Il segreto per avere ottime dinamiche di gruppo

Che tu sia un project manager alla prima esperienza o un team leader esperto, abbiamo tutti una cosa in comune: vogliamo che le persone che guidiamo lavorino bene. Vuoi che i tuoi colleghi del team collaborino, comunichino e discutano tra loro, in modo che possano lavorare al meglio nel modo più semplice possibile. Ma come puoi dare vita a un buon lavoro di squadra se le persone che gestisci non vanno d'accordo? 

È qui che entrano in gioco le dinamiche di gruppo. Quando capisci cosa favorisce delle buone dinamiche, puoi consentire al tuo gruppo di comunicare in modo più chiaro, collaborare in modo più efficace e svolgere insieme più lavori di grande impatto. 

Cosa sono le dinamiche di gruppo?

Le dinamiche di gruppo descrivono le interazioni, le attitudini e i comportamenti all'interno di un gruppo di persone. Il termine venne usato per la prima volta dallo psicologo sociale Kurt Lewin per descrivere il modo in cui i gruppi agiscono e reagiscono al cambiamento delle circostanze. 

Queste dinamiche non appaiono dal nulla: si sviluppano in base al modo in cui le persone si vedono in relazione ai propri pari e tra di loro. Ad esempio, potresti avere una dinamica di gruppo positiva se i membri del tuo gruppo sono a proprio agio nel collaborare insieme. Invece, potresti notare dinamiche di gruppo negative se due persone stanno cercando di guidare un progetto, ma l'una non ascolta il contributo dell'altra. 

In Asana crediamo che le buone dinamiche di gruppo inizino con una buone cultura aziendale. Quando i membri del team sentono di poter esprimere completamente se stessi al lavoro, sono in grado di collaborare e comunicare in maniera più efficace. 

Affinché i nostri dipendenti possano svolgere al meglio il proprio lavoro e noi possiamo realizzare la nostra mission, tutti in Asana devono sentirsi rispettati, apprezzati e parte dell'azienda.”

Cos'è un gruppo? 

Un gruppo è un insieme di persone che lavorano insieme. Ciò può includere gruppi formali, come i colleghi del team che lavorano sotto lo stesso responsabile, un team di progetto interfunzionale o i membri di un ufficio, oppure gruppi informali, come i colleghi che condividono interessi e identità comuni. 

Per esempio, in Asana, abbiamo creato gruppi informali chiamati Gruppi di risorse per i dipendenti (Employee Resource Groups, ERG). Oltre due terzi dei nostri dipendenti fanno parte di uno o più di questi gruppi, che supportano varie comunità per creare spazi sicuri, positivi e inclusivi in cui questi possano riunirsi all'interno di vari gruppi funzionali.

Come si formano i gruppi

Il primo a descrivere come si formano i gruppi fu Bruce Tuckman nel 1965 con la sua teoria sulle fasi di sviluppo del gruppo. Secondo Tuckman, ne esistono cinque:

• Forming. Il periodo della formazione è il momento in cui il gruppo si riunisce per la prima volta. Se i suoi membri stanno lavorando a un progetto, possono allinearsi sugli obiettivi o definire il proprio piano di progetto. In questa fase di sviluppo, i membri del gruppo si comportano indipendentemente l'uno dall'altro: la maggior parte delle loro conversazioni sono civili ma distanti.

• Storming. La seconda fase di sviluppo (il cui nome deriva da storm, cioè tempesta) di solito inizia con un disaccordo di qualche tipo. Tale disaccordo funge da catalizzatore per i membri del gruppo affinché condividano più attivamente le proprie opinioni e siano onesti tra di loro. Questa onestà fa sì che inizino a fidarsi a vicenda.

• Norming. Una volta che il gruppo ha risolto il proprio disaccordo o conflitto iniziale, le interazioni al suo interno diventano cooperative e amichevoli. Durante questa fase di sviluppo, il gruppo inizierà a stabilire delle norme, anche se non discute su di esse né le registra in qualche modo. A differenza dell'indipendenza che si osserva nel periodo di formazione, i membri nella fase normativa si orientano verso il processo decisionale di gruppo e danno la priorità alla coesione del gruppo. In effetti, il pericolo della fase di norming è che i membri del gruppo siano troppo riluttanti a condividere le proprie opinioni, cosa che può portare all'immobilismo. 

• Performing. Il periodo della prestazione è quando il gruppo dà il meglio di sé. I membri sono in grado di agire in modo indipendente o affrontare la risoluzione dei problemi in gruppo. Invece di preoccuparsi di come gli altri membri li percepiscono, i singoli membri si concentrano sugli obiettivi del gruppo. 

• Adjourning o mourning. Nel 1977 Tuckman aggiunse questa fase di sospensione o lutto per descrivere la separazione del gruppo al completamento del progetto. Se i membri lavoravano bene insieme, possono provare un senso di perdita al momento dello scioglimento del gruppo.

Perché le dinamiche di gruppo sono importanti

L'instaurarsi di buone dinamiche di gruppo favorisce la collaborazione e la comunicazione, perché riduce gli ostacoli che impediscono il lavoro di squadra. Quando le conversazioni scorrono facilmente, è semplice lavorare insieme. Ma arrivare a questo richiede tempo, pratica e supporto.

Le dinamiche di gruppo sono uno strumento che può aiutarti a sviluppare una migliore comunicazione e collaborazione. Se gestisci un gruppo che non va avanti come vorresti, promuovere dinamiche di gruppo positive può aiutarti a migliorarne la produttività, in modo che possa raggiungere i propri obiettivi.

Il ruolo della comunicazione nelle dinamiche di gruppo

Troppo spesso una comunicazione poco chiara può portare a confusione, conflitti e dinamiche di gruppo negative. Chiarendo quali siano le aspettative e i canali di comunicazione, puoi consentire al tuo team di comunicare in modo chiaro ed efficace. 

Inizia creando un piano di comunicazione per chiarire quale canale dovrebbe essere utilizzato dai membri del team, quando e con quale frequenza devono essere comunicati i diversi dettagli e chi è responsabile di ciascuno dei diversi canali. Ad esempio, in Asana, utilizziamo: 

• e-mail per comunicare con i clienti o i partner esterni

• Slack per la comunicazione in tempo reale sugli aggiornamenti quotidiani e per rivolgere rapide domande agli altri membri del team

• Asana per comunicare in modo asincrono riguardo al lavoro, ad esempio dettagli delle attività, aggiornamenti di stato o documenti fondamentali per i progetti

• Zoom o Google Meet per le riunioni del team, ad esempio sessioni di brainstorming del progetto 

Risolvere le dinamiche di gruppo negative esistenti

Quando in un gruppo vi sono delle dinamiche negative, i membri possono faticare a portare a termine le cose. In casi estremi, le dinamiche di gruppo negative possono ferire i sentimenti delle persone e richiedere un intervento per la risoluzione dei conflitti. Se stai gestendo un gruppo con problemi di questo tipo, prima di tutto devi comprenderne le cause e, una volta individuate, potrai lavorare per risolverli.

Prima di poter eliminare le dinamiche di gruppo negative, devi riconoscerne i segni. Le dinamiche negative si manifestano sotto forma di diverse azioni e di diversi comportamenti a seconda del gruppo. Ecco alcuni segni da cercare:

• frequente frustrazione tra i membri del gruppo

• membri del gruppo che non si trovano a proprio agio tra di loro

• membri del gruppo confusi, in conflitto o che hanno un'autostima negativa in relazione ai propri colleghi

• membri del gruppo che non collaborano né comunicano 

• piccoli gruppi, sottogruppi o cerchie che escludono gli altri membri del gruppo

• gruppi di amici esclusivi 

Una volta identificate le dinamiche di gruppo negative, puoi lavorare per risolvere questi problemi partendo dalle cause. Ecco un elenco delle più comuni e, in base a ciascuna di esse, come puoi intervenire all'interno del tuo gruppo.

Percezione di pigrizia sociale

• Problema: i membri del gruppo ritengono che un certo membro o alcuni membri non stiano facendo la propria parte.

• Soluzione: identifica la causa alla base di questa pigrizia sociale e fornisci supporto a quel membro del gruppo. 

La pigrizia sociale è la tendenza da parte di alcune persone a diminuire il proprio impegno individuale quando lavorano in gruppo. Se i membri del gruppo pensano che un'altra persona non stia facendo la propria parte, ciò può causare frustrazione e influire negativamente sul morale del gruppo. Se pensi che stia accadendo questo, leggi il nostro articolo per scoprire perché la pigrizia sociale riguarda più la chiarezza che la produttività e cosa puoi fare per essere di aiuto in tale frangente.

Stili comunicativi incompatibili

• Problema: i membri del gruppo usano stili comunicativi passivi o aggressivi, cosa che impedisce che si abbia una buona comunicazione.

• Soluzione: aiuta i membri del gruppo a esprimere se stessi in maniera assertiva. 

Gli stili comunicativi descrivono come i membri del gruppo interagiscono e comunicano. Come puoi immaginare, alcuni stili comunicativi possono creare conflitti sul posto di lavoro. Ad esempio, un comunicatore aggressivo potrebbe mettere in difficoltà gli altri membri del gruppo quando devono esprimere la propria opinione. Se un membro del gruppo sembra mostrare uno stile comunicativo negativo, puoi identificare la causa principale che lo induce a comunicare in quel modo e aiutarlo a farlo in maniera più assertiva. Leggi la nostra guida del manager agli stili comunicativi per sapere come fare.

Mancanza di creatività e innovazione

• Problema: i membri del gruppo faticano a risolvere i problemi in maniera creativa.

• Soluzione: incoraggia la co-creazione e il disaccordo per favorire la collaborazione ed evitare il pensiero di gruppo. 

Un rischio durante la fase di norming è che il tuo gruppo diventi così coeso che i membri smettono di sfidarsi a vicenda. Il disaccordo è in realtà una parte fondamentale della collaborazione: per trovare insieme la soluzione migliore, i membri del gruppo devono sviluppare un'idea insieme. Se noti che il tuo gruppo segue il flusso invece di elaborare nuove idee, sfidalo a trovare una soluzione creativa che potrebbe essere migliore. 

Troppa (o troppo poca) autonomia

• Problema: il tuo gruppo sembra bloccato nella fase di storming dello sviluppo, infatti non è stato in grado di stabilire con successo le proprie norme e di attenersi a esse. 

• Soluzione: se necessario, rivaluta il tuo stile di gestione.

In qualità di responsabile, vuoi dare al tuo gruppo lo spazio necessario per elaborare le proprie idee, essere creativo e innovativo. Ma dovresti assicurarti di non adottare un approccio completamente laissez-faire nella gestione del tuo gruppo. Allo stesso tempo, dovresti assicurarti di dare abbastanza spazio per sviluppare norme di gruppo e per consentire ai membri di discutere tra loro. C'è una linea sottile tra guidare il tuo gruppo nella giusta direzione e lasciare che, in aggiunta, sviluppi i propri processi di gruppo. In caso di dubbio, incoraggialo a collaborare, ma ricorda che sei tu a prendere la decisione finale, se necessario.

Trasformare il tuo gruppo in un team

Affrontare le dinamiche di gruppo negative e aiutare i membri del tuo gruppo a lavorare insieme in modo più efficace può aiutarti a raggiungere gli obiettivi condivisi e a migliorarne il morale. Ma la cosa migliore che puoi fare per supportare le dinamiche di gruppo è aiutare il tuo gruppo a vedersi come un team, invece che come un semplice insieme di persone. 

La differenza tra un gruppo e un team

Un gruppo è un insieme di persone che lavorano insieme. Anche se i membri del team possono lavorare insieme durante un progetto, non si vedono necessariamente come parte di un tutto. In genere, i membri del gruppo sono vagamente uniti da un obiettivo, ma probabilmente non hanno uno scopo o un insieme di valori condivisi. 

Invece, un team è un gruppo di persone con uno scopo condiviso e un obiettivo comune. I membri sono interessati non solo al proprio successo individuale, ma anche al successo del team. I team sono più motivati e coesi dei gruppi, perché i membri si considerano parte di qualcosa di più grande. I membri del team condividono un obiettivo specifico e si concentrano sul raggiungerlo insieme.

Passare da gruppo a team

Come puoi consentire al tuo gruppo di vedersi come un team? Questo è più facile in alcuni casi: ad esempio, puoi trasformare un gruppo interfunzionale in un team concentrandoti sull'obiettivo del progetto interfunzionale. 

In alcune situazioni potrebbe non esserci un chiaro obiettivo condiviso. Ad esempio, un gruppo di persone che condividono lo stesso responsabile potrebbero lavorare a progetti completamente diversi con obiettivi del tutto distinti. Il responsabile può usare le attività di team building per avvicinare i membri del gruppo, ma il modo più semplice di costruire un team è tramite la condivisione dei valori.

Crea valori condivisi per stimolare il team building 

La condivisione dei valori riunisce automaticamente tutti nello stesso team, perché si parla la stessa lingua. Grazie ai valori condivisi puoi saltare la fase della formazione e passare direttamente ai lavori di grande impatto. 

I nostri valori sono il nostro punto di riferimento. E i nostri dipendenti rappresentano i punti di interazione dei programmi, delle comunicazioni e dei comportamenti all'interno dell'azienda. Ci sforziamo di sostenere una cultura in cui tutti i dipendenti si sentano connessi gli uni con gli altri e con la nostra mission, in un ambiente dove possono crescere.”

Puoi stabilire i valori condivisi a livello di team, reparto o azienda. La maggior parte delle aziende possiede già dei valori condivisi. Se ciò vale anche per la tua, assicurati di introdurre quei valori nel lavoro di tutti i giorni. Ricordare ai membri del tuo gruppo che condividono questi valori può consentire di saltare la fase di normazione, poiché i valori condivisi sono la norma. Invece di faticare per imparare a lavorare insieme, i membri del team possono sviluppare la collaborazione, grazie al fatto che credono tutti negli stessi valori. 

Come usiamo i valori condivisi in Asana

In Asana crediamo che i nostri valori aziendali ci guidino verso la realizzazione della nostra mission. Ogni reparto di Asana a livello globale condivide nove valori aziendali.

• Mission. Siamo persone orientate verso uno scopo, dedite a servire qualcosa al di là di noi stessi. Avere la nostra mission come valore ci consente anche di fare riferimento di continuo al motivo per cui stiamo costruendo Asana. 

• Fare grandi cose, velocemente. Ci impegniamo a essere bravi nelle cose che facciamo e a farle velocemente, senza sacrificare l'una cosa per l'altra. 

• Chiarezza. Il nostro prodotto e la nostra cultura mirano a garantire che i team sappiano chi sta facendo cosa, per quando e perché, cosa che ci consente di avere le migliori esperienze e i migliori risultati di lavoro. 

• Co-creazione. I grandi successi sono quasi sempre il risultato del lavoro non del singolo, ma di molti. Offriamo il meglio di noi, mettiamo da parte l'ego e lavoriamo con empatia e fiducia per fare grandi cose insieme.

• Assegnare e assumersi responsabilità. Mantenere l'integrità riguardo ai nostri impegni significa cogliere opportunità interessanti, anche quando dobbiamo rivedere la priorità di qualcosa. Accettiamo di essere pienamente responsabili dei nostri impegni, responsabilizziamo gli altri e confidiamo in loro affinché portino a termine i propri. 

• Consapevolezza. Ci concentriamo sul presente e miriamo a trovare il tempo per riflettere e lo spazio per mettere in pratica ciò che apprendiamo. Tali pratiche ci consentono di imparare da tutto ciò che facciamo e di migliorarlo, e di far evolvere continuamente la nostra cultura. 

• Rifiutare falsi compromessi. Rimaniamo curiosi, creativi e aperti a nuove prospettive. Scegliere tra due estremi fa perdere i vantaggi di uno dei due, quindi ci impegniamo a cercare una terza via che includa le verità di entrambi.

• Essere se stessi (con sé e con gli altri). Sappiamo che il nostro miglior lavoro è legato all'autenticità, che consente crescita e collaborazione. Ci mettiamo al lavoro senza riserve e ci impegniamo a costruire un ambiente inclusivo in cui tutte le persone si sentano al sicuro e felici di essere pienamente se stesse. 

• Convivialità. Abbracciamo ciò che ci rende umani, ci prendiamo del tempo per giocare e per divertirci e creiamo un'esperienza significativa per il gusto di farlo. Perché abbiamo un unicorno che vola sull'interfaccia del nostro prodotto quando contrassegniamo un'attività come completata? La vera domanda è: perché no?

I valori condivisi costruiscono un insieme fondamentale di convinzioni per le quali tutti i membri del team si impegnano. Ad esempio, i nostri valori condivisi in Asana ci aiutano a stabilire immediatamente come interagirà un gruppo: i suoi membri dovrebbero co-creare soluzioni e allo stesso tempo assegnare e assumersi responsabilità. In maniera simile, quando i membri del team si accostano a progetti più grandi, possono contare su una base condivisa relativa a come lo faranno, vale a dire rifiutando falsi compromessi mentre realizzano grandi cose velocemente. In ambito più informale, valori come la convivialità e la consapevolezza ci aiutano a presentarci nei nostri team e nei nostri uffici ogni giorno. 

Sappiamo che i grandi successi sono quasi sempre il risultato del lavoro non del singolo, ma di molti. Mentre il nostro valore di "rifiutare falsi compromessi" rappresenta l'approccio attraverso cui costruiamo la nostra cultura, il modo in cui continuiamo a farlo mi fa pensare a un altro valore fondamentale: la co-creazione. Ogni singolo dipendente ha un ruolo da svolgere e la responsabilità di contribuire a sostenere e far crescere la cultura di Asana.”

Le buone dinamiche di gruppo iniziano dal singolo individuo

Col tempo imparerai come creare delle buone dinamiche di gruppo. Tramite l'impiego di buone competenze trasversali di collaborazione e comunicazione, puoi consentire al tuo team di svolgere al meglio il proprio lavoro. Laddove possibile, promuovi valori condivisi presto e spesso per trasformare il tuo gruppo in un team.

Per maggiori informazioni, leggi il nostro articolo sulla comunicazione efficace sul luogo di lavoro.