되면 프로젝트 구현 단계에서 현명하고 경제적인 결정을 내릴 수 있습니다. 프로젝트 계획의 일부로 이미 목표와 이해관계자를 정했기 때문에 해당 예산을 적절하게 할당하는 것도 더 쉽습니다. 계획을 세우면 프로젝트의 어떤 부분에 비용이 얼마나 들 것인지 결정하는 데 도움이 되므로 나중에 예기치 못한 상황으로 당황할 일이 없습니다.

5단계: 마일스톤과 결과물을 조율합니다

프로젝트 계획에서 중요한 부분은 마일스톤이나 성취를 나타내는 구체적인 목적을 설정하는 것입니다. 마일스톤에는 시작일과 종료일이 필요하지 않지만, 이를 달성하면 프로젝트에서 중요한 성과를 거둘 수 있습니다. 마일스톤은 진행 상태를 측정하는 데 사용됩니다. 예를 들어, 회사 신제품을 개발하고 있다고 가정해 보겠습니다. 프로토타입이 완성되는 시점을 프로젝트 타임라인에서 마일스톤으로 설정하면 지금까지의 작업 진행 상태를 측정하는 데 도움이 됩니다.

반면, 프로젝트 결과물은 마일스톤에 도달하면 실제로 생성되는 것입니다. 제품 개발 예시에서 프로토타입이라는 결과물이 완성되었을 때 마일스톤을 달성한 것입니다. 무료 프로젝트 계획 템플릿으로 시작한다면 결과물과 마일스톤을 중심으로 프로젝트를 쉽게 정리할 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 팀원들이 프로젝트 범위 내에 있는 업무와 팀이 목표로 삼는 마일스톤을 명확하게 파악할 수 있습니다.

6단계: 타임라인과 일정을 개략적으로 정리합니다

프로젝트 목표를 달성하려면 전체 프로젝트 타임라인과 일정을 명확하게 해야 합니다. 주어진 기간에 맞게 조율하면 전략적인 계획을 세울 때 우선순위를 더 잘 정할 수 있습니다.

모든 프로젝트의 일정이 명확한 것은 아닙니다. 날짜를 알 수 없는 대규모 프로젝트를 진행한다면 완전한 프로젝트 타임라인 대신 프로젝트 로드맵을 작성하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 정확한 날짜를 정하지 않고도 다양한 작업의 진행 순서를 명확히 할 수 있습니다.

대략적으로 담당자를 정했다면 이제 세부 사항에 집중할 때입니다. 업무 계획 템플릿에서 먼저 프로젝트를 작업으로 나누고 프로세스의 어떤 부분도 건너뛰지 않도록 합니다. 큰 작업은 작은 하위 작업으로 나누어 쉽게 관리할 수 있습니다.

그런 다음, 각 작업과 하위 작업에 시작일과 종료일을 지정합니다. 모든 업무가 결합된 프로젝트 타임라인에 함께 표시됩니다. 이해관계자를 추가하고 누가 언제까지 무엇을 담당할지 계획을 세우세요.

7단계: 커뮤니케이션 계획을 공유합니다

대부분의 프로젝트에 여러 명의 이해관계자가 관여하므로 커뮤니케이션 스타일이 서로 다를 수 있습니다. 프로젝트 계획에서는 특정 프로젝트에서 담당자에게 기대하는 작업 내용을 미리 설정할 수 있습니다. 프로젝트 현황과 진행 상태, 다음에 어떤 일이 예정되어 있는지를 모든 구성원이 확실히 파악할 수 있도록 커뮤니케이션 계획을 세우는 것이 중요합니다. 명확한 커뮤니케이션 시스템을 갖추면 어려움이 생기더라도 쉽게 대처할 수 있습니다.

커뮤니케이션 계획을 세울 때 다음 질문을 고려하세요.

• 얼마나 많은 프로젝트 관련 미팅이 필요한가요? 목표는 무엇인가요?

• 상태 업데이트는 어떻게 관리하나요? 어디서 공유하나요?

• 프로젝트를 관리하고 진행 상태와 업데이트를 전달하기 위해 어떤 툴을 사용하나요?

프로젝트 계획의 다른 요소와 마찬가지로 커뮤니케이션 계획도 프로젝트 계획 내에서 쉽게 액세스할 수 있어야 합니다. 이해관계자와 여러 부서의 협업 참여자는 프로젝트의 계획 및 실행 단계에서 이러한 지침을 쉽게 찾을 수 있어야 합니다.

프로젝트 계획 예시

다음으로, 프로젝트 관리 계획이 어떤 형태로 되어야 하는지 이해할 수 있도록 마케팅 및 디자인 프로젝트를 위한 계획 예시 두 가지를 소개합니다. 직접 프로젝트 계획을 세울 때 참조할 수 있습니다.

프로젝트 계획 예시: 연간 콘텐츠 캘린더

귀하가 회사의 콘텐츠 책임자이고 내년에 게시될 모든 콘텐츠를 위해 콘텐츠 마케팅 캘린더를 작성하고 전달해야 한다고 가정해 보겠습니다. 첫 번째 단계는 업무 계획을 세우는 것입니다. 다음과 같습니다.

목표 및 성공 지표

참여도 10% 증가를 콘텐츠 캘린더를 만들고 실행하는 목표로 삼습니다. 성공 지표는 이메일 오픈율과 클릭률, 회사의 소셜 미디어 팔로워, 검색 엔진에서 콘텐츠 순위입니다.

이해관계자 및 각 구성원의 역할

이 프로젝트에 참여하는 사람은 5명입니다.

• 나(콘텐츠 리더): 캘린더를 작성하고 유지합니다

• Brandon 및 Jamie(콘텐츠 작성자): 각 콘텐츠의 개요와 카피를 제공합니다

• Nate(편집자): 콘텐츠에 관한 피드백을 편집하고 제공합니다

• Paula(프로듀서): 작성과 편집이 끝난 콘텐츠를 게시합니다

예산

프로젝트 계획과 1년 치 콘텐츠에 대한 예산은 $50,000입니다.

마일스톤 및 결과물

첫 번째 마일스톤은 올해의 모든 주제를 보여주는 콘텐츠 캘린더를 완성하는 것입니다. 결과물은 공유 가능한 캘린더입니다. 마일스톤과 결과물이 모두 프로젝트 일정에 명확하게 표시되어야 합니다.

타임라인 및 일정

콘텐츠 캘린더 프로젝트 계획의 일정을 다음과 같이 정했습니다.

• 10월 15일~11월 1일: 콘텐츠 주제 아이디어를 조사

• 11월 2일~11월 30일: 작성할 주제 선정

• 12월 1일~1월 1일: 캘린더 작성

• 1월 1일~12월 31일: Brandon과 Jamie가 1년 내내 콘텐츠를 작성하고 Nate가 편집

• 1월 16일~12월 31일: Paula가 1년 내내 수시로 콘텐츠를 게시

커뮤니케이션 계획

킥오프 미팅을 한 후 커뮤니케이션 계획의 일부로 월별 업데이트 미팅을 합니다. 주간 상태 업데이트는 금요일 오후에 전송됩니다. 모든 프로젝트 관련 커뮤니케이션은 프로젝트 관리 툴에서 이루어집니다.

프로젝트 계획 예시: 웹사이트 재디자인

이 예에서는 웹사이트가 마침내 웹사이트 재디자인으로 업데이트됩니다. (실제로는 전면 개편에 가깝습니다.) 이 프로젝트는 범위가 넓고 여러 이해관계자의 기대치가 높은 것을 감안하여 세부 계획이 필요합니다. 프로젝트 계획은 다음과 같습니다.

목표 및 성공 지표

업무 계획의 전반적인 목표는 연말까지 회사 웹사이트의 전환율을 15% 늘리는 것입니다. 성공 지표는 무료 체험에 가입한 일일 방문자 수와 가입 전환율입니다.

이해관계자 및 각 구성원의 역할

• 나(프로젝트 리더): 프로젝트를 계획하고 관리합니다

• Sophie(UXR): 조사한 후 각각에 대해 인사이트를 제공합니다

• James 및 Jenny(디자인): 새 웹사이트 디자인을 제공합니다

• Shelly(콘텐츠): 새 구성 요소 또는 웹페이지에 사용할 카피와 콘텐츠를 작성합니다

• Kate(웹 개발자): 새 웹사이트를 구현합니다

• Rob(웹 개발자 리더): QA를 구현하고 새 웹사이트를 론칭합니다

• Emily(마케팅 팀장): 프로젝트에 관한 피드백을 제공하고 승인합니다

예산

새 웹사이트 재디자인 예산은 $30,000입니다.

마일스톤 및 결과물

조사 단계가 완료되고 Sophie가 디자인과 콘텐츠(결과물)를 진행하는 방법에 대한 권장 사항이 포함된 보고서를 보내면 첫 번째 마일스톤에 도달합니다.

타임라인 및 일정

• 3월~5월: Sophie가 웹사이트 재디자인에 관한 모든 필요한 조사를 합니다.

• 5월~7월: James와 Shelly가 동시에 디자인과 콘텐츠를 제작합니다.

• 8월 초: Kate가 James의 디자인과 Shelly의 콘텐츠가 포함된 새 웹사이트를 론칭합니다.

커뮤니케이션 계획

커뮤니케이션 계획의 경우, 프로젝트 관리 툴로 모든 작업, 커뮤니케이션, 자산을 한 곳에 보관하여 모든 이해관계자가 쉽게 찾을 수 있도록 합니다. 업무가 시작되기 전에 킥오프 미팅을 하고, 각 마일스톤이 끝날 때 미팅을 합니다. 상태 업데이트와 업무 요청 수신을 포함한 기타 모든 커뮤니케이션은 프로젝트 관리 툴에서도 이루어집니다.

ClassPass가 처음부터 끝까지 프로젝트 계획을 관리하는 방법

ClassPass의 마케팅 운영 부문 수석 프로젝트 매니저인 Kerry Hoffman은 크리에이티브, 성장, 콘텐츠팀들이 수행하는 모든 마케팅 프로젝트를 감독합니다. Kerry Hoffman이 프로젝트 계획을 관리하는 3가지 주요 전략은 다음과 같습니다.

• 이해관계자를 미리 파악: 프로젝트의 각 단계에 적합한 사람들을 참여시킬 수 있도록 프로젝트 규모에 관계없이 누가 이해관계자이고, 프로젝트에서 어떤 역할을 담당하는지 아는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 팀이 업무를 시작하기 전에 검토와 승인 프로세스가 명확해집니다.

• 프로젝트 관련 커뮤니케이션 방법 합의: 프로젝트 관련 커뮤니케이션을 언제 어디서 할 것인지 정합니다. 이렇게 하면 핵심 정보를 적절한 곳에서 전달하여 모든 구성원과 보조를 맞출 수 있습니다.

• 다른 구성원의 업무 스타일을 배우고 적응: 프로젝트가 항상 계획대로 진행되지는 않습니다. 하지만, 적절한 통합 관리를 구현하면 프로젝트를 원활하게 수행할 수 있습니다. 또한 프로젝트 멤버들이 원하는 업무 방식을 확인하여 계획을 세울 때 이를 고려하세요. 이렇게 하면 프로젝트를 시작한 뒤 업무를 원활하게 진행하는 데 도움이 됩니다.

전문가처럼 다음 프로젝트 계획 작성하기

축하합니다, 이제 업무 계획 전문가가 되셨습니다. 이러한 단계에 따라 약간의 시간을 들여 많은 구성을 갖추면 효과적인 프로젝트 계획을 수립할 수 있습니다.

앞으로 귀하와 팀은 업무를 계획대로 진행하고 조기에 문제를 해결할 수 있습니다. 그리고 Asana와 같은 프로젝트 관리 툴을 사용하면 프로젝트 계획의 각 단계를 자신 있게 진행할 수 있습니다.