직장에서 효과적으로 커뮤니케이션하기 위한 12가지 팁

오늘날 우리는 동료들과 거의 끊임없이 연락을 주고받습니다. 동료에게 가볍게 인사를 건네거나, 원격으로 근무하는 팀원과 잡담을 나누거나, 잠옷을 입은 고양이 GIF를 보낼 수 있습니다. 이는 문제가 되지 않습니다. 하지만, 직장에서 이러한 유형의 대화와 실제 업무상의 커뮤니케이션에는 차이가 있습니다.

직장에서의 커뮤니케이션은 업무와 관련된 커뮤니케이션을 의미합니다. 직장에서 언제 어떻게 효과적으로 커뮤니케이션할 수 있는지를 알면 오해를 줄이고, 팀의 행복감을 높이고, 협업을 강화하고, 신뢰를 구축하는 데 도움이 될 수 있습니다. 팀이 업무와 관련하여 효과적으로 커뮤니케이션하는 방법을 안다면 어려운 상황에도 적절하게 대응할 수 있습니다. 하지만, 좋은 커뮤니케이션 습관을 기르는 데는 시간과 노력이 필요합니다. 이를 돕기 위해 직장에서 커뮤니케이션 스킬을 한 단계 끌어올리는 12가지 방법을 소개합니다.

“직장에서의 커뮤니케이션”이란

직장에서의 커뮤니케이션은 업무와 관련한 모든 커뮤니케이션을 의미합니다. 개별 작업과 관련한 커뮤니케이션, 프로젝트 상태 업데이트 공유, 매니저나 직원에게 피드백을 제공하는 일 등이 포함됩니다. 직장에서 커뮤니케이션하는 방법을 아는 것은 효과적인 협업의 핵심 요소입니다. 명확하게 커뮤니케이션하지 못하면 오해가 생기고 혼선을 빚게 될 수 있으며, 의도하지 않게 타인의 감정을 상하게 할 위험이 있기 때문입니다.

직장에서의 커뮤니케이션은 대면, 서면, 화상 회의 플랫폼, 그룹 미팅 등에서 이루어질 수 있습니다. 실시간이나 이메일, 녹화된 동영상 또는 프로젝트 관리 툴과 같은 플랫폼을 통해 비동기식으로 진행될 수도 있습니다. 예를 들어, 직장에서의 커뮤니케이션은 다음이 포함됩니다.

• 팀 미팅

• 1:1 피드백 세션

• 정보 수신

• 프로젝트 상태 또는 진행 상태에 대해 커뮤니케이션

• 부서 간 업무 협업

• 비언어적 커뮤니케이션

좋은 커뮤니케이션에 필요한 요소

이제 직장에서의 커뮤니케이션을 향상하는 방법을 살펴보겠습니다. 커뮤니케이션 유형과 무관하게 좋은 커뮤니케이션에는 몇 가지 핵심 요소가 있습니다. 특히, 뛰어난 커뮤니케이션은 다음과 같은 특징이 있습니다.

• 명확성을 추구합니다. Slack 메시지를 보내든, 이메일을 작성하든, 즉시 답장을 보내든, 내용을 명확하게 전달하는 것을 목표로 합니다.

• 갈등을 유발하지 않고 해결하는 데 집중합니다. 커뮤니케이션하는 이유는 문제를 해결하거나, 프로젝트나 작업에서 효과적으로 협업하기 위함입니다. 직장에서의 원활한 커뮤니케이션을 통해 문제를 발견하거나 피드백을 제공할 수 있습니다. 현재 상황을 개선하는 것을 목표로 삼아야 합니다.

• 양방향 소통. 직장에서 이루어지는 모든 커뮤니케이션은 정보 교환입니다. 한 사람이 비언어적으로만 커뮤니케이션하는 경우에도 마찬가지입니다.

직장에서의 개방적인 커뮤니케이션의 이점

직장에서 명확하고 효과적으로 커뮤니케이션하면 다음을 달성할 수 있습니다.

• 직원 참여도 및 소속감 향상

• 팀의 지지 확보

• 생산성 향상

• 건강한 직장 및 조직 문화 형성

• 갈등 감소

• 이직 감소

직장에서 효과적으로 커뮤니케이션하기 위한 7가지 팁

직장에서의 효과적인 커뮤니케이션은 어디서, 어떻게, 언제 커뮤니케이션할지가 핵심입니다. 다음 7가지 팁을 활용하여 커뮤니케이션 스킬을 강화해 보세요.

1. 어디서 무엇을 커뮤니케이션할지 파악하기

커뮤니케이션은 대면, 이메일, 인스턴트 메시지, 업무 관리 플랫폼 등 다양한 형태로 이루어집니다. 가장 큰 효과를 발휘하려면 커뮤니케이션 지침을 따르고 적절한 수단으로 정확한 내용을 전달해야 합니다.

때로는 커뮤니케이션 수단만 알면 절반은 성공입니다. 회사에 다양한 커뮤니케이션 툴이 있을 수 있으므로 어떤 툴을 사용해야 하는지 아는 것이 더욱 중요합니다. 질문하거나 의견을 전달하는 데 적합한 툴은 무엇인지, 실시간으로 소통해야 하는지 아니면 비동기식으로 메시지를 보내도 괜찮은지 고려해야 합니다. 확실하지 않다면 메시지 유형별로 어떤 툴을 써야 할지 팀원이나 매니저에게 문의하세요. 모든 사람이 동일한 정보를 공유하는 것이 중요합니다. 예를 들어, Asana에서는 다음과 같은 툴을 사용하고 있습니다.

• Slack

• Asana

• Gmail

• Zoom

2. 협업 스킬 쌓기

협업은 효과적인 팀워크의 토대입니다. 강력한 팀 협업 스킬을 쌓으려면 개방적이고 솔직한 커뮤니케이션을 실천해야 합니다. 이것은 무엇이든 동의한다는 의미는 아닙니다. 반대 의견을 제시하고 의견 차이를 해결하는 방법을 아는 것도 협업의 핵심입니다.

협업 및 커뮤니케이션 스킬의 관계는 “닭이 먼저냐, 달걀이 먼저냐” 상황과도 같습니다. 효과적인 커뮤니케이션을 통해 협업을 강화할 수 있지만, 협업하는 방법을 아는 것은 강력한 커뮤니케이션의 핵심 요소이기도 합니다. 기본적으로 이는 시간이 지남에 따라 협업과 커뮤니케이션 스킬을 모두 향상하는 연습을 해야 한다는 것을 의미합니다. 팀 협업을 개선하면 직장에서 정보와 의견을 더 효과적으로 전달하게 되며, 결과적으로 이러한 솔직한 커뮤니케이션을 통해 협업이 수월해집니다.

3. 가능한 대면으로 대화

아마도 오해를 줄이는 가장 확실한 방법은 직접 얼굴을 보며 대화하는 것입니다. 팀이 원격 환경에서 업무를 수행한다면 화상 회의를 통해 대화할 수 있습니다. 이야기하기 어려운 주제라면 대면 커뮤니케이션이 특히 중요합니다. 글로 어조를 전달하기는 어려울 수 있으므로, 팀원이 얼굴 표정과 몸짓을 볼 수 있도록 하는 것이 가장 좋습니다.

팀이 원격이나 분산된 환경에서 근무한다면 화상 회의 대신 전화로 커뮤니케이션해도 효과를 발휘할 수 있습니다. 화상 회의 피로가 발생할 수 있기 때문에 특히 원격 팀의 경우 협업과 커뮤니케이션이 어려울 수 있습니다. 전화로 커뮤니케이션하면 시각적으로 부담되지 않으면서 팀원들의 목소리와 어조를 들을 수 있습니다.

4. 몸짓과 목소리 톤에 유의

커뮤니케이션은 말하는 내용뿐만 아니라 말하는 방식에 관한 것이기도 합니다. 팔짱을 끼거나 퉁명스럽게 대응하지 않도록 하세요. 개인적인 문제로 피곤하거나 스트레스를 받는 상태라면 현재 상황과는 무관한 몸짓을 보일 때도 있을 것입니다. 그러나, 사정을 모르는 팀원들은 이를 보고 상대방이 화가 났거나 불만을 품고 있다고 느낄 수 있습니다. 특히, 어려운 주제로 이야기를 나눈다면 편안한 표정과 몸짓으로 오해의 소지가 없도록 하세요.

5. 양방향 커뮤니케이션을 최우선으로

직장에서의 커뮤니케이션은 이야기를 듣는 것도 말하는 것만큼 중요합니다. 팀원들과 효과적으로 협업하려면 자기 생각을 말하기만 하는 것이 아니라 다른 사람들의 아이디어에 귀를 기울여야 합니다.

일반적으로, 두 가지 듣기 유형이 있습니다. 즉, 대답하기 위해 듣는 것과 이해하기 위해 듣는 것입니다. 대답하기 위해 들을 때에는 상대방이 말하는 것보다 자신이 다음에 할 말에만 집중합니다. 이러한 듣기 유형에서는 중요한 정보를 놓치거나 다른 사람이 방금 말한 것을 반복할 가능성이 있습니다.

대신, 이해하기 위해 듣는 것은 자신이 어떻게 대답할지를 생각하지 않고 상대방의 이야기에 귀를 기울이는 것입니다. 하고 싶은 말이 생각나면 다음에 하고 싶은 말을 기억하려고 애쓰지 말고 적어 두세요. 그리고 다시 들으면서 이해하려고 하세요.

6. 이야기 아닌 사실을 전달

“사실 vs 이야기”는 Conscious Leadership Group의 공동 설립자인 Diana Chapman이 권장하는 기술입니다. 여기에서 “사실”은 실제로 일어난 일, 즉 그 자리에 있는 모든 사람이 쉽게 동의할 수 있는 일입니다. 반면에 “이야기”는 상황을 자신이 해석한 것입니다.

예를 들어, 매니저가 소규모 팀 미팅 때 귀하에게 실시간 피드백을 주었다고 가정해 보겠습니다. 이는 사실입니다. 귀하는 피드백을 기대하지 않았으며, 매니저가 귀하의 업무에 만족하지 않기 때문에 1:1 미팅 대신 팀 미팅 때 피드백을 공유한 것이라고 생각합니다. 이는 사실인지 아닌지 알 수 없기 때문에 “이야기”입니다.

이야기는 불가피합니다. 누구나 사실에서 이야기를 만듭니다. 그러나 사실과 이야기를 구분해서 생각하고, 그 내용을 확인할 수 있을 때까지 이야기에 근거하여 행동하지는 마세요. 예를 들어, 이 경우 다음 1:1 미팅 때 매니저에게 팀 미팅 때 피드백을 공유했던 이유를 물어볼 수 있습니다.

7. 당사자에게 말하기

직장에서 효과적으로 커뮤니케이션하려면 말하는 내용과 마찬가지로 말하는 상대도 중요합니다. 당사자가 아닌 사람에게 이야기하거나 잘못된 환경에서 정보를 공유하면 커뮤니케이션이 꼬여버리곤 합니다.

이를 방지하려면 당사자가 그 자리에 있거나 메시지를 받았는지 확인하세요. 당사자가 누구인지 확실하지 않다면 중요한 프로젝트 이해관계자가 빠졌는지 확인해 볼 수 있습니다.

리더십 커뮤니케이션 스킬을 쌓는 5가지 방법

리더는 팀의 커뮤니케이션 규칙을 정하고 수립할 수 있는 권한이 있습니다. 커뮤니케이션을 강화하면 건전한 회사 문화를 조성하고 직원 간 신뢰를 구축하며, 부서 간 팀의 단절을 해소할 수 있습니다. 그 방법은 다음과 같습니다.

1. 근본적인 문제 해결

팀의 커뮤니케이션 스킬을 강화하기 전에 먼저 모든 팀원이 솔직하게 커뮤니케이션하는 데 방해가 되는 근본적인 문제가 없는지 확인하세요. 모두가 편안하게 솔직한 대화를 나눌 수 있는지, 솔직하게 말할 수 없게 만드는 것이 있는지 파악하세요.

리더의 중요한 역할 중 하나는 직원들이 최대한 자신을 드러내며 근무할 수 있게 하는 것입니다. 반대 의견을 말하거나, 업무 외에 빠져 있는 일에 대해 이야기하거나, 어떤 유형의 커뮤니케이션이 직원들에게 가장 효과적인지에 대해 솔직하게 말할 수 있습니다. 내용을 불문하고 각 팀원의 니즈를 이해하고 팀 환경에서 충족되고 있는지 확인하세요.

직원 참여 설문 조사에서 계속 거론되었던 주제 중 하나는 조직 전체의 정보 공유와 커뮤니케이션에 개선에 여지가 있다는 점이었습니다. 따라서 저희는 이를 위한 방법을 찾아보았습니다.”

2. 피드백을 자주 요청

자신의 커뮤니케이션 스타일에 대한 피드백을 직접 요청하지 않으면 받기가 어렵습니다. 직장에서의 커뮤니케이션은 다른 모든 상호 작용에 영향을 미치지만, 팀원들은 이를 피드백 대상으로 떠올리지 못할 수도 있습니다. 직원들에게 커뮤니케이션 스타일에 대한 피드백을 요청함으로써 팀을 위한 명확한 커뮤니케이션 전략을 지속적으로 개선하고 개발할 수 있습니다.

3. 팀 커뮤니케이션 스타일 이해

팀과 커뮤니케이션하는 효과적인 방법 중 하나는 팀원들이 원하는 커뮤니케이션 방법을 묻는 것입니다. 선호하는 커뮤니케이션 방법을 확실하게 알아야 합니다. 팀원들이 화상 회의, 전화 통화, 이른 아침이나 오후 미팅 등 무엇을 선호하는지 파악하면 성공을 거둘 수 있는 환경을 조성하는 데 도움이 됩니다.

다음과 같이 중요한 질문을 할 수 있습니다.

• 아침형 인간인가요, 저녁형 인간인가요?

• 체계적인 미팅과 자유로운 브레인스토밍 세션 중 무엇을 선호하나요?

• 그 자리에서 소리 내서 말하며 생각하나요, 아니면 종이에 적으면서 생각하나요?

• 팀원들의 성격이 내향적인가요, 외향적인가요, 아니면 양쪽 모두인가요?

• 팀원들끼리 서로를 알고 있다고 생각하나요, 아니면 더 많은 팀 단합 활동을 원하나요?

• 팀원들이 가장 의욕을 느끼는 미팅이나 작업 유형은 무엇인가요?

4. 팀 단합이나 아이스 브레이킹 시간 마련

팀원들에 대해 잘 아는 것은 커뮤니케이션 방법을 파악하기 위해 필수적입니다. 특히, 회사 밖에서 팀원들을 알아갈 시간을 갖는 것이 중요합니다. 아이스 브레이킹 질문은 분위기를 풀어 주고 즐거움을 더하기 때문에 미팅 안건을 살펴보기 전에 가벼운 대화부터 시작하는 것이 좋습니다.

5. 커뮤니케이션 기준 확립

리더가 커뮤니케이션하고 협업하는 방식은 팀 전체에 영향을 준다는 점을 명심하세요. 직장에서 개방적이고 명확한 커뮤니케이션의 기준을 정하는 것은 리더에게 달려 있습니다. 이 기준을 정하고 전달하면 팀이 따를 것입니다.

몇 달에 한 번씩 팀 커뮤니케이션에 대해 모두가 어떻게 생각하는지 확인해 보세요. 지난 몇 달간 없애거나 권장하고 싶은 습관이 생겼는지 떠올려 보세요. 팀의 관행을 “정하고 잊어버리는” 대신에 커뮤니케이션 방법에 대해 주기적으로 생각하면 커뮤니케이션 방법을 더 염두에 둘 수 있습니다.

조직이 성장할수록 커뮤니케이션에 병목 현상이 발생하기 시작합니다. Hope for Haiti는 이러한 비효율성으로 인해 어려움을 겪었습니다. 기름칠이 잘 된 기계처럼 원활하게 운영되지 못한다면 최대한 많은 사람을 도울 수가 없습니다. 이를 개선하는 것은 우리의 몫입니다.”

직장에서의 기타 커뮤니케이션 유형

직장에서의 커뮤니케이션에 대한 대부분의 논의는 직접 대면해서 근무하는 업무 환경을 의미하는 경우가 많습니다. 그러나 글로벌 사무실부터 원격 팀에 이르기까지 다양한 위치에서 다양한 방식으로 커뮤니케이션할 수 있습니다. 대부분의 커뮤니케이션 모범 사례는 모든 유형의 팀에 적용되지만, 팀원들의 유대 관계를 강화하기 위해 몇 가지 고려해야 할 사항과 모범 사례가 있습니다.

분산된 팀

분산된 팀은 여러 국가나 글로벌 사무실에서 근무합니다. 이러한 팀은 시간대와 언어가 달라서 각 사무실에 고유한 문화와 습관이 있습니다. 분산된 각 팀이 같은 방식으로 커뮤니케이션할 것이라고 기대해서는 안 됩니다. 사실, 분산된 팀의 장점 중 하나는 전 세계의 팀원들과 함께 일하며 다양한 생각을 접할 수 있다는 것입니다.

분산된 팀에서 근무한다면 서로 다른 시간대와 사무실에서 근무하는 팀원들과 계속해서 정보를 공유하기 위해 자주 커뮤니케이션하는 것이 중요합니다. 팀원들이 온라인에서 액세스할 수 있는 단일 정보 소스에 모든 것을 기록하세요. 실시간으로 업데이트되는 툴을 사용하면 정보 전달이 지연되어 업무 속도가 떨어질 일이 없습니다.

시간대는 팀원들이 대화에 참여하는 방식에 영향을 줄 수 있습니다. 모든 팀원이 참석할 수 있는 날로 미팅을 예약하거나, 참석할 수 없는 경우 녹화 영상과 메모한 내용을 전달하세요. 또한, 적절한 사람에게 정보가 전달되는지 다시 한번 확인하고 대부분의 팀원과 다른 사무실에서 근무한다는 이유로 제외되지 않도록 하는 것이 중요합니다.

온라인 동료

가상 팀과 협업한다면 커뮤니케이션 수단과 횟수를 정하는 것이 중요합니다. 각 커뮤니케이션 툴을 정확히 어디에 사용해야 하는지 알면 팀원들이 원격으로 근무하더라도 서로 연결되어 있다고 느낄 수 있습니다.

원격으로 근무하면서 다양한 커뮤니케이션 방법을 다시 배워야 했습니다. Slack, Asana, 그리고 이러한 툴 간의 연동은 지금까지 대면으로 커뮤니케이션했던 많은 방법을 대체하거나 보완했습니다.”

원격 근무를 하는 팀원들은 단절되고 고립되어 있다고 느낄 수 있으므로, 팀 전체와 함께 선호하는 커뮤니케이션 방법을 살펴보는 것이 좋습니다. 예고 없이 전화 미팅을 하는 것을 선호하는 팀원들도 있지만, 명확한 안건이 있는 예정된 미팅을 선호하는 팀원들도 있습니다. 팀원들은 직접 마주하고 소통할 일이 적기 때문에 팀이 선호하는 방식을 결정해야 커뮤니케이션 채널을 계속 열어 둘 수 있습니다.

마지막으로, 팀원들이 주기적인 팀 단합 이벤트에 참여하도록 권장하세요. 미팅을 시작할 때마다 아이스 브레이킹 활동을 하거나 한 주가 끝날 때 채팅할 시간을 마련하는 등 팀 단합을 위한 시간을 마련하면 팀원들이 어디에 있든 유대감을 강화하는 데 도움이 됩니다.

효과적인 직장 커뮤니케이션의 화룡점정

명확한 커뮤니케이션에 필요한 마지막 요소는 모든 커뮤니케이션과 업무 정보를 한데 모은 하나의 툴을 갖추는 것입니다. 업무 관리 툴과 같이 한 곳에서 일괄적으로 관리하는 시스템을 사용하면 팀의 모든 수준에서 업무를 조율할 수 있습니다. 업무 관리 소개 문서에서 업무 관리가 원활한 프로젝트 조정과 커뮤니케이션에 어떻게 도움이 되는지 자세히 알아보세요.