La matrice di Eisenhower: come assegnare la priorità alle cose da fare

Creare una lista di cose da fare è il primo passo per portare a termine un lavoro. Ma come stabilisci ciò che devi affrontare per primo quando non hai abbastanza tempo per fare tutto in un giorno? Con un'efficace definizione delle priorità puoi aumentare la tua produttività e assicurarti che le attività più urgenti ricevano immediata attenzione.

La matrice di Eisenhower è uno strumento di gestione delle attività che ti aiuta a distinguere tra quelle urgenti e quelle importanti, consentendoti di gestire in maniera efficiente il flusso di lavoro. In questo articolo ti spiegheremo come creare una matrice Eisenhower e ti forniremo dei suggerimenti su come stabilire la priorità delle tue attività.

Cos'è la matrice di Eisenhower?

La matrice di Eisenhower è un modo di organizzare le attività in base all'urgenza e all'importanza che ti consente di assegnare efficacemente la priorità a quelle più importanti. 

Dwight D. Eisenhower, 34° presidente degli Stati Uniti e generale a cinque stelle durante la Seconda Guerra Mondiale, suggerì l'idea che in seguito portò alla definizione della matrice di Eisenhower. In un discorso del 1954, Eisenhower citò un rettore di università di cui non fece il nome quando disse: "Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti e quelli importanti non sono mai urgenti." 

Stephen Covey, autore de Le sette regole per avere successo, prese le parole di Eisenhower e le usò per sviluppare quello che è ora diventato il famoso strumento di gestione delle attività conosciuto come la matrice di Eisenhower. 

La matrice di Eisenhower è conosciuta anche come la matrice di gestione del tempo, la scatola di Eisenhower e la matrice urgente-importante. Questo strumento ti aiuta a suddividere le tue attività in quattro categorie: attività da svolgere per prime, attività da programmare per dopo, attività da delegare e attività da eliminare.

Come distinguere tra attività urgenti e importanti

"Urgente" e "importante" possono sembrare parole dal significato simile, ma, se le analizziamo in base al principio di Eisenhower, esiste una fondamentale differenza tra di esse. Differenziare tra le due nell'ambito della matrice di Eisenhower può aiutarti a identificare le attività che dovresti svolgere subito in prima persona e quelle che sarebbe meglio delegare ad altri membri del team. 

Le attività urgenti richiedono la tua immediata attenzione. Quando qualcosa è urgente, deve essere fatto subito e ci sono delle chiare conseguenze se non lo porti a termine entro un certo periodo di tempo. Queste sono attività che non puoi evitare e, più a lungo le posticipi, maggiore sarà lo stress che proverai, cosa che può condurti al burnout.

Ecco alcuni esempi di attività urgenti:

• finire un progetto con una data di scadenza imminente

• gestire una richiesta urgente del cliente

• riparare un tubo rotto nel tuo appartamento

Le attività importanti potrebbero non richiedere immediata attenzione, ma servono per raggiungere i tuoi obiettivi a lungo termine. Il fatto che queste attività siano meno urgenti non significa che non siano importanti. Dovrai pianificare attentamente queste attività in modo da poter usare le tue risorse in maniera efficiente. 

Ecco alcuni esempi di attività importanti:

• pianificare un progetto a lungo termine

• fare networking in ambito professionale per costruire una base di clienti

• faccende quotidiane abituali e manutenzione ordinaria

Una volta che hai imparato a distinguere tra attività urgenti e importanti, puoi iniziare a suddividerle nei quattro quadranti della matrice di Eisenhower. 

I quattro quadranti della matrice di Eisenhower

Una lunga lista di attività da svolgere può sembrare stressante, ma la matrice di Eisenhower ha lo scopo di esaminarle una per una e di suddividerle per quadrante. Appena vedrai le tue attività inserite nelle relative categorie designate, sarai in grado di pianificarle e di svolgere quelle più importanti. 

Quadrante 1: da fare

Il primo quadrante è denominato "da fare" ed è qui che metterai tutte quelle attività che sono allo stesso tempo urgenti e importanti. Quando vedi nella tua lista delle cose da fare un'attività che deve essere svolta subito, che ha chiare conseguenze e che ha un impatto sui tuoi obiettivi a lungo termine, mettila in questo quadrante. 

Non ci dovrebbero essere dubbi su quali attività rientrino in questo quadrante, perché queste sono in cima ai tuoi pensieri e probabilmente ti stressano di più di tutte le altre. 

Quadrante 2: da programmare

Il secondo quadrante è denominato "da programmare" ed è qui che metterai le attività che non sono urgenti ma che sono comunque importanti. Siccome queste attività hanno un impatto sui tuoi obiettivi a lungo termine, ma non devi per forza svolgerle subito, puoi programmarle per un momento successivo. 

Affronterai queste attività subito dopo quelle che si trovano nel primo quadrante. Vari suggerimenti per la gestione del tempo possono aiutarti a portarle a termine. Alcune strategie utili includono il principio di Pareto o la tecnica del pomodoro. 

Quadrante 3: da delegare

Il terzo quadrante è denominato "da delegare" ed è qui che metterai le attività che sono urgenti ma non importanti. Queste attività devono essere completate subito, ma non hanno alcun impatto sui tuoi obiettivi a lungo termine. 

Siccome non hai un interesse personale nei confronti di queste attività e il loro completamento probabilmente non richiede delle competenze specifiche, puoi delegarle ad altri membri del tuo team. Delegare le attività è uno dei modi più efficienti per gestire il tuo carico di lavoro e per offrire al tuo team l'opportunità di ampliare le proprie competenze.

Quadrante 4: da eliminare

Una volta esaminata la tua lista di cose da fare e aggiunte le attività ai primi tre quadranti, noterai che ne sono rimaste una manciata. Le attività rimanenti non erano né urgenti né importanti. 

Queste distrazioni non importanti e non urgenti ti sono semplicemente d'intralcio mentre cerchi di raggiungere i tuoi obiettivi. Metti nel quarto quadrante, che è quello denominato "da eliminare", questi elementi rimanenti della tua lista delle cose da fare. 

Quattro suggerimenti per assegnare la priorità alle tue attività

Il modo migliore per comprendere la differenza tra urgenza e importanza è usare la matrice di Eisenhower, ma, nonostante ciò, potresti faticare nell'assegnare la giusta priorità alle tue attività. Di seguito troverai alcuni suggerimenti che ti aiuteranno nell'assegnazione mentre sistemi le attività in ciascun quadrante.  

1. Assegna un colore alle attività

L'assegnazione di un colore alle tue attività è una tattica che può aiutarti a visualizzare quelle che hanno la priorità più alta. Mentre esamini la tua lista delle cose da fare, prova a utilizzare quattro colori in base al livello di priorità. Usali così come riportato di seguito:

• verde = attività con priorità più elevata

• giallo = secondo livello di priorità

• blu = terzo livello di priorità

• rosso = non una priorità

Una volta etichettate le tue attività per colore, questi colori si tradurranno direttamente nella tua matrice di Eisenhower: le attività verdi sono quelle "da fare" del primo quadrante; le attività gialle sono quelle "da programmare" del secondo quadrante; quelle blu sono quelle "da delegare" del terzo quadrante; le attività rosse sono quelle "da eliminare" del quarto quadrante.

2. Limitati a dieci attività per quadrante

Anche se la tua lista delle cose da fare contiene un sacco di attività, cerca di limitarti a dieci attività per quadrante. Ciò eviterà che la tua matrice di Eisenhower diventi disordinata e troppo impegnativa. 

Puoi creare più matrici, ma limitare la tua lista di attività alle azioni necessarie ti consentirà di iniziare il processo di assegnazione della priorità senza perdere tempo.

3. Crea liste di cose da fare personali e di lavoro

Un altro modo per limitare il numero di elementi della tua matrice di Eisenhower è creare matrici separate per le tue liste di cose da fare personali e di lavoro. 

Le tue attività di lavoro e quelle personali richiedono tempistiche, risorse e metodi diversi, e probabilmente anche processi mentali diversi. Per gestire in maniera efficace i tuoi obiettivi professionali e personali, dovrai usare il metodo del "divide et impera". 

4. Elimina e poi assegna la priorità

In primo luogo, elimina le attività non necessarie per assegnare la priorità in maniera efficiente. Con questa strategia ti occuperai del quarto quadrante prima di passare al primo, al secondo e al terzo. 

Mentre scorri la tua lista di cose da fare, individua quelle che non dovrebbero trovarsi lì. 

Infatti, il 60% del nostro tempo al lavoro è impiegato in attività superflue, cose come condividere le approvazioni di stato o approfondire le informazioni. Se puoi liberarti velocemente di alcune attività, fallo. Ciò velocizzerà il processo di assegnazione della priorità e probabilmente ti consentirà di affrontare un secondo round di eliminazione nella parte finale.

Esempio di matrice di Eisenhower

Per farti comprendere meglio quali attività puoi inserire in ciascun quadrante della tua matrice di Eisenhower, ti offriamo di seguito alcuni esempi.

Esempi di attività che potresti includere nel quadrante 1:

• scrivere un post per il blog entro domani

• finire una proposta di progetto

• rispondere alle email dei clienti

Esempi di attività che potresti includere nel quadrante 2:

• iscriversi a un corso di sviluppo professionale

• partecipare a un evento di networking

• migliorare un progetto personale

Esempi di attività che potresti includere nel quadrante 3:

• caricare i post sul blog

• trascrivere gli appunti della riunione

• gestire le email che non riguardano i clienti

Esempi di attività che potresti includere nel quadrante 4:

• attività superflue

• partecipare a una riunione sullo stato

• condividere le approvazioni di stato

Ricordati che è meglio avere matrici separate per lavoro e vita privata, in tal modo puoi affrontare le tue liste delle cose da fare usando i metodi più adatti al momento e al luogo.

Crea la tua matrice di Eisenhower con gli strumenti di gestione delle attività

Ordinare il contenuto della tua lista di cose da fare è la parte più difficile del creare una matrice di Eisenhower, ma grazie all'automazione non devi più farlo manualmente.

Usa un software di gestione delle attività per determinare quali hanno la priorità più alta. Con la gestione delle attività puoi classificare le attività, assegnare a ciascuna un colore e delegarne alcune al tuo team. Fai sì che la matrice di Eisenhower aumenti la tua produttività, consentendoti così di raggiungere i tuoi obiettivi in meno tempo.