프로젝트 디자인이란? 전문가 팁이 포함된 7단계

프로젝트를 관리하는 데 있어서 모든 사람이 동일한 정보를 파악하도록 하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 계속 변동되는 부분이 생기고, 여러 가지 결과물이 나오고, 부서 간 협업을 하는 상황에서 초기의 프로젝트 미팅만으로는 부족한 경우가 있습니다.

프로젝트 디자인은 아이디어와 프로세스, 결과물에 대해 조율할 수 있는 기회입니다. 프로젝트 디자인은 프로젝트 라이프 사이클의 초기 단계이며, 종종 프로젝트 계획이나 프로젝트 헌장 작성보다 먼저 이루어집니다. 이는 프로젝트 디자인이 구체적인 세부 사항보다는 프로젝트 개요에 초점을 맞추기 때문입니다. 종종 초기 단계에서 프로젝트 이해관계자들이 전체적인 그림을 쉽게 이해할 수 있도록 플로 차트, 간트 차트, 타임라인과 같은 시각적인 보조 수단이 사용됩니다.

프로젝트 디자인의 기초 사항과 프로젝트 디자인을 작성하기 위한 7단계를 살펴보고 이러한 프로세스를 더 잘 이해하는 데 도움이 되는 전문가의 조언을 알려드리겠습니다.

프로젝트 디자인의 작동 방식

프로젝트 디자인은 아이디어, 프로세스, 리소스, 결과물을 계획하는 프로젝트 라이프 사이클의 초기 단계입니다. 프로젝트 디자인은 전반적인 개요이기 때문에 더 자세한 정보를 포함하는 프로젝트 계획보다 먼저 작성합니다.

프로젝트 디자인을 작성할 때 거치는 7단계에는 목표를 정의하고 시각적인 보조 수단을 사용하여 목적을 전달하는 과정이 포함됩니다.

이러한 시각적인 요소에는 간트 차트, 칸반 보드, 플로 차트와 같이 다양한 방법이 포함됩니다. 프로젝트 전략을 시각적으로 나타내면 이해관계자 간에 투명성이 확보되고 전반적인 실행 가능성을 비롯한 프로젝트의 여러 측면을 명확히 할 수 있습니다. 

프로젝트 디자인의 7가지 단계

성공적인 프로젝트 디자인 프로세스는 7단계로 구성됩니다. 여기에는 목표와 기준이 되는 목적을 정의하는 것부터 전략을 강화하는 것까지 모든 것이 포함되어 새로운 프로젝트를 관리하는 동안 체계성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 디자인을 작성하는 데 필요한 각 단계를 살펴보겠습니다.

1단계. 프로젝트 목표 정의하기

첫 번째 단계에서는 프로젝트 목표를 정의합니다. 우선 첫 아이디어 도출 미팅을 주최하여 전반적인 프로젝트 타임라인과 결과물에 관해 문서화합니다.

먼저 프로젝트와 이해관계자의 필요를 고려하세요. 해결하려는 문제가 무엇인가요? 프로젝트와 프로젝트 참여자에 대한 간단한 설명을 적는 것부터 시작하세요.

프로젝트의 기본 목표를 작성했다면 더 구체적인 목표에 대해 자세히 결정하세요.

전문가 팁: 프로젝트 디자인을 시작할 때 방향성을 더 잘 시각화할 수 있도록 SMART 목표를 사용하세요. SMART는 Specific(구체적인), Measurable(측정 가능한), Achievable(달성 가능한), Realistic(현실적인), Time-bound(기한이 정해진)을 나타내는 두문자어입니다. 

2단계. 결과를 결정하기

다음으로 프로젝트의 결과를 좁힙니다. 이는 보통 초기 목표 계획 단계보다는 더 상세하게 이루어지며 프로젝트에서 완수하게 될 구체적인 작업을 포함합니다.

예를 들어 웹사이트에 새로운 랜딩 페이지를 추가하기 위한 프로젝트에 착수한다고 한다면 이메일 가입 양식을 추가하는 것이 결과 중 하나가 될 수 있을 것입니다.

프로젝트 목표와 함께 필요한 결과와 주요 결과물을 문서화하여 기한 설정을 시작하세요. 많이 사용되는 프로젝트 관리 방법론을 참조하여 무엇이 프로젝트의 필요에 부합하는지 정해도 좋습니다.

전문가 팁: 프로젝트가 복잡하다면 애자일 방법론을 반복적으로 사용하여 대규모 작업을 짧은 스프린트로 나누세요. 기존 스타일의 프로젝트에 가깝다면 철저하게 단계별 접근 방식을 취하는 폭포수 방법을 사용해 보세요.

3단계. 리스크와 제약을 파악하기

결과를 식별한 후에는 프로젝트의 리스크와 제약을 고려하세요. 리스크로 이어질 수 있는 프로젝트 요소를 평가하여 리소스의 낭비를 철저히 방지하세요.

리스크와 제약을 식별하려면 리소스 관리 툴, 자금, 필요한 기간을 결정해야 합니다. 관련된 이해관계자 및 프로젝트 팀과 더 논의하여 프로젝트가 시작되기 전에 이러한 제약을 해결할 수 있도록 하세요.

전문가 팁: 리스크 관리 대장을 사용하여 발생 가능한 프로젝트 리스크를 분석하고, 문서화하고, 해결하세요.

4단계. 시각적인 보조 수단으로 프로젝트 전략을 다듬기

프로젝트 전략은 프로젝트의 시각적인 로드맵이며, 팀원에게 목적을 전달하는 데 도움이 됩니다. 이해관계자와 공유할 수 있는 시각적 보조 수단을 선택하여 전략을 수립하세요.

선택할 수 있는 시각적 보조 수단에는 여러 가지 종류가 있으며 다음과 같은 것이 포함됩니다.

• 플로 차트: 플로 차트는 프로세스를 수행하는 데 필요한 단계와 결정 사항을 시각적으로 표현한 것입니다. 플로 차트는 특히 단계별 접근 방식을 시각화하고 프로젝트 결과물을 효과적으로 정리하는 데 유용한 방법입니다.

• 간트 차트: 간트 차트는 프로젝트의 타임라인을 표시하기 위해 사용하는 가로 막대 차트입니다. 간트 차트의 막대는 프로젝트의 단계를 나타내며 막대의 길이는 단계를 마치는 데 소요되는 시간의 양을 나타냅니다.

• 업무 분류 체계(Work Breakdown Structure, WBS): WBS는 주어진 프로젝트 내에 있는 모든 작업을 분류한 것입니다. 프로젝트 매니저는 업무 분류 체계를 사용하여 팀이 목표를 가장 염두에 둔 상태에서 결과물을 시각화하도록 도울 수 있습니다.

• 마인드맵: 마인드맵은 프로젝트와 작업을 시각화하는 데 사용하는 계층으로 된 다이어그램입니다. 프로젝트 매니저는 마인드맵으로 팀의 특정 목표와 같은 중심 개념이나 아이디어를 중심으로 결과물을 연결할 수 있습니다.

• PERT 차트: PERT 차트 또는 PERT 다이어그램은 작업 일정을 정하고 작업을 체계적으로 정리하며 계획하는 데 사용되는 도구입니다. PERT 차트는 복잡한 프로젝트와 작업을 완료하는 데 필요한 시간을 추정하는 데 유용하게 사용할 수 있습니다.

각각의 시각적인 도구는 조금씩 다르기 때문에 팀이 선호하는 것을 선택하면 됩니다. 업무의 종속 관계를 상세히 표시하는 업무 분류 체계가 대규모 팀에 적합한 반면, 플로 차트는 덜 복잡한 프로젝트를 수행하는 소규모 팀에 적합합니다.

전문가 팁: 시각적 보조 수단을 프로젝트 디자인에 추가하기 전에 각 구성 요소의 기능을 살펴보세요. 포함할 상세 정보의 양, 사용성, 시각적 형태를 기준으로 각각 검토해 보면 됩니다. 이렇게 하면 필요에 가장 부합하는 것을 찾을 수 있습니다.

5단계. 예산 추산하기

다음으로 프로젝트 예산을 추산하여 리소스 배정을 시작하세요. 예산에는 프로젝트의 수익성, 이용 가능한 리소스, 아웃소싱이 필요한 업무가 포함됩니다. 예산은 또한 경영진에서 정한 특정한 숫자로, 각 결과물을 완성하기 위해 고려해야 하는 것일 수 있습니다.

예산은 리더의 승인을 받아야 하거나 승인에 따라 수정되어야 할 수도 있습니다. 최종 승인을 받으면 프로젝트의 예산 수령인, 프로젝트 디자인, 작업을 배정할 수 있습니다.

전문가 팁: 리소스를 배정할 때 자동화 소프트웨어를 사용하여 자동화 프로세스를 실행하면 효율성을 높이고 프로젝트의 오류를 줄일 수 있습니다.

6단계. 비상 대책 수립하기

작업 배정을 시작하려면 비상 대책을 수립하세요. 비상 대책은 위에서 언급한 프로세스의 리스크와 제약에 대비한 예비 계획입니다. 문제가 발생할 때 체계적으로 정리된 계획이 있으면 이를 실시간으로 해결하고 효율을 능률화하는 데 도움이 됩니다.

비상 대책을 수립하려면 간트 차트나 타임라인 도구를 사용하여 리스크를 체계적으로 정리하고 각 리스크에 대한 계획을 결정하세요. 예를 들어 리스크 중 하나가 자재가 제때 도착하지 않는 문제라면 다른 곳에서 자재를 조달하거나 자재를 기다리는 동안 프로젝트의 다른 부분에 착수하는 것이 비상 대책이 될 수 있습니다.

각 리스크에 대한 계획을 작성했다면 이제 프로젝트를 실행할 준비가 된 것입니다.

전문가 팁: Asana를 사용하여 목록, 타임라인, 간트 차트를 확인하면 프로젝트 계획을 더 잘 시각화할 수 있습니다. 

7단계. 마일스톤 기록하기

마지막 단계에서는 팀의 마일스톤을 기록합니다. 이는 업무가 제때 완료되도록 하고 불일치하는 문제가 생길 때 이를 쉽게 식별하기 위한 것입니다.

이 과정은 이해관계자가 정보와 진행 상태를 확인할 수 있는 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 진행할 수 있습니다. 프로젝트가 끝날 때까지 마일스톤을 관리하여 작업이 제때 완료되도록 하는 것이 좋습니다.

전문가 팁: 프로젝트 이해관계자와 자주 소통하여 작업 종속성을 추적하고 단기 목표를 달성하도록 하세요.

프로젝트 디자인을 개선하기 위한 전문가의 팁 3가지

협업을 개선하고 효율을 높이는 프로젝트 디자인을 만드는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 프로젝트 디자인 프로세스를 구성하는 7단계와 함께 프로젝트 디자인을 한 단계 더 발전시킬 수 있는 몇 가지 팁을 알려드립니다.

직접 프로젝트 디자인을 만들 때 다음 3가지 팁을 기억하세요.

1. 이해관계자와 초반부터 자주 커뮤니케이션하세요. 어떤 프로젝트를 수행하든 커뮤니케이션이 핵심입니다. 프로젝트 초반부터 협업하면 모든 이해관계자가 동일한 정보를 공유하고 가장 중요한 목표를 이해할 수 있습니다. 이는 프로젝트 전반에 걸쳐 미팅을 주도하고 워크플로를 사용하여 팀워크를 능률화함으로써 가능합니다.

2. 목표를 가장 중시하세요. 목표를 프로젝트 결과물과 연결하면 전 과정의 모든 단계에서 목표를 달성할 수 있습니다. 이는 목표를 목표 달성에 필요한 업무와 쉽게 연결할 수 있는 타임라인 소프트웨어를 활용하여 수행할 수 있습니다.

3. 시각적 요소를 사용하여 마일스톤을 추적하세요. 비즈니스 케이스와 일일 할 일 목록도 유용하지만, 시각적 요소를 사용하면 이해관계자가 더 큰 그림을 볼 수 있습니다. 간트 차트에서 PERT 차트까지 프로젝트 업무를 시각화할 수 있는 방법은 다양합니다.

이 3가지 팁 외에도 언제나 팀에 최선의 이익이 되는 것을 염두에 두세요. 필요한 정보를 제공하고 합리적인 기한 내에서 업무 일정을 계획하면 팀의 참여도와 효율성을 유지할 수 있습니다.

프로젝트 디자인으로 스토리를 전하세요

프로젝트 디자인은 프로젝트를 성공적으로 수행하는 데 필요한 중요한 요소입니다. 필요한 정보와 리소스를 모으는 것부터 팀원들과 조율하는 것까지 세세한 부분을 실행하는 것은 여러분의 몫입니다. 제대로 된 프로젝트 디자인을 갖추면 여러분과 팀은 어떤 상황에 직면하더라도 잘 대처할 수 있습니다.

업무 관리 소프트웨어로 프로젝트 계획을 한 차원 더 높이 끌어올리세요. 업무 간소화부터 가시성 개선까지, Asana는 여러분의 팀이 명확성을 갖추고 자신 있게 더 많은 것을 성취하도록 도와드릴 수 있습니다.