Apa itu papan Kanban? Panduan pemula.

Bayangkan: tim Anda memulai proyek baru. Anda memerlukan cara mudah untuk membuat visualisasi pekerjaan agar Anda terus mendapat pembaruan tentang siapa yang mengerjakan apa, pada tahap mana pekerjaannya, dan kapan semua harus selesai. Anda dapat memeriksa semua dokumen proyek, spreadsheet, email, dan pesan untuk menyatukan wawasan itu, atau Anda dapat menampilkan semua di satu tempat dengan papan Kanban.

Jika pernah mencoba manajemen proyek atau mulai mencari cara memvisualisasikan pekerjaan, Anda mungkin pernah mendengar tentang Kanban. Papan Kanban adalah salah satu bentuk  manajemen proyek visual, dan papan ini sangat populer di kalangan tim pengembangan produk, teknis, dan perangkat lunak, meskipun dapat digunakan oleh semua tim. Artikel ini mencakup semua yang Anda perlu ketahui tentang papan Kanban, cara kerjanya, dan cara terbaik menggunakan papan Kanban untuk mengelola pekerjaan tim.

Apa itu Kanban?

Kanban adalah cara untuk membantu tim menyeimbangkan pekerjaan yang harus dilakukan dengan kapasitas yang tersedia dari setiap anggota tim. Kerangka kerja Kanban dibuat berdasarkan pada filosofi peningkatan berkelanjutan, di mana item pekerjaan "ditarik" dari Backlog produk ke dalam alur kerja yang stabil.

Kerangka kerja Kanban diterapkan melalui papan Kanban, yaitu salah satu bentuk manajemen proyek visual tempat tim dapat membuat visualisasi beban kerja dan alur kerja dengan lebih baik. Di papan Kanban, pekerjaan ditampilkan di papan proyek yang diatur oleh kolom. Umumnya, setiap kolom mewakili tahap pekerjaan. Papan Kanban yang paling sederhana dapat memiliki kolom seperti Harus dikerjakan, Berlangsung, dan Selesai. Tugas perorangan, yang digambarkan sebagai kartu visual di papan, berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya hingga tugas selesai.

Papan Kanban Virtual

Anda dapat membuat papan Kanban di papan tulis, kertas, atau untuk hasil terbaik, di alat online khusus. Alat papan Kanban online membantu Anda memvisualkan konten secara dinamis dan mendapatkan sekilas wawasan mengenai seluruh pekerjaan proyek. Sering kali, tim menggunakan papan Kanban virtual ini, seperti Tampilan Papan Asana, untuk memvisualkan progres pekerjaan tahap demi tahap:

Sejarah Kanban

Kanban dikembangkan oleh Taiichi Ohno, seorang insinyur Toyota dari Jepang pada akhir 1940-an. Ohno menyadari dia dapat menjadikan Sistem Produksi Toyota lebih baik dengan memasukkan elemen lean manufacturing (produksi ramping): alih-alih membuat produk baru berdasarkan permintaan yang  ditunggu-tunggu, kerangka kerja Kanban Ohno memproduksi dan memasok kembali produk karena permintaan konsumen. Kerangka kerja Kanban mengalihkan proses manufaktur Toyota dari proses "dorong" (produk didorong ke pasar) ke proses "tarik" (produk dibuat berdasarkan permintaan pasar). Ini berarti Toyota dapat memiliki tingkat inventaris lebih rendah sekaligus tetap menjadi perusahaan yang kompetitif di pasar.

Kerangka kerja lean manufacturing yang dibuat Ohno mengandalkan kartu Kanban. Pada dasarnya, "Kanban" adalah kombinasi dari dua kata dalam bahasa Jepang: 看 (Kàn), yang berarti "tanda" dan 板 (Bǎn), yang berarti "papan." Di Toyota, kartu Kanban adalah kartu kertas yang menunjukkan kebutuhan akan produk, suku cadang, atau inventaris baru, dan memicu proses produksi untuk item tersebut.

Meskipun masih digunakan di banyak pengaturan manufaktur, Kanban diadaptasi untuk pengembangan perangkat lunak pada awal 2000-an. Terinspirasi oleh metodologi produksi ramping Ohno, Kanban untuk pengembangan perangkat lunak juga menerapkan proses “sistem tarik” yang sama dengan produksi ramping Ohno.

Di Kanban modern, tim dapat memulai dengan backlog pekerjaan. Berdasarkan bandwidth dan kapasitas setiap anggota tim, pekerjaan "ditarik" dari backlog. Kemudian, anggota tim dapat melacak pekerjaan secara visual saat berpindah melalui siklus tugas, diwakili oleh berbagai tahap di papan Kanban, hingga selesai. Seperti yang ada saat ini, Kanban berfungsi sebagai sistem manajemen proyek visual untuk menyeimbangkan permintaan dengan kapasitas yang tersedia.

Apakah Kanban itu Scrum?

Anda mungkin pernah mendengar Kanban berkaitan dengan Scrum. Sebenarnya, sebagian besar tim yang menjalankan Scrum melakukannya di papan Kanban. Meskipun kompatibel dengan Kanban, Scrum adalah kerangka kerja yang berbeda. Kanban berfokus pada peningkatan proses, sedangkan Scrum umumnya diterapkan untuk membantu tim menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan lebih cepat. Untuk melakukannya, Scrum mengatur “sprint”, sesi kerja dua minggu dengan rapat harian dan sejumlah pekerjaan yang harus diselesaikan selama waktu siklus tersebut.

Apakah Kanban itu Agile?

Ya, Kanban untuk pengembangan perangkat lunak merupakan bagian dari Agile. Agile adalah model manajemen proyek yang dirancang untuk membantu tim merespons perubahan secara fleksibel. Filosofi Agile meyakini perencanaan adaptif, pengembangan evolusioner, penyerahan awal, dan peningkatan berkelanjutan.

Cara kerja Kanban

Saat ini, papan Kanban umumnya berupa papan virtual dengan kolom yang mewakili tahap pekerjaan (meskipun papan Kanban masih dapat digambar di papan tulis dan dilacak dengan stiker catatan!). Setiap "kartu" dalam papan Kanban mewakili tugas, dan kartu tugas berpindah dari satu tahap ke tahap lainnya hingga selesai. Tim yang menggunakan sistem Kanban cenderung berkolaborasi dalam satu papan Kanban, meskipun tugas biasanya diberikan kepada setiap anggota tim.

4 prinsip inti Kanban

Ada empat prinsip inti untuk membantu memandu tim jika Anda ingin menerapkan kerangka kerja Kanban:

1. Mulailah dengan hal yang Anda kerjakan saat ini

Anda dapat menerapkan Kanban ke alur kerja atau proses apa pun saat ini. Tidak seperti proses manajemen Agile dengan definisi yang lebih jelas seperti Scrum, Kanban ini cukup fleksibel untuk digunakan dalam praktik inti tim.

2. Setujui untuk mengejar perubahan bertahap dan evolusioner

Perubahan besar dapat mengganggu tim, dan jika Anda mencoba mengubah semuanya sekaligus, sistem yang baru mungkin tidak akan berfungsi. Kanban mengetahui hal ini, itulah sebabnya kerangka kerja Kanban mengindeks peningkatan berkelanjutan dan perubahan bertahap. Alih-alih mengubah semuanya sekaligus, mulailah dengan menerapkan perubahan bertahap untuk benar-benar mengembangkan proses tim seiring berjalannya waktu.

3. Hargai proses, peran, dan tanggung jawab saat ini

Tidak seperti metodologi lean lainnya, Kanban tidak memiliki peran tim bawaan, serta dapat bekerja dalam struktur dan proses tim saat ini. Selain itu, proses Anda saat ini mungkin memiliki beberapa elemen hebat, yang akan hilang jika Anda mencoba mentransformasi sistem kerja sepenuhnya dalam satu hari.

4. Mendorong tindakan kepemimpinan di semua tingkatan

Didasarkan pada peningkatan berkelanjutan, metode Kanban membenarkan bahwa perubahan bisa datang dari mana saja, tidak hanya “dari atas ke bawah.” Dengan Kanban, anggota tim didorong untuk berpartisipasi, bertukar pikiran tentang berbagai cara baru agar proses berkembang, dan memimpin inisiatif kerja baru.

6 praktik Kanban

Prinsip-prinsip inti Kanban membantu memandu pola pikir tim saat mendekati alur kerja Kanban. Untuk menerapkan proses Kanban, ikuti enam praktik ini untuk membantu tim terus menerus meningkatkan dan mencapai pertumbuhan bertahap, prinsip inti kerangka kerja Kanban.

1. Visualisasikan pekerjaan

Salah satu keuntungan terbesar dari Kanban adalah Anda dapat secara fisik melihat pekerjaan "berpindah" dari satu tahap ke tahap lainnya. Kartu tugas akan dimulai di sisi kiri papan Kanban. Saat tim mengerjakannya, perlahan kartu tugas berpindah hingga berakhir di kolom Selesai . Praktik ini tidak hanya memberi pemahaman yang luas tentang cara pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lainnya, tetapi Anda juga bisa mendapatkan sekilas wawasan tentang tahap pekerjaan secara real-time.

2. Batasi pekerjaan berlangsung

Sebagai metodologi Agile, Kanban dibuat berdasarkan prinsip penyerahan awal, yang artinya tugas harus berpindah cepat antar kolom daripada mandek dalam status “Berlangsung” yang tidak jelas. Tidak ada aturan tetap untuk jumlah tugas yang harus "berlangsung" pada waktu tertentu, tetapi umumnya, dorong tim Anda untuk mengurangi multitasking dan berfokus pada produksi pekerjaan perorangan.

3. Kelola alur

Praktik #2 menyatakan bahwa Anda ingin membatasi pekerjaan berlangsung, dan cara terbaik untuk melakukannya yaitu dengan mengoptimalkan alur tugas dalam papan Kanban. Mengelola dan meningkatkan alur akan mengurangi lead time (jumlah waktu yang dihabiskan antara memulai tugas dan memindahkannya ke kolom Selesai di papan Kanban Anda), dan memastikan Anda menyerahkan tugas atau mengirim produk baru selagi masih relevan.

4. Buat kebijakan proses secara eksplisit

Karena tugas berpindah begitu cepat di Kanban, pastikan tim telah menetapkan dan mengomunikasikan konvensi dengan jelas. Kebijakan proses Anda harus memandu tim untuk menerapkan metodologi Kanban. Selain itu, setiap orang dalam tim harus didorong untuk berpartisipasi dan berinovasi pada kebijakan Kanban, sesuai dengan prinsip inti Kanban keempat:   Mendorong tindakan kepemimpinan pada semua tingkatan.

5. Kumpulkan umpan balik

Di Kanban, Anda perlu mengumpulkan umpan balik dari dua kelompok berbeda: pelanggan dan tim.

• Kumpulkan umpan balik dari pelanggan tentang kualitas dan efektivitas solusi yang dihasilkan tim. Apakah solusi yang dihasilkan itu sudah tepat? Apakah ada masalah? Jika ada masalah, seperti bug dalam kode atau cacat produk, lihat kembali alur Kanban dan tambahkan lebih banyak waktu untuk peninjauan, pemeriksaan, dan evaluasi.

• Sering-seringlah memeriksa tim Anda terkait proses menjalankan kerangka kerja Kanban itu sendiri. Bagaimana perasaan mereka mengenai outputnya? Di sini Anda memiliki kesempatan lain untuk mendorong tindakan kepemimpinan di semua tingkatan dan meningkatkan kebijakan proses tim.

6. Tingkatkan secara kolaboratif dan kembangkan secara eksperimental

Pada intinya, Kanban adalah tentang peningkatan berkelanjutan. Tapi, ini juga berarti sistem lain mungkin bekerja dengan baik bersama dengan Kanban. Baik itu Scrum atau yang lainnya, bersedialah selalu untuk berkolaborasi, bereksperimen, dan mengembangkan proses Anda jika perlu.

Cara menerapkan Kanban

Sesuai dengan prinsip inti Kanban pertama (Mulai dengan hal yang Anda kerjakan sekarang), Anda dapat menerapkan Kanban ke semua alur kerja. Anda dapat membuat papan Kanban dengan papan tulis dan beberapa stiker catatan atau dengan spreadsheet dan beberapa format, tetapi cara terbaik untuk memvisualisasikan papan Kanban adalah dengan alat manajemen kerja seperti Asana. Di Asana, setiap proyek dapat dilihat dalam empat cara, termasuk Tampilan Papan bergaya Kanban.

Apa pun cara Anda membuat papan Kanban, ikuti langkah-langkah mudah ini untuk menerapkan Kanban ke salah satu proses yang ada:

1. Mulailah dengan papan kosong

Meskipun papan Kanban pada akhirnya akan menampung semua tugas backlog dan pekerjaan yang sudah selesai, Anda boleh saja memulai dengan papan kosong untuk saat ini. Jika menggunakan alat manajemen kerja seperti Asana, pastikan Anda sudah dalam tampilan Papan.

2. Buat kolom untuk mewakili pekerjaan

Umumnya, kolom papan Kanban mewakili berbagai tahap pekerjaan. Kolom yang Anda buat akan tergantung pada tim, tetapi beberapa kolom umum meliputi:

• Backlog, Kotak Masuk, atau baru: Kolom ini adalah tempat pekerjaan baru yang akan dilakukan, sebelum ditugaskan ke anggota tim.

• Siap atau Prioritas: Pindahkan pekerjaan ke kolom ini jika sudah siap untuk dimulai.

• Berlangsung: Ini adalah pekerjaan yang sedang ditindaklanjuti. Tergantung pada tim, Anda mungkin membagi kolom Berlangsung menjadi beberapa kolom lain, misalnya, tim konten mungkin membuat kolom untuk Draf, Peninjauan, dan Pengeditan sedangkan tim teknis mungkin memiliki kolom untuk Pengembangan, Pengujian, dan Penyebaran.

• Tertahan: Pindahkan pekerjaan ke kolom ini jika diblokir karena alasan tertentu.

• Selesai atau Rampung: Tugas harus berakhir di kolom ini setelah selesai!

3. Tambahkan tugas untuk mewakili pekerjaan

Di papan Kanban, setiap tugas diwakili oleh kartu. Pastikan judul tugas Anda dapat ditindaklanjuti. Kami sarankan untuk memulainya dengan kata kerja sehingga tim tahu persis yang harus dikerjakan.

Jika menggunakan solusi manajemen kerja virtual, Anda juga dapat menambahkan informasi, konteks, dan file tambahan ke kartu tugas Kanban. Kemudian, gunakan tag untuk melacak metadata, seperti jumlah waktu yang dibutuhkan untuk tugas tersebut atau prioritasnya.

4. Pindahkan pekerjaan dari satu tahap ke tahap lainnya

Elemen inti manajemen alur kerja dengan papan Kanban adalah memindahkan pekerjaan dari satu tahap ke tahap lainnya. Anda dapat melakukannya secara manual dengan menyeret dan melepaskan tugas, atau mencari solusi manajemen kerja virtual yang mengotomatiskan pekerjaan ini untuk Anda. Misalnya, dengan Asana, Anda dapat mengatur untuk secara otomatis mengarahkan pekerjaan ke kolom yang berbeda berdasarkan informasi tugas yang relevan, seperti memindahkan tugas ke kolom Berlangsung setelah tugas diberikan ke anggota tim.

5. Buat papan Kanban baru jika perlu

Sebenarnya, Anda dapat menggunakan papan Kanban virtual yang sama tanpa batas. Karena papan Kanban melacak pekerjaan menggunakan proses berkelanjutan, tidak ada alasan kuat untuk menghapus papan Anda saat ini. Tetapi di beberapa sistem, seperti Scrum, Anda akan sering membuat papan Kanban untuk setiap sprint baru. Cukup buat papan baru atau hapus papan tulis, kirimkan backlog tugas, dan mulai pekerjaan Anda lagi.

Papan Kanban: Kelebihan dan kekurangan

Jadi, sekarang setelah Anda mengetahui cara kerja Kanban, satu-satunya pertanyaan yang tersisa: haruskah tim Anda menggunakan Kanban? Tidak ada jawaban yang benar atau salah, tetapi berikut beberapa kelebihan dan kekurangan yang mungkin dialami tim dalam menggunakan kerangka kerja Kanban.

Kelebihan Kanban

Kanban adalah alat hebat dan fleksibel yang dapat membantu tim menyeimbangkan pekerjaan dengan kapasitas tim. Jika dilakukan dengan benar, Kanban dapat:

• Memberikan wawasan sekilas tentang pekerjaan tim Anda. Sebagai salah satu bentuk manajemen proyek visual, Kanban dapat membantu Anda menghidupkan tugas dan mendapatkan wawasan yang jelas tentang alur kerja tim.

• Meningkatkan kejelasan, terutama untuk tim jarak jauh. Jika tim Anda bekerja dari jarak jauh, akan sulit untuk mendapatkan visibilitas tentang hal yang sedang dikerjakan setiap anggota. Dengan memusatkan pekerjaan dan mengurangi jumlah pekerjaan berlangsung pada waktu tertentu, papan Kanban dapat membantu Anda dan tim mendapatkan wawasan sekilas tentang siapa yang mengerjakan apa.

• Mendorong fleksibilitas. Karena kerangka kerja Kanban dibuat berdasarkan proses peningkatan berkelanjutan, tim yang menerapkan Kanban dapat menjadi lebih fleksibel dan dinamis seiring berjalannya waktu. Jika Anda mengikuti empat prinsip inti dan enam praktik utama, tim dapat menjadi lebih agile dan terbuka untuk perubahan.

Kekurangan Kanban

Kanban bukanlah kerangka kerja yang tepat untuk setiap tim. Beberapa kelemahan Kanban meliputi:

• Kurang umum untuk tim teknis. Seperti Scrum, Agile, dan metodologi lean lainnya, Kanban tidak begitu dikenal di tim non-teknis. Kanban bisa menjadi alat yang efektif untuk semua jenis tim. Tetapi, jika berencana untuk memperkenalkan proses Kanban ke tim non-teknis, Anda harus memindahkan alur kerja ke Kanban satu per satu untuk membantu tim dalam proses penerapan.

• Terlalu banyak pekerjaan yang berlangsung dapat dengan cepat membuat Anda kewalahan. Karena setiap kartu tugas memakan begitu banyak ruang visual, papan Kanban dapat dengan cepat menjadi berantakan dan berlebihan jika Anda memiliki terlalu banyak pekerjaan yang berlangsung sekaligus.

Visualisasikan pekerjaan tim Anda

Dengan papan Kanban, tim Anda mendapatkan gambaran yang jelas tentang tugas yang dikerjakan setiap anggota tim dan status tugas itu. Jika Anda sudah siap untuk mencoba papan Kanban untuk tim, cobalah Asana. Anda dapat melihat semua proyek Asana dalam empat cara, termasuk Tampilan Papan, papan bergaya Kanban yang membantu tim memvisualisasikan dan mengarahkan pekerjaan dengan lebih mudah.