미팅 메모를 더 효과적으로 기록하기 위한 9가지 팁

미팅은 프로젝트의 중요한 요소입니다. 미팅은 의사 결정을 하고 팀 멤버가 교류하는 장입니다. 미팅이 바람직한 의사 결정을 내리기 위한 핵심 단계라면 미팅에서 나온 아이디어는 어떻게 처리해야 할까요? 미팅 메모를 작성할 책임이 누구에게 있는지 불분명하다면 아이디어와 실행 과제가 누락될 수 있습니다.

중요한 정보와 배경 정보를 빠뜨리지 않고 기록하는 가장 좋은 방법은 미팅 메모와 회의록을 작성하는 것입니다. 이 기사에서는 이러한 유형의 문서에 대해 자세히 설명합니다.

미팅 메모란?

미팅 메모는 미팅 중 기록하는 핵심 정보입니다. 잘 기록된 미팅 메모는 미팅에서 논의한 중요 사항과 다음 미팅 전에 완료해야 할 실행 과제를 상세하게 떠올리는 데 유용합니다.

미팅 메모에 정해진 구조나 형태가 따로 있는 것은 아니며 메모 작성 기법은 개인의 선호에 따라 달라질 수 있습니다.

회의록이란?

회의록이란 감사나 법적 소송에서 공식 문서로 사용할 수도 있는 정식 메모 작성 형식입니다. 회의록에는 적어야 할 내용에 대해 정해진 구조가 있으며 이러한 요건에는 다음 항목이 포함됩니다.

• 미팅 날짜와 시간 그리고 미팅을 시작한 시간과 미팅이 끝난 시간.

• 미팅 참여자의 이름과 미팅에 초대받았으나 참석하지 못한 사람의 이름.

• 미팅에서 논의한 주제.

• 예를 들어 선거 결과, 가결 또는 부결된 발의, 다음 미팅의 날짜 및 시간과 같은 주요 결정 사항

• 다음 미팅에서 다룰 실행 과제.

‘회의록’이라는 용어는 ‘짧은 메모’라는 뜻의 라틴어 표현인 minuta scriptura에서 유래하였습니다. 회의록은 실시간으로 받아 적는 것도 좋지만 진행 사항을 그대로 적는 것 자체가 회의록의 목적은 아닙니다.

미팅 메모와 회의록 중 어떤 것이 더 좋을까요?

프로젝트 매니저는 보통의 미팅 메모를 사용할 가능성이 높습니다. 프로젝트 킥오프 미팅, 프로젝트 계획, 일상적인 1:1 미팅의 경우, 메모로 충분합니다.

공청회 또는 회사 전체 미팅과 같이 녹화와 문서화가 필요한 공식적인 미팅이라면 회의록이 더 적절합니다.

미팅 메모를 사용해야 하는 이유

미팅 메모는 여러 가지 형식을 가지고 있을 수 있으며 선호하는 방식에 상관 없이 미팅 메모를 만들면 얻을 수 있는 몇 가지 이점이 있습니다. 다음은 미팅 메모가 팀에 명확성을 제공할 수 있는 몇 가지 이유입니다.

의사 결정을 기록합니다

기억력이 뛰어난 사람이 있는 반면, 팀 미팅에서 결정한 사항이 무엇인지 금세 잊어버리는 사람이 있을 수 있습니다. 서면으로 기록을 남겨 두면 팀 멤버가 특정 시점에 결정된 사항이 무엇인지 참고할 수 있습니다. 미팅 메모는 또한 책임 의식을 유지하는 데에도 도움이 되고 추후 프로젝트에서 참고 자료로 삼기에도 좋습니다.

모든 팀원이 추후 미팅 메모를 참고할 수 있도록 하기 위한 방법 중 한 가지는 지정된 공간에 단일 정보 소스로서 메모를 보관해 두는 것입니다. 모든 미팅 메모와 안건을 동일한 장소에 모아 두면 참석하지 못한 사람이 새로운 업데이트 사항을 파악하려는 경우, 대화에 대한 중요한 배경 정보를 얻을 수 있습니다.

비동기식 참여 기회를 제공합니다

팀원 중 일부가 미팅에 참석하기 어려운 경우, 예전 미팅 메모를 공유하면 최신 상황에 대한 정보를 알려주고 자기 시간에 맞춰 미팅의 결정 사항을 처리하도록 할 수도 있습니다. 일정이 맞지 않아 미팅에 참석하지 못하더라도 미팅 메모를 공유하면 비동기식으로 의사 결정 프로세스에 참여하는 기회를 얻을 수 있습니다.

미팅에 대한 기억을 강화합니다

독일의 심리학자인 Hermann Ebbinghaus는 1895년에 최초로 기억과 회상에 대한 실험을 했습니다. 이 연구에서 그는 정보를 유지하려 노력하지 않는 경우 시간이 경과함에 따라 얼마나 빠르게 정보가 잊혀지는지를 보여주는 망각 곡선을 개발했습니다.

메모를 효과적으로 작성하면 시간이 지나도 정보가 머릿속에 잘 저장되어 더 빠르게 기억해 내는 데 도움이 됩니다. 하루 뒤에 미팅 메모를 읽어 보는 등 메모를 더 많이 활용할수록 미팅 시 결정된 사항을 더 많이 기억할 수 있습니다.

효과적인 미팅 메모를 위한 9가지 팁

더 나은 미팅 메모를 작성함으로써 실행 가능한 작업과 핵심 결과물을 세세하게 파악할 수 있습니다. 미팅의 중요한 결정 사항이 모두 문서화되므로 나중에 언제든 다시 참고할 수 있습니다. 메모를 효과적으로 작성하는 방법에 대한 몇 가지 방법을 소개합니다.

1. 본인에게 잘 맞는 메모 작성 방법을 선택합니다

일반적으로 사용되는 메모 작성 방법이 몇 가지 있지만 본인의 역할과 학습 스타일에 가장 잘 맞는 방법을 찾는 것이 중요합니다. 널리 알려진 메모 작성 방법은 다음과 같습니다.

• 코넬 방식: 코넬 방법에서는 왼쪽에 좁은 열 하나와 오른쪽에 큰 열 하나가 있어 총 두 개의 열이 있는 형태로 메모를 작성합니다. 왼쪽 열은 미팅의 핵심 아이디어를 강조하는 곳이고 오른쪽 열은 핵심 아이디어에 대한 세부 정보를 적는 곳입니다. 대화는 자연스럽게 하나의 주제에서 다음 주제로 이동하기 때문에 왼쪽에서는 핵심 아이디어를 파악하고 오른쪽에서는 더 자세한 세부 정보를 기재하여 체계적으로 내용을 정리할 수 있습니다.

• 개요 방식: 바람직한 형태의 미팅이라면 미팅 안건이 사전에 공유되었을 것입니다. 공유된 안건을 메모의 개요로 사용하세요. 안건을 토대로 하여 요점을 열거해 나가세요. 그런 다음 미팅이 진행될 때 각 안건 항목 밑에 메모를 작성하세요.

• 사분면 방식: 지면을 네 개의 사분면으로 나누고 각 섹션의 이름을 일반 사항, 자신의 실행 과제, 다른 팀원의 실행 과제와 질문으로 정하세요. 일반 사항 섹션에는 미팅의 요점과 중요한 세부 정보를 적고 나머지 사분면에는 각 섹션의 이름에 해당하는 사항을 적습니다.

• 슬라이드 방법: 프레젠테이션을 하는 미팅이라면 발표자에게 프레젠테이션 슬라이드를 사전에 공유해 줄 수 있는지 물어 보세요. 그런 다음 발표자가 발표할 때 적고 싶은 내용을 관련된 슬라이드에 추가하면 됩니다.

2. 노트북이 아니라 펜과 종이를 사용합니다

연구에 따르면, 손으로 메모하는 것이 개념적인 정보를 오래 기억하는 데 더 좋다고 합니다. 손으로 메모하면 모든 내용을 글자 그대로 적는 것은 불가능하기 때문에 미팅의 핵심 내용에 더 집중하게 됩니다. 노트북을 쓰지 않으면 미팅을 하는 동안 멀티태스킹을 하지 않게 되는 효과도 있습니다.

3. 모든 내용을 말 그대로 적지 않습니다

미팅 내용을 말 그대로 미팅 메모에 옮겨 적는 것은 시간과 에너지 모두를 낭비하는 일입니다. 미팅은 많은 대화로 이루어지지만 나중에 미팅 메모를 읽을 때 대화의 모든 부분이 필요한 것은 아닙니다. 논의한 요점, 그렇게 논의한 결과와 다음 단계를 적어 가장 중요하고 실행 가능한 업무에 집중할 수 있도록 하세요.

손으로 메모를 작성한다면 흔히 사용하는 표현이나 아이디어에 대해 속기 방법, 기호, 머리글자 또는 약어를 사용하여 빠르게 필기하세요. 나중에 무슨 뜻인지 알 수 있도록 미리 범례나 단서를 적어 두어야 한다는 것만 기억하세요.

4. 메모 작성 템플릿을 사용합니다

미팅 메모 템플릿이나 회의록 템플릿 중 무엇을 사용하든 미리 만들어져 있는 템플릿을 사용하면 메모 작성 속도를 높일 수 있기 때문에 형식을 준비하거나 미팅 중에 만들 필요가 없습니다. 누가 미팅 메모를 적든 모든 미팅 메모가 일관된 구조를 따르게 되어 모든 팀원이 기재된 정보가 무엇인지 예상할 수 있습니다.

5. 미팅을 기록할 사람을 구체적으로 정합니다

회의를 주재하는 경우, 미팅 메모를 작성하면서 동시에 다른 팀원과 대화를 이끌어 가는 것이 힘들 수 있습니다. 중요한 미팅을 이끄는 상황에서는 팀원 한 명에게 미팅 메모를 대신 작성해 달라고 요청하세요. 정기적으로 여는 미팅이라면 미팅 메모 작성을 교대로 담당하여 모든 사람이 대화에 참여할 기회를 갖도록 하세요.

6. 녹화 소프트웨어로 대화를 기록합니다

원격으로 근무하는 팀이 많은 상황에서는 미팅 메모를 작성하는 것보다 동영상을 녹화하고 공유하는 편이 더 쉬울 것입니다. Zoom + Asana 연동과 같은 연동을 사용하면 녹화된 대화를 텍스트로 변환 기록하여 나중에 팀 멤버가 읽을 수 있습니다. 미팅 대화를 변환 기록한 텍스트를 읽으면 요점과 실행 과제에 대해 자주 오가는 대화를 한눈에 쉽고 자세하게 파악할 수 있습니다.

녹화 전에는 회의에 참여하는 모든 사람에게 녹화 사실과 녹화 동영상의 용도를 알리는 것이 중요합니다. 또한 녹화 동영상과 텍스트로 변환된 기록을 하나의 장소에서 공유하여 모든 팀원이 액세스할 수 있도록 하는 것도 잊지 마세요.

7. 중요한 관계자를 강조 표시합니다

누군가가 추후 후속 확인이 필요한 내용을 이야기하는 경우, 이야기한 사람의 이름을 적어 두세요. 이렇게 하면 질문이 있거나 나중에 그 사람과 최신 정보를 공유해야 할 때 해당 주제에 대해 누구에게 이야기해야 할지 정확히 파악할 수 있습니다.

이 방법은 어떤 주제에 대해 두 이해관계자가 의견이 일치하지 않은 경우에도 유용합니다. 두 사람의 의견을 모두 기록함으로써 이러한 엇갈린 의견을 최종 결정에 대한 기초 토대로 삼을 수 있습니다.

8. 모두가 메모를 볼 수 있도록 화면을 공유합니다

분산된 팀에서 일하고 있거나 원격 근무 중이라면 화상 회의에 참여해야 할 때가 많을 것입니다. 메모를 작성하는 동안 화면을 공유하면 팀 멤버에게 유용할 것입니다. 놓치고 못 적은 것이 있다면 다른 팀원이 실시간으로 이에 대해 알려 주고 추가해야 할 요점을 말해 줄 수 있습니다.

9. 미팅 메모를 모든 참석자와 공유합니다

미팅 후 후속 확인을 하는 것은 모든 이해관계자가 결정된 사항을 명확히 이해하도록 하는 좋은 방법입니다. 미팅에 오지 못한 사람이 있다면 미팅 메모를 확인하여 비동기 방식으로 미팅 내용을 파악할 수 있습니다. 또한 미팅 메모에 누락된 요점이 있다면 팀원이 후속 확인 메모에 추가할 수도 있습니다.

미팅 후 이해관계자와 후속 확인을 할 때에는 문서를 간단하게 공유하고 문서에 액세스할 수 있도록 하세요. 팀과 협력하여 커뮤니케이션 계획을 세워 두면 이러한 정보가 어디에 저장되고 나중에 어떻게 액세스할 수 있는지 모든 사람이 정확히 알 수 있습니다.

실행 가능한 미팅 메모를 한 곳에 보관하세요

프로젝트와 미팅 메모를 체계적으로 정리하는 가장 좋은 방법은 모든 마감일과 실행 과제를 실시간으로 확인할 수 있는 단 하나의 공간을 만드는 것입니다. 업무 관리 툴을 사용하면 팀 멤버가 체계적인 방식으로 미팅에 참여할 수 있고 미팅의 생산성도 높일 수 있습니다. 툴을 시도해 보고 싶으신가요? Asana를 사용하여 모두가 공유하는 하나의 공간에서 팀의 업무를 관리하세요.