Modello di piano di marketing per eventi

Ripensa all'ultimo evento a cui hai partecipato. È probabile che tu non abbia semplicemente deciso di presentarti lì senza conoscerne lo scopo e senza sapere chi fossero i relatori. Forse hai visto dei video promozionali sui social media o hai consultato il programma sul sito web dell'evento per scovare i tuoi relatori preferiti. Grazie a tutto quel clamore, probabilmente avevi già un'idea abbastanza chiara di cosa aspettarti ed eri entusiasta di partecipare. 

Tutto ciò, vale a dire la promozione che aumenta la visibilità, l'entusiasmo e la partecipazione del pubblico, non accade per caso. È il risultato di un accurato piano di marketing per eventi, che definisce tutte le attività promozionali, dalla pianificazione pre-evento al follow-up post-evento. 

I piani per la promozione degli eventi sono complessi, ma non deve per forza esserlo la loro gestione. Il modello di piano di marketing per eventi di Asana ti consente di organizzare la strategia di marketing per il tuo evento in un unico posto, in modo che tu possa pianificare, promuovere e realizzare un evento indimenticabile. 

Cos'è un piano di marketing per eventi?

Un piano di marketing per eventi, come si intuisce dal nome, è un piano per promuovere un evento. Il suo scopo è catturare l'attenzione e accrescere la visibilità dell'evento, in modo da raggiungere il pubblico di destinazione e aumentare la partecipazione. 

Il tuo piano di marketing per eventi dovrebbe comprendere i dettagli approfonditi della cronologia promozionale, inclusi tutti i passaggi da seguire per pubblicizzare il tuo evento. Ciò significa monitorare ogni aspetto dalla pianificazione pre-evento (ad esempio, la creazione di un elenco di potenziali partecipanti), dalle iniziative promozionali più impegnative (ad esempio, il lancio di un sito web dell'evento) fino ad arrivare alle attività di marketing più semplici (ad esempio, l'invio di una serie di email). Dovresti anche tenere traccia degli eventi promozionali di follow-up, come la pubblicazione di un riepilogo dell'evento sui social media. 

Perché usare un piano di marketing per eventi?

Il marketing per eventi aiuta a pubblicizzare l'evento in programma e a favorire una maggiore partecipazione di pubblico. Tramite un piano di marketing per eventi, puoi lanciare iniziative legate all'evento quando il tuo pubblico di destinazione interagisce naturalmente con i media. In poche parole, un piano di marketing per eventi ben organizzato assicura che le attività di promozione siano lanciate nel momento giusto e nel luogo giusto. 

Non è semplice, ma un modello di marketing per eventi può renderlo un po' più facile. 

Cos'è un modello di piano di marketing per eventi?

Un modello di piano di marketing per eventi è uno schema che ti consente di definire le attività di marketing del tuo evento. Il modello di piano di marketing per eventi di Asana ti dà visibilità su tutte le cose da fare in ambito promozionale fino al lancio dell'evento, dalla pianificazione all'esecuzione. Ti aiuta anche a gestire le attività da svolgere nel giorno dell'evento e quelle successive alla conclusione. 

Inoltre, poiché il nostro modello è una risorsa duplicabile, puoi personalizzarlo in modo da usarlo per eventi specifici. Ad esempio, supponiamo che stai organizzando diversi eventi aziendali, come conferenze di settore e lanci di prodotti. Siccome ciascun tipo di evento avrà una propria cronologia, puoi creare uno specifico modello per ognuno di essi. In tal modo, avrai a disposizione dei modelli distinti per ciascun tipo di evento da usare per pianificare eventi futuri. 

Una volta creato il tuo modello, puoi condividerlo con i team, in modo che ogni stakeholder possa vedere come è strutturato il piano di marketing dell'evento e rimanere aggiornato su cosa succede e quando. 

Cosa è incluso nel modello di piano di marketing per eventi di Asana?

Il nostro modello di piano di marketing per eventi predefinito include sezioni ed etichette personalizzate che ti aiutano a pianificare, organizzare e lanciare le attività promozionali del tuo evento. 

Usando la struttura di base del modello, puoi scomporre il piano di marketing del tuo evento per delineare i passaggi essenziali del processo di promozione e, di conseguenza, le attività corrispondenti. Queste includono:

• attività di pianificazione, come sviluppare i messaggi, creare un elenco di invitati o lanciare una landing page di registrazione dell'evento

• attività di promozione, come inviare un comunicato stampa o lanciare una campagna sui social media

• attività nel giorno dell'evento, come pubblicare un post su Instagram quando i relatori principali iniziano il loro intervento. 

• attività post-evento, come inviare email di ringraziamento o pubblicare un articolo di riepilogo sul blog. 

Inoltre, puoi assegnare un colore alle etichette personalizzate per monitorare le informazioni sulle attività correlate, per esempio:

• il membro del team responsabile dell'attività

• la data di scadenza dell'attività

• eventuali dipendenze delle attività, per sapere quale attività dipende da un'altra affinché venga avviata

• l'avanzamento dell'attività, ad esempio se non è iniziata, se è in corso o completata

• lo stato di approvazione dell'attività, ad esempio se è pronta per la revisione, approvata o necessita di modifiche

• in quale fase del piano promozionale si trova l'attività

• il budget relativo all'attività, ove applicabile

Vantaggi di un modello di piano di marketing per eventi

Probabilmente, il piano di marketing per il tuo evento include numerose variabili. Con il modello di piano di marketing per eventi di Asana puoi promuovere la collaborazione tra i team e gestire il lavoro in un unico posto per mantenere le campagne nei tempi previsti. 

Di seguito elenchiamo alcuni dei vantaggi del nostro modello di piano di marketing per eventi.

• Organizzare l'intero piano di marketing dell'evento, incluse le attività pre-evento e post-evento, in un unico posto. 

• Definire i vari passaggi di marketing dell'evento prima di iniziare a lavorare. Spostare facilmente le scadenze, se le priorità dell'evento cambiano o accade qualcosa di inatteso, ad esempio un fornitore si tira indietro o il tuo team ha bisogno di più tempo per consegnare una parte del lavoro. 

• Creare attività e adeguare gli intervalli delle date e le dipendenze, in modo che il lavoro inizi al momento giusto. 

• Fornire feedback che possono essere trasformati in attività su risorse come file di immagini e documenti, direttamente nel modello dell'evento. 

• Gestire le approvazioni direttamente nel modello, in modo che le scadenze finali siano chiare, tutto il team sappia quando il lavoro è stato approvato e tu possa avere la certezza che il feedback verrà implementato prima della diffusione del materiale promozionale dell'evento.

• Pianificare e gestire le promozioni in un unico posto, riunendo i membri dei team coinvolti e i fornitori per garantire maggiore visibilità e senso di responsabilità. 

• Visualizzare la pianificazione delle attività di promozione a livello generale, in modo da sapere cosa viene lanciato e quando. 

• Lanciare iniziative nel posto giusto al momento giusto, attirando il pubblico ideale e raggiungendo così gli obiettivi di partecipazione. 

• Usare i traguardi per monitorare l'avanzamento e accertarsi che le attività di promozione vengano lanciate nei tempi previsti. 

Funzionalità integrate e app da usare con il modello di piano di marketing per eventi di Asana

Le nostre funzionalità integrate e app ti consentono di comunicare con i membri del team, rivedere e approvare il lavoro, e monitorare l'avanzamento del piano, senza uscire da Asana. 

Funzionalità integrate

1. Vista calendario. La vista calendario è una vista di progetto che visualizza tutte le attività in programma e quelle già passate in formato calendario. Monitora con chiarezza su cosa stai lavorando e le scadenze che si stanno avvicinando. Fornisci informazioni ai tuoi stakeholder in merito alle date di scadenza di ciascuna attività, e anche sul ritmo generale del progetto. Quindi, clicca su un'attività per visualizzare più informazioni, come ad esempio i campi personalizzati associati, dipendenze, sottoattività e altro ancora.

2. Vista cronologia. La vista cronologia è una vista di progetto in stile Gantt che visualizza tutte le tue attività in un grafico a barre orizzontali. Non solo potrai vedere le date di inizio e di fine di tutte le attività, ma anche le relative dipendenze. Con la vista cronologia, potrai monitorare con facilità le relazioni tra i vari elementi del tuo piano. Inoltre, quando tutto il tuo lavoro viene visualizzato in un unico posto, è facile identificare e risolvere i conflitti di dipendenza prima che si verifichino, per rispettare i tempi previsti per i tuoi obiettivi. 

3. Traguardi. I traguardi costituiscono le tappe chiave del tuo progetto. La definizione dei traguardi intermedi del progetto consente di mantenere informati i membri del team e gli stakeholder sullo stato di avanzamento. Usa i traguardi come un'opportunità per festeggiare i piccoli successi lungo il percorso verso l'obiettivo principale del progetto. 

4. Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per contrassegnare, ordinare e filtrare le attività. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione. 

App consigliate

1. Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

2. Gmail. Grazie all'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività di Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, in modo da non lasciarti sfuggire nulla. Hai bisogno di fare riferimento a un'attività di Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. 

3. Adobe Creative Cloud. I team creativi lavorano meglio quando possono concentrarsi sul design. Grazie all'integrazione di Asana per Adobe Creative Cloud, i team creativi e di design possono accedere facilmente alle informazioni necessarie per iniziare il lavoro, ricevere feedback dai revisori e dagli approvatori e consegnare il prodotto finale, senza uscire da Photoshop, Illustrator o InDesign. Visualizza nuove attività, condividi progetti, incorpora collegamenti di condivisione XD e inserisci il feedback fornito su Asana, tutto direttamente su Adobe Creative Cloud.

4. Canva. Con l'integrazione di Canva per Asana, potrai incorporare facilmente gli stupendi design di Canva per dar vita ai tuoi progetti di Asana. Dalle slide per una presentazione, agli asset dei social media, passando per wireframe e video, l'integrazione di Canva ti consente di raccogliere tutte le tue idee e i tuoi progetti in un unico posto, in modo da comunicare e collaborare senza problemi.

Domande frequenti