Qu’est-ce qu’un retroplanning ? Méthode et outil inclus

En gestion de projet, utiliser une bonne méthode de planification est essentiel. Pour gérer au mieux vos ressources et éviter les écueils, le retro planning est un outil efficace puisqu’il permet d’identifier rapidement les interdépendances des tâches.

Dans cet article, nous allons vous apporter les réponses aux questions suivantes:

• Qu'est-ce qu'un rétroplanning ?

• Comment faire un rétroplanning ?

• Pourquoi faire un rétro-planning ?

• Quels outils utiliser pour faire un rétroplanning?

Commencez votre planning inversé dés maintenant à l'aide d'un diagramme de Gantt. Le diagramme de Gantt permet de visualiser clairement les tâches, leur ordre chronologique, les dépendances entre elles et la durée de chaque étape, facilitant ainsi la planification, le suivi et la coordination des activités.

Qu’est-ce qu’un retroplanning ?

Savez-vous ce qu’est un retroplanning ou retro planning? Apparue ces dernières années, cette méthode également appelée planning inversé fait l’objet d’une grande attention. Qu’est-ce que le retroplanning ? Et bien, exactement ce que son nom indique : il s’agit d’un échéancier que l’on commence depuis la date de fin du projet. On travaille ensuite à rebours depuis cette deadline spécifique afin d’élaborer un plan d’action et les étapes intermédiaires. 

Si cette méthode peut sembler contre-intuitive de prime abord, vous pourriez bien vous rendre compte qu’au contraire, c’est une manière bien plus claire de comprendre ce qui doit être accompli. Vous aurez ainsi une idée précise de la quantité de travail nécessaire pour chaque phase du projet tout en identifiant rapidement les étapes inutiles.

Le rétroplanning met en évidence ce que les scientifiques nomment la « rétrospection du futur ». En focalisant sur l’objectif final, nous utilisons notre imagination pour penser aux différentes étapes et tâches intermédiaires comme si elles s’étaient déjà produites. Cela nous permet de visualiser plus facilement les mesures à prendre et les pièges à déjouer.

Très utilisé en événementiel, pour la planification d’un salon par exemple, le rétroplanning est aussi un très bon outil pour la gestion de projet

Les avantages du retroplanning en gestion de projet

La mise en place d’un rétroplanning offre de nombreux avantages en gestion de projet. Grâce au rétroplanning, il est possible de se préparer mentalement à la réussite et ainsi définir des jalons. En outre, cet outil permet également à une personne d’identifier les domaines dans lesquels elle doit faire preuve d’énergie et de créativité afin d’atteindre les résultats souhaités. 

Voici quelques avantages du rétroplanning:

1.    Visualiser le projet dans sa globalité

Pensez le rétro planning comme une présentation : si le présentateur vous informe dès le départ de l’objectif final, vous aurez plus de facilité à comprendre et à réfléchir de manière critique aux étapes intermédiaires qu’il vous expose ensuite. En revanche, s’il vous dévoile l’objectif au fur et à mesure de la présentation, vous aurez plus de mal à suivre. Vous dépenserez plus d’énergie à essayer de comprendre où il veut en venir et vous ne suivrez finalement pas les étapes qu’il décrit. En commençant par la date de fin de projet, vous savez immédiatement quand débuter et quelles sont les ressources nécessaires à l’avancement du projet.

2.      Vérifier les délais imposés

En gestion de projet, il est évidemment courant de déterminer des délais pour chacune des phases du projet. Il arrive cependant que les délais fixés soient trop justes, et le rétro planning permet de s’en rendre compte dès la phase de planification.

3.     Planifier correctement vos ressources  

En planifiant votre projet de façon claire et précise, vous aurez une meilleure idée des jalons et des étapes intermédiaires et vous saurez également quelles ressources humaines et financières mettre en place pour la réussite du projet. Puisque tout est prévu à l’avance, le risque de dépasser le budget alloué est considérablement réduit et le cahier des charges est plus facile à respecter.

4.     Déterminer la date de début de projet

Vous connaissez le jour J, c'est-à-dire la date limite du livrable, et vous venez de poser toutes les étapes intermédiaires pour y parvenir : vous voilà à présent capable de définir la meilleure période pour démarrer le projet. Avant d’identifier celle-ci, vous devrez tout d’abord fixer la durée des étapes intermédiaires, en incluant une marge pour les imprévus. C’est une fois tous ces paramètres analysés que vous pourrez déterminer la date pour débuter votre projet. 

Comment faire un retroplanning ?

Maintenant que vous avez saisi tout l’intérêt de l’outil, notamment qu’il peut aider à l’atteinte d’objectifs complexes et même, à l’amélioration des résultats, voyons comment faire un retroplanning.

Si le montage du rétro planning est différent du planning classique, il inclut finalement les mêmes éléments, avec la date de début et la date de fin du projet, les jalons et les diverses tâches. Le diagramme de Gantt qui en résulte sera également très similaire.

1.     Partir du livrable

Pour commencer à bâtir un rétroplanning, vous devez tout d’abord penser à votre objectif final, c’est à dire le livrable. Assurez-vous en premier lieu que l’objectif est réaliste. Une fois que celui-ci est clair, décidez de la date à laquelle il doit être atteint. 

• Par exemple, le 1er décembre, la nouvelle application doit être en production.

2. Découper les tâches et sous-tâches du projet

En partant du livrable, vous définissez à présent les étapes précédentes. Il est important de réfléchir à toutes les étapes intermédiaires qui doivent être mises en place pour réaliser le projet.

Dans notre exemple de retroplanning, pour atteindre l’objectif de mise en œuvre, le Chef de Projet doit terminer les tests utilisateurs :

• Les tests utilisateurs doivent être terminés pour le 31 octobre.

Réfléchissez à ce qui doit être réalisé avant cette date :

• Au 31 juillet, les tests de performances et tests unitaires devront être terminés.

Remontez encore en arrière pour déterminer les étapes précédentes :

• Au 1er mars, tous les documents de spécification techniques devront être livrés

Le contenu de votre projet doit être le plus détaillé possible, vous pouvez lister chacune des tâches nécessaires en les numérotant. Commencez par déterminer les tâches principales, puis définissez les sous-tâches et les sous-objectifs. Plus vous aurez détaillé votre rétroplanning et plus vous aurez une vision concrète et claire du déroulé de votre projet.

Une fois chacune des tâches et des sous-tâches désignées vient le moment de fixer un délai pour chaque étape principale. Cela peut paraître difficile au début, car vous devrez définir une estimation qui ne collera peut-être pas par la suite à la réalité du terrain. Avec un peu d’expérience, vous parviendrez à affiner ces délais de façon plus réaliste.

3. Définir les responsables de chaque tâche

Listez pour chaque tâche qui en est le responsable, de façon à faciliter ensuite la communication tout au long du processus. Une personne peut être responsable de plusieurs tâches et sous-tâches.

4. Déterminer les ressources nécessaires

 En travaillant sur chaque étape à la fois, vous serez en mesure d’ajuster le retroplanning et d’estimer quel budget et combien de personnes seront nécessaires à chaque fois. Pour cela, commencez par définir la durée de chaque tâche et allouez le nombre de personnes nécessaires. Soyez réaliste et tenez compte des spécificités de chacun de vos collaborateurs.

5. Définir le chemin critique du projet

 À l’aide de toutes les informations collectées, vous pouvez maintenant identifier les tâches critiques du projet. Utilisez pour cela la méthode du chemin critique. Dans le cas d’un projet complexe, plusieurs chemins critiques peuvent être définis, tandis qu’un projet simple pourra n’en contenir qu’un seul.

6. Ranger les tâches à l’aide d’un diagramme de PERT

Vous avez dressé la liste des tâches et le temps à prévoir pour chacune d’elles : il vous faut à présent les ranger par ordre chronologique. Le diagramme de PERT peut être utile pour classer des tâches interdépendantes et aboutir ainsi à un réseau de tâches. Vous pourrez ainsi facilement visualiser les interdépendances et les connexions entre les différentes étapes. Une fois établi, le diagramme de PERT vous permettra de passer à la conception de votre retroplanning à l’aide du diagramme de Gantt.

7. Organiser les différentes étapes du retroplanning

PERT vous a permis de définir les étapes, il est temps à présent de mettre en forme votre retroplanning en utilisant un outil de management bien connu: le diagramme de Gantt. Reprenez les tâches définies plus haut et intégrez-les à votre diagramme. Indiquez si possible le nom de chaque responsable et utilisez les codes couleurs pour les différencier. N’hésitez pas à imposer un cadre en indiquant une date de début et une date de fin pour chacune des tâches. Vous pouvez également inclure une étape de contrôle à l’issue de chaque tâche afin de vous assurer qu’elle a été réalisée correctement.

8. Créer un modèle de rétroplanning

Vous savez à présent comment faire un rétroplanning. Pour sa mise en place, vous pouvez utiliser un logiciel classique type Excel. Notez qu’un outil de gestion de projet vous offrira plus d’options de personnalisation.

Le logiciels de gestion de projet Asana facilite la mise en œuvre de votre retroplanning. En indiquant la date butoir (la date de livraison) et la date de début du projet, les étapes du projet et la durée des tâches, vous obtiendrez une vision globale très utile pour réaliser les ajustements nécessaires en cours de route. Vous pourrez également partager facilement toutes ces informations à l’ensemble des parties prenantes.

Les tâches ne rentrent pas toutes dans le rétro planning, que faire ?

Vous avez identifié la date butoir, le contenu, les différentes tâches et leurs interdépendances, estimé les ressources nécessaires… et l’ensemble ne peut être casé dans votre planification de projet. En fait, vous vous rendez compte que pour tenir votre deadline, vous auriez dû démarrer il y a plusieurs jours déjà. Pas de panique, c’est le genre de situation que connaissent quasiment tous les chefs de projet.

Mais alors, comment faire ?

• Vous pourriez commencer par vérifier toutes vos estimations, une par une, peut-être en avez-vous surévalué certaines.

• Si le problème persiste malgré tout, il faut revoir les périmètres du projet avec votre client, afin de réduire la charge de travail. Si cela n’est pas possible, alors il faudra tenter de repousser la deadline afin que l’ensemble des tâches nécessaires puissent se dérouler de façon à aboutir de façon positive et qualitative. Une marge de manœuvre supplémentaire sera peut-être suffisante pour la réalisation du projet.

• Vous pouvez également essayer d’obtenir une rallonge sur le budget, afin d’augmenter les ressources humaines allouées sur le projet. Attention cependant, certaines durées restent incompressibles, la question financière n’est donc pas le remède à tout.

• Enfin, vous avez la possibilité de revoir votre process d’exécution des tâches en interne, de façon à en réduire la durée, sans bien sûr rogner sur la qualité.

Si toutes ces tentatives n’aboutissent pas, il vous faudra alors déclarer le projet comme étant non réalisable en l’état. Si cela sonne comme un échec pour vous, pensez à ce que cela serait si vous vous entêtez dans un projet voué à ne pas aboutir. Mieux vaut renoncer à la réalisation d’un projet que de le bâcler.

Car dans tous les cas, il ne faut jamais revoir vos estimations à la baisse dans le seul but de tout faire rentrer dans votre rétroplanning. Cela ferait certes plaisir au client, mais à la longue, vous le ressentiriez sur le terrain et in fine, il y aurait des répercussions sur la finalisation du projet.

Planifiez vos projets en équipe

En conclusion, le retroplanning est un outil de planification très utile, notamment pour gérer des projets dont la date butoir ne peut être modifiée. En posant les différents jalons nécessaires, il permet d’identifier immédiatement la faisabilité du projet.

N’oubliez pas: une méthode de planification aussi bonne soit-elle ne pourra jamais vous mettre à l’abri des imprévus. Pensez à intégrer des étapes de contrôle pour ajuster vos délais et vos ressources. Consultez les membres de votre équipe au moment de créer le retroplanning: ils sont les mieux placés pour vous dire dans quel délai ils pourront livrer le projet. Organisez par exemple une séance de brainstorming pour définir ensemble les différentes étapes du projet.