Kick off: 9 étapes clés pour un lancement réussi

Lors du kick off, le chef de projet présente les éléments importants du projet, notamment sa finalité, ses objectifs, son plan et d'autres informations pertinentes. La réunion permet aux membres de l'équipe et aux parties prenantes de poser des questions, de demander des éclaircissements et d'obtenir l'adhésion à la gestion du projet. L'ensemble de l'équipe devrait parvenir à une compréhension commune de ce qui doit être fait, pourquoi et comment, préparant ainsi le terrain pour une réussite tout au long du projet.

L'organisation d'une réunion de lancement peut sembler une tâche supplémentaire, mais c'est un moyen efficace de mettre tout le monde au courant et sur la même longueur d'onde. Cette réunion permettra aux membres de l'équipe et aux parties prenantes de se consulter avant de commencer à travailler, ce qui facilitera la suite du projet.

Pour vous faciliter la tâche, utilisez un modèle de réunion de lancement qui vous guidera tout au long du processus.

Qu’est-ce qu’un kick off ?

Le kick off meeting est la réunion des membres de l'équipe et des parties prenantes avant le début d'un projet. Il permet de passer en revue les informations essentielles et d'obtenir le soutien de la direction du projet. Le moment idéal pour organiser une réunion de lancement se situe après l'approbation de la charte du projet et la création du plan, mais avant le début du travail actif.

Au cours du kick off, les éléments essentiels du projet tels que le but, les objectifs et les plans sont présentés, et les membres de l'équipe sont invités à poser des questions et à demander des éclaircissements. À la fin de la réunion, tous les membres de l'équipe doivent avoir une compréhension globale des exigences, de l'objectif et du plan du projet.

Quel est l’objectif du kick off ? Est-ce vraiment utile ?

En un mot : oui. Le kick off est un moyen essentiel de communiquer les informations clés du projet à votre équipe et de lui donner une chance de poser ses questions. Vous évitez ainsi de transmettre ces renseignements dans un plan de projet ou par e-mail. Les réunions de lancement de projet réduisent les erreurs de communication, instaurent un climat de confiance et mettent tout le monde sur la même longueur d’onde, dès le départ.

Sans cela, les attentes de l’équipe et des parties prenantes du projet pourraient diverger, au risque d’entraîner une dérive des objectifs, voire l’échec du projet dans le pire des cas.

Cependant, tous vos kick off meeting ne seront pas forcément amenés à être identiques. Certains projets (en interaction directe avec le client ou qui soulèvent des enjeux complexes) nécessitent un lancement formel qui demande beaucoup de préparation en amont, comme une présentation complète ou une démonstration. Tout dépend du type de projet.

Les projets simples ou qui comportent moins de parties prenantes peuvent se contenter d’un kick off moins formel, sans passer par les étapes préparatoires évoquées.

9 étapes un kick off réussi

La planification et l’animation du kick off projet relèvent souvent de la responsabilité du chef de projet.

Vous n’avez jamais organisé de kick off ? Pas d’inquiétude ! Suivez ces étapes pour réussir à coup sûr votre réunion de lancement de projet.

1. Se préparer pour le kick off

Première étape pour organiser un kick off meeting : déterminer sa durée et qui y participe. La préparation peut être plus ou moins longue et détaillée, tout dépend du caractère officiel ou non de la réunion.

Devez-vous inviter des dirigeants de l’entreprise ou des partenaires externes ? Une réunion de coup d’envoi avec l’équipe principale du projet est-elle plus adaptée ?

Dans tous les cas, voici les actions à effectuer impérativement lors de votre préparation :

1. Finaliser la liste des invités : à ce stade, vous devriez déjà avoir déterminé le type de réunion que vous tiendrez et quels collaborateurs y participeront. Pensez à relire la liste des participants une dernière fois avant d’envoyer vos invitations afin de vérifier que vous avez convié toutes les parties prenantes importantes du projet.

2. Fixer une heure (et une durée) : n’oubliez pas de laisser du temps pour les questions.

3. Désigner un preneur de notes : demandez à l’un de vos collègues de prendre des notes afin de les transmettre aux parties prenantes qui ne pourraient pas être présentes. Si votre kick off se déroule à distance, pensez aussi à l’enregistrer pour que les membres de l’équipe qui ne sont pas en mesure d’y assister puissent la visionner plus tard.

4. Établir un ordre du jour : envoyez l’ordre du jour avant la réunion pour permettre à tous les participants de se préparer au lancement du projet. Vous pouvez également en profiter pour transmettre des documents à consulter avant la réunion, comme le plan et la chronologie du projet.

2. Faire les présentations

Le kick off est souvent la première réunion en compagnie de l’équipe du projet. Il y a des chances que certains membres de votre équipe n’aient jamais travaillé ensemble, alors demandez aux participants de se présenter ou proposez quelques icebreakers pour que tout le monde fasse connaissance.

3. Commencer par définir le but du projet

Au cours d’un kick off, il est primordial de s’accorder sur la direction que prendra votre travail commun et sur les raisons de son importance. Selon une étude récente, seuls 26 % des employés sont en mesure de comprendre clairement la façon dont leur travail participe aux objectifs de leur entreprise. Sans ce niveau de transparence, les membres de l’équipe n’accorderont pas la priorité aux bonnes tâches ou ne sauront pas comment gérer des priorités en constante évolution.

Lorsque vous présentez le but du projet, prenez le temps d’expliquer dans quelle mesure votre initiative est reliée à des objectifs commerciaux et organisationnels plus larges. Abordez l’importance de votre travail et la direction qu’il doit prendre dès le début de la réunion pour que tout le monde travaille de manière coordonnée. Vous aurez l’occasion de discuter des détails du projet et ses processus spécifiques plus tard.

4. Communiquer le plan de projet

Dans l’idéal, le plan de projet a déjà été évoqué dans l’ordre du jour et envoyé aux membres de votre équipe pour qu’ils puissent le lire avant la réunion : il n’est donc pas indispensable d’y revenir en détail lors du coup d’envoi. Concentrez-vous plutôt sur les informations principales (points essentiels, chronologie du projet, jalons importants, livrables clés, etc.).

Exemple de plan de projet

La portée du projet est l’un des sujets importants à aborder avec l’ensemble de l’équipe, tout comme les éléments qui n’entrent pas dans cette même portée. Faites en sorte que chacun ait les mêmes attentes dès le début afin d’éviter les surprises de dernière minute, l’ajout ou même la suppression d’un livrable durant le projet. Bien définir la portée et les enjeux du projet dès le départ et y revenir régulièrement pour apporter des précisions si nécessaire est le meilleur moyen d’empêcher une dérive des objectifs. Autrement, vous risquez de retarder ou de compromettre le bon déroulement du projet.

Exemple de portée de projet :

Objectif du projet : diffuser des annonces et des spots publicitaires au 3e trimestre pour renforcer la notoriété de marque dans les régions AMN et EMEA.

Ressources :

• Équipe de design de marque (6 personnes), disponible pendant 4 semaines, à hauteur de 15 heures par semaine

• 50 000 € de budget pour les dépenses liées aux médias

Livrables :

• Design de la landing page

• Annonces publicitaires (deux variantes pour test A/B) dont le format est défini en fonction des spécifications des annonces publicitaires

• Spots vidéo (de 6 et 30 secondes) dont le format est défini en fonction des spécifications vidéo

Exigences créatives :

Annonces publicitaires

• Animation qui montre le logo et l’appel à l’action (CTA)

• Bannières statiques et HTML5

Vidéo

• 5 premières secondes dédiées au branding

• Voix off

Landing page

• Cohérence visuelle entre les publicités et la landing page

Éléments non prévus dans le projet :

Localisation des éléments de la campagne de marque

5. Désigner l’équipe projet

Vous pouvez passer cette étape si vous travaillez sur un projet interne, mais si c’est la première fois que votre équipe travaille ensemble ou que vous travaillez avec un partenaire externe, assurez-vous que tout le monde soit informé des rôles et des responsabilités de chacun : qui est la personne référente du projet ? Le projet a-t-il un sponsor ou est-il encadré par un dirigeant de l’entreprise ? Y a-t-il un ou plusieurs approbateurs ?

Les parties prenantes auront leur mot à dire à différentes étapes du projet. Si votre équipe n’a toujours pas une idée claire des rôles et des responsabilités au sein du projet malgré le kick off, envisagez d’élaborer et de diffuser une matrice RACI.

Exemples de rôles au sein d’un projet

• Responsable : Daniela Vargas

• Approbateur : Kabir Mandan

• Consulté : Camille Mourin, Rémi Brousse

• Informé : Amaury Lompré

6. Indiquer où suivre les données du projet et consulter les mises à jour en temps réel

Les employés consacrent en moyenne 60 % de leur temps de travail au « work about work » (recherche d’informations, de documents, etc.). Or, tout ce temps investi dans des tâches de moindre importance empêche votre équipe de se concentrer pleinement sur le travail essentiel.

Afin de limiter le « work about work » et d’encourager votre équipe à travailler plus efficacement, adoptez une source unique de référence pour gérer les activités clés de votre projet. Centraliser l’ensemble des informations liées au projet permet à votre équipe d’accéder facilement aux documents, de consulter les mises à jour du projet en temps réel, d’effectuer le suivi des jalons clés et de rester informée quant à l’état d’avancement des livrables.

7. Prendre le temps de répondre aux questions

À la fin de la réunion, il est possible que votre équipe ait des questions à propos de certains éléments de votre présentation, par exemple la portée du projet ou les attentes sur une tâche en particulier. Il faudra donc réserver du temps pour y répondre ; une fois la réunion terminée, les participants doivent être sur la même longueur d’onde et prêts à travailler.

8. Définir les prochaines étapes

La dernière partie de votre présentation doit vous permettre d’identifier les étapes qui suivront ainsi que les prochaines réunions. Profitez-en pour préciser où les activités seront documentées et identifiez rapidement les actions à traiter qui ont été énoncées pendant la réunion. Cela peut vous aider à définir les tâches que votre équipe devra effectuer en priorité.

Ensuite, informez les participants de l’endroit où vous communiquerez les mises à jour de statut du projet. Un calendrier surchargé de réunions est l’un des 3 principaux freins à la productivité en 2021. Au lieu d’organiser des réunions d’avancement présentielles ou en ligne, envisagez plutôt de transmettre des rapports d’avancement de projet sur une plateforme de gestion du travail. Les membres de l’équipe pourront ainsi continuer de travailler et collaborer efficacement, même en cas de changements.

9. Faites un compte-rendu à l’issue du kick off

Félicitations, votre réunion est terminée ! Avant de retourner à vos occupations, demandez au preneur de notes de publier son compte rendu dans le projet partagé de l’équipe. N’oubliez pas non plus de joindre l’enregistrement ou la transcription de la réunion si cette dernière a eu lieu à distance. Enfin, le cas échéant, assurez-vous que les actions à traiter abordées au cours de la réunion ont été prises en compte et attribuées aux bonnes personnes.

Les différents types de kick off

Chaque kick off est particulier, même s' ils abordent généralement tous les mêmes thèmes. Prendre connaissance des différents types de meeting vous aidera à décider du caractère plus ou moins formel ou informel de ce dernier.

Kick off interne

Il s’agit du lancement le plus simple. L’objectif d’un kick off interne est d’informer l’équipe du projet et de permettre à ses membres de poser leurs questions avant d’en donner le top départ. Comme pour toute réunion de lancement, vous devrez vous préparer, mais il est inutile d’y passer des heures.

Exemples de projets :

• lancements marketing de produits ;

• Production Web

• Plan de tests d’utilisabilité

Éléments nécessaires :

• Un plan de projet qui présente tous les éléments clés de votre projet : indicateurs de réussite, planning de projet, parties prenantes, etc.

• Des objectifs SMART qui détaillent ce que vous accomplirez d’ici la fin de votre projet.

• Une portée de projet bien définie pour déterminer clairement les tâches en rapport avec le projet et celles qui ne le sont pas.

• Une chronologie de projet visuelle qui montre les jalons clés du projet afin que chacun sache pour quand sont fixées les tâches importantes.

Transmettez ces supports pendant le kick off, mais pensez également à centraliser les informations en question sur une plateforme de gestion du travail. Ainsi, chaque membre de l’équipe accèdera facilement à tous les documents importants du projet.

Kick off meeting avec des dirigeants «sponsors»

Si votre projet ou votre programme est sponsorisé par des dirigeants de votre entreprise, un kick off à plus grande échelle est nécessaire pour que tous vos sponsors soient informés en même temps. Lors de ce type de kick off, il est dans votre intérêt de vous focaliser sur le but et les objectifs du projet, mais aussi sur la façon dont ceux-ci participent aux objectifs de l’entreprise.

Nous vous conseillons de ne pas consacrer trop de temps aux jalons individuels ou aux détails du projet. Réservez-les plutôt pour un éventuel kick off interne avec votre équipe.

Exemples de projets :

• Feuille de route produit

• Campagne marketing (sans agence)

• Déploiement de logiciel ou de système

Éléments nécessaires pour le kick off:

• Un but de projet bien défini qui fait le lien entre l’impact commercial du projet et les objectifs de l’entreprise.

• Le business case élaboré pour ce projet, le cas échéant.

• Des objectifs de projet présentés succinctement pour préciser aux parties prenantes ce que vous accomplirez d’ici la fin du projet.

• Un plan de projet qui présente tous les éléments clés de votre projet : indicateurs de réussite, planning de projet, parties prenantes, etc.

• Une feuille de route de projet qui sert de chronologie globale pour les grandes étapes du projet.

• Une synthèse qui regroupe l’ensemble des informations clés du projet. Présentez une version plus générale de cette synthèse, puis partagez le document intégral avec les parties prenantes pour qu’elles puissent en consulter les détails après la réunion.

• Une présentation ou un diaporama à caractère formel.

Kick off de projet externe ou avec le client

Si vous travaillez sur un projet avec le client, vous aurez besoin d’organiser un kick off entre votre équipe et les parties prenantes importantes côté client afin de vous accorder sur les objectifs et livrables du projet. Il doit s’agir de la version la plus aboutie de votre kick off.

Profitez de ce moment pour définir des attentes et parvenir à une entente commune à propos des objectifs du projet. Pendant la réunion, prenez aussi le temps de réaliser les actions suivantes : présenter l’équipe du projet, définir la fréquence à laquelle vous communiquerez avec votre client et établir les règles d’une collaboration efficace. Assurez-vous que le client sache à quel moment intervenir pour vérifier le travail et comment vous communiquerez ensemble sur l’avancée du projet.

Exemples de projets :

• Campagne marketing (avec agence)

• Organisation d’événements

Éléments nécessaires pour le kick off :

• Un plan de projet qui présente tous les éléments clés de votre projet : indicateurs de réussite, planning de projet, parties prenantes, etc.

• Un brief de projet ou un brief créatif selon la nature du travail.

• Une portée de projet bien définie pour déterminer clairement les tâches en rapport avec le projet et celles qui ne le sont pas.

• Une feuille de route de projet qui sert de chronologie globale pour les grandes étapes du projet et qui comprend ses jalons clés.

• Une liste des parties prenantes du projet avec leurs rôles respectifs.

• Le canal qui sera utilisé par votre équipe pour communiquer (ex. : Slack, e-mail, Asana) et la façon dont vous transmettrez les mises à jour de statut du projet.

• Une présentation ou un diaporama à caractère formel.

Kick off de projet agile

La plupart des équipes agiles réalisent leurs projets au cours de plusieurs sprints : des cycles de deux ou quatre semaines de travail. Il est donc inutile de tenir un kick off au début de chaque sprint au risque de ralentir l’équipe. Néanmoins, organisez au moins une réunion par an pour être certain que votre équipe reste sur la même longueur d’onde. Organiser une réunion de ce type peut également s’avérer utile si votre équipe démarre un nouveau projet ou qu’un nouveau membre vous rejoint. Ainsi, tout le monde sera opérationnel.

Le kick off de projet agile est idéal pour vérifier que votre équipe ne manque de rien pendant un sprint. Cela vous permettra de vous consacrer pleinement à l’amélioration constante de votre initiative pendant vos réunions de planification et de rétrospective de sprint.

Éléments nécessaires :

• Des critères de réussite, y compris sur ce que votre équipe considère comme étant un travail « terminé ».

• Une liste formelle des rôles, surtout si votre équipe pratique la méthode Scrum.

• Une liste des rituels Scrum que vous organisez avec votre équipe, et leurs dates.

• Un plan de communication clair qui détermine quand et sur quel canal votre équipe doit communiquer (ex. : Slack, e-mail, Asana).

• L’ordre du jour des réunions debout quotidiennes de votre équipe.

Et après ?

Une fois le kick off terminé, vous êtes prêt à vous mettre au travail. Pour la suite du projet, continuez à miser sur la transparence et à bien vous coordonner. Comment ? Rien de plus simple : adoptez un outil de gestion du travail pour vous constituer une source unique de référence et favoriser la collaboration au sein de votre équipe. Rassembler vos activités, mises à jour de statut et communications en un seul et même endroit permettra à votre équipe d’être sur la même longueur d’onde, et de le rester.

Découvrez comment Asana peut vous aider à organiser votre travail de façon à savoir quoi faire, pourquoi et comment.