Hope for Haiti meningkatkan kualitas hidup lebih banyak warga Haiti dengan Asana

Haiti, sebuah negara di Karibia yang kaya akan budaya yang berbagi pulau dengan Republik Dominika, memiliki sejarah bencana alam yang panjang. Salah satu yang terbesar adalah gempa berkekuatan 7,0 pada tahun 2010 yang melanda dengan jarak kurang dari 20 mil dari ibu kota negara itu. Meskipun perkiraan jumlah korban jiwa bervariasi, banyak yang percaya bahwa lebih dari 200.000 orang telah tewas. Dan pada tahun 2016, Badai Matthew menghantam negara ini, menyebabkan lebih dari 500 orang tewas dan lebih dari satu juta orang kehilangan rumah.

Hope for Haiti, sebuah organisasi nirlaba yang mendedikasikan diri untuk meningkatkan kualitas hidup warga Haiti, terutama anak-anak, terlibat aktif di sana—sebelum, selama, dan setelah bencana ini. Organisasi ini mendukung dan membantu mengentaskan warga Haiti dari kemiskinan melalui program yang berfokus pada pendidikan, perawatan kesehatan, infrastruktur, akses ke air bersih, serta pinjaman dan dana bantuan untuk bisnis dan pengusaha Haiti.

Skyler Badenoch telah menjadi CEO Hope for Haiti selama tiga tahun, tetapi cintanya untuk Haiti dimulai lebih dari tiga belas tahun yang lalu. Faktanya, ia menyaksikan langsung respons Hope for Haiti terhadap gempa bumi 2010 dan turut membantu. Saat ini, ia mengelola tim yang terdiri dari 65 orang di Haiti dan AS. Sepuluh anggota timnya bekerja di luar AS yang berfokus pada penggalangan dana, pemasaran, dukungan administrasi, keuangan, dan tata kelola, sementara 55 lainnya, yang berbasis di Haiti, adalah dokter, perawat, pendidik, dan administrator—semuanya adalah orang Haiti. Organisasi dua negara ini berkomitmen pada transparansi, akuntabilitas, dan tata kelola yang baik. Organisasi ini juga merupakan salah satu organisasi nirlaba dengan peringkat tertinggi menurut platform penilaian pihak ketiga seperti Charity Navigator dan Guidestar. Dengan mengikuti praktik terbaik dalam pekerjaan mereka, organisasi ini memupuk kepercayaan di Haiti dan di bidang filantropi secara umum.

Bagaimana pertumbuhan menyebabkan kebutuhan akan perubahan

Pada tahun 2007, Hope for Haiti mengelola anggaran tahunan sebesar $1 juta dan empat anggota staf di Haiti. Sejak itu, organisasi ini telah meningkatkan stafnya sebanyak 15 kali lipat dan anggarannya sebanyak 4 kali lipat—dan itu belum termasuk program donasi dalam bentuk barang, yang telah meningkat menjadi $11 juta (lebih dari 10 kali lipat). Meskipun pertumbuhan organisasi telah memberikan dampak yang lebih besar di Haiti, organisasi ini juga menghadapi tantangan, seperti komunikasi yang tidak efisien, hubungan dengan donatur, dan pelaporan.

Dalam analisis SWOT terbaru organisasi—yang dilakukan setiap beberapa tahun—beberapa orang mengidentifikasi komunikasi proyek dan donatur sebagai aspek untuk peningkatan organisasi. Akibatnya, Skyler memutuskan untuk mengadakan riset tentang sejumlah platform yang dapat membantu mereka berkomunikasi dan mengelola pekerjaan di satu tempat.

Pencarian solusi

Berbekal hasil analisis SWOT, Skyler dengan cepat mengidentifikasi empat aspek yang dapat menghapus kemacetan oleh sebuah platform pengelolaan kerja. Ia perlu:

• Menyederhanakan dan mengotomatiskan proses jika memungkinkan, seperti tanggap bencana, protokol darurat, penerapan dan pengelolaan dana bantuan, serta pelaporan.

• Meningkatkan visibilitas ke pekerjaan yang sedang berlangsung di seluruh organisasi sehingga rekan tim tidak perlu saling menghubungi untuk mendapatkan info terbaru.

• Memusatkan komunikasi di satu tempat, mulai dari diskusi tim dan check-in hingga hubungan dengan donatur dan pelaporan.

• Meningkatkan bidang pengelolaan proyek dan pelaporan sehingga proyek berjalan lancar, proses pelaporan mudah, dan donatur memercayai organisasi.

Setelah mencoba alat pengelolaan kerja ringan yang lain, Skyler kecewa—alat itu tidak cukup intuitif atau andal untuk kebutuhan timnya. Tetapi ketika pembina eksekutifnya, seorang kolega, dan semua rekan di sektor yang sama menyarankan Asana, dia memutuskan untuk mencoba versi gratis untuk melihat apakah alat tersebut sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Berdasarkan penelitiannya, Skyler tahu bahwa cara terbaik agar Asana berhasil adalah dengan mendapatkan dukungan eksekutif. Ia memutuskan untuk terlebih dahulu memperkenalkannya kepada pimpinan inti agar merasa nyaman menggunakan Asana, lalu menerapkannya ke anggota lain di organisasi tersebut. Jadi, ia mulai menggunakan Asana bersama timnya untuk melacak pengaturan gol mingguan dan rapat check-in mereka. Pada Senin pagi, mereka masing-masing akan menambahkan tiga gol profesional dan satu gol pribadi ke proyek Asana bersama. Sepanjang minggu, rekan tim akan saling berkomunikasi menggunakan komentar.

Menggunakan Asana untuk melacak gol-gol mingguan ini dengan cepat menjadi hal yang otomatis bagi tim. Mereka dapat melihat status setiap gol, dan tugas-tugas ini bertindak sebagai agenda bawaan untuk rapat setiap minggu, dan seketika meningkatkan kemampuan tim untuk berkomunikasi.

Peluncuran di seluruh organisasi

Saat Hope for Haiti memulai paket gratis Asana, organisasi ini tahu bahwa mereka dapat mengoperasikannya secara lebih efektif dengan fitur berbayar. Jadi, pada pertengahan Maret 2020, ketika Asana mengumumkan akan menawarkan paket Asana Business gratis kepada organisasi nirlaba yang bekerja di garis depan penelitian medis dan bantuan untuk COVID-19, Skyler mengajukan permohonan dan Asana menyumbangkan paket Business gratis selama 12 bulan berikutnya.

Dengan kemampuan Asana Business, Skyler mulai mencari cara untuk memindahkan seluruh pekerjaan organisasi ke platform. Inisiatif terbesar dan terpenting mereka—Rencana Strategis tahunan—merupakan hal pertama yang ditangani, dan Skyler beralih ke Konsultan Asana untuk mendapatkan bantuan. Dengan bimbingan Konsultan, Skyler dan tim mengubah rencana rumit mereka yang terdiri dari beberapa tujuan, strategi, dan taktik menjadi proyek Asana. Sekarang, tim Hope for Haiti menggunakan Portofolio untuk melacak pekerjaan dalam rangka mencapai Rencana Strategis di organisasi tersebut dan linimasa proyek untuk melihat progres dan membuat laporan status. Dengan menggunakan Asana sebagai komponen penting organisasi, Skyler merasa yakin kembali bahwa Asana adalah solusi yang tepat untuk timnya.

Menggunakan Asana di seluruh bagian organisasi

Dengan fondasi yang dibangun oleh gol mingguan dan proyek Rencana Strategis mereka di Asana, Skyler dan organisasi memperluas penggunaannya untuk mencakup lebih banyak alur kerja, termasuk:

• Permohonan dan pengelolaan dana bantuan: Tim yang berbasis di AS menggunakan Asana untuk mengelola upaya penggalangan dana sehingga mereka tidak perlu bekerja terburu-buru di saat terakhir. Selain itu, ketika analisis SWOT mengidentifikasi inefisiensi dalam pengamanan dan pelaporan dana bantuan, mereka memindahkan proses tersebut ke Asana. Sekarang, tim menggunakan Asana untuk mengelola permohonan dana bantuan, pelaporan, dan pendapatan tunai yang diharapkan dari dana bantuan.

• Kepatuhan protokol: Tim yang berbasis di Haiti menggunakan Asana untuk segala hal, mulai dari komunikasi internal hingga pelaporan dan protokol COVID-19. Ketika keadaan darurat terjadi, seperti COVID-19, tim menggunakan Asana untuk membuat dan meluncurkan protokol respons. Misalnya, mereka telah menetapkan prosedur canggih untuk menerima dan menangani pasien di fasilitas kesehatan mereka, yang mencakup pengukuran suhu tubuh, tempat cuci tangan, membagikan masker, dan banyak lagi. Mereka mendokumentasikan protokol dalam proyek Asana dan menggunakannya untuk berkomunikasi secara internal, memastikan bahwa setiap karyawan mengikuti langkah-langkah yang diperlukan.

• Melacak hadiah dalam bentuk barang: Tahun ini, tujuan program ini adalah untuk mengumpulkan sumbangan melebihi $20 juta dalam bentuk donasi—hampir dua kali lipat dari tujuan biasa mereka sebesar $11 juta—yang mencakup obat-obatan, persediaan medis, dan peralatan yang harus dikirim ke Haiti, diimpor, dan didistribusikan kepada mitra dan orang-orang yang paling membutuhkan. Prosesnya sekarang dilacak di Asana, bukan mengandalkan spreadsheet Excel.

Pengalaman donatur yang lebih baik dengan Asana

Dengan bantuan Asana Business, Hope for Haiti sekarang dapat bekerja lebih cepat dengan para donatur. Dalam satu kesempatan baru-baru ini, organisasi ini dipilih oleh pemain tenis profesional, Naomi Osaka, untuk menerima donasi $25.000 dari partisipasinya dalam turnamen game online untuk membantu upaya dukungan terhadap COVID-19. Tim Hope for Haiti menggunakan Asana untuk menavigasi hubungan, memastikan bahwa mereka mengirim materi yang tepat dan tidak melewatkan satu interaksi pun dengan tim Naomi.

Dan ketika Hope for Haiti menerima donasi, organisasi ini ingin melaporkan dampaknya kepada Naomi. Sebelum menggunakan Asana, proses ini akan memerlukan beberapa file dan utas email yang panjang. Tetapi, dengan melacak dampak donasi di Asana, tim dapat menyusun laporan dan membagikannya kepada Naomi hanya dalam beberapa minggu.

Kembali ke landasan awal mereka

Meskipun COVID-19 telah mengubah fokus untuk Hope for Haiti (dan menjadi contoh seberapa cepat organisasi ini dapat merespons dalam menghadapi keadaan darurat menggunakan Asana), Skyler dan tim tetap berkomitmen untuk membuat dampak nyata pada inisiatif inti mereka: meningkatkan akses ke pendidikan yang berkualitas, perawatan kesehatan, air minum yang bersih, donasi medis dalam bentuk barang, dan peluang ekonomi. Dengan menggunakan Asana, Skyler tahu bahwa dampak yang diberikan organisasi pada inisiatif ini hanya akan meningkat melalui efisiensi dan proses yang baru saja dikembangkan.

Dan dengan hubungan baru antara nilai-nilai pokok organisasi dan cara mereka mencapai gol, Hope for Haiti lebih siap dari sebelumnya untuk terus melampaui golnya. Misalnya, tim akan menggunakan Asana untuk merencanakan penggalangan dana tahunannya, Hike for Haiti , yang menantang orang-orang dari seluruh dunia untuk mendaki dalam solidaritas dengan anak-anak sekolah yang berjalan melintasi jarak yang tidak masuk akal ke sekolah di Haiti. Perubahan yang diharapkan oleh Skyler dan timnya merupakan tantangan yang besar untuk diatasi, tetapi timnya lebih siap dari sebelumnya untuk menempuh perjalanan ini dan memberi dampak pada Haiti yang mereka cintai dengan bantuan Asana.