Modello per gli obiettivi a breve termine

Pensa all'ultima volta che hai avviato un progetto o deciso di raggiungere un obiettivo ambizioso. Cosa hai provato? Entusiasmo? Nervosismo? 

A volte è più facile immaginarsi il traguardo finale che tutta la strada da percorrere per raggiungerlo, soprattutto quando si tratta di obiettivi ampi e a lungo termine. Ma non preoccuparti, raggiungere il traguardo non è impossibile! Quello che ti serve sono indicazioni chiare e specifiche. 

Ed è qui che entrano in gioco i modelli per gli obiettivi a breve termine. Questi modelli suddividono gli obiettivi di ampio respiro in attività più realistiche e facili da gestire, per riuscire quindi a portare a termine il tuo percorso entro i tempi previsti.

Cosa sono gli obiettivi a breve termine?

Gli obiettivi a breve termine sono tutti gli obiettivi che intendi raggiungere presto, per esempio entro le prossime settimane o i prossimi mesi. Di solito questi obiettivi fungono da traguardi o punti di riferimento, che potrai utilizzare per monitorare l'avanzamento verso gli obiettivi più ampi. Puoi comunque definire degli obiettivi a breve termine indipendenti o utilizzarli per impostare dei progetti più piccoli. 

Qual è la differenza tra gli obiettivi a breve e quelli a lungo termine?

Gli obiettivi a lungo termine sono obiettivi generali che intendi raggiungere in un periodo più lungo, per esempio nell'arco di diversi mesi o anni. Questi obiettivi possono essere considerati una sorta di "stella polare", la direzione del tuo lavoro, in grado di guidare il tuo processo decisionale. 

Scopri la differenza tra gli obiettivi a breve e quelli a lungo termine, e come sono correlati tra di loro.

Obiettivi a lungo termine: aumentare il traffico organico del tuo sito web del 30% su base annua. 

Obiettivi a breve termine:

• sviluppare una strategia per le parole chiave entro la fine del primo trimestre

• eseguire un audit per riottimizzare il sito web, tra gennaio e marzo

• pubblicare dieci articoli al mese basati su parole chiave

Cos'è un modello per gli obiettivi a breve termine?

Se in precedenza hai già impostato degli obiettivi a breve termine, potresti aver utilizzato dei fogli di lavoro appositi: colorati, stampabili, con sezioni come "piano d'azione" e "passi per raggiungere l'obiettivo". Una volta stampati, sono sicuramente piacevoli da vedere, ma definitivamente non funzionali, specialmente nel contesto del raggiungimento degli obiettivi aziendali. È sufficiente modificare una sola scadenza per dover ricominciare tutto da capo. 

In qualità di project manager, con scadenze e priorità in continua evoluzione, hai bisogno di uno strumento dinamico in grado di restare al passo con i ritmi di lavoro. Fortunatamente, c'è un modello anche per questo.

Un modello per gli obiettivi a breve termine è uno strumento che tu e il tuo team potete utilizzare per definire, e raggiungere, gli obiettivi a breve termine. Utilizzando uno strumento di project management potrai creare un modello riutilizzabile, da duplicare e riutilizzare per la definizione degli obiettivi. I contenuti del modello ovviamente cambieranno in base agli obiettivi, ma la struttura può essere duplicata in base alle tue necessità, eliminando quindi tutto il lavoro iniziale e lasciandoti più tempo per concentrarti sul raggiungimento dei tuoi obiettivi. 

Di seguito elenchiamo altri vantaggi derivanti dall'utilizzo di un modello per gli obiettivi a breve termine in formato digitale. 

• Pianificare, definire le priorità e monitorare con facilità i tuoi obiettivi a breve termine.

• Visualizzare a colpo d'occhio in che modo i tuoi obiettivi a breve termine sono connessi con quelli a lungo termine.

• Suddividere gli obiettivi più grandi in attività gestibili e traducibili in azioni, in grado di fornire al tuo team dei punti di riferimento tangibili e un sostegno positivo.

• Dare slancio con attività più piccole, per assicurarsi di essere sulla strada giusta per raggiungere il successo a lungo termine.

• Comunicare i tuoi obiettivi a tutto il team, e anche agli stakeholder dell'azienda.

• Allineare gli obiettivi del team con gli obiettivi aziendali più ampi.

Come impostare un modello per gli obiettivi a breve termine

Un modello per gli obiettivi a breve termine è il punto di partenza ideale per definire le azioni che devono essere intraprese per raggiungere gli obiettivi. Questi modelli forniscono chiarezza per tutto il team e organizzano visivamente cosa deve essere fatto per mantenere l'obiettivo nei tempi previsti, con scadenze, documenti e tutto il resto strutturato ordinatamente in un unico posto. In breve, i modelli per la definizione degli obiettivi ti consentono di dedicare meno tempo alla ricerca dei materiali e alla definizione dei dettagli, e più tempo al raggiungimento dei tuoi obiettivi. 

Sì, ma come faccio a crearne uno e a usarlo? 

Creare un modello per gli obiettivi a breve termine è facile, soprattutto se si utilizza un software di gestione dei progetti. È sufficiente creare un nuovo progetto e configurare il modello con delle etichette personalizzate, in modo da poter aggiungere informazioni alle cose da fare, come ad esempio stato e priorità dell'attività, per mantenere l'obiettivo nei tempi previsti. 

Funzionalità integrate

• Obiettivi. Gli obiettivi su Asana ti collegano direttamente al lavoro che stai svolgendo per raggiungerli, in questo modo per i membri del team sarà più semplice vedere a cosa stanno lavorando. Il più delle volte i nostri obiettivi vivono separati dal lavoro necessario per raggiungerli. Se si collegano il tuo team e gli obiettivi aziendali al lavoro che li supporta, i membri potranno disporre di approfondimenti in tempo reale e avere chiarezza su come il loro lavoro contribuisce al successo del team e dell'azienda. Di conseguenza, i membri del team potranno prendere decisioni migliori. Se necessario, potranno identificare i progetti che supportano la strategia aziendale e dare priorità al lavoro che fornisce risultati misurabili.

• Traguardi. I traguardi costituiscono le tappe chiave del tuo progetto. La definizione dei traguardi intermedi del progetto consente di mantenere informati i membri del team e gli stakeholder sullo stato di avanzamento. Usa i traguardi come un'opportunità per festeggiare i piccoli successi lungo il percorso verso l'obiettivo principale del progetto.

• Dipendenze. Contrassegna un'attività come in attesa di un'altra attività con le dipendenze dell'attività. Se sai che il tuo lavoro sta bloccando quello di altri, puoi stabilire delle priorità. I team con flussi di lavoro collaborativi possono verificare quali attività stanno attendendo da altri e sapere quando iniziare la loro parte del lavoro. Quando la prima attività viene completata, l'incaricato verrà avvisato che può iniziare la propria attività dipendente. O, se l'attività da cui dipende il tuo lavoro viene riprogrammata, Asana ti invierà una notifica, permettendoti così di aggiornare la tua scadenza.

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire la coerenza in tutta l'organizzazione.

App consigliate

• Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack. 

• Gmail. Con l'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività di Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, così che nulla ti sfugga. Hai bisogno di fare riferimento a un'attività di Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. 

Come usare un modello per gli obiettivi a breve termine

Una volta impostato il tuo modello base per gli obiettivi a breve termine, puoi duplicarlo per un obiettivo specifico e aggiungere i dettagli relativi a tale obiettivo, per esempio attività, titolari delle attività e dipendenze di progetto. Di seguito presentiamo un rapido riepilogo su come impostare il tuo progetto quando hai un obiettivo specifico in mente. 

1. Definisci il tuo obiettivo a breve termine, e accertati che segua il framework per gli obiettivi SMART, che sia impegnativo ma realistico e che sia allineato con l'obiettivo a lungo termine (se applicabile). 

2. Crea il tuo modello con le azioni che tu e il tuo team dovete portare a termine per raggiungere l'obiettivo.

3. Assegna un titolare e una scadenza a ogni azione, per essere sicuro che le attività vengano completate nei tempi previsti.

4. Aggiungi una priorità a ogni attività, in modo da vedere facilmente quanto è urgente e il suo impatto sull'avanzamento dell'obiettivo.

5. Utilizza funzionalità di gestione digitali, come le dipendenze delle attività, per gestire il tuo flusso di lavoro e monitorare eventuali ostacoli.

6. Imposta i traguardi del progetto per festeggiare i successi e monitorare l'avanzamento.

Supponiamo che il tuo obiettivo aziendale a lungo termine sia il lancio di un prodotto in un nuovo mercato entro la fine dell'anno. È un obiettivo di ampio respiro, ambizioso, la tua stella polare. Ma, di per sé, è troppo ampio. Per tradurlo in azioni (e renderlo fattibile), proviamo a suddividerlo in obiettivi più piccoli, che sarai in grado di raggiungere in periodi di tempo più brevi. Per esempio, le fasi per espandersi in un nuovo mercato potrebbero includere quanto segue.

• Valutazione del mercato, dell'offerta di prodotti e dei destinatari attuali, per identificare le opportunità di espansione.

• Eseguire una ricerca di mercato per definire i mercati potenziali in cui espandersi.

• Selezione del mercato di riferimento per l'espansione.

• Definizione dei messaggi chiave per l'espansione e il lancio.

• Scelta dei canali di marketing per il lancio e sviluppo della strategia promozionale.

• Creazione di un piano di vendita e di sensibilizzazione. 

• Definizione in dettaglio della cronologia e degli obiettivi per il lancio.

• Lancio del prodotto nel nuovo mercato.

• Valutazione del lancio. 

Trasforma le fasi suindicate in obiettivi a breve termine, assegnando una data di scadenza a ciascuna di esse. Utilizzando un modello per gli obiettivi a breve termine, potrai monitorarne l'avanzamento e collegarlo all'avanzamento generale del tuo obiettivo a lungo termine, il lancio del prodotto.

Domande frequenti