Administrator proyek: 4 peran dalam siklus proyek

Tidak ada proyek yang dikerjakan oleh hanya satu orang. Agar proyek berjalan sesuai rencana dan gol dicapai tepat waktu, Anda perlu berkolaborasi dengan berbagai anggota tim proyek di setiap tahap. Salah satunya adalah administrator proyek.

Anda mungkin sering mendengar istilah manajer proyek, yang artinya orang yang memimpin proyek dan memantau progres proyek tersebut. Kemudian, Anda memiliki tim yang menjalankan proyek yang sebenarnya. Administrator proyek posisinya berada di antara manajer proyek dan tim.

Selama siklus proyek, administrator proyek bekerja sama dengan manajer proyek. Seiring bertambahnya pengalaman, administrator proyek dapat menggunakan pengetahuannya untuk berkembang menjadi manajer proyek. Kali ini, kami akan membahas mengenai peran dan tanggung jawab administrator proyek dan cara menguasai posisi ini. 

Apa itu administrator proyek?

Seorang administrator proyek bertanggung jawab atas berbagai tugas administratif yang berhubungan dengan proyek. Misalnya dokumentasi, manajemen rapat, menangani anggaran proyek, dan menggunakan keterampilan manajemen waktu untuk membantu tim tetap bekerja sesuai rencana. 

Jika Anda seorang administrator proyek, Anda menjadi rekan kerja utama para manajer proyek. Gol Anda adalah untuk membuat pekerjaan mereka menjadi lebih mudah. Saat membantu proyek berjalan, Anda akan mendapatkan pengalaman seputar manajemen proyek yang bermanfaat sehingga dapat memajukan karir Anda.

Apa yang dilakukan oleh administrator proyek?

Tugas administrator proyek tidak dapat diprediksi, tetapi di setiap proyek ada beberapa tugas yang tetap sama. Jika Anda melamar pekerjaan ini, pastikan Anda memiliki keterampilan yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas yang diberikan. 

Pelacakan tugas

Pekerjaan penting administrator proyek adalah memantau rencana proyek. Tugas manajer proyek adalah memastikan setiap anggota tim berkontribusi pada progres proyek, sementara administrator proyek bertanggung jawab untuk melacak tugas individu. 

Para administrator proyek memantau jadwal proyek dan mendapatkan pembaruan tingkat tugas untuk setiap tugas dari anggota tim. Jika mereka menemukan batas waktu yang berisiko tidak bisa dipenuhi, mereka akan memberi tahu manajer proyek. 

Beberapa proyek memiliki ratusan tugas, itulah sebabnya diperlukan upaya tim dan komunikasiterbuka antara manajer dan administrator saat melacak tugas. Sumber informasi terpusat untuk semua informasi proyek, seperti alat manajemen proyek, juga sama pentingnya dalam hal berkomunikasi. Dengan begitu, seluruh tim dapat bekerja dari sumber yang sama dan mengetahui dengan tepat siapa yang melakukan apa dan hingga kapan.

Dokumentasi proses

Manajemen proyek melibatkan banyak dokumen dan seorang manajer tidak akan selalu memiliki bandwidth untuk menangani dokumentasi sendirian. Sebagai administrator proyek, Anda memerlukan hard skill untuk memproses dokumen, mengisi formulir, berkomunikasi dengan klien, dan membuat catatan. Ini mungkin terdengar seperti pekerjaan remeh, tetapi dokumentasi yang ditangani sebagai administrator memiliki peranan penting dalam mencapai keberhasilan proyek. 

Sebagai administrator proyek, Anda tidak hanya menulis dokumen, tetapi Anda juga mengkategorikan, mengarsipkan, membagikan, menyimpan, dan memperbaruinya. Anda memerlukan keterampilan organisasi yang sangat baik untuk menangani tugas-tugas ini dan berkontribusi penuh pada kinerja proyek. 

Manajemen anggaran dan sumber daya

Para administrator proyek sering kali bertanggung jawab untuk melacak pengeluaran proyek tertentu dan mengawasi perencanaan pengelolaan sumber daya tim. Manajer proyek berfokus pada pengalokasian sumber daya dan memfasilitasi setiap transaksi berdasarkan kebutuhan proyek, sedangkan administrator proyek bekerja di belakang memastikan kegiatan proyek tetap sesuai anggaran. 

Misalnya, jika administrator proyek melihat adanya pengeluaran berlebihan saat proyek berlangsung, mereka dapat memberi tahu manajer proyek sehingga dapat mengambil tindakan dan menentukan rencana proyekmana yang harus disesuaikan serta mengurangi biaya. 

Administrasi rapat

Rapat adalah bagian penting dari alur kerja proyek. Rapat secara rutin dapat mendukung kolaborasi tim dan memastikan adanya komunikasi terbuka lintasperan tim. Tugas manajer adalah menetapkan struktur rapat, sedangkan administrator biasanya bertanggung jawab untuk menjadwalkan rapat. 

Selain menempatkan rapat di kalender, administrator proyek bertanggung jawab untuk membuat catatan. Administrator proyek akan mengirimkan catatan rapat dan item tindakan setelah setiap rapat dan memastikan semua orang di tim mendapatkan info terkini.  

Cara menjadi seorang administrator proyek

Mengetahui syarat bekerja sebagai administrator proyek dan menguasai perannya akan menyiapkan Anda untuk berkontribusi penuh pada siklus proyek. Baik Anda siap untuk menemukan peran administrator proyek penuh waktu atau masih mengumpulkan pengalaman kerja, berikut adalah hal-hal yang perlu diingat untuk membuat resume: 

• Pengalaman kerja dalam peran serupa: Pengalaman kerja sebelumnya adalah salah satu persyaratan terpenting jika Anda ingin bekerja sebagai administrator proyek di tim. Sebagian besar posisi administrator proyek bukanlah untuk level pemula, jadi Anda perlu membuktikan bahwa Anda pernah bekerja dalam peran yang serupa, misalnya peran koordinator proyek atau posisi asisten proyek.

• Pengetahuan tentang perangkat lunak manajemen proyek: Sebagian besar administrator proyek mengandalkan perangkat lunak manajemen proyek untuk menangani tugas-tugas administratif. Dengan memiliki pengetahuan tentang perangkat lunak, Anda akan mudah untuk menyelesaikan tugas, berkolaborasi dengan tim dan manajer proyek, dan menjadi administrator proyek terbaik. 

• Keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang kuat: Meskipun automasi perangkat lunak dapat membantu mengerjakan berbagai tugas administrator proyek, Anda masih memerlukan keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang kuat agar mampu bekerja secara efisien. Keterampilan organisasi akan membantu Anda menyortir tugas, mengelola dokumen, dan mengurangi pekerjaan dari manajer proyek. Keterampilan manajemen waktu akan membantu Anda menyelesaikan tugas secara efisien tanpa mengalami kelelahan kerja. 

• Memiliki sertifikasi PMP / PRINCE2 bisa menjadi keuntungan: Beberapa administrator proyek berpendapat bahwa sertifikasi membantu mengembangkan karir profesionalnya. Sertifikasi project management professional (PMP) dan sertifikasi PRojects IN Controlled Environments (PRINCE 2) diakui di bidang manajemen proyek. Meskipun kedua sertifikasi ini bukan persyaratan untuk peran administrator, mereka dapat membantu meningkatkan jenjang karier Anda.  

Mungkin Anda tertarik untuk mengambil gelar master administrasi bisnis jika Anda ingin memulai dan mendapatkan pengetahuan tambahan di bidang Anda. Peran administrator hanya membutuhkan gelar sarjana, tetapi memiliki gelar MBA dapat menciptakan peluang untuk usaha bisnis dan jenis pekerjaan di bidang terkait. 

5 kiat menjadi administrator proyek yang lebih baik

Jika Anda ingin menjadi administrator proyek yang handal, hal terpenting yang harus dipelajari adalah cara mengatur waktu, berkomunikasi, dan bekerja efisien. Kiat-kiat ini akan meningkatkan keterampilan sehingga Anda dapat menangani tugas administratif apa pun dengan mudah.

Membuat anggaran untuk kalender (dan waktu)

Orang-orang membuat anggaran untuk keuangan mereka dan tahu kapan harus menghilangkan atau mengurangi pengeluaran agar tetap sesuai dengan kemampuan, jadi mengapa tidak melakukan hal yang sama dengan waktu Anda? Sebagai administrator proyek dengan banyak tugas, waktu Anda sangat berharga. Anda tidak dapat melakukan semuanya sekaligus, jadi prioritaskan tugas dan capai apa yang Anda bisa terlebih dahulu. 

Untuk meningkatkan produktivitas, Anda dapat menggunakan alat manajemen tugas seperti matriks Eisenhower. Alat ini memiliki metode yang efektif untuk menyortir tugas, menghilangkan item bila perlu, dan memprioritaskan yang penting. 

Delegasikan secara efektif

Bagian penting dari manajemen waktu adalah memahami kapan harus mendelegasikan tugas. Jika Anda dapat mendelegasikannya secara efektif, Anda dapat meluangkan waktu untuk mengerjakan tugas-tugas dengan prioritas utama. Anda juga harus yakin dengan orang yang mendapatkan tugas dari Anda. Berikut kiat cara mendelegasikan tugas secara efektif:

• Gunakan kekuatan anggota tim Anda

• Berikan sumber daya yang tepat

• Berikan komunikasi yang jelas

• Sabar

• Berikan umpan balik

Delegasi adalah bagian dari menjadi pemimpin yang kuat, ini adalah keterampilan penting untuk dipelajari jika Anda ingin memimpin dengan contoh. Ingatlah bahwa mendelegasikan pekerjaan tidak hanya mencegah Anda bekerja berlebihan, tetapi juga memberi anggota tim paparan dan pengalaman yang bermanfaat di subjek baru. Tidak masalah jika mendelegasikan tugas belum berjalan lancar. Seperti soft skill yang lain, ini adalah sesuatu yang dapat dikembangkan dengan latihan.

Komunikasi dan kolaborasi

Sebagai administrator proyek, Anda harus berkomunikasi dan berkolaborasi dengan manajer proyek dan anggota tim secara teratur. Peran Anda adalah membantu tim proyek tetap tertata dan berhasil menyelesaikan inisiasi proyek.

Berikut beberapa cara memupuk komunikasi dengan tim:

• Kirim pembaruan progres setiap minggu

• Atur pengingat untuk mengecek dengan pemangku kepentingan

• Adakan panggilan setiap minggu dengan tim untuk pengecekan

Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk tetap terhubung dalam pekerjaan, berkomunikasi secara efektif, dan melacak progres terhadap rencana proyek. Namun, panggilan video, obrolan online, dan rapat tatap muka sama pentingnya untuk kolaborasi dan moral tim.

Manfaatkan automasi proyek

Perangkat lunak manajemen proyek dapat membuat pekerjaan sebagai administrator menjadi lebih mudah secara eksponensial. Perangkat lunak ini digunakan untuk berbagi informasi dengan anggota tim, menjadwalkan rapat, menetapkan batas waktu dan kerangka waktu proyek, serta mengelola tugas. Selain itu, perangkat lunak dapat digunakan untuk dokumentasi dan administrasi anggaran serta berbagi informasi dengan pemangku kepentingan bila diperlukan. 

Perangkat lunak manajemen proyek membuat alur kerja Anda sebagai administrator proyek lebih efisien dan mengurangi potensi kesalahan. Fitur manajemen proyek utama yang membantu Anda mengoordinasikan pekerjaan antara lain:

• Automasi: Mengotomatiskan proses untuk menghilangkan pekerjaan manual.

• Pelaporan status: Melaporkan status proyek kepada anggota tim dan pemangku kepentingan.

• Tampilan proyek: Dapatkan visualisasi yang lebih baik pada proyek dan progresnya.

• Semua informasi berada di satu tempat: Menyimpan semua informasi proyek di tempat bersama yang bisa dilihat semua orang.

• Pengaturan dan pelacakan gol: Lihat pekerjaan dalam konteks. Atur gol dan lacak proyek Anda berdasarkan gol tersebut.

Jadilah bagian dari tim

Proyek Evert adalah sebuah upaya tim. Jika tidak memiliki pola pikir tim, Anda pada akhirnya akan kesulitan untuk menyelesaikan proyek. Meskipun setiap orang memiliki gol profesional yang ingin dicapai, menjadi bagian dari tim adalah cara tercepat untuk mencapai gol pribadi dan tim. 

Anda dan tim harus memiliki visi bersama untuk proyek yang dikerjakan. Ketika komunikasi terbuka diciptakan dan Anda bekerja sebagai sebuah tim, Anda dapat mencapai gol akhir dan merayakan kesuksesan itu bersama-sama. 

Sederhanakan administrasi proyek dengan perangkat lunak manajemen proyek

Untuk menjadi administrator proyek, diperlukan pengalaman bertahun-tahun dan paduan pendidikan yang tepat. Tetapi ketika Anda mendapatkan pekerjaannya, cara terbaik untuk menguasainya adalah dengan membiasakan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. 

Setelah mengetahui seluk beluk perangkat lunak manajemen proyek, Anda dapat menggunakannya untuk menyederhanakan tugas administrator proyek dan memperkuat keterampilan manajemen proyek.