6 langkah membuat proposal proyek yang persuasif

Semua proyek memiliki kisah pembuatannya, tetapi kisahnya tidak dimulai dengan seseorang mengatakan, "Muncullah sumber daya!" Untuk melanjutkan proyek, tim harus mengajukan proposal kepada pengambil keputusan dalam organisasi atau kepada pemangku kepentingan eksternal mereka. 

Proposal proyek itu seperti elevator pitch, tujuannya mempresentasikan proyek secara ringkas namun efisien. Dalam panduan ini, kami akan mengajari Anda cara membuat proposal proyek sehingga bisa mendapatkan persetujuan dan pekerjaan Anda berhasil.

Apa itu proposal proyek?

Proposal proyek adalah dokumen tertulis yang menguraikan semua yang harus diketahui pemangku kepentingan tentang suatu proyek, termasuk linimasa, anggaran, tujuan, dan gol. Proposal proyek harus merangkum detail proyek dan mengajukan ide Anda agar pemangku kepentingan tertarik untuk terlibat dalam inisiatif tersebut.

Gol proposal proyek Anda adalah:

• Mendapatkan pendanaan eksternal

• Mengalokasikan sumber daya perusahaan ke proyek

• Mendapatkan persetujuan pemangku kepentingan

• Membangun momentum dan semangat

Proposal proyek vs. piagam proyek vs. kasus bisnis

Proposal proyek dan piagam proyek memiliki tujuan yang berbeda dalam proses pembuatan proyek, dan Anda harus memahami perbedaan antara keduanya. Proposal proyek berlangsung di fase inisiasi proyek, sedangkan piagam proyek berlangsung di fase perencanaan. 

Seperti yang disebutkan di atas, proposal proyek adalah dokumen persuasif yang dimaksudkan untuk meyakinkan pemangku kepentingan tentang alasan suatu proyek harus dilaksanakan. Piagam proyek adalah dokumen referensi yang mendefinisikan tujuan proyek dan tidak dapat dibuat sebelum proposal proyek disetujui.

Orang juga sering keliru antara kasus bisnis dengan proposal proyek, tetapi kasus bisnis juga dilakukan setelah mengajukan proposal. Setelah proyek disetujui melalui proposal, kasus bisnis dapat digunakan untuk mendapatkan pendanaan tambahan proyek tersebut.

Jenis proposal proyek

Ada enam jenis proposal yang mungkin Anda temui sebagai manajer proyek dan memahami format yang berbeda dapat berguna saat Anda membuat proposal. Setiap jenis memiliki gol berbeda.

• Diminta: Anda mengirimkan proposal yang diminta sebagai tanggapan atas Permintaan Proposal (RFP). RFP mengumumkan proyek secara detail dan meminta tawaran dari tim-tim yang memenuhi syarat. Karena Anda bersaing dengan perusahaan lain untuk jenis proposal ini, Anda harus melakukan penelitian menyeluruh dan membuatnya secara persuasif.

• Tidak diminta: Anda akan mengirim proposal yang tidak diminta tanpa RFP, artinya tidak ada yang meminta proposal Anda. Dalam hal ini, Anda tidak akan bersaing dengan perusahaan atau tim lain, tetapi tetap harus persuasif karena Anda tidak tahu apakah pemangku kepentingan yang dituju membutuhkan Anda.

• Informal: Anda mungkin mendapati klien mengirimi permintaan tidak resmi untuk proposal proyek, dalam hal ini Anda dapat menanggapi dengan pitch proyek Anda. Karena ini bukan RFP resmi, aturannya tidak terlalu konkret.

• Perpanjangan: Anda akan mengirimkan perpanjangan kepada para klien yang sudah ada dengan harapan mereka akan terus menggunakan layanan organisasi Anda. Dalam jenis proposal proyek ini, golnya adalah menekankan hasil yang sudah dicapai tim untuk klien dan meyakinkan mereka bahwa Anda dapat membuahkan hasil di masa depan.

• Lanjutan: Anda akan mengirimkan proposal lanjutan untuk memberi tahu pemangku kepentingan bahwa proyek sudah dimulai. Dalam proposal proyek ini, Anda cukup memberikan informasi tentang proyek alih-alih meyakinkan pemangku kepentingan untuk berkontribusi.

• Tambahan: Mirip dengan proposal lanjutan, Anda akan mengirim proposal tambahan kepada pemangku kepentingan yang sudah terlibat dalam proyek. Dalam jenis proposal ini, Anda menginformasikan pemangku kepentingan bahwa proyek telah dimulai, sambil meminta sumber daya tambahan. Dalam proposal ini, Anda harus meyakinkan pemangku kepentingan untuk berkontribusi lebih banyak pada proyek.

Gaya bahasa dan konten proposal proyek akan berbeda, sesuai dengan jenis proposal yang dikirim. Ketika mengetahui gol proyek, Anda dapat membuat proposal sesuai dengan gol tersebut.

Cara membuat proposal proyek

Petunjuk langkah demi langkah ini berlaku untuk sebagian besar proposal proyek, apa pun jenisnya. Anda harus menyesuaikan proposal untuk audiens yang dituju, tetapi ringkasan proposal proyek ini dapat berfungsi sebagai referensi untuk memastikan Anda menyertakan komponen utama dalam dokumen. 

1. Tulis ringkasan eksekutif

Ringkasan eksekutif berfungsi sebagai pengantar proposal proyek Anda. Mirip dengan abstrak laporan atau pengantar esai, bagian ini harus merangkum hal yang diajukan dan meyakinkan pemangku kepentingan untuk terus membaca. Ringkasan eksekutif mungkin sepanjang satu atau beberapa paragraf, tergantung kompleksitas proyek. 

Ringkasan eksekutif harus mencakup:

• Masalah yang akan diatasi proyek

• Solusi yang diberikan proyek untuk masalah itu

• Dampak yang akan dimiliki proyek 

Anda hanya boleh membahas item-item ini secara singkat dalam ringkasan eksekutif karena Anda akan membahas topik ini secara lebih mendetail nanti dalam proposal. 

2. Jelaskan latar belakang proyek

Di bagian ini, Anda akan mempelajari latar belakang proyek. Gunakan referensi dan statistik untuk meyakinkan pembaca bahwa masalah yang ditangani akan bermanfaat.

Beberapa pertanyaan yang perlu disertakan:

• Apa masalah yang ditangani proyek Anda?

• Apa yang sudah diketahui mengenai masalah ini?

• Siapa yang pernah menangani masalah ini sebelumnya/riset apa yang dilakukan?

• Mengapa riset sebelumnya tidak cukup untuk mengatasi masalah ini?

Anda juga dapat menggunakan bagian ini untuk menjelaskan keterkaitan langsung masalah yang ingin diselesaikan dengan organisasi Anda. 

3. Hadirkan solusi

Anda baru saja mempresentasikan masalah di bagian latar belakang proyek, jadi langkah logis berikutnya dalam pembuatan proposal adalah menyajikan solusi. Bagian ini adalah kesempatan Anda untuk menguraikan pendekatan proyek secara lebih mendetail. 

Beberapa item yang harus disertakan:

• Pernyataan visi proyek

• Jadwal proyek, termasuk milestone penting

• Peran dan tanggung jawab tim proyek 

• Daftar risiko yang menunjukkan cara mengurangi risiko

• Hasil akhir proyek

• Alat pelaporan yang akan digunakan di seluruh proyek

Anda mungkin tidak memiliki semua item ini dalam format proposal, tetapi Anda dapat memutuskan hal yang akan disertakan berdasarkan ruang lingkup proyek. Bagian ini kemungkinan akan menjadi bagian yang paling panjang dan mendetail dari proposal karena Anda akan mendiskusikan semua yang terlibat dalam mencapai solusi yang diusulkan. 

4. Tentukan hasil akhir dan gol proyek

Mendefinisikan hasil akhir proyek adalah langkah penting dalam membuat proposal proyek. Pemangku kepentingan ingin mengetahui hal yang akan dihasilkan di akhir proyek, baik produk, program, peningkatan teknologi, atau lainnya. Saat para pemangku kepentingan membaca visi Anda, di sinilah mereka akan berpikir, “Oh, ini tujuan mereka menggunakan sumber daya saya.”

Saat menentukan hasil akhir, Anda harus menyertakan:

• Produk akhir atau tujuan akhir proyek 

• Linimasa Proyek yang menunjukkan kapan hasil akhir siap

• Gol SMARTyang selaras dengan hasil akhir yang dihasilkan

Meskipun harus menunjukkan masalah dan solusi untuk proyek, sering kali pemangku kepentingan lebih mudah memvisualisasikan proyek ketika Anda dapat menentukan hasil akhir.

5. Buat daftar sumber daya yang dibutuhkan

Setelah menguraikan masalah, pendekatan, solusi, dan hasil akhir, Anda dapat membahas detail tentang sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai inisiatif.

Di bagian ini, sertakan:

• Anggaran proyek: Anggaran proyek melibatkan segala hal, mulai persediaan yang diperlukan untuk membuat produk hingga harga iklan dan gaji tim. Anda harus menyertakan item anggaran yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek di sini.

• Perincian biaya: Bagian ini harus mencakup penelitian tentang alasan Anda membutuhkan sumber daya khusus untuk proyek; dengan cara itu, para pemangku kepentingan dapat memahami fungsi dukungan mereka. Perincian ini juga dapat membantu Anda mengurangi biaya tak terduga.

• Rencana alokasi sumber daya: Anda harus menyertakan ikhtisar rencana alokasi sumber daya yang menguraikan tempat Anda berencana menggunakan sumber daya spesifik yang dibutuhkan. Misalnya, jika menentukan bahwa Anda membutuhkan $50.000 untuk menyelesaikan proyek, apakah Anda berencana mengalokasikan uang ini untuk gaji, teknologi, bahan, dll.

Harapannya, pada titik ini Anda telah meyakinkan para pemangku kepentingan untuk bergabung dengan proyek yang diusulkan. Itulah sebabnya meletakkan sumber daya yang diperlukan di akhir dokumen merupakan langkah strategis yang cerdas.

6. Berikan kesimpulan

Terakhir, selesaikan proposal proyek dengan kesimpulan yang persuasif dan penuh keyakinan. Seperti ringkasan eksekutif, kesimpulan harus secara singkat merangkum masalah yang ditangani proyek dan solusi untuk memecahkan masalah itu. Anda dapat menekankan dampak proyek dalam kesimpulan, tetapi jaga relevansi bagian ini, seperti yang Anda lakukan pada esai tradisional. 

Kiat membuat proposal proyek yang efektif

Mengikuti langkah-langkah yang tercantum di atas akan memastikan proposal proyek memiliki semua elemen yang tepat. Tetapi, jika ingin membuat para pembaca terkesan dan mendapatkan persetujuan mereka, proposal Anda harus menarik. Selain hal di atas, proposal proyek meliputi:

Kenali audiens Anda

Saat menulis proposal, selalu ingat audiens Anda (yaitu pemangku kepentingan). Ingatlah bahwa gol proposal adalah meyakinkan audiens, bukan hanya mempresentasikan detail proyek. Misalnya, jika membuat alat pengeditan baru untuk penerbit anak-anak, dapatkah Anda menentukan apakah pemangku kepentingannya adalah orang tua dan menarik sisi emosional saat meyakinkan mereka untuk membeli produk Anda?

Bersikaplah persuasif

Persuasi penting dalam proposal proyek karena Anda berharap audiens akan membaca proposal dan melakukan sesuatu sebagai gantinya. Jika para pembaca tidak tertarik dengan proyek, mereka tidak akan memiliki keinginan untuk membantu Anda. Jika Anda menjelaskan alat pengeditan tetapi tidak menyebutkan banyak fitur yang ditawarkan, bagaimana proyek akan menguntungkan klien, dan dampak positifnya dalam industri, lalu audiens akan bertanya-tanya, "Mengapa saya harus peduli dengan proyek ini?" 

Tetap sederhana

Meskipun harus menjelaskan masalah, pendekatan, dan solusi, Anda sebaiknya tidak membuat proposal proyek terlalu rumit. Artinya, Anda dapat mendiskusikan rencana proyek untuk alat pengeditan yang diusulkan tanpa membahas kode yang akan digunakan para teknisi untuk membuat setiap fitur berfungsi. 

Lakukan riset

Proposal proyek yang sukses mencakup riset menyeluruh. Bersiaplah untuk menyokong masalah dan solusi Anda dengan sumber yang memiliki reputasi baik, studi kasus, statistik, atau bagan sehingga audiens tidak bertanya-tanya. Saat menulis proposal, posisikan diri Anda sebagai pembaca dan tanyakan:

• Mengapa ini menjadi masalah?

• Bagaimana proyek ini menjadi solusi masalah yang ada?

• Adakah yang pernah menangani masalah ini sebelumnya?

• Berapa biaya proyek?

Jika dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, kemungkinan besar Anda telah melakukan riset yang cukup untuk mendukung inisiatif yang diusulkan.

Gunakan alat manajemen proyek untuk memperkuat proposal proyek

Proposal proyek yang baik membutuhkan kolaborasi tim. Dengan alat manajemen yang tepat, tim Anda dapat berkomunikasi, berbagi informasi, dan bekerja sama dalam satu dokumen yang sama. 

Mengakses data yang dibutuhkan akan menjadi mudah jika Anda menyimpan semua informasi proyek di satu tempat. Proposal proyek bersumber dari proyek yang teratur dan terencana dengan baik. Itulah sebabnya perangkat lunak manajemen proyek adalah sumber daya utama untuk membuat proposal proyek secara efektif. Siap memulai? Cobalah Asana.