Votre guide pour bien appréhender la gestion de portefeuille de projets

Si vous gérez un nombre d’initiatives variées impliquant plusieurs équipes et services, vous savez à quel point il est difficile d’y voir clair. Les outils de gestion de projet sont un moyen d’organiser et d’exécuter le travail lié à une initiative. Cependant, vous avez besoin de la gestion de portefeuille de projets pour obtenir plus de transparence entre les équipes et les services.

En quoi consiste la gestion de portefeuille de projets ?

La gestion de portefeuille de projets (GPP) fait référence à la gestion centralisée de plusieurs projets. Grâce à elle, vous gagnez en visibilité sur l’ensemble des projets et des initiatives afin de faire le lien entre les activités quotidiennes de votre équipe et la stratégie d’organisation de votre entreprise. Les outils de gestion de portefeuille de projets vous aident à suivre vos priorités commerciales et à bénéficier d’une vision globale de votre travail.

Gestion de portefeuille de projets ou gestion de projet ?

Si vous connaissez la gestion de projet, vous savez sans doute qu’il s’agit d’un excellent moyen de planifier, gérer et mener à bien votre travail. La gestion de projet permet à votre équipe de se coordonner sur les responsabilités et les échéances. De plus, elle améliore la collaboration entre ses membres sur un projet particulier. De son côté, la GPP porte sur la gestion de plusieurs projets et initiatives à grande échelle.

La gestion de projet et la gestion de portefeuille de projets sont toutes les deux des sous-catégories de la gestion du travail], une approche systémique qui a pour but de coordonner le travail à tous les niveaux de votre organisation (qu’il s’agisse des projets, des processus continus ou encore des tâches de routine) et d’y apporter davantage de transparence. La gestion de portefeuille de projets vous sera utile dans les cas suivants :

• Vous avez besoin d’un moyen d’organiser et de faire le suivi des nombreux projets et priorités de votre équipe.

• La direction a besoin d’un moyen simple de visualiser la progression de nombreuses initiatives.

• Vous avez besoin d’un moyen concret de relier vos activités quotidiennes aux objectifs stratégiques.

Rôles et responsabilités dans la gestion de portefeuille de projets

Tout comme en gestion de projet, il existe des rôles et des responsabilités en GPP. Ces rôles permettent à chacun de comprendre non seulement ses propres responsabilités au sein de l’équipe projet, mais également celles des autres.

Le responsable du portefeuille de projets

Comme son nom l’indique, le responsable du portefeuille de projets est la personne chargée de créer et de gérer ce portefeuille. En tant que responsable du portefeuille de projets, votre travail n’est pas de gérer chaque projet individuellement, mais plutôt de vous assurer que l’ensemble des projets sont à jour et que leurs mises à jour de statut soient récentes et pertinentes. Prévoyez un suivi fréquent avec les chefs de projet afin d’établir un rythme d’envoi de rapports d’avancement de projet.

La direction

La direction fait référence aux membres de l’équipe ou aux dirigeants de l’entreprise qui ont besoin d’une vue d’ensemble sur les initiatives du portefeuille. Par exemple, si vous êtes responsable d’une équipe du service marketing, le directeur du marketing appartiendra certainement à cette catégorie.

Le responsable de programme

Le rôle du  responsable de programme est similaire à celui du responsable du portefeuille de projets. Ces deux rôles et leurs méthodes de gestion présentent toutefois une différence clé : le responsable de programme est chargé des projets interconnectés, alors que ce n’est pas forcément le cas du responsable de portefeuille de projets. Par exemple, le responsable de programme peut être amené à gérer plusieurs projets liés au lancement marketing d’un produit, tandis que le responsable de portefeuille de projets sera chargé de plusieurs projets du service marketing sans lien direct entre eux.

Le chef de projet

Les chefs de projet ne disparaissent pas dans la gestion de portefeuille de projets ! Ils gèrent des projets individuels qui leur appartiennent, intégrés à un portefeuille plus large. Selon la taille et la portée du portefeuille, certains projets peuvent appartenir au responsable du portefeuille de projet et être gérés par celui-ci.

Les membres de l’équipe projet

L’ensemble des personnes travaillant sur les projets du portefeuille font partie de l’équipe projet. Cette dernière peut être constituée de membres issus de différents services de votre entreprise ou simplement des membres de votre équipe. La différence entre l’équipe projet et une « simple » équipe ? L’équipe projet est un groupe de personnes qui travaillent ensemble uniquement le temps d’un projet, avant d’être dissout.

Les avantages de la gestion de portefeuille de projets

La gestion de portefeuille de projets présente une vue d’ensemble des projets et initiatives à grande échelle, aussi bien à vous qu’aux autres parties prenantes. Lorsqu’elle est mise en œuvre comme il se doit, la GPP permet d’obtenir une vision globale de la situation et de prendre de meilleures décisions stratégiques. Les équipes qui utilisent des outils de gestion de portefeuille de projets bénéficient des avantages suivants :

• Meilleure visibilité

• Meilleure coordination

• Planification générale et holistique

• Informations en un coup d’œil

• Plus de temps pour le travail de création et de stratégie

• La progression de projet en temps réel

• Prise de décision plus rapide

Un bon outil de gestion de portefeuille de projets est nécessaire pour tirer tous les avantages de la GPP.

La gestion de portefeuille de projets fait partie d’un système de travail plus vaste : la gestion du travail. Afin d’utiliser efficacement les logiciels de gestion de portefeuille de projets, vous avez besoin d’un outil qui fait le lien entre votre stratégie et vos activités quotidiennes, qui offre une vision globale de votre travail et qui vous fournit des informations en temps réel. Un bon logiciel de gestion de portefeuille de projets doit impérativement associer ces trois fonctionnalités :

Mises à jour de statut du projet en temps réel

La gestion de portefeuille de projets a un avantage majeur : elle offre une vue d’ensemble sur l’avancement de chaque projet du portefeuille. Pour en bénéficier, assurez-vous que votre outil dédié propose des fonctionnalités de génération de rapport à l’échelle du projet et du portefeuille. Ainsi, les dirigeants peuvent accéder aux données en un coup d’œil et consulter les mises à jour de n’importe quel projet si nécessaire.

Chronologie et suivi des dépendances

Au vu de tous les projets complexes que vous avez à gérer au sein d’un même portefeuille, votre logiciel de gestion de portefeuille de projets doit vous permettre de consulter la chronologie de chacun d’entre eux et de repérer les éventuelles dépendances. Une vue en diagramme de Gantt permet d’identifier les échéances et jalons clés de chaque projet et de garantir la fluidité des processus.

Gestion de la charge de travail

La gestion des ressources vous aide à élaborer et à suivre votre plan de gestion des ressources. Les outils de gestion des ressources vous donnent une idée claire des responsabilités et des livrables de l’équipe projet sur tous les projets du portefeuille. Ainsi, vous pouvez facilement consulter les disponibilités de chacun en cas de changements dans votre plan, et voir qui est libre ou frôle dangereusement le burnout.

Processus et bonnes pratiques de GPP

La gestion de portefeuille de projets est d’autant plus efficace que votre portefeuille est mis à jour en temps réel. Votre travail en tant que responsable de portefeuille de projets est de faire en sorte que les chefs de projet vous fournissent régulièrement des informations exactes sur leurs projets. De cette façon, vous et votre direction repérez les projets menacés ou en retard afin d’effectuer des ajustements, tout en vous assurant que les projets dans les délais correspondent bien aux objectifs stratégiques de votre entreprise.

Suivez ces 5 étapes pour faire vos premiers pas en GPP :

Étape 1 : Alignez votre portefeuille sur vos objectifs commerciaux

La GPP peut vous aider à relier vos activités quotidiennes à vos objectifs stratégiques. Cependant, pour que la démarche soit la plus efficace possible, vous avez besoin de connaître les objectifs stratégiques avec lesquels vous souhaitez faire le lien. Il peut s’agir d’objectifs annuels ou trimestriels, comme générer un certain chiffre d’affaires ou réduire l’attrition. Clarifiez les objectifs stratégiques ou OKR auxquels votre portefeuille contribue, et de quelle manière.

Étape 2 : Ajoutez des projets

Votre portefeuille doit inclure tous les projets pertinents. Assurez-vous d’ajouter les bons projets et de les organiser par ordre d’importance le cas échéant. En tant que responsable du portefeuille de projets, prenez le temps de vous concerter avec chaque chef de projet sur la manière dont leurs projets contribuent à vos objectifs stratégiques. Effectuez une dernière vérification pour être sûr de n’avoir oublié aucun projet.

Étape 3 : Partagez votre portefeuille avec les parties prenantes issues de la direction

Un portefeuille est un outil qui vous permet de vous coordonner avec vos chefs de projet et de mieux hiérarchiser le travail à effectuer. Par ailleurs, il permet à la direction d’avoir une vue d’ensemble sur les initiatives au sein de votre service. Il est dans votre intérêt de leur donner accès à votre logiciel de GPP : en obtenant les bonnes informations en temps réel, ils pourront ainsi prendre de meilleures décisions.

Étape 4 : Obtenez des mises à jour de statut du projet en temps réel

Faites en sorte que vos chefs de projets mettent à jour régulièrement leurs projets. Votre portefeuille deviendra alors le centre de contrôle de vos initiatives. Pouvoir les visualiser en un seul endroit permet de mettre en évidence leurs dépendances, d’identifier les nouvelles opportunités de projet et de parer aux éventuels problèmes.

Étape 5 : Gérez vos ressources grâce à votre portefeuille

En plus de tenir l’ensemble des acteurs clés au courant de l’avancée des projets, un portefeuille facilite grandement la gestion des ressources. Au cours de la planification de chaque projet, vous aurez sûrement dû élaborer un plan de gestion des ressources. Si vous repérez grâce à votre vue d’ensemble qu’un projet prend du retard, il vous sera possible de redistribuer les ressources disponibles pour remédier au problème. Assurez-vous que votre outil de GPP propose un système de gestion des ressources afin de prendre des décisions plus avisées en matière d’attribution et de redistribution des ressources.

Bénéficiez d’une vue d’ensemble grâce à la gestion de portefeuille de projets

La GPP est la meilleure façon de collaborer avec et au sein de votre équipe. Appuyez-vous sur une vue centralisée de toutes vos initiatives pour suivre les indicateurs pertinents au bon endroit.

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