Sette strumenti di pianificazione degli eventi che ogni event manager dovrebbe usare

La pianificazione di eventi è un'attività stressante. Infatti, nella classifica annuale di CareerCast dei lavori più stressanti, gli event manager si posizionano subito dopo i poliziotti, i piloti di linea e i pompieri. Soprattutto nel 2020, quando così tanti organizzatori di eventi hanno dovuto trasformare la maggior parte degli eventi di persona in virtuali a causa della pandemia, lavorare in questo settore non è mai stato noioso.

Organizzare un evento, in situ o da remoto, richiede abilità organizzative di alto livello e una comprovata capacità di multitasking. Ecco perché oggi sul mercato sono disponibili così tante app che offrono strumenti che possono aiutarti in quasi ogni aspetto dell'organizzazione, dell'implementazione e del follow-up di un evento.

Troppe, in effetti.

Ovviamente, il tuo obiettivo è concentrarti sulla realizzazione di un ottimo lavoro, senza dover perder tempo in attività superflue legate alla gestione di strumenti di non facile utilizzo o al monitoraggio delle informazioni. Pertanto, devi capire quali sono i problemi da risolvere e utilizzare gli strumenti giusti (e solo quelli) per centrare l'obiettivo.

Ecco i sette strumenti su cui puoi fare affidamento per semplificare la gestione degli eventi e aumentare la produttività.

Strumenti di gestione delle relazioni con i clienti (CRM)

Non c'è strumento più importante di un software CRM (strumento di gestione delle relazioni con i clienti) per tutte quelle aziende a cui stanno a cuore i propri clienti, ovvero ogni azienda che organizza eventi. Un software CRM ti aiuta a gestire le informazioni sui partecipanti e a mantenere relazioni solide prima e dopo gli eventi.

Raccogliere informazioni sui partecipanti a un evento è molto importante. Una volta che hai archiviato i dati di partecipanti, clienti attuali e potenziali nel tuo CRM, puoi monitorare e gestire il percorso di ognuno nel tempo, magari fino all'acquisizione e fidelizzazione. Seguire il loro percorso è fondamentale per mostrare l'indice di redditività (ROI) di ogni evento che organizzi e l'impatto che il tuo team ha sulle entrate.

Ecco due ottime opzioni:

• Salesforce: un potente software CRM che si integra con moltissimi altri strumenti. Ti aiuterà a trovare, seguire e coltivare lead senza soluzione di continuità prima e dopo il tuo evento.

• Hubspot: sebbene non sia un gigante tecnologico come Salesforce, offre un potente software CRM, numerose integrazioni e la Hubspot Academy. Inoltre, è disponibile una versione gratuita che puoi provare prima dell'acquisto o usare se hai un budget limitato.

Gestire la registrazione dei partecipanti

Due sono i lati della medaglia: quello del partecipante e il tuo in qualità di event manager.

I partecipanti devono poter contare su un processo di registrazione fluido e senza interruzioni: solo così otterrai il maggior numero di iscrizioni possibile. A te, invece, serve un software con un back-end che ti permetta di gestire le registrazioni senza stress o sorprese e che ti consenta di organizzare e di rendere fruibili i dati preziosi che hai raccolto.

Lo strumento scelto non dovrebbe limitarsi a offrire funzionalità per raccogliere le iscrizioni, ma aiutarti a gestire il tuo evento dall'inizio alla fine. Dovrebbe anche fornirti dati importanti e resoconti che puoi utilizzare per prendere decisioni strategiche al momento giusto. Ecco due strumenti che consigliamo:

• Eventbrite: consente di ottenere informazioni dettagliate sulle persone che partecipano al tuo evento e di accedere ad analisi visive, grafici e resoconti. Inoltre, l'app Eventbrite Organizer ti aiuta a monitorare le vendite dei biglietti sul tuo telefono, a facilitare il check-in agli eventi con il cellulare e a ottenere informazioni sulle presenze in tempo reale.

• Bevy: uno strumento che ti consente di organizzare eventi per la comunità, di persona o virtualmente. È una piattaforma multifunzione che ti aiuta a pianificare, promuovere e realizzare ogni tipo di eventi. Consente anche di analizzare i dati per offrirti un quadro completo e si integra con altri strumenti che usi.

Interagire con i partecipanti via email

Secondo un nuovo sondaggio di Eventbrite, il 73% dei professionisti degli eventi ha affermato che l'utilizzo di email è una delle principali strategie di marketing da migliorare nel 2019. Per entrare (e rimanere) in contatto con i potenziali partecipanti, non c'è canale migliore.

Nel contempo, il 52% dei professionisti degli eventi ha affermato di ritenere che sarà più difficile incrementare le vendite tramite email nel 2019. Ecco perché una piattaforma di email marketing è fondamentale per monitorare i tuoi sforzi e migliorare le vendite.

Queste sono due ottime opzioni per interagire con i partecipanti via email:

• Marketo: operatore dominante nel mondo dell'email marketing, consente di monitorare i comportamenti di determinati utenti e orientare le campagne di conseguenza. Se devi organizzare un evento per potenziali clienti che vuoi seguire per poi segnalarli al reparto vendite, questo è lo strumento perfetto.

• Iterable: ottimo strumento di email marketing per raggiungere miriadi di persone che già utilizzano il tuo prodotto. Se stai organizzando un evento per i clienti, Iterable potrebbe essere lo strumento che fa per te.

Pianificazione del progetto di un evento, dall'inizio alla fine

Quando gli eventi si svolgono senza intoppi, i partecipanti possono semplicemente goderseli, sia che si trovino in una sala da ballo, in un centro congressi o seduti sul divano a guardare un webinar. Ma affinché ciò accada, gli event planner devono aver messo a punto tutta la strategia, per avere ogni dettaglio e ogni scadenza sotto controllo.

È qui che entra in gioco una piattaforma di gestione del lavoro come Asana.

Dalla prima sessione di brainstorming all'assegnazione delle attività alle parti interessate fino al monitoraggio dei traguardi, una piattaforma di gestione del lavoro ti consente di monitorare ogni dettaglio in un unico posto. Con diversi modi di visualizzare il tuo lavoro, puoi passare facilmente dall'elenco al calendario alla cronologia, assicurandoti che non solo le cose da fare ma anche i tempi siano allineati.

Usa Asana per creare un progetto per ogni evento che gestisci e compilalo con ogni passaggio della tua retropianificazione. Condividi il progetto (e i relativi flussi di lavoro, ruoli e scadenze) con chiunque all'interno della tua organizzazione sia coinvolto nell'evento, in modo che tutti sappiano chi sta facendo cosa e entro quando, e possano monitorare i progressi mentre tu procedi con la pianificazione.

Che tu faccia parte di una organizzazione di grandi dimensioni o di un team di una persona sola, puoi utilizzare il modello di pianificazione di eventi personalizzabile di Asana per monitorare le cose da fare e i progressi specifici dei flussi di lavoro. In alternativa, puoi creare il tuo modello di pianificazione degli eventi, in modo da poterli avviare più rapidamente.

Gli strumenti per la pianificazione degli eventi sono solo l'inizio

Scegliere con cura strumenti di pianificazione di eventi che si integrano tra loro è un investimento con un elevato valore aggiunto. Meno devi preoccuparti dei tuoi strumenti e del tuo stack tecnologico, più tempo avrai per organizzare un evento che delizierà i partecipanti.