Hope for Haiti ha migliorato la vita di molti haitiani grazie ad Asana

Haiti, una nazione caraibica ricca di cultura che condivide un’isola con la Repubblica Dominicana, ha una lunga storia di disastri naturali. Uno dei più grandi è stato un terremoto di magnitudo 7,0 nel 2010, che ha colpito a meno di 30 chilometri dalla capitale del paese. Sebbene le stime sul bilancio delle vittime varino, molti ritengono che siano morte oltre 200.000 persone. E nel 2016, l’uragano Matthew ha attraversato il paese, lasciando oltre 500 morti e oltre un milione di senzatetto.

Hope for Haiti, un’organizzazione senza scopo di lucro dedicata a migliorare la qualità della vita del popolo haitiano, in particolare dei bambini, era presente prima, durante e dopo questi disastri. L’organizzazione sostiene e aiuta gli haitiani a uscire dalla povertà attraverso programmi incentrati su istruzione, assistenza sanitaria, infrastrutture, accesso all’acqua e prestiti e sovvenzioni a imprese e imprenditori haitiani.

Skyler Badenoch è il CEO di Hope for Haiti da tre anni, ma il suo amore per Haiti è iniziato oltre tredici anni fa. In effetti, ha assistito alla risposta di Hope for Haiti al terremoto del 2010 e ha dato una mano lui stesso. Oggi supervisiona un team di 65 persone, sia ad Haiti che negli Stati Uniti. Dieci membri del suo team lavorano negli Stati Uniti e si occupano di raccolta fondi, marketing, supporto amministrativo, finanza e governance, mentre gli altri 55, con sede ad Haiti, sono medici, infermieri, educatori e amministratori, tutti haitiani. L’organizzazione binazionale si impegna a garantire trasparenza, responsabilità e buona governance. È anche una delle organizzazioni non-profit più apprezzate da piattaforme di valutazione di terze parti come Charity Navigator e Guidestar. Seguendo le best practice nel loro lavoro, incoraggiano la fiducia in Haiti e nella filantropia in generale.

Come la crescita ha portato alla necessità di un cambiamento

Nel 2007, Hope for Haiti gestiva un budget annuale di 1 milione di dollari e quattro membri dello staff ad Haiti. Da allora, ha aumentato il personale di 15 volte e il budget di 4 volte, senza includere il programma di donazioni in natura, che è cresciuto fino a 11 milioni di dollari (oltre 10 volte). Sebbene la crescita dell’organizzazione abbia portato a un maggiore impatto ad Haiti, ha anche messo in luce alcune sfide, come comunicazioni inefficienti, relazioni con i donatori e resoconti.

Nell’analisi SWOT più recente dell’organizzazione, che viene eseguita ogni pochi anni, più persone hanno identificato le comunicazioni tra progetti e donatori come un’area di miglioramento organizzativo. Di conseguenza, Skyler ha deciso di cercare piattaforme che potessero aiutarlo a comunicare e gestire il lavoro in un unico posto.

La ricerca di una soluzione

Sulla base dei risultati dell’analisi SWOT, Skyler ha rapidamente identificato quattro aree in cui una piattaforma di gestione del lavoro avrebbe potuto eliminare i colli di bottiglia. Aveva bisogno di:

• Semplificare e automatizzare i processi ove possibile, come la risposta alle catastrofi, i protocolli di emergenza, le richieste e la gestione delle sovvenzioni e i resoconti.

• Aumentare la visibilità sul lavoro svolto in tutta l’organizzazione in modo che i colleghi del team non avessero bisogno di contattarsi a vicenda per gli aggiornamenti.

• Centralizzare la comunicazione in un unico posto, dalle discussioni e dai controlli del team alle relazioni con i donatori e alla creazione di resoconti.

• Migliorare la gestione dei progetti e i resoconti in modo che i progetti procedano senza intoppi, il processo di reportistica sia semplice e i donatori abbiano fiducia nell’organizzazione.

Dopo aver provato un altro strumento di gestione del lavoro leggero, Skyler è rimasto deluso: non era abbastanza intuitivo o solido per le esigenze del suo team. Ma quando il suo coach esecutivo, un collega, e un altro collega del settore gli hanno suggerito Asana, ha deciso di provare la versione gratuita per vedere se avrebbe soddisfatto le esigenze dell’organizzazione.

Sulla base delle sue ricerche, Skyler sapeva che il modo migliore per avere successo con Asana sarebbe stato ottenere il consenso dei dirigenti. Ha deciso di coinvolgere i dirigenti principali e di farli sentire a proprio agio nell’utilizzo di Asana, per poi estenderlo agli altri membri dell’organizzazione. Così ha iniziato a utilizzare Asana con il suo team per monitorare la definizione degli obiettivi settimanali e le riunioni di controllo. Il lunedì mattina ognuno aggiungeva tre obiettivi professionali e uno personale al progetto condiviso di Asana. Durante la settimana i colleghi del team si confrontavano utilizzando i commenti.

L’utilizzo di Asana per monitorare questi obiettivi settimanali è diventato rapidamente automatico per il team. Potevano vedere lo stato di ogni obiettivo e queste attività fungevano da ordine del giorno integrato per la riunione di ogni settimana, migliorando immediatamente la capacità di comunicazione del team.

L’implementazione a livello di organizzazione

Sebbene Hope for Haiti abbia iniziato con il piano gratuito di Asana, l’organizzazione sapeva di poter operare in modo più efficace con le funzionalità a pagamento. Così, a metà marzo 2020, quando Asana ha annunciato che avrebbe offerto piani Asana Business gratuiti alle organizzazioni non-profit che lavorano in prima linea nella ricerca medica e nell’assistenza per il COVID-19, Skyler ha fatto domanda e Asana ha donato un piano Business gratuito per i successivi 12 mesi.

Con la potenza di Asana Business, Skyler ha iniziato a cercare modi per spostare il lavoro dell’intera organizzazione sulla piattaforma. La loro iniziativa più grande e importante, il piano strategico annuale, era la prima la spostare, e Skyler si è rivolto ai consulenti di Asana per chiedere aiuto. Con la guida di un consulente, Skyler e il team hanno trasformato il loro complesso piano di molteplici obiettivi, strategie e tattiche in progetti di Asana. Ora il team di Hope for Haiti utilizza i portfolio per monitorare il lavoro relativo al piano strategico in tutta l’organizzazione e le cronologie del progetto per visualizzare i progressi e creare resoconti sullo stato. Con il caposaldo dell’organizzazione su Asana, Skyler ha trovato conferma che Asana fosse la soluzione giusta per il suo team.

Usare Asana a livello di organizzazione

Con le basi gettate dagli obiettivi settimanali e dai progetti del piano strategico su Asana, Skyler e l’organizzazione hanno ampliato il loro utilizzo per includere più flussi di lavoro, tra cui:

• Richiesta e gestione delle sovvenzioni: il team con sede negli Stati Uniti utilizza Asana per gestire le attività di raccolta fondi, in modo da non doverle sbrigare all’ultimo minuto. Inoltre, quando l’analisi SWOT identificava inefficienze nell’ottenimento e nei resoconti delle sovvenzioni, tali processi venivano trasferiti su Asana. Ora il team utilizza Asana per gestire le richieste di sovvenzione, i resoconti e le entrate di cassa previste dalle sovvenzioni.

• Conformità ai protocolli: il team con sede ad Haiti utilizza Asana per tutto, dalle comunicazioni interne ai resoconti e ai protocolli COVID-19. Quando si verifica un’emergenza, come il COVID-19, il team utilizza Asana per creare e implementare protocolli di risposta. Ad esempio, ha stabilito una procedura sofisticata per l’accettazione e il trattamento dei pazienti nella propria infermeria, che include la misurazione della temperatura, una stazione per il lavaggio delle mani, la distribuzione di mascherine e altro ancora. Documentano il protocollo in un progetto Asana e lo utilizzano per comunicare internamente, assicurandosi che ogni dipendente segua i passaggi necessari.

• Monitoraggio delle donazioni in natura: quest’anno, l’obiettivo del programma è quello di superare i 20 milioni di dollari in donazioni, quasi il doppio del loro obiettivo abituale di 11 milioni di dollari, che includono farmaci, forniture mediche e attrezzature che devono essere consegnate ad Haiti, importate e distribuite ai partner e alle persone più bisognose. Il processo viene ora monitorato su Asana invece di fare affidamento su fogli di calcolo Excel.

Una migliore esperienza per i donatori con Asana

Con l’aiuto di Asana Business, Hope for Haiti è ora in grado di lavorare più velocemente con i donatori. In una recente occasione, l’organizzazione è stata scelta dalla tennista professionista Naomi Osaka per ricevere una donazione di 25.000 dollari frutto della sua partecipazione a un torneo di gaming online a sostegno degli sforzi di soccorso per il COVID-19. Il team di Hope for Haiti ha utilizzato Asana per gestire la relazione, assicurandosi di inviare i materiali giusti e di non perdere un singolo punto di contatto con il team di Naomi.

E quando Hope for Haiti ha ricevuto la donazione, ha voluto fornire un resoconto del suo impatto a Naomi. Prima di Asana, questo processo avrebbe comportato più file e una lunga conversazione via email. Ma, monitorando l’impatto della donazione su Asana, il team è riuscito a mettere insieme un resoconto e a condividerlo con Naomi in poche settimane.

Ritorno alle origini

Sebbene la pandemia di COVID-19 abbia spostato l’attenzione di Hope for Haiti (ed è stato un esempio della rapidità con cui può rispondere di fronte a un’emergenza utilizzando Asana), Skyler e il team rimangono fermamente impegnati a spostare l’ago della bilancia sulle loro iniziative principali: migliorare l’accesso a istruzione di qualità, assistenza sanitaria, acqua potabile, donazioni mediche in natura e opportunità economiche. Utilizzando Asana, Skyler sa che l’impatto dell’organizzazione su queste iniziative non potrà che aumentare grazie alle nuove efficienze e ai nuovi processi.

E con una rinnovata connessione tra i valori fondamentali dell’organizzazione e il modo in cui raggiunge i propri obiettivi, Hope for Haiti è più pronta che mai a continuare a superare i propri obiettivi. Ad esempio, il team utilizzerà Asana per pianificare la sua raccolta fondi annuale Hike for Haiti, che sfida le persone di tutto il mondo a camminare in solidarietà con i bambini in età scolare che percorrono distanze irragionevoli per andare a scuola ad Haiti. I cambiamenti che Skyler e il suo team sperano di apportare rappresentano una grande montagna da scalare, ma il suo team è più pronto che mai a intraprendere il viaggio e avere un impatto sulla loro amata Haiti con l’aiuto di Asana.