Cos'è l'ideazione di un progetto? I suoi sette passaggi e i consigli degli esperti

Quando si tratta di gestire i progetti, può essere difficile mettere tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Con più elementi coinvolti, risultati finali diversi e collaborazione interdipartimentale, a volte una riunione di inizio progetto non è sufficiente. 

L'ideazione di un progetto è un'opportunità per allinearsi su idee, processi e risultati finali. Rappresenta la fase iniziale del ciclo di vita del progetto e spesso precede il piano di progetto o il project charter, in quanto si concentra sulla panoramica del progetto piuttosto che sui dettagli specifici. In questa fase iniziale, elementi grafici come diagrammi di flusso, diagrammi di Gantt e cronologie vengono spesso utilizzati per fornire un'idea generale alle parti interessate. 

Esamineremo gli elementi di base dell'ideazione di un progetto, illustreremo i suoi sette passaggi e forniremo suggerimenti di esperti per aiutarti a comprendere meglio il processo. 

Cos'è l'ideazione di un progetto

L'ideazione di un progetto è la fase iniziale del ciclo di vita di un progetto, nella quale vengono pianificate idee, processi, risorse e risultati finali. Precede il piano di progetto, in quanto presenta solo una panoramica generale, al contrario del piano di progetto, che include informazioni più dettagliate. 

L'ideazione di un progetto implica sette passaggi, tra cui la definizione degli obiettivi e l'utilizzo di elementi grafici per comunicare le finalità.

Gli elementi grafici includono una varietà di strumenti quali i diagrammi di Gantt, le bacheche Kanban e i diagrammi di flusso. Fornire una rappresentazione visiva della strategia del progetto contribuisce a creare trasparenza tra le parti interessate e a chiarirne i diversi aspetti, inclusa la sua fattibilità complessiva. 

I sette passaggi dell'ideazione di un progetto

Un processo di ideazione di un progetto ben riuscito consiste di sette passaggi. Questi vanno dalla definizione degli obiettivi e delle finalità di base al rafforzamento della strategia per aiutarti a mantenere tutto organizzato durante la gestione di un nuovo progetto.

Esaminiamo ciascuno dei passaggi necessari per l'ideazione di un progetto. 

Passaggio 1. Definire gli obiettivi del progetto

Nel primo passaggio, definisci gli obiettivi del progetto. Per prima cosa, indici una riunione per la progettazione iniziale nella quale documenti la cronologia generale del progetto e i risultati finali.

Per iniziare, considera le esigenze del progetto e le parti interessate. Che cosa vuoi risolvere? Inizia a scrivere una breve descrizione del progetto e a identificare le persone coinvolte. 

Dopo aver delineato gli obiettivi di base del progetto, determina in dettaglio quelli più concreti.

Suggerimento dell'esperto: in questa fase, usa obiettivi SMART per visualizzare meglio il tuo percorso. SMART è un acronimo che sta per "specific" (specifico), "measurable" (misurabile), "achievable" (raggiungibile), "realistic" (realistico) e "time-bound" (con scadenza). 

 Passaggio 2. Determinare i risultati

Successivamente, definisci i risultati del progetto. Questi sono solitamente più dettagliati rispetto alla fase iniziale di pianificazione degli obiettivi e includono le attività specifiche da portare a termine durante il progetto.

Supponi, per esempio, di lavorare a un progetto per aggiungere una nuova landing page al tuo sito web. Uno dei risultati potrebbe essere l'aggiunta di un modulo di iscrizione alle comunicazioni via email. 

Documenta gli esiti e i principali risultati finali necessari insieme agli obiettivi del progetto per iniziare a definire le tempistiche. È una buona idea fare riferimento alle metodologie di gestione del progetto più diffuse, per decidere quale si adatta alle esigenze del tuo progetto. 

Suggerimento dell'esperto: per progetti complessi, utilizza la metodologia Agile, con iterazioni che suddividono le attività di grandi dimensioni in sprint brevi. Per i progetti più tradizionali, utilizza il metodo a cascata, che fornisce un approccio dettagliato.

Passaggio 3. Identificare rischi e vincoli

Una volta identificati i risultati, considera i rischi e i vincoli del progetto. Valuta quegli aspetti che potrebbero comportare rischi, per evitare sprechi di risorse in futuro. 

Al fine di identificare rischi e vincoli, definisci gli strumenti di gestione delle risorse, i fondi e i tempi necessari. Collabora con gli stakeholder e i team di progetto pertinenti per gestire questi vincoli prima dell'inizio del progetto. 

Suggerimento dell'esperto: utilizza un registro dei rischi per analizzare, documentare e affrontare i rischi di progetto che si presentano. 

Passaggio 4. Perfezionare la strategia di progetto con un grafico

Una strategia di progetto è una roadmap visiva del progetto che aiuta a comunicare lo scopo ai membri del team. Crea la tua strategia scegliendo un elemento grafico che puoi condividere con le parti interessate. 

Esistono molti tipi di elementi grafici tra cui scegliere. Eccone alcuni.

• Diagramma di flusso: un diagramma di flusso è una rappresentazione visiva dei passaggi e delle decisioni necessarie per mettere in atto un processo. I diagrammi di flusso sono particolarmente utili per visualizzare gli approcci passo dopo passo e organizzare efficacemente i risultati finali del progetto. 

• Diagramma di Gantt: un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali utilizzato per illustrare la cronologia di un progetto. Le barre rappresentano i vari passaggi del progetto, mentre la loro lunghezza rappresenta il tempo necessario per il loro completamento.

• Work breakdown structure (WBS): una WBS è la scomposizione di tutte le attività di un determinato progetto. I project manager la utilizzano per aiutare i team a visualizzare i risultati finali, mantenendo gli obiettivi in primo piano. 

• Mappa mentale: una mappa mentale è un diagramma gerarchico utilizzato per visualizzare progetti e attività. Consente ai project manager di associare i risultati finali a un concetto o un'idea centrale, come un obiettivo specifico del team. 

• Grafico PERT: un grafico (o diagramma) PERT è uno strumento utilizzato per pianificare, organizzare e definire le attività. Può essere utile per progetti complessi e per fare una stima del tempo necessario per completare le attività.

Poiché ogni strumento grafico differisce leggermente dagli altri, sceglierai quello che si adatta alle preferenze del tuo team. Mentre una struttura di scomposizione del lavoro che illustra nei dettagli le dipendenze è adatta ai team di grandi dimensioni, un diagramma di flusso va bene per team più piccoli con progetti meno complessi.

Suggerimento dell'esperto: esamina le caratteristiche di ciascuna risorsa grafica prima di aggiungerne una nella fase di ideazione del progetto. Puoi farlo valutando ognuna di esse in base alla quantità di dettagli inclusi, all'usabilità e all'aspetto. In questo modo, troverai quella più adatta alle tue esigenze. 

Passaggio 5. Calcolare il budget

Successivamente, calcola il budget del progetto per iniziare ad allocare le risorse. Il budget includerà la redditività del progetto, le risorse disponibili e il lavoro esternalizzato necessario. Potrebbe anche essere una somma fissa determinata dalla dirigenza, che dovrai usare con giudizio per riuscire a realizzare tutti i risultati finali. 

Il budget potrebbe richiedere l'approvazione o la modifica da parte della direzione. Quando sarà stato finalizzato, potrai iniziare a distribuire i documenti elaborati durante la fase di ideazione, e assegnare attività e responsabilità. 

Suggerimento dell'esperto: quando devi allocare le risorse, puoi migliorare l'efficienza e ridurre gli errori di progetto implementando processi automatizzati con dei software di automazione. 

Passaggio 6. Creare un piano di emergenza

Per iniziare ad assegnare le attività, crea un piano di emergenza. Un piano di emergenza è un piano di riserva per i rischi e i vincoli delineati in precedenza. Avere un piano organizzato quando sorgono problemi aiuta a risolverli in tempo reale e a migliorare l'efficienza. 

Per crearne uno, organizza i rischi utilizzando un diagramma di Gantt o uno strumento per la gestione della cronologia e stabilisci un piano per ciascun rischio. Ad esempio, se uno dei rischi potrebbe scaturire dal mancato arrivo in tempo dei materiali, il tuo piano di emergenza potrebbe essere quello di reperire materiali altrove o partire da un punto diverso del progetto mentre attendi i materiali. 

Dopo aver delineato un piano per ogni rischio, puoi avviare il progetto. 

Suggerimento dell'esperto: usa Asana per creare elenchi, cronologie e diagrammi di Gantt per visualizzare meglio il tuo piano di progetto. 

Passaggio 7. Documentare i traguardi

Come passaggio finale, documenta i traguardi del tuo team. Questo viene fatto per garantire che il lavoro venga completato in tempo e per identificare facilmente le eventuali incongruenze. 

Puoi farlo utilizzando un software di gestione dei progetti, nel quale le parti interessate possono accedere alle informazioni e ai progressi. È una buona idea gestire i traguardi fino alla fine del progetto per garantire che le attività vengano completate in tempo. 

Suggerimento dell'esperto: comunica di frequente con le parti interessate del progetto per monitorare le dipendenze delle attività e garantire il raggiungimento degli obiettivi a breve termine. 

Tre suggerimenti per una migliore ideazione del progetto

Concepire un progetto che migliori la collaborazione e aumenti l'efficienza non è un compito facile. Oltre ai sette passaggi di cui sopra, ecco alcuni suggerimenti che possono migliorare il processo di ideazione del progetto. 

Tieni a mente questi tre suggerimenti nel momento dell'ideazione del progetto.

1. Comunica con le parti interessate fin dall'inizio e spesso: la comunicazione è fondamentale, a prescindere dal progetto al quale stai lavorando. Collaborare sin dalle prime fasi del progetto farà sì che tutte le parti interessate siano sulla stessa lunghezza d'onda e comprendano gli obiettivi più importanti. Puoi organizzare riunioni durante l'intero progetto e utilizzare i flussi di lavoro per semplificare il lavoro di squadra.

2. Tieni sempre a mente i tuoi obiettivi: associare gli obiettivi ai risultati finali del progetto consentirà di raggiungerli in ogni fase del processo. Puoi farlo con l'aiuto di un software per creare cronologie, nel quale puoi facilmente collegare gli obiettivi con il lavoro necessario per raggiungerli. 

3. Usa elementi grafici per monitorare i traguardi: sebbene un business case e le liste delle cose da fare giornaliere siano utili, gli elementi grafici offrono alle parti interessate una panoramica più ampia. Dai diagrammi di Gantt ai diagrammi PERT, ci sono diversi modi per visualizzare il lavoro richiesto da un progetto. 

Oltre a questi tre suggerimenti, tieni sempre a mente i migliori interessi del tuo team. Fornire le informazioni necessarie e programmare scadenze ragionevoli manterrà il tuo team impegnato ed efficiente. 

Usa l'ideazione del progetto per raccontare una storia

L'ideazione del progetto è un elemento importante per realizzare un progetto di successo. Dalla raccolta delle informazioni e delle risorse necessarie al coordinamento con i membri del team, il tuo compito è sottolineare l'importanza dei dettagli. Con la giusta ideazione del progetto, tu e il tuo team potete raggiungere grandi risultati. 

Adotta un software di gestione del lavoro e diventa un esperto nell'arte della pianificazione dei progetti. Dallo snellimento del lavoro al miglioramento della visibilità, Asana può aiutare il tuo team a ottenere di più con chiarezza e sicurezza.