핵심 요약을 작성하는 방법(사례 포함)

프로젝트 관리의 가장 큰 장점 중 하나는 팀의 모든 업무를 계획, 관리, 실행하는 방법을 제공한다는 점입니다. 이러한 정보를 한눈에 확인하는 것이 도움이 될 때가 많습니다. 그러나, 때로는 새로운 프로젝트 멤버나 경영진이 프로젝트 내용을 간략하게 보기를 선호할 수 있습니다. 보는 사람들이 집중력을 잃지 않게 하면서도 프로젝트 요점을 공유할 수 있는 간결한 방법이 필요합니다.

가장 좋은 방법은 핵심 요약을 사용하는 것입니다. 핵심 요약을 작성한 적이 없더라도 걱정하지 마세요. 이 글에서 핵심 요약을 계획하고, 작성하고, 팀과 공유하기 위해 알아야 할 모든 내용을 소개합니다.

핵심 요약이란?

핵심 요약은 문서의 개요입니다. 핵심 요약의 길이와 범위는 요약하는 문서에 따라 다르지만, 일반적으로 1~2페이지 정도가 될 수 있습니다. 핵심 요약에서는 읽는 사람과 주요 이해관계자가 알아야 하는 모든 정보를 공유하는 것이 좋습니다.

이렇게 생각해 보세요. 고위 이해관계자가 핵심 요약만 읽어도 성공하는 데 필요한 모든 정보를 얻을 수 있나요? 만약 그렇다면 요약이 제대로 된 것입니다.

핵심 요약은 다음과 같은 내용에 자주 사용됩니다.

• 비즈니스 케이스

• 프로젝트 제안서

• 연구 문서

• 환경 연구

• 시장 설문조사

• 프로젝트 계획

일반적으로 핵심 요약은 4가지 파트로 구성됩니다.

1. 문서에서 다루는 문제나 니즈를 설명하는 것으로 시작합니다.

2. 권장 솔루션을 간략하게 설명합니다.

3. 솔루션의 가치를 설명합니다.

4. 업무의 중요성에 대한 결론으로 ​​마무리합니다.

프로젝트 관리에서 핵심 요약이란?

프로젝트 관리에서 핵심 요약은 부서 간 협업 참여자, 팀 리더, 프로젝트 이해관계자에게 명확성을 제공하는 수단입니다. 시간이 없거나 프로젝트의 모든 세부 사항을 살펴볼 필요가 없는 팀원을 위한 프로젝트의 “엘리베이터 피치”라고 생각하세요.

프로젝트 관리에서 사용하는 핵심 요약과 사업 계획에서 사용하는 보다 전통적인 핵심 요약의 주요 차이점은 전자는 프로젝트 시작 시 작성하고 후자는 사업 계획을 세운 후에 작성해야 한다는 것입니다. 예를 들어, 환경 연구의 핵심 요약을 작성하려면 연구가 끝난 후 결과와 조사 내용에 대한 보고서를 작성해야 합니다. 그러나, 프로젝트 관리에서의 핵심 요약은 프로젝트가 달성하려는 목표와 이러한 목표가 중요한 이유를 다룹니다.

프로젝트 관리의 핵심 요약도 이 4가지 파트로 구성됩니다.

1. 문서에서 다루는 문제나 니즈를 설명하는 것으로 시작합니다. 왜 이 프로젝트를 진행하나요? 원인이 되는 인사이트, 고객 피드백, 제품 계획 또는 기타 니즈가 무엇인가요?

2. 권장 솔루션이나 프로젝트 목표를 간략하게 설명합니다. 프로젝트는 어떤 방법으로 첫 번째 파트에서 설명한 문제를 해결하나요? 프로젝트의 목적과 목표는 무엇인가요?

3. 솔루션의 가치를 설명합니다. 프로젝트가 완료되면 어떻게 되나요? 이를 통해 첫 번째 파트에서 설명한 문제가 어떻게 개선되고 해결되나요?

4. 업무의 중요성에 대한 결론으로 ​​마무리합니다. 여기에서 해당 문제가 중요한 이유와 왜 프로젝트가 중요한지를 다시 강조할 수 있습니다. 또한, 대상 고객을 언급하고 솔루션을 통해 문제를 해결하는 방법을 설명해도 도움이 될 것입니다. 마지막으로, 관련된 다음 단계를 포함하세요.

핵심 요약을 작성해 본 적이 없다면 다른 프로젝트 관리 요소와 어떻게 다른지 궁금할 것입니다. 핵심 요약의 차이점은 다음과 같습니다.

핵심 요약 vs 프로젝트 계획

프로젝트 계획은 프로젝트 목적과 목표를 달성하기 위해 프로젝트에서 실현하려는 핵심 요소의 청사진입니다. 프로젝트 계획에는 목표, 성공 지표, 이해관계자 및 역할, 예산, 마일스톤, 결과물, 타임라인 및 일정, 커뮤니케이션 계획이 포함됩니다.

핵심 요약은 프로젝트 계획에서 가장 중요한 정보를 요약한 것입니다. 경영진이 프로젝트에 착수했을 때 프로젝트 계획을 보기도 전에 꼭 알아야 할 중요한 정보를 생각해 보세요. 이를 정리한 것이 바로 핵심 요약입니다.

핵심 요약 vs 프로젝트 개요

프로젝트 개요와 핵심 요약에는 유사한 요소가 포함되는 경우가 많습니다. 둘 다 중요한 프로젝트 정보를 요약한 내용을 포함합니다. 그러나 프로젝트 개요는 프로젝트에 직접 첨부되어야 하며, 프로젝트와 프로젝트 개요 사이에 직접적인 연관이 있어야 합니다.

사용하는 프로젝트 관리 툴의 유형에 따라 프로젝트에 핵심 요약을 포함할 수 있지만, 따로 작성할 수도 있습니다.

핵심 요약 vs 프로젝트 목표

핵심 요약에는 두 번째 파트에 설명된 프로젝트 목표(권장 솔루션이나 프로젝트 목표 개요)를 포함하고 이를 자세히 설명해야 합니다. 핵심 요약에는 프로젝트 목표를 포함하는 것 외에도 프로젝트 목표 달성이 가치를 창출하는 이유와 목표 달성 방법에 대한 자세한 정보를 포함해야 합니다.

핵심 요약의 이점

프로젝트에 대한 핵심 요약을 작성하는 이유는 무엇일까요? 프로젝트 계획만으로 충분하지 않을까요?

앞서 언급한 것처럼, 모든 사람이 프로젝트를 자세히 살펴보고 목표가 무엇이며 왜 중요한지를 확인할 시간이나 필요성이 있는 것은 아닙니다. Asana와 같은 업무 관리 툴을 사용하면 프로젝트에 대한 많은 중요한 정보를 확보할 수 있습니다. 따라서, 모든 구성원이 누가 언제까지 무엇을 수행하는지 명확하게 파악할 수 있습니다. 핵심 요약은 프로젝트에 직접 참여하는 팀원들보다는 프로젝트를 빠르게 살펴보고 프로젝트가 중요한 이유를 알고 싶은 이해관계자를 위한 것입니다.

효과적인 핵심 요약은 이해관계자에게 모든 세부 사항을 자세히 설명하지 않고도 전체 프로젝트와 중요한 요점을 개략적으로 전달합니다. 그런 다음, 추가 정보가 필요한 경우 프로젝트 계획에 액세스하거나 업무 관리 툴에서 작업을 살펴볼 수 있습니다.

효과적인 핵심 요약을 작성하는 방법(사례 포함)

모든 핵심 요약은 4가지 파트로 구성되어 있습니다. 효과적인 핵심 요약을 작성하려면 이 템플릿을 따르세요. 핵심 요약을 작성한 후에는 이해관계자가 알아야 하는 모든 주요 정보가 포함되어 있는지 다시 한번 확인하세요.

1. 프로젝트에서 다루는 문제나 니즈를 설명하는 것으로 시작합니다

핵심 요약을 작성할 때 이 문서(및 문서가 설명하는 프로젝트)가 중요한 이유를 설명하는 것부터 시작하세요. 조사나 고객 피드백 등을 바탕으로 문제가 무엇인지 설명하는 시간을 가지세요. 이 문제가 얼마나 중요하고 고객과 관련이 있는지, 문제 해결이 왜 중요한지 명확히 설명하세요.

예를 들어, 시계 제조 업체에서 근무하고 있다고 가정해 보겠습니다. 귀하의 프로젝트 목표는 심플하고 저렴하면서도 여전히 럭셔리 제품을 선호하는 고객의 관심을 끄는 시계를 제작하고 신규 고객을 확보하는 것입니다.

핵심 요약 예시:

최근 고객 피드백 세션에서 고객의 52%가 더 심플하고 저렴한 제품을 원하는 것으로 나타났습니다. 경쟁사 시계를 구매한 고객을 대상으로 한 설문조사에서 87%가 가격을 언급했습니다. 기존 고객에게 최상의 서비스를 제공하고 새로운 시장으로 진출하려면 시장에 적합한 가격대로 판매할 수 있는 시계 시리즈를 개발할 필요가 있습니다.

2. 권장 솔루션이나 프로젝트 목표를 간략하게 설명합니다

문제를 설명한 뒤 솔루션이 무엇인지 설명할 차례입니다. 초록이나 개요와 달리 솔루션을 설명해야 합니다. 즉, 읽는 사람이 이 솔루션이 적합하다고 납득하게 만들어야 합니다. 이는 브레인스토밍 섹션이라기보다는 권장 솔루션을 지원하는 섹션입니다.

핵심 요약은 프로젝트를 시작할 때 작성하기 때문에 모든 결과물과 마일스톤이 세세하게 계획되어 있지 않아도 괜찮습니다. 오히려 핵심 요약은 프로젝트에서 무엇을 수행할 것인지 광범위하게 설명하기 위한 것입니다. 프로젝트의 주요 결과물과 타임라인에 대한 거시적인 개요를 작성하는 데 도움이 필요하다면 핵심 요약 작성을 시작하기 전에 프로젝트 로드맵 작성을 고려해 보세요.

핵심 요약 예시(계속):

새로운 시계 시리즈는 현재 최저가 옵션보다 20% 저렴한 가격부터 시작하며, 소재와 무브먼트에 따라 40% 이상 더 저렴한 옵션이 있을 수 있습니다. 이러한 가격으로 제공하기 위해 다음을 수행할 것입니다.

• 실리콘이나 나무 등 새로운 소재의 시계 제공

• 자체 오토매틱 무브먼트 대신 고품질 쿼츠 무브먼트 사용

• 기존의 럭셔리한 옵션보다는 선택과 유연성에 중점을 둔 맞춤형 밴드 옵션 제공

현재 제공하는 세계적 수준의 속도와 정밀도를 유지하기 위해 모든 시계에 계속해서 엄격한 품질 관리를 수행할 것입니다.

3. 솔루션의 가치를 설명합니다

이 시점에서 솔루션이 처음에 설명한 문제에 어떤 영향을 미치고 그 문제를 어떻게 개선할 것인지에 대해 자세히 설명하세요. 어떤 결과가 예상되나요? 이 섹션에서는 관련 재무 정보, 프로젝트 리스크 또는 잠재적 이익을 설명합니다. 또한, 이 프로젝트를 회사 목표나 OKR과 관련지어야 합니다. 이 업무가 회사 목표와 어떻게 연계되는지 설명할 수 있습니다.

핵심 요약 예시(계속):

현재 최저가 옵션보다 20%~40% 더 저렴한 새로운 제품을 제공하면 럭셔리 브랜드를 계속 지원하면서 캐주얼 시계 시장에 진입할 수 있을 것으로 예상됩니다. 이는 2022 사업연도의 세 번째 목표인 브랜드 확장을 달성하는 데 도움이 됩니다. 이 새로운 제품은 연간 300만 달러 이상의 수익을 올릴 가능성이 있으며, 이는 2022 사업연도의 첫 번째 목표인 연간 수익 700만 달러 달성에 도움이 됩니다.

초기 고객 피드백 세션에 따르면, 더 저렴한 옵션은 고급 브랜드의 가치나 명성에 영향을 미치지 않지만 디자인 시 고려해야 하는 리스크입니다. 이러한 리스크를 줄이기 위해 제품 마케팅팀은 출시 6개월 전에 시장 출시 전략을 시작할 예정입니다.

4. 업무의 중요성에 대한 결론으로 ​​마무리합니다

경영진과 중요한 정보를 모두 공유했으므로, 이 마지막 섹션에서는 이 업무가 조직에 미치는 영향과 중요성을 전달해야 합니다. 경영진이 핵심 요약에서 기억해야 할 중요한 점은 무엇인가요?

핵심 요약 예시 마무리:

더 저렴하고 다양한 제품을 통해 새로운 시장에 진출할 수 있을 뿐만 아니라 긍정적인 방법으로 브랜드를 확장할 수 있습니다. 이러한 신제품에 대한 관심과 더 저렴한 시계에 대한 예상 수요로 인해 시장 점유율이 매년 2%씩 증가할 것으로 예상됩니다. 자세한 내용은 시장 진출 전략 및 고객 피드백 문서를 참조해 주시기 바랍니다.

핵심 요약 예시

이 모든 내용을 취합하면 다음과 같이 핵심 요약이 완성됩니다.

핵심 요약 작성 시 흔히 발생하는 실수

하룻밤 만에 핵심 요약을 전문적으로 작성하기는 어렵습니다. 실제로 작성을 시작할 때 이 글에서 소개한 4가지 파트 템플릿을 참조하세요. 다음은 핵심 요약 작성 스킬을 습득할 때 피해야 할 몇 가지 일반적인 실수입니다.

전문 용어를 사용을 자제하세요

핵심 요약은 프로젝트 참여자부터 경영진에 이르기까지 누구나 읽고 이해할 수 있어야 합니다. 핵심 요약을 작성하는 사람은 이해관계자보다 실무에 익숙하다는 점에 유의하여 핵심 요약을 다시 한번 읽고 불필요한 전문 용어가 없는지 확인하세요. 가능하다면 전문 용어를 설명하거나 모두 생략하세요.

주의: 핵심 요약은 보고서 전문이 아닙니다

핵심 요약은 단지 요약일 뿐입니다. 특정 작업, 마감일, 첨부 파일에 대한 세부 정보를 작성하고 있다면 일단 멈추고 해당 정보가 핵심 요약에 정말 필요한 정보인지 자문해 보세요. 물론 중요한 세부 정보도 있습니다. 핵심 요약은 실행 가능하고 읽는 사람의 주의를 끌어야 합니다. 하지만, 프로젝트의 다양한 정보는 핵심 요약이 아니라 업무 관리 툴에서 확인해야 한다는 점을 명심하세요.

충분한 정보를 담으세요

핵심 요약을 작성하는 사람은 해당 프로젝트를 속속들이 잘 알고 있지만, 이해관계자들은 그렇지 않습니다. 핵심 요약을 작성한 후에는 핵심 요약에 충분한 정보가 포함되었는지 다시 한번 살펴보세요. 이해관계자가 요약 내용을 이해하는 데 필요한 배경 정보가 있나요? 그렇다면 이를 핵심 요약에 넣거나 추가 정보를 링크로 추가하는 것을 고려하세요.

항상 내용을 교정하세요

핵심 요약은 계속 업데이트되는 살아있는 문서이므로, 오타가 있으면 언제든지 수정할 수 있습니다. 교정하거나 동료에게 보내서 의견을 구하는 것도 좋습니다.

요약: 핵심 요약은 필수입니다

핵심 요약은 모든 사람에게 프로젝트에 대한 최신 정보를 제공하고 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있게 해주는 뛰어난 수단입니다. 프로젝트가 무엇을 해결하고 왜 중요한지 빠르게 파악해야 하는 프로젝트 이해관계자가 많이 있다면, 핵심 요약은 필요한 정보를 제공하는 완벽한 수단입니다.

경영 수준의 전략과 계획을 일상 업무에 연결하는 방법에 대한 팁은 전략적 계획에 관한 글을 참조하세요.