Modello di lista di controllo

La lista di controllo è uno strumento di project management comune, nato nel settore dell'edilizia. Bisogna immaginarsi un appaltatore che ispeziona un edificio appena completato per verificare se manchi qualcosa da fare prima di chiudere il progetto. Nel caso ci fossero degli ultimi ritocchi da fare, questi diventerebbero "voci della lista di controllo", che l'appaltatore spunterebbe una volta completate.  

Ora però non serve più creare questa lista su carta. Creare un modello digitale di lista di controllo è il metodo migliore per mantenere organizzato il tuo team e fare in modo che rispetti le scadenze durante le fasi finali del progetto. Con un modello digitale di lista di controllo, il tuo team potrà accedere alle stesse informazioni in tempo reale, semplificando così il completamento di un progetto.

Cos'è un modello di lista di controllo?

Un modello di lista di controllo è uno schema di riferimento duplicabile che ti consente di aggiungere qualsiasi attività che serve per portare a termine la fase finale del tuo progetto. Nonostante venga spesso utilizzato nella gestione dei progetti edili, può essere utilizzato per qualsiasi tipi di flusso di lavoro di un progetto. 

Un modello di lista di controllo aiuta il tuo team a restare organizzato e fa in modo che gli ultimi ritocchi al progetto vengano apportati con la qualità che il tuo team si aspetta. Crea una lista di controllo moderna utilizzando uno strumento digitale di project management invece che un foglio di carta, in modo che i membri del team possano aggiornare le attività simultaneamente. Le liste di controllo sono utili soprattutto quando tutti devono sapere chi è responsabile di quale aspetto e per avere le informazioni aggiornate in tempo reale. Ciò fa in modo che le persone si sentano responsabili di attività specifiche, ed evita che gli stakeholder e altri collaboratori facciano riferimento a informazioni obsolete o non aggiornate.

Quando utilizzare un modello di lista di controllo

I modelli di lista di controllo sono un ottimo strumento utilizzabile da qualsiasi team, non solo quelli che lavorano nell'edilizia. Di seguito elenchiamo alcune situazioni in cui utilizzare un modello di lista di controllo è una buona idea.

• Come check-list finale: le liste di controllo sono un buon metodo per fare un controllo qualità al termine di un progetto. Utilizza un modello per far sì che il tuo team verifichi tutti i dettagli rilevanti, indipendentemente dal progetto al quale sta lavorando. 

• Assicurare la coerenza di un prodotto finale: se il tuo team crea versioni diverse dello stesso prodotto, utilizzare un modello di lista di controllo può assicurarne la coerenza tra essi. Tutti i prodotti seguiranno lo stesso flusso di lavoro, facendo così in modo che tutti i prodotti finali siano simili, con variazioni minime. 

• Per testare nuovi processi o flussi di lavoro: i team del settore edile spesso usano le liste di controllo poiché il passaggio finale di un progetto è sempre lo stesso. Se il tuo team sta attraversando una fase di cambiamento nel processo di controllo qualità, utilizzare una lista di controllo è un buon punto per iniziare a modificare il flusso di lavoro. Se scopri che il nuovo processo non funziona, puoi tornare facilmente al flusso di lavoro che ti serve della lista di controllo standard.

Che informazioni andrebbero incluse in un modello di lista di controllo?

I modelli di lista di controllo fanno in modo che le informazioni giuste vengano condivise con le persone giuste. Di seguito elenchiamo le informazioni più comuni che potresti trovare in un modello di lista di controllo.

• Luogo dell'attività: nel settore edile, questa è solitamente una stanza o un'area dell'edificio in cui è si svolge l'attività. Per altri tipi di progetti, questo potrebbe essere la parte di progetto a cui stai lavorando o la fase del progetto in cui si trova l'attività.

• Dettagli o descrizione dell'attività: è una breve descrizione di ciò che deve essere fatto per portare a termine l'attività. Una buona pratica è usare un verbo all'inizio del nome dell'attività, in modo che il tuo team sappia esattamente che azione eseguire.

• Priorità dell'attività: questa informazione indica l'importanza dell'attività rispetto alle altre. È particolarmente utile se esistono delle dipendenze. In questo modo, le attività giuste vengono completate per prime. 

• Membro del team responsabile: è il membro del team assegnato a  questa attività. Se ci sono domande in merito, questa è la persona da contattare.

• Data di scadenza dell'attività: è la data (o la scadenza) entro la quale l'attività deve essere completata. 

• Stato dell'attività: questa informazione indica se l'attività è in corso o meno. Gli stati più comuni sono "Non iniziata", "In corso" e "Completata". Anche se questi sono gli stati più comuni, il tuo team può usare stati più dettagliati per indicare in che fase si trova l'attività rispetto al flusso di lavoro.

Funzionalità integrate

• Vista Elenco. La vista Elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista Elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

• Dipendenze. Contrassegna un'attività come in attesa di un'altra attività con le dipendenze. Se sai che il tuo lavoro sta bloccando quello di altri, puoi stabilire delle priorità. I team con flussi di lavoro collaborativi possono verificare quali attività stanno attendendo da altri e sapere quando iniziare la loro parte del lavoro. Quando la prima attività viene completata, l'incaricato verrà avvisato che può iniziare la propria attività dipendente. O, se l'attività da cui dipende il tuo lavoro viene riprogrammata, Asana ti invierà una notifica, permettendoti così di aggiornare la tua scadenza. 

• Approvazioni. Talvolta non devi semplicemente completare un'attività, ma hai bisogno di sapere se un risultato finale è stato approvato o meno. Le approvazioni sono un tipo speciale di attività su Asana che possono essere contrassegnate con "Approva", "Richiedi modifiche" o "Rifiuta". In tal modo, il titolare dell'attività riceve istruzioni chiare sulle azioni da attuare e viene a sapere se il suo lavoro è stato approvato o meno. 

• Aggiornamenti sullo stato del progetto. Di' addio allo spulciare tra più strumenti per trovare informazioni sullo stato di un progetto o al partecipare a un'altra riunione per qualcosa che avrebbe potuto essere discusso in un'email. Gli aggiornamenti sullo stato dei progetti di Asana non sono solo più facili da usare, ma sono anche collegati direttamente al lavoro svolto dal tuo team. Ciò consente ai membri del team di accedere facilmente a informazioni aggiuntive sul progetto, come il piano di progetto, il piano di comunicazione, gli obiettivi del progetto, i traguardi, i risultati finali e altro ancora. In definitiva, i resoconti sullo stato del progetto riducono il lavoro manuale, centralizzano le informazioni e tengono tutti aggiornati.

App consigliate

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• Zendesk. Con l'integrazione di Asana per Zendesk, gli utenti possono creare attività Asana in modo rapido e semplice direttamente dai ticket Zendesk. Aggiungi contesto, allega file e collega le attività esistenti per monitorare il lavoro necessario per chiudere il ticket. L'integrazione fornisce inoltre una visibilità continua su entrambi i sistemi, in modo che tutti siano sempre aggiornati a prescindere dallo strumento utilizzato.

• Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e interconnessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo di un prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e il trasferimento dei progetti. Crea rapidamente ticket Jira da Asana, in modo che il lavoro passi senza interruzioni tra i team commerciali e tecnici al momento giusto.

Domande frequenti