HelloFresh offre ricette innovative ai suoi clienti con Asana

HelloFresh ha una missione ambiziosa: cambiare il modo in cui le persone mangiano, per sempre. L’obiettivo è fornire a ogni famiglia pasti sani e fatti in casa, senza dover fare la spesa e senza problemi. E sono sulla buona strada per riuscire a raggiungerlo. L’azienda è ora il principale fornitore al mondo di meal kit, e ha registrato una crescita notevole da quando ha iniziato a operare in Germania nel 2011.

In appena un decennio, l’azienda è cresciuta fino a consegnare nel solo 2021 circa un miliardo di meal kit a clienti in 17 paesi, con un fatturato netto annuo di 6 miliardi di euro. Nel 2017, HelloFresh ha completato con successo un’IPO alla Borsa di Francoforte, consolidando il suo status di fornitore di meal kit più popolare al mondo.

Per aiutare a cambiare il modo in cui le persone mangiano, HelloFresh fornisce meal kit con tutti gli ingredienti necessari per cucinare un pasto sano e gustoso a casa. Tutto il necessario per un pasto delizioso viene attentamente pianificato, reperito e consegnato direttamente a casa dei clienti in un orario comodo. Questo contribuisce inoltre a ridurre gli sprechi alimentari e consente ai clienti di risparmiare: HelloFresh acquista solo gli ingredienti richiesti nelle esatte quantità necessarie.

Tecnologia: un fattore essenziale per il successo di HelloFresh

La tecnologia è stata un fattore essenziale per il successo di HelloFresh durante la sua espansione a livello mondiale. L’azienda utilizza la tecnologia per offrire un maggiore valore ai clienti, condividendo contenuti sul proprio blog HelloTech, che approfondisce argomenti come la gestione della catena di approvvigionamento, utilizzando cluster Kubernetes e Kafka per l’orchestrazione dei dati.

La catena di approvvigionamento è uno dei fattori di successo più critici per un’organizzazione come HelloFresh. L’azienda ha bisogno di reperire costantemente ingredienti di alta qualità per i suoi meal kit, adattandosi costantemente alle mutevoli preferenze dei clienti e ai cambiamenti stagionali per quanto riguarda la disponibilità degli ingredienti.

A tal fine, HelloFresh si affida al suo reparto di approvvigionamento strategico di dodici persone, per coordinare le attività di acquisto nella regione DACH (Germania, Austria, Svizzera). Il team utilizza Asana per gestire un processo così complesso, in modo da avere visibilità su tutto il lavoro svolto nel reparto e ridurre i potenziali errori. 

Asana garantisce un coordinamento efficace tra i reparti per HelloFresh

Il team di approvvigionamento strategico lavora a stretto contatto con gli sviluppatori di ricette di HelloFresh, per creare pasti innovativi ma semplici, gustosi e con ingredienti di stagione per i loro clienti. È una relazione reciproca: gli sviluppatori di ricette devono sapere cosa hanno a disposizione e l’approvvigionamento strategico deve essere in grado di reperire questi ingredienti in quantità sufficienti. C’è anche l’ulteriore complessità di reperire gli ingredienti al prezzo giusto, poiché per HelloFresh è della massima importanza garantire ai propri clienti opzioni di pasto fresche e convenienti. I feedback dei clienti vengono ascoltati e applicati nelle ricette per migliorarne la qualità e l’attrattiva.

Non è facile riuscire a garantire la fluidità del processo di approvvigionamento degli ingredienti e di sviluppo delle ricette. Nella sua sede centrale in Germania, HelloFresh si affida ad Asana per garantire che reparti come l’approvvigionamento strategico e il team di sviluppo degli ingredienti possano coordinare il loro lavoro e collaborare senza problemi.

Prima di gestire il proprio lavoro su Asana, HelloFresh si affidava ai fogli di calcolo per definire il processo di approvvigionamento degli ingredienti e di inventario, per poi condividerli via email tra i team. HelloFresh era consapevole della necessità di utilizzare un nuovo metodo per la gestione di queste attività essenziali, al fine di migliorare la comunicazione, aumentare la responsabilità e dare priorità agli ingredienti e alle ricette di maggiore impatto per aumentare la soddisfazione del cliente. 

Ora tutti i membri del team possono facilmente consultare il progetto di inventario degli ingredienti su Asana per verificare se gli ingredienti sono disponibili solo in determinate stagioni o per un tipo specifico di cucina, ed escludere facilmente i prodotti non adatti al consumo crudo da ricette specifiche. Con Asana, le informazioni sugli ingredienti sono facilmente accessibili in ogni momento, consentendo al team di lavorare più rapidamente. 

Asana è stata quindi adottata subito dal team di sviluppo degli ingredienti, che lavora a stretto contatto con il team di approvvigionamento strategico per le richieste di nuovi ingredienti e per la gestione dell’inventario dei prodotti utilizzati nei menu acquistati dai clienti. In un mese intenso, il team riceve più di 100 richieste di nuovi prodotti e ingredienti, e ci sono molte variabili da gestire, team con cui collaborare e attività da portare a termine. Ad esempio, HelloFresh DACH offre 30 ricette diverse ogni settimana, quindi flessibilità e agilità sono indispensabili. 

Una migrazione fluida e ottimale su Asana

Secondo Mónica Mora, Ingredient Developer, la migrazione su Asana si è svolta in maniera fluida e ottimale. “Per l’implementazione di Asana, abbiamo seguito un semplice processo waterfall. Abbiamo iniziato con la definizione di tutte le nostre attività, per poi trasferirle su Asana”, ha dichiarato Mónica. “Quindi abbiamo determinato chi è coinvolto in ogni fase del processo di approvvigionamento degli ingredienti e quali dettagli e sottoattività devono essere assegnati a ciascuna azione per far avanzare la richiesta. Abbiamo cercato di rispecchiare il più fedelmente possibile il processo precedente, in modo che fosse familiare al team e al fine di garantire un’adozione fluida”. 

L’utilizzo di Asana consente al team degli ingredienti di lavorare meglio, afferma Mónica: “Facciamo ampio uso delle regole per automatizzare le fasi del nostro processo. La richiesta di un ingrediente è rappresentata come un’attività del nostro progetto, e si sposta automaticamente tra le sezioni sfruttando le regole, in base all’avanzamento nelle diverse fasi del nostro processo. Quando la richiesta viene spostata in una nuova sezione, l’attività viene automaticamente riassegnata al membro del team incaricato di quella fase. Ad esempio, una volta consegnato, un campione viene riassegnato alla persona responsabile del controllo della qualità. Successivamente, la richiesta viene spostata e riassegnata al reparto di approvvigionamento strategico, responsabile del reperimento del prodotto”. Questo consente al team di vedere in quale fase si trova ogni richiesta e chi ne è responsabile. “Una volta che l’ingrediente perfetto è stato testato e approvato, Asana informa automaticamente tutti gli stakeholder che l’ingrediente è stato aggiunto all’elenco”, riferisce Mónica. “Solo allora i nostri sviluppatori di ricette possono iniziare a usare il nuovo ingrediente”.

I processi di HelloFresh sono più veloci con Asana

Con l’introduzione di Asana per la gestione del processo di approvvigionamento degli ingredienti e di inventario, HelloFresh è in grado di sviluppare e lanciare più rapidamente nuove ricette stagionali in grado di soddisfare le esigenze dei clienti. Mónica sottolinea che con Asana le attività sono visibili, le responsabilità sono chiare e i membri del team sanno quando è necessario svolgere il loro lavoro, e le scadenze vengono sempre rispettate. E questa è una prelibatezza che tutti sono in grado di apprezzare.

Un futuro delizioso con Asana

Sulla base del successo ottenuto finora, HelloFresh sta attualmente integrando nuovi processi, come l’implementazione di nuovi fornitori che potranno presentare le loro offerte sui progetti, e l’eliminazione degli ingredienti per sincronizzarsi in maniera ottimale con le relative richieste. In futuro, Mónica prevede un uso più diffuso di Asana da parte di altri team, che stanno diventando consapevoli dei vantaggi apportati da Asana ai team di approvvigionamento strategico e di sviluppo degli ingredienti. Ad esempio, altri team stanno già provando Asana per testare le ricette e creare resoconti. Per il suo team, Mónica prevede di sfruttare maggiormente le funzionalità avanzate di Asana, per esempio per la creazione di resoconti e risparmiare tempo, al fine di sviluppare ricette innovative che soddisfino le preferenze in continua evoluzione dei clienti. Sembra un’idea deliziosa.