Pensi di avere troppo lavoro? Strategie per dipendenti e team per ritrovare l'equilibrio

Che tu stia coltivando una passione o festeggiando un lavoro ben fatto, ci sono tante piccole (e grandi) vittorie che puoi assaporare al lavoro tutti i giorni. Ma se lo stress, e non la soddisfazione, è una presenza frequente, potresti avere troppo da fare.

Lavorare sodo è OK, ma è ugualmente importante vivere bene. La chiave per evitare di essere sovraccarichi di lavoro è dare priorità all'impatto e non al rendimento.

Se pensi di avere troppo lavoro, puoi affrontare questo problema stabilendo dei confini e comunicandoli al tuo responsabile. Se invece sei un manager o un team leader, puoi evitare il sovraccarico di lavoro all'interno del tuo team supportando i membri e offrendo contesto e trasparenza per il loro lavoro. In questo articolo presenteremo alcuni segni e cause comuni del sovraccarico di lavoro, prima di spiegare come evitarlo in qualità di dipendente o di team leader. 

Come riconoscere un sovraccarico di lavoro

È possibile sentirsi stressati al lavoro, ma come si fa a capire se si è sovraccaricati? Un sovraccarico di lavoro si verifica quando lavori troppo, troppo duramente e per troppo tempo. Se pensi di stare superando la tua capacità (che sia fisica, mentale o emotiva), probabilmente hai troppo lavoro.

La differenza tra sovraccarico di lavoro e burnout

Avere un sovraccarico di lavoro per molto tempo può portare al burnout. Nel 2019, l'Organizzazione mondiale della sanità ha classificato il burnout come fenomeno professionale, che viene causato da uno stress lavorativo cronico. Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, il 71% dei knowledge worker ha sofferto di burnout almeno una volta nel 2020. Di questi knowledge worker, quasi la metà (46%) ha indicato l'avere troppo lavoro come una delle cause principali del burnout.

Segni che hai troppo lavoro

Lo stress è solo uno dei segni che indicano che hai troppo lavoro. Gli altri effetti collaterali includono:

• mancanza di energia

• stress costante al lavoro

• ansia prima di iniziare a lavorare, ad esempio l'inquietudine della domenica

• difficoltà a staccare dal lavoro 

• pensare di non riuscire a gestire la propria vita a causa dello stress lavorativo

• sentirsi lontani da amici e dalla famiglia

• riduzione della qualità del lavoro, nonostante l'impegno

Sentirsi sovraccarichi di lavoro non è solo una brutta sensazione: un burnout prolungato può avere effetti negativi sulla salute, causando disturbi del sonno o mancanza di energia. Trovare un equilibrio salutare tra lavoro e vita personale è fondamentale per migliorare salute mentale e benessere.

Cinque cause che portano al sovraccarico di lavoro

È possibile sentirsi oberati o sovraccarichi di lavoro, ma da dove vengono queste sensazioni? La sensazione di avere troppo lavoro non è qualcosa che crea la tua mente, ma è causata da problemi reali presenti all'interno della tua organizzazione o della cultura aziendale. Il primo passo per combattere il sovraccarico di lavoro è capire l'origine di queste sensazioni. 

1. Attività superflue

Un'attività superflua è qualsiasi attività che porta via tempo al lavoro che ha un impatto. Tra queste attività troviamo la ricerca di documenti, la richiesta di approvazioni e l'invio di follow-up sullo stato del lavoro, per citarne alcune. Tendiamo a dare un valore nominale alle attività superflue, e diamo per scontato che facciano parte del lavoro, ma non ci accorgiamo che queste attività di routine tolgono tempo al lavoro più importante. 

Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, il knowledge worker medio passa il 60% del proprio tempo a lavorare ad attività superflue. Ciò significa che solo il 40% della giornata lavorativa viene impiegato per svolgere lavoro di impatto, ovvero le attività e i progetti per cui si è stati assunti. Il fatto è che ogni giorno abbiamo a disposizione lo stesso numero di ore. Di conseguenza, quando le attività superflue portano via ore lavorative, i knowledge worker si sentono in dovere di lavorare più a lungo per tenere il passo.

2. Lavoro a compartimenti stagni

Un'altra causa di stress lavorativo è il lavoro a compartimenti stagni. Quando non c'è trasparenza sulle attività svolte dai membri del team o sulla loro importanza, non è possibile lavorare efficacemente. Senza una comunicazione trasparente, i knowledge worker passano tempo a cercare informazioni e a svolgere lo stesso lavoro. Di fatto, il knowledge worker medio dedica il 13% del proprio tempo ad attività che sono già state portate a termine, un numero in crescita rispetto al 10% del 2019. Nel corso di un anno, sono 246 ore perse su attività già svolte.

3. Obiettivi scollegati

È fondamentale capire l'impatto del tuo lavoro sull'azienda. Senza questo collegamento, puoi avere l'impressione che il tuo lavoro non conti. Peggio ancora, non sai a che attività dare priorità, e questo ti porta a pensare che tutto abbia la massima priorità. 

Diversamente, quando capisci in che modo il tuo lavoro contribuisce alle iniziative del team e dell'azienda, riesci a gestire meglio priorità e scadenze mutevoli. Invece che cercare freneticamente informazioni o capire in che modo riassegnare le priorità delle tue attività in base a un nuovo progetto o a una scadenza modificata, puoi portare a termine il lavoro più importante in maniera efficace.

4. Un mondo del lavoro che non si ferma mai

Viviamo nell'epoca dell'economia della distrazione, e l'aumento della pressione esercitata su di noi da un mondo del lavoro che non si ferma mai porta i dipendenti a pensare di dover lavorare più ore per soddisfare le aspettative. Quante volte controllare l'email è stata la prima azione della tua mattina? Quante volte hai risposto a una domanda di lavoro durante il weekend? Queste pratiche sono diventate standard nelle interazioni lavorative, ma sono una delle cause principali del sovraccarico di lavoro e del burnout.

5. Sovraccarico di app

Ricerche mostrano che il knowledge worker medio usa dieci strumenti 25 volte al giorno. Al giorno d'oggi, è una pratica standard lavorare su uno strumento, monitorare il lavoro su un secondo e comunicare su un terzo. Ma passare da un'app all'altra può causare perdita di informazioni o dettagli. Di fatto, più di un quarto (27%) dei lavoratori ha dichiarato che quando si passa da un'app all'altra si perdono azioni e messaggi. 

Inoltre, l'80% dei knowledge worker ha dichiarato di lavorare con la casella di posta e altre app di comunicazione aperte. Tuttavia, i dipendenti che passano da un'app all'altra hanno più probabilità di non riuscire a dare le giuste priorità al lavoro. Questo accade perché ogni notifica sembra avere la massima priorità e essere qualcosa che va risolto immediatamente. 

Suggerimenti per i dipendenti: tre passaggi per far sentire la tua voce

Se pensi di avere troppo lavoro, è una sensazione che non dovresti ignorare. Se possibile, non dovresti neanche cercare di sfuggirle. È invitante pensare di risolvere i problemi di sovraccarico di lavoro trovando un altro lavoro. Trovare un altro lavoro è un'opzione e, a volte, è quella migliore. Ma se scappi dal problema, c'è la possibilità che si ripresenti in futuro. Invece, imparando a definire la causa del tuo stress e del sovraccarico di lavoro, puoi allenarti a far sentire la tua voce per chiedere che i tuoi bisogni vengano soddisfatti.

Questo non è solo un bene per te. Quando dimostri che puoi ridurre il sovraccarico di lavoro per concentrarti su priorità più importanti, mostri al tuo manager che stai pensando al tuo impatto sul team e sull'azienda, invece che alla produttività in sé. Dare priorità alla salute e alla felicità migliorerà le tue prestazioni lavorative aumentando la tua capacità.

In fin dei conti, il modo migliore per far sentire la tua voce è parlare al tuo responsabile del tuo carico di lavoro e collaborare per trovare una soluzione. Prima di questa conversazione, preparati un piano per fare in modo che la conversazione sia il più possibile traducibile in azioni.

1. Monitora quello che stai facendo

Se non sai esattamente perché pensi di avere troppo lavoro, inizia a monitorare le attività a cui lavori quotidianamente e quanto tempo impieghi per ognuna. Se applicabile, scrivi qualsiasi attività svolgi o a quali messaggi ti senti in dovere di rispondere al di fuori dell'orario lavorativo. 

Di seguito elenchiamo i vantaggi del monitorare il lavoro.

• Identificare le attività che fanno perdere tempo. Una delle cause più comuni del sovraccarico di lavoro è il perfezionismo. Cerca quelle attività semplici su cui passi troppo tempo solo perché vuoi che siano perfette. Monitorando il tempo impiegato, puoi identificare su quali attività impieghi più tempo del previsto e adattarti se necessario.

• Valutare le distrazioni causate dalle notifiche. Molte volte veniamo distratti dalle notifiche che appaiono sul nostro schermo. Questo può interrompere il tuo stato di flow e farti deviare dalla giornata che avevi programmato. Prendi in considerazione l'attivazione della modalità Non disturbare quando stai per entrare in stato di deep work e ridurre così il desiderio di controllare le notifiche.

• Smascherare il lavoro nascosto. Un'altra causa del sovraccarico di lavoro è il lavoro nascosto, ovvero quelle attività che non avevamo programmato di svolgere. Se non lo stai già facendo, assicurati di monitorare tutte le attività in uno strumento di liste di cose da fare per capire chiaramente cosa devi fare ogni giorno.

• Confrontare le tue responsabilità con quelle previste dal tuo ruolo. Negli ultimi mesi e anni ti sono state assegnate altre responsabilità? Se le responsabilità attuali superano di gran lunga quelle previste inizialmente, chiedi al tuo responsabile di rivedere il tuo ruolo o il tuo salario in modo da includerle. 

• Determinare se semplicemente c'è troppo lavoro. A volte, la causa del sovraccarico di lavoro è ovvia: la tua giornata lavorativa non ha abbastanza ore per completare le attività. Se questo è il caso, puoi parlare col tuo responsabile per dare priorità al lavoro di maggior impatto e cercare di delegare o posticipare le attività meno importanti.

2. Collega il tuo lavoro agli obiettivi aziendali

Capire in che modo il tuo lavoro contribuisce agli obiettivi aziendali e del team può aiutarti a dare meglio le priorità ai progetti su cui stai lavorando. Per essere un membro efficiente di un team, non dovresti cercare di fare il più possibile, ma dovresti concentrarti sulle attività ad alto impatto. 

Prima di parlare al tuo responsabile, esamina a fondo i tuoi obiettivi. Quali iniziative vengono supportate dal tuo lavoro? Oppure, ci sono cose su cui stai lavorando che non si collegano ai tuoi obiettivi? C'è qualcosa che puoi delegare a un altro membro del team o che puoi posticipare?

3. Collabora col tuo responsabile per creare un piano d'azione

Parlare col tuo responsabile di sovraccarico di lavoro può essere intimidatorio, ma è importante. Il tuo responsabile vuole che tu abbia successo, quindi fagli sapere che il tuo livello di stress è aumentato e che il tuo carico di lavoro non è sostenibile. Prendi in considerazione di farlo presente alla prossima riunione individuale. In alternativa, se non ti incontri frequentemente col tuo responsabile, richiedi una riunione individuale per parlare della tua disponibilità. 

Suggerimenti per i manager: sei modi per evitare il burnout all'interno del team

Forse non sei tu ad accusare il sovraccarico di lavoro, ma pensi che un membro del team stia soffrendo di burnout. In qualità di team leader, puoi assicurarti di far sentire il tuo supporto dando informazioni, contesto e strumenti per fare in modo che portino a termine il lavoro di maggior importanza. Ecco come. 

1. Chiedi al team

Il metodo più semplice per combattere il burnout è chiedere ai membri del team se si sentono sovraccaricati di lavoro. Questo vale soprattutto se noti qualcuno che lavora troppe ore o che risponde alle email durante il weekend. Ad alcune persone piace questo stile di lavoro, e rispondere a un'email lì e completare una piccola attività là non provoca loro stress. Altri, invece, potrebbero avere difficoltà e non parlarne, ma non sapere cosa fare. Chiedendo ai membri del team se sentono gli effetti del burnout, puoi dare ai dipendenti sovraccarichi di lavoro un'opportunità di iniziare la conversazione, condividere le proprie sensazioni e iniziare un percorso sostenibile.

2. Condividi il contesto 

Per evitare che i membri del team vengano sovraccaricati di lavoro, assicurati che abbiano il contesto necessario per lavorare efficacemente. Ciò include spiegare in che modo il loro lavoro si collega agli obiettivi aziendali, cosa stanno facendo gli altri membri del team e qual è lo stato delle varie iniziative. Quando condividi queste informazioni, stai dando ai membri del team il contesto per meglio capire l'ambiente lavorativo e dare la priorità alle iniziative fondamentali.

3. Dai priorità all'impatto 

Un altro ottimo metodo per supportare i membri del team è dar loro l'autonomia di svolgere al meglio il loro lavoro. Una volta che hai dato ai membri del team il contesto necessario per lavorare efficacemente, hanno bisogno dell'autonomia per farlo. 

Incoraggia i membri del team a dare priorità all'impatto e a normalizzare il modo in cui questo succede all'interno del tuo team. Ecco alcuni esempi di azioni che dovresti incoraggiare.

• Declinare inviti a riunioni inutili. Secondo la nostra ricerca, nell'ultimo anno i dipendenti hanno perso 157 ore di produttività in riunioni inutili. Incoraggia i membri del team a declinare gli inviti a riunioni a cui non devono presenziare.

• Delegare le attività meno importanti. Se un membro del team sta lavorando a un'attività che non si allinea ai suoi obiettivi, incoraggialo a delegarla a un collega che è più affine allo scopo di quell'iniziativa.

• Dire di no, ma spiegando il perché. Una delle azioni più importanti che i membri del team possono compiere è dire "no" in risposta a una richiesta lavorativa, anche se può essere difficile farlo. Una buona scorciatoia è motivare il rifiuto. In questo modo, i membri del team possono rispondere dicendo: "Non ho la disponibilità per quest'attività al momento perché sto dando priorità a X invece che a Y".

4. Integra e automatizza

Le attività superflue sono in gran parte composte da lavoro manuale: richieste di approvazioni, inviare follow-up sullo stato del lavoro o passare da uno strumento di lavoro a un altro. Tutte queste attività richiedono tempo ed energie mentali. Invece, controlla se il tuo strumento lavorativo offre integrazioni con altri strumenti. Oppure, cerca dei modi per automatizzare le attività di routine e restituire al team il tempo che serve per concentrarsi sul lavoro importante.

5. Prova a gestire il carico di lavoro

La gestione del carico di lavoro è il processo di distribuire e gestire il lavoro all'interno del team in maniera efficiente. Una gestione efficace del carico di lavoro massimizza l'impatto riducendo la confusione, in modo che i membri del team si sentano soddisfatti e non sopraffatti.

Se non lo stai già facendo, usa le pratiche di gestione del carico di lavoro non solo per ridurre gli effetti del burnout percepiti dai dipendenti stressati, ma anche per evitare che in primo luogo si sentano sovraccarichi di lavoro. Puoi farlo identificando e monitorando la capacità dei membri del team con degli strumenti di gestione del carico di lavoro.

6. Nel dubbio, dai l'esempio

La cosa più potente che puoi fare è mostrare ai membri del team che dai valore al loro tempo e alle loro energie, combattendo il sovraccarico di lavoro nella tua vita lavorativa. Se i membri del team vedono che rispondi alle email durante il weekend, si sentiranno in dovere di fare lo stesso.

Esistono vari modi per dare l'esempio e dimostrare che riesci a tenere separati lavoro e vita privata. Tra le strategie utilizzabili ricordiamo:

• dire no a ulteriore lavoro

• prenderti dei permessi e incoraggiare il team a fare lo stesso

• non controllare le comunicazioni lavorative quando sei in ferie

• evitare di inviare messaggi o richieste dopo l'orario lavorativo

• assicurarsi che il tuo calendario rifletta il tuo programma lavorativo, tra cui prendere dei permessi per andare dal dottore o stare con la famiglia

In qualità di leader, so che è mia responsabilità definire i principi alla base della nostra cultura aziendale. Se non ho un equilibrio tra lavoro e vita privata, probabilmente neanche i miei colleghi l'avranno.”

Trovare un equilibrio salutare

Che tu stia cercando di gestire gli effetti del tuo burnout o che tu stia supportando qualche collega sovraccarico di lavoro, chiarezza e comunicazione sono la chiave. Trovare un equilibrio salutare tra lavorare sodo e vivere bene ti può aiutare ad avere successo sul luogo di lavoro e non solo.