Asana로 더 많은 아이티 사람들의 생활 수준을 높이고 있는 Hope for Haiti

도미니카 공화국과 같은 섬에 위치하고 문화적으로 풍부한 카리브해 국가인 아이티는 오랜 자연재해의 역사를 가지고 있습니다. 가장 큰 지진 중 하나는 2010년에 수도에서 20마일도 채 떨어지지 않은 곳에서 발생한 규모 7.0의 지진이었습니다. 사망자 수에 대한 추산치는 다양하지만, 많은 사람들은 20만 명이 넘는 사람들이 사망했다고 믿습니다. 그리고 2016년에는 허리케인 매튜 가 전국을 강타하여 500명이 넘는 사망자와 100만 명이 넘는 노숙자를 남겼습니다.

아이들을 중심으로 아이티 사람들의 삶의 질을 개선하는 데 전념하는 비영리 단체인 Hope for Haiti는 이러한 재난이 발생하기 전부터 발생하는 동안, 그리고 그 이후에도 그곳에 있었습니다. 이 단체는 교육, 의료, 인프라, 물 공급, 아이티 기업과 기업가에게 대출과 보조금을 제공하는 프로그램에 초점을 맞춰 아이티인들이 빈곤에서 벗어날 수 있도록 지원하고 있습니다.

Skyler Badenoch는 3년 동안 Hope for Haiti의 CEO로 재직했지만, 그가 아이티에 대한 사랑은 13년 전에 시작되었습니다. 실제로 그는 2010년 지진에 대한 Hope for Haiti의 대응을 목격하고 직접 도움을 주었습니다. 현재 그는 아이티와 미국에서 65명의 팀을 감독하고 있습니다. 그의 팀 중 10명은 미국에서 기금 모금, 마케팅, 행정 지원, 재무 및 거버넌스에 중점을 두고 일하고 있으며, 나머지 55명은 아이티에 기반을 둔 의사, 간호사, 교육자 및 관리자입니다. 두 나라에 걸쳐 활동하는 이 조직은 투명성, 책임성, 좋은 거버넌스를 위해 최선을 다하고 있습니다. 또한, Charity Navigator 및 Guidestar와 같은 제3자 평가 플랫폼에서 가장 높은 평가를 받은 비영리 조직 중 하나입니다. 업무에서 모범 사례를 따름으로써 아이티와 전반적인 자선 활동에 대한 신뢰를 높입니다.

성장이 변화의 필요성을 불러일으킨 이유

2007년, Hope for Haiti는 연간 1백만 달러의 예산과 아이티의 4명의 직원을 관리했습니다. 그 이후로 직원 수는 15배, 예산은 4배 증가했으며, 이 수치에는 1,100만 달러(10배 이상)로 증가한 물품 기부 프로그램이 포함되지 않았습니다. 조직의 성장이 아이티에서 더 큰 영향을 미쳤지만, 비효율적인 커뮤니케이션, 기부자 관계, 보고서 작성과 같은 문제점도 노출되었습니다.

몇 년마다 실시하는 조직의 가장 최근 SWOT 분석에서 여러 사람이 프로젝트 및 기부자 커뮤니케이션을 조직 개선의 영역으로 파악했습니다. 그 결과, Skyler는 한 곳에서 소통하고 업무를 관리할 수 있는 플랫폼을 연구하기로 결정했습니다.

해결책 찾기

SWOT 분석 결과를 바탕으로 Skyler는 업무 관리 플랫폼이 병목 현상을 제거할 수 있는 4가지 영역을 빠르게 식별했습니다. 그는 다음과 같은 작업을 수행해야 했습니다.

• 재난 대응, 비상 프로토콜, 보조금 신청 및 관리, 보고 등 가능한 경우 프로세스를 간소화하고 자동화합니다.

• 조직 전반에 걸쳐 진행되는 업무에 대한 가시성을 높여 팀원들이 서로에게 업데이트를 요청할 필요가 없도록 합니다.

• 팀 논의 및 체크인부터 기부자 관계 및 보고에 이르기까지 커뮤니케이션을 한 곳에서 일원화합니다.

• 프로젝트 관리 및 보고를 개선하여 프로젝트가 원활하게 진행되고, 보고 프로세스가 간편하며, 기부자가 조직을 신뢰할 수 있도록 합니다.

다른 경량 업무 관리 툴을 사용해 본 Skyler는 실망했습니다. 이 툴은 팀의 필요에 맞게 직관적이거나 강력하지 않았습니다. 하지만 그의 임원 코치, 동료, 업계 동료 모두가 Asana를 제안하자, 그는 조직의 요구를 충족할 수 있는지 확인하기 위해 무료 버전 을 사용해 보기로 했습니다.

조사를 바탕으로 Skyler는 Asana를 성공시키기 위한 가장 좋은 방법이 경영진의 동의를 얻는 것임을 알게 되었습니다. 그는 핵심 리더십을 확보하고 먼저 Asana를 편안하게 사용한 다음 조직의 다른 멤버들에게 배포하기로 결정했습니다. 그래서 그는 팀과 함께 Asana를 사용하여 주간 목표 설정 과 체크인 미팅을 추적하기 시작했습니다. 월요일 아침마다 각 팀원은 공유된 Asana 프로젝트에 업무 목표 3개와 개인 목표 1개를 추가했습니다. 일주일 내내 팀원들은 댓글을 사용하여 서로의 상태를 확인했습니다.

Asana를 사용하여 이러한 주간 목표를 추적하는 것이 팀에 빠르게 자동화되었습니다. 팀은 각 목표의 상태를 확인할 수 있었고, 이러한 작업은 매주 회의의 일정으로 기능했으며, 팀의 커뮤니케이션 능력 을즉시 향상시켰습니다.

조직 전체에 Asana 도입

Hope for Haiti는 Asana의 무료 플랜으로 시작했지만, 유료 기능을 사용하면 더 효과적으로 운영할 수 있다는 것을 알고 있었습니다. 2020년 3월 중순, Asana가 코로나19 관련 의료 연구 및 구호 최전선에서 활동하는 비영리 단체에 무료 Asana Business 플랜 을 제공하겠다고 발표했을 때, Skyler는 이를 신청했고 Asana는 향후 12개월 동안 무료 Business 플랜을 기부했습니다.

Asana Business의 강력한 기능을 활용하여 Skyler는 조직 전체의 업무를 플랫폼으로 옮길 수 있는 방법을 찾기 시작했습니다. 가장 중요하고 규모가 큰 이니셔티브인 연간 전략 계획을 먼저 Asana로 옮기기 위해 Skyler는 Asana 어드바이저 에게 도움을 요청했습니다. 고문의 지침에 따라 Skyler와 팀은 여러 목표, 전략, 전술로 구성된 복잡한 계획을 Asana 프로젝트로 전환했습니다. 이제 Hope for Haiti 팀은 포트폴리오 를 사용하여 조직 전반에 걸친 전략 계획과 프로젝트 타임라인 에 대한 업무를 추적하여 진행 상태를 확인하고 상태 보고서를 작성합니다. Asana를 조직의 초석으로 삼으면서 Skyler는 Asana가 팀에 적합한 솔루션이라는 확신을 다시금 얻었습니다.

조직 전체에서 Asana 사용하기

Asana의 주간 목표와 전략 계획 프로젝트를 기반으로 Skyler와 조직은 다음과 같은 더 많은 워크플로를 포함하도록 사용을 확장했습니다.

• 보조금 신청 및 관리: 미국에 기반을 둔 팀은 Asana를 사용하여 기금 모금 활동을 관리하므로 막바지에 서두르지 않아도 됩니다. 또한, SWOT 분석을 통해 보조금 확보 및 보고의 비효율성을 파악하여 이러한 프로세스를 Asana로 옮겼습니다. 이제 이 팀은 Asana를 사용하여 보조금 신청, 보고서 작성, 보조금으로 인한 예상 현금 수익을 관리합니다.

• 프로토콜 준수: 아이티에 기반을 둔 팀은 내부 커뮤니케이션부터 보고 및 코로나19 프로토콜에 이르기까지 모든 업무에 Asana를 사용합니다. 코로나19와 같은 비상사태가 발생하면 팀은 Asana를 사용하여 대응 프로토콜을 만들고 배포합니다. 예를 들어, 그들은 체온 측정, 손 씻기, 마스크 배포 등을 포함하여 병원에서 환자를 받아들이고 치료하는 정교한 절차를 확립했습니다. 이들은 Asana 프로젝트에 프로토콜을 문서화하고 이를 사용하여 내부적으로 커뮤니케이션하여 모든 직원이 필요한 단계를 따르도록 합니다.

• 현물 기부 추적: 올해 이 프로그램의 목표는 2천만 달러 이상의 기부를 받는 것입니다. 이는 약물, 의료용품, 장비를 포함하여 아이티로 배송되어 수입되어 가장 필요한 파트너와 사람들에게 배포되어야 하는 약 1,100만 달러의 일반적인 목표의 거의 두 배에 달합니다. 이제 Excel 스프레드시트에 의존하는 대신 Asana에서 프로세스를 추적합니다.

Asana로 더 나은 기부자 경험 제공

Asana Business의 도움으로 Hope for Haiti는 이제 기부자와 더 빠르게 협력할 수 있습니다. 최근에 이 단체는 프로 테니스 선수인 오사카 나오미가 코로나19 구호 활동을 돕기 위해 온라인 게임 토너먼트에 참여하여 25,000달러를 기부 받기 위해 선택했습니다. Hope for Haiti 팀은 Asana를 사용하여 관계를 탐색하고 올바른 자료를 전송하며 Naomi의 팀과 단 한 건의 접점도 놓치지 않았습니다.

그리고 Hope for Haiti는 기부를 받으면 기부금의 영향력을 나오미에게 보고하고자 했습니다. Asana를 사용하기 전에는 이 프로세스에 여러 개의 파일과 긴 이메일 스레드가 필요했습니다. 하지만 Asana에서 기부금의 영향을 추적함으로써, 팀은 단 몇 주 만에 보고서를 작성하여 나오미와 공유할 수 있었습니다.

재단으로 돌아가기

코로나19로 인해 Hope for Haiti의 초점이 바뀌었지만(Asana를 사용하여 비상 상황에 얼마나 빠르게 대응할 수 있는지 보여주는 예시가 되었습니다), Skyler와 팀은 양질의 교육, 의료, 깨끗한 식수, 물품 기부, 경제적 기회에 대한 접근성을 개선하는 핵심 이니셔티브에 전념하고 있습니다. Skyler는 Asana를 사용하여 이러한 이니셔티브에 대한 조직의 영향력이 새로운 효율성과 프로세스로 인해 증가할 것임을 알고 있습니다.

그리고 조직의 핵심 가치와 목표를 달성하는 방법 사이의 새로운 연결 고리로 인해 Hope for Haiti는 그 어느 때보다도 목표를 뛰어넘을 준비가 되어 있습니다. 예를 들어, 팀은 Asana를 사용하여 매년 열리는 Hike for Haiti 기금 모금 행사를 계획할 것입니다. 이 행사는 전 세계의 사람들이 아이티의 학교에 가기 위해 먼 거리를 걸어야 하는 아이들과 연대하여 등산하는 것을 목표로 합니다. Skyler와 그의 팀이 이루고자 하는 변화는 등반해야 할 큰 산을 나타내지만, 그의 팀은 Asana의 도움을 받아 여정을 시작하고 사랑하는 아이티에 영향을 미칠 준비가 되어 있습니다.