Analisis SWOT: Arti dan cara menggunakannya (beserta contoh)

Mencari cara untuk memisahkan organisasi Anda dari pesaing? Analisis SWOT adalah teknik yang digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman untuk mengembangkan rencana strategis bisnis Anda. Meskipun mungkin terdengar sulit, sebenarnya analisis ini cukup sederhana. 

Baik Anda mencari peluang eksternal atau kekuatan internal, kami akan memandu Anda melakukan analisis SWOT sendiri dengan contoh-contoh bermanfaat sambil berjalan. 

Apa itu analisis SWOT?

Analisis SWOT adalah teknik yang digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman untuk bisnis atau bahkan proyek tertentu. Meskipun paling banyak digunakan oleh organisasi dari bisnis kecil dan nirlaba hingga perusahaan besar, analisis SWOT juga dapat digunakan untuk tujuan pribadi dan profesional. 

Meskipun sederhana, analisis SWOT adalah alat yang ampuh untuk membantu Anda mengidentifikasi peluang kompetitif untuk peningkatan. Dengan cara ini Anda dapat bekerja untuk meningkatkan tim dan bisnis sambil tetap berada di depan tren pasar. 

Apa kepanjangan dari SWOT?

Sederhananya, SWOT adalah singkatan dari strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang), dan threats (ancaman). Masing-masing faktor ini penting untuk diperiksa agar dapat merencanakan pertumbuhan organisasi dengan baik. Di situlah analisis dibutuhkan. 

Ketika dianalisis bersama, kerangka kerja SWOT dapat melukiskan gambaran yang lebih besar tentang di mana Anda berada dan bagaimana menuju ke langkah berikutnya. Mari pelajari lebih dalam masing-masing istilah ini dan bagaimana istilah tersebut dapat membantu mengidentifikasi area peningkatan. 

Strengths (Kekuatan)

Kekuatan dalam SWOT mengacu pada inisiatif internal yang berkinerja baik. Ini dapat dibandingkan dengan inisiatif lain atau keunggulan kompetitif eksternal. Memeriksa area ini membantu Anda memahami aspek yang sudah berhasil. Anda kemudian dapat menggunakan teknik yang pasti berhasil, yaitu kekuatan Anda, di area lain yang mungkin memerlukan dukungan tambahan, seperti meningkatkan efisiensi tim. 

Saat melihat kekuatan organisasi, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut untuk memulai:

• Apa yang kita lakukan dengan baik?

• Apa yang unik dari organisasi kita?

• Apa yang disukai audiens target tentang organisasi kita?

Berikut adalah contoh kekuatan untuk membantu Anda memulai. 

Layanan pelanggan: Layanan pelanggan kami memiliki kualitas kelas dunia dibandingkan dengan pesaing kami karena kami memiliki skor NPS 90. 

Weaknesses (Kelemahan)

Kelemahan dalam SWOT mengacu pada inisiatif internal yang berkinerja buruk. Menganalisis kekuatan sebelum kelemahan untuk menciptakan dasar keberhasilan dan kegagalan merupakan ide yang baik. Mengidentifikasi kelemahan internal memberikan titik awal untuk meningkatkan proyek-proyek tersebut.

Mirip dengan memeriksa kekuatan, Anda dapat bertanya pada diri sendiri pertanyaan yang berbeda untuk mulai mengidentifikasi kelemahan Anda:

• Inisiatif mana yang berkinerja buruk dan mengapa?

• Apa yang bisa diperbaiki?

• Sumber daya apa yang dapat meningkatkan kinerja kami?

Berikut ini contoh kelemahan.

Visibilitas e-commerce: Visibilitas situs web kami rendah karena kurangnya anggaran pemasaran, dengan transaksi aplikasi seluler yang terus menurun.

Opportunities (Peluang)

Peluang dalam SWOT adalah hasil dari kekuatan dan kelemahan Anda yang ada, bersama dengan inisiatif eksternal apa pun yang akan menempatkan Anda pada posisi kompetitif yang lebih kuat. Ini bisa berupa apa saja, mulai dari kelemahan yang ingin Anda tingkatkan atau area yang tidak teridentifikasi dalam dua fase pertama analisis Anda. 

Karena ada banyak cara untuk mendapatkan peluang, ada baiknya mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini sebelum memulai:

• Sumber daya apa yang dapat kita gunakan untuk memperbaiki kelemahan?

• Apakah ada kesenjangan pasar dalam layanan kita?

• Apa gol kita tahun ini?

Berikut adalah contoh peluang berdasarkan kekuatan dan kelemahan di atas. 

Kampanye pemasaran: Untuk meningkatkan visibilitas e-commerce, kami akan menjalankan kampanye iklan di YouTube, Facebook, dan Instagram.

Threats (Ancaman)

Ancaman dalam SWOT mengacu pada area yang berpotensi menimbulkan masalah. Ancaman berbeda dari kelemahan karena ancaman bersifat eksternal dan umumnya di luar kendali. Ini dapat mencakup apa saja, mulai dari pandemi global hingga perubahan lanskap persaingan. 

Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk ditanyakan pada diri sendiri agar bisa mengidentifikasi ancaman eksternal:

• Perubahan di dalam industri apa yang perlu dikhawatirkan?

• Apa tren pasar baru yang sedang bermunculan?

• Di bagian mana pesaing mengungguli kita?

Berikut adalah contoh ancaman yang dapat membuat bisnis Anda rentan terhadap masalah. 

Pesaing baru: Dengan pesaing e-commerce baru yang akan diluncurkan bulan depan, kami dapat melihat penurunan pelanggan. 

Contoh analisis SWOT

Salah satu cara paling populer untuk membuat analisis SWOT adalah dengan merepresentasikan kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman secara visual. Format ini disebut matriks SWOT. Biasanya diatur menjadi empat kotak terpisah yang bertemu untuk membuat satu kotak yang lebih besar. 

Matriks SWOT sangat bagus untuk mengumpulkan informasi dan mendokumentasikan pertanyaan untuk membuat keputusan. Tidak hanya berguna untuk referensi yang akan datang, tetapi juga bagus untuk memvisualisasikan pola apa pun yang muncul. 

Contoh berikut memberi Anda gambaran tentang cara memulai analisis SWOT. 

Matriks dapat menjadi alat yang hebat untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan organisasi ketika digunakan dengan benar dan efektif. Setelah membuat matriks, Anda dapat fokus pada cara menerapkan peluang yang ditemukan. 

Cara melakukan analisis SWOT 

Analisis SWOT dapat dilakukan dalam berbagai cara. Beberapa tim suka bertemu dan melempar ide, tetapi yang lain lebih suka membuat matriks SWOT formal. Apapun yang dipilih untuk membuat analisis SWOT Anda, berpikir kreatif dengan proses perencanaan memungkinkan ide-ide baru mengalir dan menghasilkan solusi yang lebih unik. 

Ada beberapa cara untuk memastikan bahwa analisis SWOT Anda menyeluruh dan dilakukan dengan benar. Misalnya, mengumpulkan tim pada saat yang kondusif untuk kerja tim, mempersiapkan sebelumnya sehingga waktu digunakan secara efisien, dan berpikir kreatif saat memilih berbagai ide. Mari kita lihat lebih dekat beberapa kiat untuk membantu Anda memulai.

Kiat 1: Pertimbangkan faktor internal 

Faktor internal adalah kekuatan dan kelemahan yang berasal dari proses internal. Ini cenderung lebih mudah diselesaikan jika Anda memiliki sarananya karena Anda memiliki kontrol lebih besar atas hasilnya. 

Ketika Anda menemukan faktor internal, Anda dapat mulai menerapkan peningkatan dalam beberapa cara berbeda.

1. Temui pemangku kepentingan departemen untuk membangun rencana bisnis seputar cara meningkatkan situasi Anda saat ini.

2. Buat riset dan terapkan alat baru, seperti alat manajemen proyek yang dapat membantu menyederhanakan proses ini untuk Anda. 

Cara Anda memecahkan faktor internal akan tergantung pada jenis masalahnya. Anda mungkin perlu menggunakan kombinasi keduanya jika itu merupakan rencana peningkatan yang kompleks. 

Kiat 2: Evaluasi faktor eksternal

Faktor eksternal berasal dari proses di luar kendali Anda. Ini termasuk pesaing, tren pasar, dan hal lain yang memengaruhi organisasi Anda dari luar ke dalam. 

Faktor eksternal lebih sulit untuk dipecahkan karena Anda tidak dapat secara langsung mengontrol hasilnya. Yang dapat dilakukan adalah memutar proses Anda sendiri dengan cara mengurangi faktor eksternal negatif. Anda dapat bekerja untuk memecahkan masalah ini dengan cara:

1. Bersaing dengan tren pasar

2. Memprediksi tren pasar sebelum itu terjadi 

Meskipun Anda tidak akan dapat mengontrol lingkungan eksternal, Anda dapat mengontrol bagaimana organisasi Anda bereaksi terhadapnya. 

Katakanlah Anda ingin bersaing dengan tren pasar. Misalnya, pesaing yang memperkenalkan produk baru ke pasar mengungguli produk Anda sendiri. Meskipun Anda tidak dapat mengambil produk itu dari pasar, Anda dapat bekerja untuk meluncurkan produk yang lebih baik agar mengurangi penurunan penjualan. Atau, Anda dapat mencoba memperkirakan tren pasar sehingga siap ketika faktor eksternal memang terjadi. 

Tip 3: Kerja sama tim membuat mimpi menjadi kenyataan

Ini mungkin kata-kata yang kuno, tetapi kerja tim sangat efektif untuk melakukan curah pendapat ide-ide baru dan inovatif. Undang anggota tim yang berbeda dari berbagai departemen. Dengan demikian ide dari setiap bagian perusahaan terwakili. Berhati-hatilah dengan jumlah anggota tim yang Anda undang, karena terlalu banyak peserta dapat menyebabkan kurangnya fokus atau partisipasi. Jumlah ideal untuk sesi curah pendapat yang produktif adalah sekitar 10 rekan tim. 

Kiat 4: Jadilah kreatif

Untuk menghasilkan ide-ide kreatif, Anda harus mengundang mereka terlebih dahulu. Artinya, ciptakan cara yang menyenangkan untuk menghasilkan peluang. Beberapa contohnya adalah memilih ide anonim secara acak, membicarakan contoh yang jelas-jelas buruk, atau memainkan permainan membangun tim untuk memberikan semangat. 

Kiat 5: Urutkan ide

Setelah melakukan hal yang menyenangkan, saatnya untuk menentukan peringkat peluang terbaik. Ini dapat dilakukan dengan tim atau kelompok pemimpin yang lebih kecil. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan membicarakan setiap ide dan mengurutkan pada skala 1 sampai 10. Setelah Anda menyetujui ide-ide teratas berdasarkan kemampuan tim dan dampak keseluruhan, Anda dapat mengimplementasikannya dengan memulai dari kasus bisnis. 

Mengapa analisis SWOT penting?

Analisis SWOT dapat membantu Anda meningkatkan proses dan merencanakan pertumbuhan. Meskipun mirip dengan analisis kompetitif, analisis ini berbeda dalam mengevaluasi faktor internal dan eksternal. Menganalisis area utama seputar peluang dan ancaman akan memberikan Anda wawasan untuk menyiapkan tim menuju kesuksesan. 

Analisis SWOT tidak hanya berguna untuk organisasi. Dengan analisis SWOT pribadi, Anda dapat memeriksa area kehidupan yang dapat memperoleh manfaat dari peningkatan, mulai dari gaya kepemimpinan hingga keterampilan berkomunikasi. Apapun alasan Anda menggunakannya, analisis SWOT penting untuk tiga alasan ini. 

1. Mengidentifikasi area peluang

Salah satu manfaat terbesar dari melakukan analisis adalah menentukan peluang untuk pertumbuhan. Ini adalah titik awal yang bagus untuk startup dan tim yang tahu bahwa mereka ingin meningkatkan kinerja tetapi tidak yakin bagaimana memulainya. 

Peluang datang dari berbagai cara, misalnya, faktor eksternal seperti mendiversifikasi produk Anda untuk keunggulan kompetitif atau faktor internal seperti meningkatkan alur kerja tim Anda. Bagaimanapun juga, memanfaatkan peluang adalah cara terbaik untuk tumbuh sebagai sebuah tim.

2. Mengidentifikasi area yang dapat ditingkatkan

Meningkatkan proyek yang ada adalah cara lain yang sangat mudah untuk terus berkembang. Mengidentifikasi kelemahan dan ancaman selama analisis SWOT dapat membuka jalan menuju strategi bisnis yang lebih baik.

Pada akhirnya, belajar dari kesalahan adalah cara terbaik untuk menjadi hebat. Setelah menemukan area yang dapat disederhanakan, Anda dapat bekerja dengan anggota tim untuk melakukan curah pendapat rencana tindakan. Ini artinya Anda menggunakan yang diyakini berhasil dan membangun kekuatan perusahaan Anda. 

3. Mengidentifikasi area yang mungkin berisiko

Apakah Anda memiliki daftar risikoatau tidak, Anda harus mengidentifikasi risiko sebelum mengkhawatirkan. Analisis SWOT dapat membantu Anda tetap mengendalikan setiap item yang dapat ditindaklanjuti yang berperan dalam proses pengambilan keputusan risiko. 

Memasangkan analisis SWOT dengan analisis PEST yang memeriksa solusi eksternal seperti faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi bisa bermanfaat. Semuanya dapat membantu Anda mengidentifikasi potensi risiko di awal.

Rencanakan pertumbuhan dengan analisis SWOT

Analisis SWOT dapat menjadi teknik yang efektif untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman utama. Memahami di mana Anda berada dan ke mana arah Anda akan membantu mengembangkan tim dan organisasi. 

Jangan lupa, sedikit kreativitas dan kolaborasi bisa sangat membantu. Dorong tim Anda untuk berpikir kreatif dengan lebih dari 100 kutipan motivasi tim..