Modèles d’auto-évaluation : pour un suivi des performances optimisé

L’auto-évaluation est un outil qui montre toute sa pertinence lorsqu’il s’agit d’aider les membres de votre équipe à analyser leurs performances, redéfinir leurs objectifs et communiquer leurs attentes.

L’évaluation des performances approche à grands pas ? Qu’elle soit trimestrielle, semestrielle ou annuelle, demandez à chacun de commencer par s’auto-évaluer. Cette démarche permet d’instaurer un dialogue rétrospectif entre votre équipe et vous-même pendant la réunion prévue à cet effet. Finies les incertitudes et inquiétudes, tout le monde sait à quoi s’en tenir.

Dans cet article, nous aborderons tout d’abord les avantages de l’auto-évaluation dans le cadre du processus de suivi (ou d’évaluation) des performances, puis nous vous présenterons des exemples de réponses aux questions les plus courantes. Enfin, vous retrouverez un modèle d’auto-évaluation gratuit à tester dès votre prochain cycle d’évaluation des performances.

Quels sont les avantages de l’auto-évaluation ?

Commencer votre évaluation des performances par une auto-évaluation est un service que vous rendez à votre équipe et à vous-même : il vous sera non seulement plus aisé de comprendre la façon dont les membres de votre équipe jugent le travail accompli, mais vous leur offrirez aussi la possibilité d’analyser eux-mêmes leurs performances (au lieu de leur imposer d’entrée un point de vue extérieur).

Et ce n’est pas tout ! Voici les six plus grands avantages de l’auto-évaluation :

Contribution au développement personnel

Imaginez ces deux situations : dans la première, vous expliquez à un membre de votre équipe qu’il a besoin de développer son aptitude à résoudre des problèmes, qui laissent à désirer. Dans la seconde, ce membre de l’équipe se rend compte que son aptitude gagnerait à être travaillée et vient vous voir de son propre chef avec des pistes d’amélioration.

Votre collègue se sentirait davantage motivé dans la seconde situation. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’il aura eu le temps de réfléchir à ses performances et d’en tirer ses propres conclusions. Par ailleurs, une étude de la Harvard Business School montre que l’introspection permet de développer la confiance de chacun en sa capacité à atteindre un objectif, ce qui rejaillit sur la performance générale.

L’auto-évaluation est un moyen idéal pour chaque membre de votre équipe de se rendre compte des effets de son travail au sein de l’entreprise et de réfléchir à la façon dont il souhaite évoluer à son poste actuel.

Meilleure compréhension des rôles et responsabilités

Le manque de clarté sur les rôles, les responsabilités, mais aussi sur le bien-fondé des livrables peut avoir des répercussions négatives sur les performances de votre équipe : non-respect des échéances, problèmes de communication, et dans le pire des cas, l’apparition de tâches redondantes. À ce propos, L’Anatomie du travail 2021 montre que les employés perdent 236 heures par an à accomplir des tâches en double.

Les auto-évaluations poussent les membres de votre équipe à se pencher sur leurs rôles et responsabilités. Elles leur permettent d’y voir plus clair au sujet des attentes auxquelles ils doivent répondre, notamment lorsqu’ils ne se montrent pas à la hauteur ou en cas d’excès de zèle.

Augmentation de la satisfaction employé

Renforcer l’implication est un moyen infaillible d’améliorer la satisfaction employé : vos collègues seront plus à même d’apprécier leur travail s’ils se sentent acteurs de leur évolution de carrière, conscients de leur contribution à l’organisation et écoutés par leurs supérieurs hiérarchiques.

Donnez-leur l’opportunité de s’auto-évaluer, plutôt que de leur révéler vos observations, vous leur permettrez ainsi de s’impliquer et de contribuer activement à leur épanouissement professionnel.

Représentation plus exacte du travail de l’équipe

Soyons honnêtes : les responsables ne suivent pas chaque tâche et chaque projet de près. Ils sont au courant du travail accompli par les membres de leur équipe à plus grande échelle, mais n’en connaissent généralement pas les détails. Qui sait ? La difficulté d’une tâche en particulier ou la joie éprouvée par un collègue après l’atteinte d’un objectif vous auront peut-être échappé.

Les membres de votre équipe savent mieux que quiconque le travail qu’ils ont réalisé et peuvent donc se servir de l’auto-évaluation pour le mettre en valeur. Cela leur donnera un plus grand sentiment de réussite et vous permettra de prendre connaissance des travaux dont ils sont les plus fiers : tout le monde est gagnant.

Renforcement des compétences de communication de l’équipe

Parler de ses réussites n’est jamais évident ! En général, les auto-évaluations requièrent un compte rendu rédigé des accomplissements, accompagné d’une introspection du travail effectué. Il est indispensable de maîtriser cette compétence rédactionnelle pour discuter de perspectives de carrière, élaborer son CV ou construire son réseau.

Le processus d’auto-évaluation éprouvera les compétences en communication des membres de votre équipe : ils devront savoir mettre clairement et précisément leurs réussites et leurs objectifs à l’écrit. En parler ouvertement leur permettra également de gagner en confiance.

Instauration d’une relation de confiance

Grâce à l’auto-évaluation, le responsable accorde un rôle actif aux membres de son équipe dans le processus d’évaluation des performances, l’écoute passive des observations est rangée au vestiaire. L’entretien individuel qui suit l’auto-évaluation devient donc une occasion en or pour instaurer un climat de confiance : laissez vos collègues mener la conversation, demandez-leur de développer leurs points forts, axes d’amélioration et enfin les objectifs qu’ils auront pris le soin d’inclure dans leur auto-évaluation.

Lorsqu’ils développent une relation de confiance avec leurs supérieurs hiérarchiques directs, les membres de l’équipe sont plus susceptibles de se sentir soutenus, de réfléchir au travail qu’ils réalisent et, par conséquent, d’être plus productifs.

6 conseils et exemples pour une auto-évaluation optimale

Lors d’une auto-évaluation, le but n’est pas simplement de cocher des cases ici et là : chaque membre de l’équipe doit présenter ses performances à l’écrit, et cet aspect rend la tâche particulièrement ardue. Celle-ci est une chance de mettre son travail en valeur autant que possible grâce à un résumé détaillé… sous réserve de trouver les mots justes.

Que vous soyez un manager qui se penche sur sa propre auto-évaluation ou un contributeur individuel qui s’essaie à l’exercice pour la première fois, voici nos six meilleurs conseils pour rédiger une auto-évaluation d’exception :

1. Soyez honnête

N’exagérez pas vos accomplissements et ne les sous-évaluez pas non plus. Il s’agit peut-être d’une évidence, mais un rappel ne fera pas de mal : soyez honnête avec vous-même et trouvez un moyen de mettre en avant vos réussites, tout en restant humble.

• À ne pas dire : « J’ai animé 13 webinaires l’année dernière, qui ont tous rencontré un franc succès ».

• À dire : « J’ai animé 13 webinaires l’année dernière. La plupart d’entre eux ont généré des interactions et discussions positives. Cependant, je me suis rendu compte qu’il fallait que je pose des questions pour inciter les participants plus timides à rejoindre la conversation, et je prévois de m’améliorer sur ce point à l’avenir. Grâce à mes compétences de leadership et d’intelligence émotionnelle, je suis persuadé de pouvoir impliquer des spectateurs plus réticents et de les encourager à poser leurs questions sans aucune réserve.

2. Soyez précis

Ce n’est pas pour rien que la plupart des modèles d’auto-évaluation présentent des espaces bien définis dédiés au texte : personne ne vous demande d’écrire un roman, mais vous devez apporter assez de précisions pour éviter à votre responsable de jouer aux devinettes. Avant de commencer à écrire, réfléchissez bien à ce que vous souhaitez lui dire. Ensuite, faites en sorte d’aller droit au but aussi rapidement et précisément que possible.

• À ne pas dire : « Mes collègues aiment travailler avec moi. »

• À dire : « Les membres de mon équipe se sentent à l’aise et bien accueillis lorsqu’ils travaillent avec moi. Le travail collaboratif et interfonctionnel est mon domaine de prédilection : je sais quand déléguer mon travail, comment faire part de mes retours constructifs et quelles tâches prendre en charge pour contribuer à la réussite de l’équipe et du projet. »

3. Restez positif

Vous avez eu une période d’insatisfaction au travail ou vous portez un regard critique sur vos accomplissements ? Malgré tout, il reste indispensable de formuler votre auto-évaluation sous un angle positif et axé sur les objectifs. Au lieu de vous lamenter d’un objectif manqué, transformez-le en un nouvel objectif ou en une nouvelle opportunité pour la prochaine période d’évaluation.

En faisant preuve de positivité, votre responsable s’apercevra que vous êtes conscient de vos opportunités de développement et de l’approche à adopter pour atteindre vos prochains objectifs.

• À ne pas dire : « Je n’ai pas été capable de mener mon projet à bien. »

• À dire : « Mon projet a connu quelques difficultés l’année dernière en raison de pénuries dans la chaîne d’approvisionnement. Bien que je n’aie pas été en mesure de mener ce projet à bien, mon équipe et moi avons su remédier en partie à ces complications en externalisant 30 % de nos besoins de fabrication. Je reste optimiste quant au lancement du produit en avril tel que prévu dans notre calendrier ajusté. »

4. Dressez une liste d’exemples et de réussites mesurables

Donnez des exemples spécifiques lors de votre auto-évaluation, qu’ils concernent vos réussites ou vos échecs, et quantifiez vos contributions autant que possible. Les questions posées par votre responsable durant la réunion d’évaluation n’en seront que plus pertinentes.

• À ne pas dire : « J’ai trouvé de nombreux clients pour notre compte le trimestre dernier. »

• À dire : « J’ai contacté 86 prospects le trimestre dernier, dont 21 sont devenus de nouveaux clients. Le trimestre d’avant, je n’avais réussi à convertir que 13 prospects sur un total de 75 : j’ai donc su augmenter aussi bien la quantité que la qualité de mes présentations au cours de la période écoulée. »

5. Utilisez des objectifs SMART

Une évaluation des performances ne concerne pas uniquement vos performances passées : elle sert aussi à définir de nouveaux buts pour la période à venir. Établissez des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis en tant qu’indicateurs pour votre prochaine auto-évaluation.

• À ne pas dire : « J’aimerais conclure plus de ventes. »

• À dire : « D’ici juin, j’augmenterai mes ventes de 30 % en participant aux réunions commerciales hebdomadaires pendant lesquelles nous partageons de nouvelles stratégies, nos réussites et les enseignements que nous tirons de notre travail. »

6. Suivez vos réussites tout au long de l’année

Enfin, rédiger votre auto-évaluation sera d’autant plus aisé si vous suivez vos accomplissements tout au long de la période d’évaluation. Conservez-en une liste que vous mettrez à jour au fur et à mesure pour ne plus paniquer le jour J.

Si vous ne le faites pas encore, gardez une trace de votre travail dans un outil de liste de tâches. À l’approche de l’auto-évaluation, il vous suffira de consulter vos tâches terminées ou de vous référer aux jalons importants pour savoir exactement quoi inclure dans votre rapport.

Modèle d’auto-évaluation (exemples inclus)

Retrouvez ci-dessous un exemple d’auto-évaluation qu’aurait pu rédiger un employé dans un service de communication. Notre modèle vous sera utile pour pousser votre réflexion et vos compétences rédactionnelles plus loin. Si vous êtes responsable d’une équipe, servez-vous plutôt de notre modèle d’évaluation dans votre processus.

Téléchargez une version vierge de ce modèle d’auto-évaluation ci-dessous.

Quelques exemples pour bien rédiger votre auto-évaluation

En panne d’inspiration ? Partez de ce modèle de phrase et remplissez les blancs :

« Au cours de [période de temps], j’ai [description de la réussite] grâce à [description de la façon dont vous y êtes parvenu]. [Explication supplémentaire si besoin].

Exemple : « Au cours du trimestre dernier, j’ai terminé tous mes projets en temps et en heure grâce à une meilleure gestion du temps s’appuyant sur la technique Pomodoro. En outre, je bloque un créneau de deux heures tous les matins pour me concentrer sur mes e-mails et définir mes objectifs de la journée. »

Voici un autre modèle de phrase, cette fois-ci pour définir un objectif pour la prochaine période d’évaluation :

« Grâce à l’analyse de ma propre performance, je sais que je dois [description du champ d’opportunité]. Je pense qu’améliorer [champ d’opportunité] m’aidera à [raison pour laquelle vous voudriez vous améliorer]. Mon objectif serait de [description de l’objectif SMART]. »

Exemple : « Grâce à l’analyse de ma propre performance, je sais que je dois travailler sur ma créativité et sortir de ma zone de confort en matière de design. Je pense qu’améliorer mes compétences en dessin de personnages m’aidera à élargir mon portfolio et attirer des profils de clients plus variés. Mon objectif est de m’entraîner à dessiner des personnages trente minutes par jour et d’évaluer mes progrès avec mon responsable au cours de notre entretien individuel hebdomadaire, afin de me sentir plus à l’aise avec cette technique d’ici la fin de la période d’évaluation.

Définissez, suivez et atteignez vos objectifs avec Asana

Les membres de votre équipe parviendront mieux à cerner leurs perspectives d’évolution une fois leur auto-évaluation réalisée. Il s’agit également d’un moment propice pour se fixer de nouveaux objectifs.

Aidez votre équipe dans cette démarche grâce au logiciel de définition d’objectifs d’Asana. En plus de pouvoir suivre sa progression en temps réel, elle sera en mesure de visualiser le travail effectué sur Asana et ainsi remplir rapidement son auto-évaluation avec la certitude de n’avoir rien laissé passer entre les mailles du filet.