Templat log RAID

Pikirkan tentang terakhir kali Anda mengambil bagian dalam proyek. Apakah semuanya berjalan sesuai rencana? Kemungkinan besar, jawabannya adalah “tidak”. Dari kekurangan sumber daya dan batas waktu yang terlewat hingga scope creep, semua proyek menghadapi risiko dan hambatan, sekalipun dengan perencanaan yang sempurna. 

Hal seperti itu tampak membuat stres, tetapi sebenarnya tidak. Dengan menerapkan strategi manajemen risiko, Anda dapat membantu memastikan tim siap menghadapi risiko proyek apa pun yang mungkin muncul. 

Masukkan templat log RAID.

Apa itu log RAID?

Log RAID adalah alat yang digunakan untuk mengatur dan memitigasi risiko proyek dengan mendokumentasikan setiap potensi risiko yang dapat terjadi di awal proyek dan lalu melacak isu yang akan muncul setelah memulai proyek. 

RAID adalah singkatan dari risk (risiko), assumption (asumsi), issue (isu), dan dependency (dependensi). Tergantung pada cara tim Anda menyiapkan log RAID, hal ini bisa juga menjadi risk (risiko), action (tindakan), issue (isu), dan decision (keputusan). 

Untuk mempelajari selengkapnya tentang apa yang dilacak oleh log RAID—dan mengapa itu membantu—lihat artikel kami: Semua yang Anda perlu ketahui tentang membuat log RAID.

Jika semua itu terdengar berlebihan, jangan khawatir. Templat log RAID dapat menyederhanakan analisis RAID dan pembuatan log sehingga Anda dapat berfokus pada pelacakan—dan pembatasan—risiko proyek. 

Apa itu templat log RAID?

Templat log RAID adalah versi log RAID yang dapat digunakan kembali dan dapat dibuat duplikat yang membantu Anda melacak semua risiko dan isu yang dihadapi proyek dengan cepat. 

Menggunakan templat log RAID itu mudah—di awal setiap proyek baru, cukup salin templat dan gunakan sebagai dasar untuk mendokumentasikan elemen RAID proyek. Dengan begitu, Anda tidak perlu khawatir meninggalkan informasi penting. Selain itu, templat log RAID menstandarkan analisis RAID dan proses pembuatan log RAID sehingga Anda dapat yakin bahwa setiap orang di tim melacak risiko proyek dengan cara yang sama. 

Manfaat templat log RAID digital

Ada banyak bagian dinamis dalam hal pengorganisasian, pemantauan, dan mitigasi risiko proyek. Dari mengidentifikasi potensi ancaman di awal proyek hingga memantau progres proyek dengan cermat untuk melihat di mana isu akan muncul—dan mengatasinya—manajemen risiko proyek itu tugas yang sulit. Itulah mengapa Anda memerlukan alat yang dapat melacak risiko dan mengoordinasikan tindakan secara real time di satu tempat. 

Dengan membuat templat log RAID di alat manajemen proyek, Anda dapat dengan mudah berkoordinasi dengan tim mengenai risiko proyek dan tindakan mitigasi. Selain itu, karena templat log RAID digital berada di tempat Anda bekerja, memeriksa dan memperbarui akan mudah setiap harinya, jadi Anda selalu tahu status proyek. 

Dengan templat log RAID digital, Anda dapat: 

• Mengidentifikasi potensi risiko di awal proyek untuk memastikan Anda memiliki sumber daya dan rencana kontingensi. 

• Mendokumentasikan dengan cepat setiap isu yang terjadi saat proyek Anda berprogres dan melacak tindakan mitigasi risiko di satu lokasi terpusat.

• Memperingatkan anggota tim tentang isu kritis dan menyelesaikannya secara real time.

• Menerapkan item tindakan kepada pemilik sehingga tim memiliki ekspektasi dan tanggung jawab yang jelas.

• Melihat dengan cepat potensi dampak buruk dari suatu risiko, asumsi, isu, atau dependensi dan membuat keputusan yang sesuai dengan itu.

• Mengomunikasikan informasi proyek utama dengan mudah kepada pemangku kepentingan proyek.

Apa yang harus dicantumkan dalam templat log RAID

Templat log RAID adalah sumber kebenaran tunggal untuk setiap risiko, asumsi (atau tindakan), isu, dan dependensi (atau keputusan) yang dihadapi proyek.

Untuk mulai membuat templat log RAID, pisahkan templat menjadi dua bagian: satu untuk risiko, asumsi, dan dependensi yang teridentifikasi selama fase perencanaan proyek, dan satu lagi untuk isu, tindakan, dependensi, dan keputusan yang teridentifikasi serta dibuat setelah proyek dimulai. Lalu, buat templat dengan semua detail yang diperlukan agar berhasil melacak dan memantau risiko proyek, termasuk:

• Kategori RAID (risiko, asumsi/tindakan, isu, atau dependensi/keputusan)

• Deskripsi elemen RAID (seperti deskripsi risiko proyek)

• Dampak potensial elemen RAID di proyek

• Status elemen RAID

• Langkah selanjutnya atau tindakan mitigasi risiko

• Pemilik tugas dan batas waktu (jika ada)

Fitur terintegrasi

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik untuk menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan tugas agar Anda tahu apa yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bidang kustom dapat digunakan di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

• Tampilan Daftar. Tampilan Daftar adalah tampilan bergaya kisi yang memudahkan Anda untuk melihat semua informasi proyek secara ringkas. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus sehingga Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga melihat bidang kustom yang relevan seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Ciptakan kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh tim.

• Dependensi. Tandai tugas menunggu tugas lain dengan dependensi tugas. Ketahui kapan pekerjaan Anda memblokir pekerjaan orang lain, jadi Anda dapat membuat prioritas sebagaimana mestinya. Tim dengan alur kerja kolaboratif dapat dengan mudah melihat pekerjaan yang mereka tunggu dari orang lain dan mengetahui kapan harus memulai bagian pekerjaan mereka. Saat tugas pertama selesai, penerima tugas akan diberi tahu bahwa dia dapat memulai tugas dependennya. Atau, jika tugas yang menjadi dependensi Anda dijadwalkan ulang, Asana akan memberi tahu apakah Anda perlu menyesuaikan tenggat dependen juga. 

• Menambahkan tugas ke beberapa proyek. Pekerjaan bersifat lintas fungsi. Tim harus mampu bekerja secara efektif di seluruh departemen. Tetapi, jika setiap departemen memiliki sistem pengarsipannya sendiri, pekerjaan akan terhambat atau terisolasi. Asana memudahkan Anda melacak dan mengelola tugas di berbagai proyek. Ini tidak hanya mengurangi pekerjaan duplikat dan meningkatkan visibilitas lintas fungsi, tetapi juga membantu tim melihat tugas dalam konteks, melihat siapa yang mengerjakan apa, dan membuat tim dan tugas selalu terhubung.

Aplikasi yang direkomendasikan 

• Microsoft Teams. Dengan integrasi Microsoft Teams + Asana, Anda dapat mencari dan membagikan informasi yang diperlukan tanpa keluar dari Teams. Hubungkan percakapan Teams ke item yang dapat ditindaklanjuti di Asana. Selain itu, buat, beri, dan lihat tugas selama Rapat Teams tanpa harus beralih ke browser Anda.

• Salesforce. Atasi kemacetan dengan memungkinkan tim penjualan, kesuksesan pelanggan, dan layanan untuk berkomunikasi langsung dengan tim dukungan mereka di Asana. Bagikan lampiran dan buat tugas yang dapat ditindaklanjuti dan dilacak untuk kebutuhan prapenjualan. Dengan Service Cloud hubungkan tim implementasi dan layanan dengan dukungan tim di Asana untuk menghadirkan pengalaman pelanggan yang menakjubkan.

• Google Workplace. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Workplace yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive dengan mudah hanya dengan beberapa klik.

• Jira. Buat alur kerja interaktif dan terhubung antara tim teknis dan bisnis untuk meningkatkan visibilitas seputar proses pengembangan produk secara real-time, semuanya tanpa keluar dari Asana. Sederhanakan kolaborasi dan serah terima proyek. Buat cepat isu Jira dari dalam Asana sehingga serah terima pekerjaan antara tim bisnis dan teknis berlangsung mulus pada waktu yang tepat. 

Cara menggunakan templat log RAID

Menggunakan templat log RAID sangatlah mudah setelah Anda membuatnya. Cukup ikuti lima langkah sederhana ini:

1. Buat salinan templat log RAID di awal setiap proyek baru.

2. Diskusikan risiko awal, asumsi, dan dependensi selama fase perencanaan proyek dan masukkan di log. 

3. Perbarui log RAID Anda dengan isu baru yang terjadi seiring progres proyek. Lacak setiap tindakan mitigasi yang perlu diambil oleh tim. 

4. Berkolaborasi dengan anggota tim dalam templat log RAID digital, menetapkan tenggat dan pemilik tugas sesuai kebutuhan.

5. Gunakan templat log RAID sebagai titik awal untuk post-mortem proyek setelah Anda menyelesaikan proyek. 

Pertanyaan Umum