Agile : estimer le temps de travail en six étapes simples grâce aux story points

Pensez à votre dernier trajet en voiture. A-t-il duré aussi longtemps que vous l’aviez prévu ou avez-vous rencontré des imprévus, comme des embouteillages ? Le même principe peut s’appliquer à la planification et à l’estimation de projets. Vous pouvez faire face à des obstacles inattendus et les inconnues du projet peuvent retarder le processus et provoquer une dérive des objectifs. Et, tout comme pour votre voyage, vous vous retrouvez potentiellement dans une situation tout à fait inattendue dans laquelle vous dépassez le budget ou vous n’atteignez pas l’efficacité souhaitée, par exemple.

C’est là que les techniques d’estimation se montrent utiles. Avec les story points, vous pouvez définir avec précision la portée des tâches, pour avoir une idée plus précise du temps qu’elles nécessiteront et des problèmes qui pourraient survenir. Penchons-nous à présent sur les avantages des story points et leur utilisation.

Qu’est-ce qu’un story point ?

Les story points servent à évaluer le temps nécessaire pour achever une user story (aussi appelée récit utilisateur) au sein de votre backlog produit. Vous estimerez généralement les story points avant une réunion de planification de sprint, à savoir au moment où votre équipe détermine le volume de travail qu’elle peut réaliser au cours du sprint à venir.

En général, les story points prennent en compte trois facteurs qui peuvent avoir un impact sur la portée et l’effort d’une tâche, la valeur du story point augmentant en conséquence. Comme les story points sont relatifs, vous déterminez leur valeur en tenant compte de ces éléments et en comparant des tâches similaires entre elles.

• Le risque correspond au degré de risque total ou d’incertitude associée à la tâche. Par exemple, si la tâche implique des tiers, des prestataires ou des parties prenantes du projet, le niveau de risque peut augmenter.

• La répétition représente l’expérience déjà acquise par l’équipe pour un travail similaire. 

• La complexité désigne le niveau de difficulté de la tâche (et la clarté des objectifs de la tâche). 

Il est primordial de comprendre que la valeur des story points est une mesure relative, c’est-à-dire qu’on estime leur valeur et leur ratio en les comparant les uns aux autres et non en leur attribuant une valeur numérique réelle.

Story points ou estimation horaire ?

Vous vous demandez peut-être pourquoi ne pas simplement utiliser une estimation horaire ? Et vous n’avez pas tort : l’estimation horaire est l’une des techniques les plus utilisées pour déterminer la portée d’un projet. 

Toutefois, contrairement aux story points, les estimations horaires ne tiennent pas compte de la complexité, du risque ou de l’incertitude. Elles dépendent également de l’estimation personnelle de chaque membre de l’équipe, qui peut varier en fonction de son ancienneté, de sa compréhension de la tâche et de son expérience sur des tâches similaires.

Les story points permettent d’éviter ces problèmes potentiels en encourageant la collaboration et en tenant compte du risque, de la complexité et de l’expérience. Vous pouvez ainsi compter sur un système de cotation universel pour mettre d’accord tous les membres de votre équipe.

Estimer des story points en six étapes

Maintenant que vous en savez plus sur les story points, voyons comment les estimer pour définir le périmètre des user stories.

1. Présentez le système de story points à votre équipe

Pour réussir à mettre en œuvre cette méthode, votre équipe doit avant tout bien saisir la notion de story points. Pour la guider, expliquez-lui les principes de base et les avantages des story points. Veillez à ce que chacun comprenne que les valeurs des story points sont relatives et corrélées les unes aux autres.

Conseil : gardez en tête que seuls les ratios comptent, et non les valeurs brutes. En d’autres termes, une tâche à laquelle vous attribuez deux story points devrait demander deux fois plus d’efforts qu’une tâche estimée à un story point. Une tâche de trois story points devrait demander un effort et demi plus important qu’une tâche de deux story points. Et ainsi de suite.

2. Utilisez une suite pour estimer les story points

Ensuite, il convient de déterminer la suite à utiliser pour estimer vos story points. Il s’agira de la méthode de cotation sur laquelle votre équipe se basera pour attribuer des story points lors de votre réunion d’estimation (nous y reviendrons plus tard). Les suites sont utiles, car elles obligent votre équipe à se concentrer sur la taille relative entre les chiffres, ce qui facilite l’estimation des tâches complexes. Quelle suite utiliser ? Pour estimer les story points dans le cadre de la méthodologie Agile, on utilise généralement la suite de Fibonacci (une suite d’entiers dans laquelle chaque terme est la somme des deux termes qui le précèdent). Mais elle n’est pas toujours simple à comprendre. Si les valeurs numériques embrouillent votre équipe, utilisez des tailles de vêtement. Comme son nom l’indique, cette suite décompose les tâches en tailles plus faciles à gérer : XS, S, M, L, XL et XXL.

Conseil : dans le cadre d’une estimation en Agile, les équipes modifient généralement la suite de Fibonacci en 0, 0,5, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, 100 pour plus de facilité.

3. Créez une matrice de story points

Une matrice de story points correspond essentiellement à une version étoffée de votre suite de story points. Elle sert de référence pour votre réunion d’estimation et donne à votre équipe une idée plus claire de la façon d’attribuer une valeur à chaque tâche. Si vous n’avez jamais utilisé les story points auparavant, nous vous recommandons de vous baser sur votre connaissance des tâches habituelles de votre équipe et de la complexité, de l’incertitude et de l’effort qui leur sont associés.

Comme vous pouvez le constater, la valeur des story points augmente à mesure que l’effort, la complexité et le risque de la tâche prennent de l’envergure.

Conseil : au fil des sprints, vous développerez une meilleure vision de l’effort associé aux tâches de votre équipe et votre matrice de story points évoluera en conséquence. Ne cherchez pas à la rendre parfaite dès le départ ; optimisez-la à partir des tâches courantes de votre équipe et prévoyez de réévaluer la matrice après chaque sprint.

4. Organisez une réunion de planning poker

Vous avez déterminé votre suite et créé votre matrice de story points, il est maintenant temps d’entrer dans le vif du sujet : l’estimation de vos story points lors d’une réunion de planning poker.

L’objectif du planning poker est d’attribuer des story points aux user stories, de coordonner votre équipe et d’avoir une idée du nombre de tâches que votre équipe peut accomplir au cours du prochain sprint en permettant à chacun de s’exprimer sur le travail à venir. Impliquer toute l’équipe garantira la prise en compte de diverses opinions dans l’attribution des story points et permettra d’éviter les biais inconscients. 

Quelques astuces pour organiser une séance de planning poker efficace.

1. Donnez à votre équipe une matrice de story points de référence, ainsi qu’un jeu de cartes qui illustre votre suite de story points. Vous pouvez créer les cartes vous-même ou télécharger un jeu déjà existant.   

2. Choisissez une user story. 

3. Discutez-en avec votre équipe, par exemple parlez de l’effort qu’elle implique et de la complexité de sa réalisation. 

4. Demandez à chaque membre de l’équipe de choisir individuellement la carte de story points qui, selon lui, représente la quantité d’effort nécessaire pour mettre en œuvre la user story.

5. Demandez aux membres de votre équipe de révéler leur choix en même temps. Si les story points concordent, passez à la user story suivante. Dans le cas contraire, continuez à discuter de la user story jusqu’à ce que vous parveniez à un accord.

6. Répétez le processus jusqu’à ce que vous ayez attribué des story points à toutes les tâches de votre backlog produit. 

7. En vous basant sur votre matrice de story points, déterminez le nombre de tâches réalisables par votre équipe au cours du prochain sprint.

Conseil : prévoyez d’organiser des séances de planning poker après la hiérarchisation du backlog et avant le lancement de votre sprint. Celles-ci peuvent durer entre deux et quatre heures (et la première prendra probablement plus de temps) ; organisez-vous en conséquence.

5. Planifiez et mettez en œuvre votre sprint 

Si vous utilisez les story points pour la première fois, vous ne serez capable de déterminer avec précision le nombre de story points réalisables par sprint (ou « vélocité du sprint ») qu’après avoir terminé votre premier sprint complet. C’est normal ! Lors de votre réunion de planification du sprint, estimez au mieux le nombre de story points à inclure dans votre sprint en fonction de la complexité des tâches et de la valeur des story points.

Conseil : votre premier sprint peut inclure un nombre élevé de story points à faible valeur, un petit nombre de story points à forte valeur ou un mélange des deux. Au fil du temps, vous trouverez ce qui convient le mieux à votre équipe et vous améliorerez le processus en fonction de leurs retours.

6. Améliorez vos estimations de story points en fonction des estimations précédentes

Votre premier sprint sur la base de story points achevé, il est temps de passer à un thème central de la structure Agile : l’amélioration continue. Pour ce faire, réunissez votre équipe et discutez des points positifs et de ceux à améliorer en organisant, par exemple, une réunion distincte ou en l’incluant dans votre rétrospective de sprint.

Posez des questions à votre équipe : les story points ont-ils été correctement estimés ? Quels ont été les points de blocage inattendus du projet ? Pour quelles raisons certains objectifs n’ont-ils pas été atteints ? Servez-vous de toutes ces réponses pour améliorer le processus en vue du prochain sprint. Si nécessaire, réévaluez votre suite de story points ou votre matrice.

Conseil : une fois la vélocité de votre équipe déterminée, partez de ce chiffre pour répartir les story points et définir combien de sprints seront nécessaires pour achever un projet.

Comment utiliser les story points en méthodologie Agile ?

Ce n’est un secret pour personne : la planification fait partie intégrante de la gestion de projet. Si vous ne parvenez pas à définir et à planifier correctement le travail, vous risquez de ne pas respecter les délais, de provoquer la dérive des objectifs et de faire échouer le projet. Mais ne cédez pas à la panique : les story points sont là pour vous aider !

Pour mieux comprendre les story points, voyons comment les utiliser au sein de la structure Agile :

• Tout d’abord, rédigez une user story pour chaque fonctionnalité souhaitée. Les user stories doivent suivre le format suivant : « En tant que [persona], je souhaite [objectif] pour [résultat ou bénéfice] ».

• Ajoutez vos user stories à votre backlog produit. 

• Attribuez des story points à chaque user story pour estimer l’effort requis. 

• Utilisez les story points pour sélectionner les user stories de votre backlog, en vous assurant que vous choisissez la bonne « quantité » de travail pour chaque sprint.

• Mettez en œuvre votre sprint. 

Prenons l’exemple de la user story suivante : « En tant qu’utilisateur, je souhaite pouvoir soumettre des commentaires et des questions par le biais du site pour mieux comprendre les caractéristiques du produit. ». Vous attribuez à cette user story un story point (à savoir, la quantité d’effort que vous pensez être nécessaire pour terminer la user story). Vous pouvez ensuite la décomposer en tâches plus petites : par exemple, évaluer la portée et créer le formulaire de commentaires, écrire le code du formulaire, organiser la page et tester le formulaire, puis publier la page. 

Les avantages des story points

Si les story points comptent parmi les techniques d’estimation les plus reconnues, c’est qu’il y a de bonnes raisons : ils facilitent l’estimation de l’effort et simplifient la planification du sprint. Et ce n’est pas tout ! Voici d’autres avantages :

• Ils accélèrent la planification. Les story points sont relatifs, ce qui signifie que vous calculez la valeur d’un story point en le comparant à une référence similaire déjà estimée. Cette méthode permet d’accélérer le processus d’estimation au fil du temps. Un atout non négligeable pour votre équipe. 

• Ils tiennent compte de l’incertitude et du risque. Les story points prennent en considération des éléments comme l’incertitude et le risque. En intégrant ces facteurs à votre planification, vous éliminez les incertitudes et évaluez l’effort avec plus de précision.

• Ils ôtent les biais de compétences de votre planification et coordonnent votre équipe. Se fier aux estimations individuelles des membres de l’équipe n’est pas toujours la meilleure solution. Après tout, un membre de l’équipe senior donnera probablement une estimation de l’effort très différente de celle d’un membre de l’équipe junior. Les story points permettent d’éviter ces problèmes en encourageant la collaboration sous la forme de réunions de planification. 

• Ils favorisent des échéances cohérentes. Personne n’aime les échéances arbitraires. Pourtant, si vous utilisez d’autres techniques d’estimation, il y a de fortes chances que vous vous retrouviez dans cette situation. Les story points étant plus nuancés, ils génèrent des échéances cohérentes.  

• Ils servent de base pour améliorer les estimations au fil du temps. Les story points sont adaptables et réutilisables : ils constituent donc un outil particulièrement utile une fois que vous avez créé une matrice de story points et organisé votre premier sprint, car vous pouvez vous baser sur vos conclusions pour réévaluer leur valeur initiale et effectuer des estimations plus précises. 

Story points : les cinq pièges à éviter

Tout n’est pas si rose au pays des story points. Ils simplifient le processus de gestion de projet, mais encore faut-il éviter certaines erreurs lors de l’estimation. Voici comment éviter les erreurs courantes commises lors de l’estimation des story points.

• Utiliser des story points qui ne sont pas relatifs. La nature relative des story points permet à votre équipe de mieux comparer les tâches entre elles. Cette méthode perd tout son sens si vous attribuez des points de manière arbitraire. N’oubliez pas : les story points doivent être estimés les uns par rapport aux autres. 

• Utiliser des heures pour vos story points. Étant donné que l’estimation horaire ne prend pas en compte les facteurs tels que la complexité et l’incertitude, vous appuyer sur des estimations en heures ou en jours pour vos story points va à l’encontre de leur objectif. Veillez plutôt à tenir compte des trois éléments que nous avons évoqués (la complexité, le risque et la répétition) pour déterminer les valeurs de vos story points. 

• Prendre la moyenne des points de votre équipe lors du planning poker. Si les estimations de points de votre équipe ne correspondent pas, ne prenez pas la moyenne des points. Ouvrez plutôt le débat et discutez de ces différences. Une fois que vous aurez mieux compris pourquoi les estimations divergent, vous pourrez vous mettre d’accord sur une valeur. 

• Attribuer des story points à des user stories trop volumineuses. N’abusez pas des story points. Si l’importance d’une user story est telle que vous considérez qu’aucune des valeurs de votre matrice ne correspond à l’effort requis, il peut s’avérer judicieux de la décomposer davantage. 

• Ne pas clarifier la notion et le mode d’estimation des story points auprès des membres de votre équipe. Si votre équipe ne comprend pas vos story points, ces derniers n’auront aucune utilité. Heureusement, la solution est toute trouvée : parlez à votre équipe de la méthode d’estimation. Montrez-leur un exemple de matrice de story points et discutez avec eux de chaque tâche afin qu’ils puissent correctement attribuer les story points correspondants. 

Utilisez des modèles pour la planification de sprint et les story points

Les story points constituent un élément clé de la gestion de projet. Toutefois, il vous sera plus facile d’estimer correctement l’effort requis et de mener un projet à terme si les éléments de votre backlog produit sont bien organisés et correspondent au travail de votre équipe. Asana est là pour vous y aider. Organisez votre backlog, suivez vos projets Agile et communiquez efficacement avec votre équipe grâce à un modèle de planification de sprint aussi collaboratif que votre équipe.