Panduan untuk bagan RACI Anda beserta contoh
Bisakah Anda menemukan siapa tepatnya yang mengerjakan apa, hingga kapan untuk setiap tugas, milestone, dan hasil akhir di proyek Anda? Jika tidak, Anda mungkin memerlukan bagan RACI.
RACI adalah akronim untuk membantu menjelaskan peran proyek dan mencari tahu pihak yang bertanggung jawab atas tugas yang diberikan. Baik Anda belum pernah mendengar RACI atau mempertimbangkan membuat bagan RACI untuk proyek selanjutnya, berikut semua yang perlu diketahui tentang cara membuat dan menggunakan bagan ini.
Apa itu bagan RACI?
Bagan RACI (kadang disebut Matriks Penugasan Tanggung Jawab) adalah cara mengidentifikasi peran dan tanggung jawab tim Anda atas tugas, milestone, atau hasil akhir proyek apa pun. Dengan mengikuti akronim RACI, Anda dapat menjelaskan tanggung jawab dan mengurangi kebingungan. RACI kepanjangan dari:
Responsible (Bertanggung Jawab). Pihak ini bertanggung jawab langsung atas pekerjaan. Harus hanya ada satu peran Responsible per tugas agar Anda tahu kepada siapa bertanya atau meminta kabar terkini. Jika tugas memiliki lebih dari satu Responsible, Anda akan kehilangan kejelasan dan menjadi bingung. Lebih baik, coba tambahkan kolaborator ekstra untuk beberapa peran RACI lain yang dapat diemban lebih dari satu orang.
Accountable (Akuntabel). Pihak Accountable bertanggung jawab memantau keseluruhan penyelesaian tugas, meski bukan yang benar-benar mengerjakannya. Ada dua cara untuk menugaskan peran Accountable. Terkadang, Accountable merupakan manajer proyek (atau bahkan Responsible, meski dalam hal itu, dia mengemban dua peran berbeda sepanjang alur kerja tugas). Dalam hal ini, Accountable bertanggung jawab memastikan semua pekerjaan diselesaikan. Di kasus lain, Accountable merupakan pemimpin senior atau pejabat eksekutif yang bertanggung jawab menyetujui pekerjaan sebelum dianggap selesai. Layaknya Responsible, harus hanya ada satu Accountable.
Consulted. Ini merupakan pihak yang harus meninjau dan menyetujui pekerjaan sebelum diserahkan. Kemungkinan ada beberapa peran Consulted untuk setiap tugas, milestone proyek, atau hasil akhir.
Informed. Ini adalah pihak atau sekelompok orang yang diberi tahu tentang progress dan penyelesaian pekerjaan. Mereka mungkin tidak terlibat dalam aspek lain hasil akhir.
Kapan harus membuat bagan RACI?
Bagan RACI adalah cara bermanfaat untuk melacak setiap peran pemangku kepentingan untuk tugas, milestone, atau hasil akhir—khususnya jika mengelola proyek rumit dengan banyak pengambil keputusan dan pakar bidang khusus. Dengan bagan RACI, Anda dapat mencegah pengambilan keputusan yang buruk dan menghindari kendala dalam proses persetujuan yang dapat memengaruhi keseluruhan kesuksesan proyek.
Meskipun berbeda dari bagan PERT, bagan ini khususnya berguna jika pemangku kepentingan Anda kemungkinan punya peran berbeda-beda selama proyek. Contohnya, bisa saja ada pemangku kepentingan yang merupakan Responsible di satu hasil akhir, tapi juga sebagai Informed di hasil lainnya. Dengan bagan RACI, Anda dapat jelas menguraikan detail ini dan memastikan semua orang mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas apa.
Contoh bagan RACI
Untuk membangun bagan RACI, buat daftar setiap tugas, milestone, atau hasil akhir untuk proyek Anda. Kemudian, tentukan anggota tim Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed untuk setiap komponen proyek.
Misalnya, Anda memperbarui halaman beranda di situs web Anda. Pemangku kepentingan proyek terdiri dari:
Copywriter
Desainer
Kepala situs web
Pengembang web
Anda ingin membuat bagan RACI untuk lima tugas dan hasil akhir:
Memperbarui CTA halaman beranda
Memperbarui stori pelanggan di halaman beranda
Memperbarui desain situs web
Meningkatkan kecepatan memuat halaman beranda
Memperbarui desain halaman web
Bagan RACI akan terlihat seperti berikut:
Memperbarui CTA halaman beranda
Responsible: Copywriter
Accountable: Pengembang web
Consulted: Kepala situs web
Informed: Desainer
Memperbarui stori pelanggan di halaman beranda
Responsible: Copywriter
Accountable: Pengembang web
Consulted: Kepala situs web
Informed: Desainer
Memperbarui video pada halaman beranda
Responsible: Desainer
Accountable: Pengembang web
Consulted: Kepala situs web
Informed: Copywriter
Meningkatkan kecepatan memuat laman
Responsible: Pengembang web
Accountable: Pengembang web
Consulted: Kepala situs web
Informed: Copywriter & Desainer
Memperbarui desain halaman beranda
Responsible: Desainer
Accountable: Pengembang web
Consulted: Kepala situs web
Informed: Copywriter
Pro dan kontra bagan RACI
Pada akhirnya, pertanyaannya adalah: apa Anda harus membuat bagan RACI? Meskipun bagan RACI adalah alat bermanfaat untuk menemukan tanggung jawab proyek, diagram tersebut bisa sedikit rumit selama siklus proyek. Berikut pro dan kontra membuat bagan RACI untuk pekerjaan tim Anda:
Manfaat bagan RACI
Peran dan tanggung jawab proyek yang jelas dapat membantu tim bergerak cepat dan mengurangi kebingungan tentang siapa yang mengerjakan apa. Dengan bagan RACI, Anda dapat memastikan tidak ada dua anggota tim yang mengerjakan hal sama. Hasilnya, Anda akan lebih mudah berkolaborasi dengan tim.
Bagan RACI secara khusus juga berguna saat proses pengambilan keputusan dibagi antar tugas. Kemungkinan ada skenario di mana Informed di satu tugas atau milestone merupakan Responsible atau Consulted di komponen lainnya. Melacak pekerjaan ini dalam bagan RACI bermanfaat untuk menentukan peran secara jelas.
Jebakan bagan RACI (dan cara menghindarinya)
Model RACI berfokus pada detail, daripada mengambil pekerjaan di tingkat proyek. Anda mungkin mengetahui siapa Consulted pada tugas tertentu, yang bermanfaat. Tapi ketahuilah, itu tidak membantu Anda memahami cara para pemangku kepentingan berinteraksi dengan pekerjaan proyek yang lebih luas.
Selain itu, jika mencoba menulis setiap tugas dan peran, bagan RACI Anda bisa sulit dikelola. Lebih buruknya, jika entah bagaimana proyek berubah, bagan RACI Anda akan langsung tidak berguna. Hal ini dapat menyulitkan Anda untuk mengetahui secara real-time di mana setiap tugas dalam alur kerja proyek.
Bagan RACI terbatas karena tidak dapat beradaptasi dengan kebutuhan proyek saat itu juga. Untuk menciptakan ekspektasi yang jelas dan menghilangkan kebingungan pada tingkat proyek, Anda memerlukan alat manajemen proyek.
Bawa bagan RACI Anda ke tingkat lebih tinggi dengan manajemen proyek
Dengan perangkat lunak manajemen proyek, setiap tugas memiliki penerima tugas—itu Responsible. Anda dapat melihat pekerjaan di tingkat proyek, sehingga Accountable dan Informed tidak perlu melapor via email atau pertemuan status. Serta, Anda dapat melacak peninjauan dan persetujuan di satu tempat untuk persetujuan apa pun yang dibutuhkan dari Consulted. Dengan begitu, seluruh tim RACI Anda memiliki sumber pusat kebenaran untuk semua pekerjaan yang dilakukan.
Daripada bagan RACI terpisah dari lokasi di mana pekerjaan berlangsung, Alat manajemen proyek mendokumentasikan topik, penerima tugas, dan informasi penting lain seperti tenggat tugas atau kepentingan relatif. Dengan begitu, seluruh tim proyek Anda mengetahui siapa yang mengerjakan apa, hingga kapan. Serta, Anda tidak mengandalkan satu orang untuk mengelola dan memperbarui bagan RACI. Alat manajemen proyek memperbarui secara real-time, sehingga Anda dapat melihat status Anda pastinya dalam proses persetujuan.
Lacak siapa yang mengerjakan apa hingga kapan
Peran dan tanggung jawab tim yang jelas membantu Anda menepati hasil akhir tepat waktu. Cara untuk membantu melakukan itu adalah dengan melacak tanggung jawab pemangku kepentingan yang berbeda dan rumit di bagan RACI. Tapi bagan RACI hanyalah awal. Pelajari selengkapnya tentang manajemen kerja, dan cara tim Anda menikmati manfaat.
