Guida alla mappatura dei processi: definizione, applicazione e consigli

Ti capita mai di avere un'idea brillante, ma di non sapere da dove cominciare? Per mettere in pratica le tue idee, devi prima organizzarle e stilare un piano. 

La mappatura dei processi è una rappresentazione visiva del flusso di lavoro, simile a una struttura di scomposizione del lavoro, che può aiutarti a individuare problemi e aree di miglioramento, risultando utile durante il processo organizzativo.

La mappatura dei processi può risultare vantaggiosa durante i brainstorming del team e quando si prendono decisioni o pianificano progetti. Le mappe di processo sono utili anche per la documentazione dei processi, la formazione dei nuovi assunti e il miglioramento dei processi.

Per rendere più efficienti la pianificazione dei progetti e la comunicazione per il tuo team, scopri come funziona la mappatura dei processi (con esempi), i suoi vantaggi e come creare una mappa di processo.   

Che cos'è la mappatura dei processi?

La mappatura dei processi è una tecnica utilizzata per organizzare visivamente flussi di lavoro e processi. Implica la stesura di una mappa di processo, denominata anche diagramma di flusso, diagramma di flusso del processo o diagramma di flusso di lavoro. 

Lo scopo di questa tecnica è di illustrare come funziona un processo in modo conciso e diretto. Consente a qualsiasi membro del team di comprendere facilmente come gestire un determinato processo senza lunghe spiegazioni verbali. Definendo un processo dall'inizio alla fine, puoi avere una migliore comprensione di come funziona l'intero processo e individuare le inefficienze o apportare miglioramenti.

Puoi usare la mappatura dei processi per visualizzare qualsiasi tipo di processo, ma di solito viene utilizzata per l'analisi dei processi, la formazione, l'integrazione o il miglioramento dei processi. È utile quando devi illustrare un processo complesso, affrontare un problema ricorrente all'interno di un determinato processo o coordinare le responsabilità di più membri del team.

Come creare una mappa di processo

Creare una mappa di processo è semplice e può essere fatto su carta o utilizzando software e modelli di gestione del flusso di lavoro. I passaggi seguenti illustrano come crearne una partendo da zero. 

Passaggio 1: identifica un problema o un processo da mappare

Innanzitutto, stabilisci quale processo desideri mappare. C'è un processo che deve essere migliorato? Un nuovo processo che vorresti presentare in modo conciso al tuo team? Un processo complesso che porta i dipendenti a fare spesso domande? Individua ciò che desideri mappare e assegnagli un nome. 

Passaggio 2: elenca le attività richieste

Documenta tutte le attività richieste per completare il processo. In questa fase, il loro ordine non ha importanza. Stila un elenco di tutte le attività necessarie e del rispettivo incaricato. 

È buona pratica collaborare con i colleghi del team e le altre parti interessate che prenderanno parte al processo, in quanto permette di delineare accuratamente tutti i passaggi necessari e stabilire il livello di dettaglio richiesto. Inoltre, assicurati di stabilire l'inizio e la fine del processo, in modo da sapere quali attività devono essere incluse per produrre il risultato desiderato.

Passaggio 3: scrivi la sequenza dei passaggi

Una volta compilato l'elenco di tutte le attività, il passaggio successivo consiste nell'organizzarle nella sequenza corretta, fino a quando l'intero processo non è rappresentato dall'inizio alla fine. Questa è anche una buona occasione per controllare se può esserti sfuggito qualcosa nel passaggio precedente.

Passaggio 4: disegna un diagramma di flusso utilizzando i simboli della mappatura dei processi

Scegli il formato di mappatura appropriato e crea il tuo processo, rappresentando i passaggi con gli appositi simboli. Esistono circa 30 simboli standard che puoi utilizzare per rappresentare diversi elementi di un processo, ma tratteremo i più comuni in modo più dettagliato più avanti in questo articolo.

Passaggio 5: finalizza e condividi la mappa del processo

Una volta che hai finito di tracciare la mappa del processo, rivedila con le altre parti interessate, per assicurarti che sia chiara a tutti e che tutti la approvino. Assicurati che non sia stato tralasciato nessun passaggio e che non ci siano elementi superflui o ambiguità. 

Passaggio 6: analizza la mappa per trovare aree di miglioramento

Dopo aver appurato che la mappa del processo descrive accuratamente il relativo flusso di lavoro, puoi sfruttarla per trovare nuovi modi per migliorare il processo. 

Con l'aiuto del feedback del tuo team, identifica i colli di bottiglia e le inefficienze del processo. Quali passaggi si possono eliminare? Quali attività possono essere completate in maniera più efficiente? Dopo aver identificato queste aree di miglioramento, fai il necessario per porvi rimedio e ridefinisci la mappa del processo includendo i miglioramenti apportati. 

Perché usare una mappa di processo?

La mappatura dei processi consente di consolidare le idee e semplificare i processi rappresentando visivamente i passaggi necessari per mettere in pratica un'idea. 

Ecco come la mappatura dei processi può aiutare te e il tuo team.

• Individuare le inefficienze: aiuta a individuare colli di bottiglia, lacune e altri problemi in un flusso di processo.

• Semplificare le idee: suddivide idee complesse in passaggi più piccoli.

• Aumentare la comprensione: favorisce la comprensione di un processo.

• Preparare piani di emergenza: tiene conto degli imprevisti e fornisce una guida per la risoluzione dei problemi.

• Delegare responsabilità: coordina le responsabilità tra vari individui o entità. 

• Creare documenti: fornisce la documentazione del processo.

• Comunicare in maniera chiara: semplifica la comunicazione attraverso un formato visivo intuitivo. 

• Prendere decisioni più velocemente: consente un processo decisionale più rapido, grazie a una comunicazione più spedita.

• Supportare i dipendenti: migliora le prestazioni dei dipendenti e la soddisfazione sul lavoro.

• Soddisfare gli standard: aiuta le aziende a rispettare gli standard ISO 9000 e ISO 9001.

Tipi di mappe di processo

Le mappe di processo sono disponibili in ogni forma e dimensione. Hanno tutte lo stesso scopo, ma alcune tipologie possono essere più adatte per certi progetti. Ecco alcuni dei tipi più comuni di mappe di processo. 

Diagramma di flusso

La forma più semplice di mappa di processo è un diagramma di flusso di base, che utilizza i simboli della mappatura di processo per illustrare gli input e gli output di un processo e le fasi necessarie per completarlo. 

I diagrammi di flusso di base possono essere utilizzati per pianificare nuovi progetti, migliorare la comunicazione tra i membri del team, creare modelli e documenti dei processi, risolvere problemi in un processo in corso e analizzare e gestire i flussi di lavoro. 

Ideale per: mostrare come viene eseguito un processo dall'inizio alla fine, in genere in ordine sequenziale.

Mappa di processo generale

Una mappa di processo generale, nota anche come mappa top-down o mappa della catena del valore, fornisce una panoramica generale di un processo. I passaggi sono limitati all'essenziale e la mappa include dettagli minimi. 

Le mappe di processo generali possono essere utilizzate per definire i processi aziendali e identificare i passaggi chiave necessari. Sono utili anche per discutere i processi con superiori o terze parti che non hanno bisogno di conoscere i dettagli dell'operazione. 

Ideale per: comunicare le fasi essenziali di un processo.

Mappa di processo dettagliata

Al contrario di una mappa di processo generale, quella dettagliata fornisce tutti i particolari di ogni fase e include i processi predefiniti; documenta i punti decisionali e gli input e gli output di ogni passaggio. Inoltre, consente una comprensione più approfondita del processo mappato ed è più efficace nell'individuare aree di inefficienza, grazie al suo alto livello di dettaglio. 

Ideale per: consentire una comprensione completa di un processo, inclusi tutti i dettagli e le evenienze.

Mappa swimlane

Una mappa swimlane, nota anche come diagramma di flusso interfunzionale o di distribuzione, organizza le attività di un processo in "corsie" per designare chi è responsabile di ciascuna attività. La mappa è suddivisa in canali per ogni stakeholder del processo ed elenca ogni attività nel canale dello stakeholder appropriato. Questo tipo di mappa di processo mette in evidenza i diversi ruoli coinvolti in un processo e le interazioni tra le parti interessate. 

Le mappe swimlane sono ideali per formare i dipendenti nel loro ruolo e aumentare la responsabilizzazione. Sono anche utili per identificare inefficienze come ritardi, elementi superflui e potenziali errori di processo. 

Ideale per: chiarire i ruoli di più stakeholder in un processo.

Mappa del flusso di valore

Una mappa del flusso di valore è uno strumento di gestione snella, che permette di visualizzare il processo tramite il quale un prodotto o un servizio raggiunge il cliente. Le mappe del flusso di valore tendono a essere complesse e utilizzano un sistema unico di simboli per illustrare il flusso di informazioni e i materiali necessari per il processo. 

Nel documentare dati come il tempo di ciclo e il numero di persone coinvolte in ogni fase, la mappatura del flusso di valore risulta utile per identificare le aree in cui è possibile ridurre gli sprechi e rivelare opportunità per progetti futuri. 

Ideale per: descrivere il processo tramite il quale un prodotto raggiunge un cliente e documentarne i dati quantitativi.

Diagramma SIPOC

La sigla SIPOC sta per Suppliers (fornitori), Inputs (materie prime, risorse, ecc.), Process (processo), Outputs (risultati), Customers (clienti). Un diagramma SIPOC non è tanto una mappa di processo quanto un grafico che identifica gli elementi chiave di un processo, che può essere creato come passaggio preliminare di una mappatura di processo dettagliata. 

Come suggerisce l'acronimo, un diagramma SIPOC deve contenere cinque colonne che includono i passaggi di base, gli output, i clienti, gli input e chi fornisce ciascun input del processo. Oltre a essere un punto di partenza per una mappa di processo più dettagliata, è utile anche per definire l'ambito di processi complessi. 

Ideale per: identificare gli elementi chiave e gli stakeholder di un processo.

Simboli della mappatura dei processi

La mappatura dei processi utilizza i simboli del linguaggio UML (Unified Modeling Language) per rappresentare gli elementi chiave su una mappa di processo, come fasi, punti di decisione, input e output, e membri del team coinvolti. 

Di seguito, sono riportati i simboli più comuni e il loro utilizzo.

• Inizio/Fine: le forme ovali vengono utilizzate per indicare l'inizio e la fine di un processo.

• Tappa di processo: un rettangolo rappresenta un'attività nel processo.

• Flusso: le frecce collegano le fasi del processo e mostrano la direzione del flusso.

• Decisione: un rombo indica una fase del processo in cui è necessario prendere una decisione. Le decisioni sono spesso indicate con le opzioni SÌ/NO e si diramano a partire da questo punto.

• Ritardo: un simbolo a forma di D indica un ritardo nel processo.

• Documento: un rettangolo con la linea inferiore ondulata rappresenta un documento o delle informazioni che gli interessati possono leggere. Un simbolo che mostra più rettangoli ondulati indica più documenti.

• Dati: un parallelogramma rappresenta i dati relativi a un input o un output di una fase del processo.

• Input manuale: un rettangolo con la linea superiore inclinata indica un passaggio in cui i dati devono essere inseriti manualmente.

• Processo predefinito: un rettangolo con due linee verticali indica un processo definito in un altro documento. 

Esiste una varietà di altri simboli che puoi utilizzare per la tua mappa di processo, ma quelli indicati sono quelli più comuni e quindi più utili, soprattutto all'inizio. 

Esempio di mappatura di processo

Puoi creare una mappa per qualsiasi tipo di processo, ma potresti comunque chiederti come utilizzare questo strumento nel tuo team. 

Per aiutarti a comprendere meglio come potrebbe essere una mappa di processo, ti facciamo un esempio.

Tecniche di mappatura di processo

Puoi personalizzare le mappe dei processi in base alle tue esigenze e preferenze, ma vale la pena tenere a mente alcuni consigli generali per renderle efficaci. Ecco alcune buone pratiche per la mappatura dei processi.

Pianificazione della mappa di processo 

• Delinea l'ambito del processo, in modo che siano incluse solo le informazioni necessarie.

• Stabilisci obiettivi chiari per il processo.

• Mappa solo i processi che hanno un output definito e obiettivo.

Stesura della mappa di processo

• Lavora a ritroso dall'output all'input.

• Non creare processi predefiniti complicati.

• Includi solo ed esclusivamente i dettagli necessari.

• Segui gli standard stabiliti, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.

Revisione della mappa di processo 

• Chiedi un feedback a tutti coloro che sono coinvolti nel processo.

• Delinea in modo dettagliato percorsi alternativi per soddisfare una condizione preferita, ove applicabile.

• Mappa il processo nel suo stato attuale, non necessariamente in uno stato perfetto o ideale, e apporta miglioramenti da lì. 

Metti in pratica questi suggerimenti in ogni fase della mappatura dei processi, in modo da poter produrre mappe di processo più efficaci.

Indirizza i progetti nella direzione giusta con una mappa di processo

La mappatura dei processi è uno strumento efficace per documentare e migliorare i processi. Combina le informazioni riportate sopra con questi sette semplici passaggi per creare un flusso di lavoro. Con gli strumenti giusti, puoi iniziare a mappare e gestire i processi per ottenere una comunicazione chiara e una maggiore efficienza.