Apa itu pemerataan sumber daya? (Teknik dan contohnya)

Terkadang, proyek tidak selalu berjalan sesuai rencana. Anda mungkin mengalami kekurangan sumber daya dan harus mencari cara beradaptasi untuk memastikan hasil akhir proyek tidak terpengaruh. Di situlah pemerataan sumber daya berperan. Pemerataan memungkinkan Anda untuk menyesuaikan kembali linimasa sehingga proyek dapat diselesaikan dengan sumber daya yang tersedia. Dengan teknik ini, Anda dapat mengalokasikan sumber daya yang sesuai untuk memastikan gol dan tujuan akan tercapai.

Pemerataan sumber daya membutuhkan keterampilan manajemen sumber daya yang solid dan pemahaman menyeluruh tentang apa yang dibutuhkan setiap proyek. Untuk membantu Anda memahami teknik ini dengan lebih baik, kami menguraikan proses pemerataan sumber daya dengan contoh dan praktik terbaik yang bisa Anda ikuti. 

Apa itu pemerataan sumber daya?

Pemerataan sumber daya adalah teknik manajemen proyek yang melibatkan penyelesaian alokasi berlebih atau konflik penjadwalan untuk memastikan proyek dapat diselesaikan dengan sumber daya yang tersedia. Contoh sumber daya meliputi waktu, material, atau alat yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. 

Pemerataan sumber daya bertujuan mendapatkan hasil maksimal dari sumber daya yang tersedia saat bekerja dalam batasan waktu, biaya, dan ruang lingkup proyek. 

Pemerataan sumber daya dapat menjadi tantangan bagi manajer proyek karena ini memerlukan keseimbangan permintaan untuk sumber daya yang sama di beberapa proyek. 

Berdasarkan kebutuhan tim, berikut adalah hasil yang mungkin terjadi:

• Jika golnya adalah memenuhi batas waktu proyek saat ini, sumber daya yang lebih banyak mungkin perlu disediakan. 

• Jika golnya adalah menjalankan proyek dengan sumber daya yang tersedia saat ini, batas waktu proyek dapat diperpanjang. 

Pemerataan sumber daya menyesuaikan alokasi sumber daya atau jadwal proyek untuk menjaga agar beban sumber daya tidak berlebihan. Ini dapat membantu menjaga kualitas output proyek.

Kapan menggunakan pemerataan sumber daya

Pemerataan sumber daya mencegah sumber daya kewalahan sambil memastikan proyek masih memiliki hal yang dibutuhkan untuk mencapai keberhasilan. Teknik ini tidak hanya berkontribusi pada manajemen proyek, tetapi juga membantu tim menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan tim. Berikut beberapa alasan tim Anda dapat memperoleh manfaat dari pemerataan sumber daya. 

Mengoptimalkan sumber daya

Pemerataan sumber daya memungkinkan Anda mendapatkan hasil maksimal dari sumber daya yang dimiliki. Ini membantu Anda menilai proyek yang harus menerima sumber daya tambahan dan yang fleksibel dalam hal batas waktu. 

Meminimalkan defisit

Pemerataan sumber daya mencegah penundaan proyek yang signifikan sehingga meminimalkan kerugian biaya dan tenaga kerja. Teknik ini memungkinkan Anda untuk mengelola permintaan sumber daya tanpa melebihi kapasitas dan sumber daya keuangan perusahaan saat ini. 

Mencegah beban tugas yang berlebihan

Alokasi sumber daya yang berlebihan menyebabkan kelebihan beban kerja yang dapat membuat anggota tim kewalahan. Pemerataan sumber daya mencegah hal ini dengan menyelesaikan masalah alokasi berlebih dan menyesuaikan batas waktu untuk memastikan anggota tim tidak memiliki terlalu banyak tugas.

Memastikan kualitas output proyek

Pemerataan memungkinkan Anda untuk mengelola sumber daya dan harapan klien dengan mempertahankan tingkat kualitas yang sama untuk hasil akhir proyek. Secara umum, teknik pemerataan sumber daya dapat berguna untuk menyelesaikan masalah anggaran, alokasi sumber daya berlebihan, dan penundaan proyek.

Contoh pemerataan sumber daya

Untuk membantu mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang penerapan pemerataan sumber daya di seluruh tim, berikut beberapa contohnya: 

Contoh satu: Menunda tanggal mulai proyek

Sebuah proyek membutuhkan seorang desainer untuk membuat mockup untuk kliennya, tetapi desainer tersebut memiliki permintaan lain, dan tim desain lainnya juga sibuk. Mereka memutuskan untuk memulai proyek dua hari kemudian ketika jadwal desainer tersedia. Karena desainer bekerja dengan cepat, tanggal akhir proyek tetap sama. 

Contoh dua: Memperoleh sumber daya tambahan 

Tim TI telah menanggapi sejumlah besar permintaan TI untuk menangani virus yang menginfeksi komputer perusahaan. Karena perangkat lunak antivirus perusahaan saat ini tidak cukup kuat untuk menangani virus, tim memutuskan untuk menggunakan perangkat lunak antivirus baru sehingga mereka dapat memperbaiki komputer.

Contoh tiga: Menunda tanggal akhir proyek 

Tim pemasaran meluncurkan kampanye media sosial baru dan mereka menunggu persetujuan dari manajer media sosial yang saat ini tidak masuk karena sakit. Karena kampanye tidak terbatas waktu, mereka memutuskan untuk memundurkan tanggal peluncuran beberapa hari sehingga manajer memiliki waktu untuk meninjaunya. 

Baik memimpin tim pemasaran, penjualan, atau TI, pemerataan sumber daya dapat berguna untuk menyelesaikan konflik sumber daya. Setelah memutuskan solusi, informasikan rencana Anda kepada seluruh tim. Anda dapat menggunakan templat rapat untuk merencanakan agenda. 

Pemerataan sumber daya proyek

Menambahkan pemerataan sumber daya proyek ke daftar keterampilan Anda akan membantu Anda menjadi pemimpin yang lebih efektif. Berikut beberapa strategi pemerataan sumber daya yang dapat diterapkan pada tim.

Metode Jalur Kritis (CPM)

Metode jalur kritis adalah teknik pemerataan sumber daya yang umum digunakan untuk mengkalkulasi durasi proyek tanpa memperhitungkan keterbatasan sumber daya.

Teknik ini melibatkan penghubungan aktivitas proyek dependen dalam urutan logis untuk menghitung kemungkinan tanggal paling awal dan paling akhir dalam memulai dan menyelesaikan setiap aktivitas. "Jalur kritis" mengacu pada urutan tugas dengan durasi terpanjang yang perlu diselesaikan untuk mengakhiri proyek dengan sukses. 

Setelah mengetahui aktivitas di jalur kritis, Anda dapat menentukan "kelonggaran waktu", atau fleksibilitas penjadwalannya:

Kelonggaran waktu total mengacu pada berapa lama tugas dapat ditunda dari tanggal mulai paling awal tanpa memengaruhi tanggal penyelesaian proyek

• Penghitungan: (Tanggal selesai paling akhir) – (tanggal selesai paling awal) atau (tanggal mulai paling akhir) - (tanggal mulai paling awal)

Kelonggaran waktu bebas mengacu pada jumlah hari tugas dapat ditunda tanpa memengaruhi tanggal mulai aktivitas berikutnya

• Penghitungan: (Tanggal mulai paling awal tugas berikutnya) – (tanggal selesai paling awal tugas saat ini)

Tugas di jalur kritis tidak memiliki kelonggaran waktu, artinya jika satu tugas tertunda, tugas proyek sisanya juga tertunda. 

Misalnya, tim TI sedang berupaya mengganti sistem keamanan saat ini dan mereka mengidentifikasi dua tugas penting dan dua tugas tidak penting:

Penting:

• Hentikan penggunaan perangkat lunak keamanan saat ini di seluruh perusahaan dalam waktu dua hari

• Instal dan uji perangkat lunak baru di semua perangkat perusahaan dalam waktu empat hari

Tidak penting:

• Selesaikan detail pembelian dengan vendor perangkat lunak dalam satu hari

• Buat panduan cara menggunakan perangkat lunak baru dalam dua hari

Berdasarkan contoh ini, durasi proyek terpendek adalah enam hari karena aktivitas jalur kritis sangat penting untuk menyelesaikan proyek, sedangkan tugas tidak penting bersifat opsional.

Fast tracking

Ada kalanya proyek harus dikirimkan pada atau sebelum batas waktu untuk memenuhi persyaratan klien. Dalam kasus tersebut, Anda dapat menggunakan fast tracking untuk menjalankan beberapa tugas bersamaan guna mempercepat proyek. Teknik pemampatan jadwal ini hanya berhasil jika kegiatan dapat saling tumpang tindih sampai batas tertentu. 

Misalnya, aktivitas dengan dependensi dapat dilakukan secara bertahap dan aktivitas tanpa dependensi dapat dilakukan secara bersamaan. 

Contoh fast tracking adalah ketika tim pengembangan perangkat lunak mulai membangun back end situs web sementara tim desain menyelesaikan mockup situs web. Dengan teknik fast tracking, pekerjaan akan selesai tepat waktu dan sesuai anggaran, tetapi kemungkinan pengerjaan ulang lebih tinggi. 

Crashing

Ketika teknik fast tracking tidak dapat diterapkan atau tidak cukup efektif, Anda dapat menerapkan teknik crashing. Di sinilah sumber daya tambahan dialokasikan ke proyek untuk mempersingkat linimasa. Dalam hal ini, Anda harus menilai kebutuhan tugas berprioritas tinggi dan mencari opsi sumber daya yang memberikan nilai paling banyak dengan biaya paling rendah. 

Misalnya, tim pemasaran membutuhkan dua penulis lagi karena batas waktu mereka dimajukan dua hari. Tanpa anggota tim cadangan, manajer proyek memutuskan untuk mempekerjakan dua pekerja lepas yang pernah bekerja sama dengan mereka daripada menghabiskan waktu mencari penulis baru. 

Sebelum memutuskan menggunakan teknik crashing untuk memampatkan jadwal proyek, pastikan untuk mendapatkan persetujuan dari manajer atau klien tentang mendapatkan sumber daya tambahan. 

Metode rantai kritis

Metode rantai kritis adalah versi terbaru dari metode jalur kritis. Berbeda dengan metode jalur kritis, metode rantai kritis memperhitungkan keterbatasan sumber daya. Dalam hal ini, rantai kritis mengacu pada jalur tugas terpanjang dengan mempertimbangkan dependensi tugas dan sumber daya. Sumber daya hanya dapat dialokasikan untuk satu tugas pada satu waktu. 

Penjadwalan proyek menggunakan metode ini melibatkan daftar sumber daya yang diperlukan untuk tugas dan menilai kembali ketersediaan bila diperlukan. 

Metode rantai kritis mencakup periode buffer yang ditempatkan di antara tugas terakhir dan tanggal penyelesaian proyek, bertindak sebagai kontingensi untuk aktivitas rantai kritis. Tugas yang selesai lebih awal meningkatkan buffer. Sebaliknya, penundaan dalam aktivitas rantai kritis mengurangi buffer tetapi tidak memengaruhi tanggal penyelesaian proyek.

Misalnya, untuk menerbitkan konten tepat waktu, manajer menentukan sumber daya yang dibutuhkan: penulis, editor, desainer, dan developer. Mereka menetapkan buffer lima hari jika ada penundaan ulasan konten atau desain. 

Metode rantai kritis bertujuan memperkirakan secara realistis durasi proyek dan sumber daya sehingga proyek selesai tepat waktu tanpa beban sumber daya yang berlebihan.

Alat pemerataan sumber daya

Pemerataan sumber daya akan menjadi lebih mudah jika memiliki banyak pengalaman. Saat mempraktikkan teknik ini, berikut beberapa kiat dan alat yang dapat digunakan untuk kebutuhan Anda. 

• Gunakan diagram Gantt:Diagram Gantt adalah diagram batang yang memvisualisasikan jadwal proyek dan cocok untuk mengidentifikasi dan merencanakan jalur kritis. Anda bisa dengan mudah mendapatkan gambaran umum tentang dependensi tugas, tanggal mulai dan selesai, serta durasi proyek. Saat proyek berlangsung, Anda dapat mengatur ulang diagram dan menyesuaikan tanggal sesuai kebutuhan. 

• Manfaatkan perangkat lunak manajemen proyek: Beberapa perangkat lunak manajemen proyek dilengkapi dengan algoritme pemerataan sumber daya yang dapat membantu menyelesaikan konflik alokasi berlebih. Perangkat lunak manajemen proyek juga memberikan visibilitas yang lebih besar terkait jadwal anggota tim yang akan membantu mencegah konflik penjadwalan dan permintaan ganda di awal. 

• Gambar diagram jaringan: Diagram jaringan adalah jenis lain dari representasi visual jadwal proyek. Diagram ini ditampilkan sebagai bagan dengan urutan kotak dan panah untuk menggambarkan kronologi tugas. Diagram jaringan dapat digunakan untuk merencanakan jadwal serta melacak progres proyek. Saat menghubungkan rangkaian kotak, masing-masing merepresentasikan tugas dengan durasinya sehingga Anda dapat mengidentifikasi jalur nonkritis dan kritis. 

• Gunakan proyek sebelumnya sebagai referensi: Simpan rencana dan jadwal proyek sebelumnya sehingga Anda dapat menjadikannya referensi saat melakukan proyek serupa untuk menghasilkan rencana proyek yang lebih akurat. Melihat proyek yang berhasil atau tidak di masa lalu akan memberi Anda gambaran yang lebih jelas tentang jumlah kelonggaran yang diberikan untuk setiap tugas dan perkiraan sumber daya yang diperlukan sehingga Anda dapat mengukur ketersediaan sumber daya sebelum proyek dimulai.   

• Buat perkiraan kebutuhan sumber daya yang realistis: Upaya pemerataan sumber daya lebih berpeluang untuk berhasil jika Anda dengan jelas mendefinisikan cakupan proyek di awal dan membuat perkiraan kebutuhan sumber daya yang realistis. 

Berikut beberapa kiat untuk membuat perkiraan yang lebih tepat:

• Buat perkiraan dalam tim untuk mengurangi bias pribadi 

• Sertakan potensi risiko proyek dalam proses perkiraan

• Perkirakan dalam rentang alih-alih nilai spesifik untuk mencakup rangkaian kemungkinan yang lebih luas

• Selalu gunakan teknik yang sama untuk menghasilkan perkiraan yang lebih konsisten

Semakin baik perkiraan sumber daya awal, semakin sedikit pemerataan sumber daya yang dilakukan jika masalah terjadi di kemudian hari. 

Pemerataan vs. pemulusan sumber daya

Pemerataan sumber daya dan pemulusan sumber daya dapat dianggap sebagai teknik manajemen sumber daya.

Perbedaan utama antara keduanya adalah kendala proyek yang diprioritaskan: Pemulusan sumber daya memprioritaskan kendala waktu sedangkan pemerataan sumber daya fokus pada ketersediaan sumber daya. 

Berikut contohnya: Misal, Anda diminta mengerjakan tugas selama delapan jam selama lima hari, tetapi Anda hanya perlu 30 jam untuk menyelesaikan tugasnya, jadi Anda mendistribusikan ulang jadwal menjadi enam jam sehari. Dengan demikian, Anda memiliki lebih banyak kelonggaran untuk mengerjakan tugas lain tanpa mempengaruhi batas waktu proyek.

Pemerataan sumber daya digunakan ketika ada alokasi sumber daya yang berlebihan, sedangkan pemulusan sumber daya digunakan ketika ada alokasi sumber daya yang tidak merata. Pemerataan sumber daya dilengkapi dengan fleksibilitas untuk memindahkan tanggal proyek, tetapi tanggal proyek ditetapkan saat Anda menggunakan pemulusan sumber daya. 

Setelah menggunakan pemerataan sumber daya untuk menyelesaikan konflik alokasi berlebih, Anda dapat menggunakan pemulusan sumber daya untuk menyeimbangkan jadwal proyek. 

Tingkatkan keterampilan pemerataan sumber daya Anda

Untuk memaksimalkan sumber daya yang terbatas, Anda dapat menggunakan teknik pemerataan sumber daya untuk mendistribusikan sumber daya yang tersedia guna membantu proyek selesai tepat waktu. 

Gunakan strategi ini bersama templat yang disesuaikan untuk tim, seperti templat TI atau templat pemasaran, untuk merencanakan dan menjadwalkan proyek Anda.  

Pemerataan sumber daya bergantung pada keterampilan manajemen sumber daya yang solid, tetapi perangkat lunak manajemen kerja dapat membantu Anda untuk meningkatkan koordinasi proyek.