Conception de projet : 7 étapes clés pour tout piloter

Lancer un nouveau projet soulève toujours de nombreuses questions : comment éviter les malentendus ? Comment impliquer chaque partie prenante ? La conception de projet offre justement ce temps de réflexion, parfois négligé mais pourtant essentiel, où l’on structure tout ce qui compte : objectifs, calendrier, ressources, rôles, risques. Cette phase initiale, souvent décisive, donne à l’équipe une vision claire et évite bon nombre d’écueils en cours de route. À travers ce guide, chacun trouvera des outils concrets, des conseils pratiques et des méthodes déjà éprouvées sur le terrain, pour aborder la conception du projet avec sérénité.

Points clés à retenir

• Une conception de projet efficace commence par des objectifs et des livrables clairement identifiés.

• Anticiper les risques et intégrer toutes les contraintes dès la conception sécurise chaque phase du projet.

• Les bons outils : diagrammes de Gantt, WBS, tableau de bord ou plateformes collaboratives, rendent la conception de projet plus fluide et facilitent la coordination de l’équipe.

• Suivre l’avancement du projet et les jalons dans un espace partagé garantit la cohésion, la transparence et l’implication de chaque membre du projet.

• Centraliser informations, responsabilités et échanges dans un outil dédié comme Asana optimise la gestion de projet, de la conception à la livraison finale.

En quoi consiste la conception de projet ?

La conception de projet marque la première étape clé du cycle de vie d’un projet. C’est à ce stade que l’équipe définit les idées, identifie les ressources, précise les résultats attendus et pose les principales étapes à venir. Cette phase précède la planification détaillée (plan de projet, charte de projet) et offre une vue d’ensemble indispensable pour engager toutes les parties prenantes sur des bases solides.

Concrètement, la conception de projet s’articule autour de sept étapes majeures : de la définition des objectifs à la sélection des outils visuels adaptés pour clarifier et partager votre stratégie.

Pour faciliter ce travail, de nombreux outils sont disponibles :

• Diagrammes de Gantt pour visualiser la chronologie et les dépendances,

• Tableaux Kanban pour suivre l’avancement,

• Organigrammes pour structurer les tâches et responsabilités.

Utiliser ces supports permet de vérifier la faisabilité, d’apporter de la clarté et d’assurer une transparence totale auprès de toutes les parties prenantes dès le début du projet.

Concevoir un projet en 7 étapes

La conception d’un projet s’appuie sur sept étapes clés, de la définition des objectifs à la structuration de la stratégie. Suivre cette méthode vous permet de clarifier chaque phase, d’impliquer votre équipe et de garder le cap tout au long du projet.

Découvrons ensemble ces étapes essentielles.

Étape 1 : définir les objectifs du projet

Commencez par organiser une réunion d’idéation : identifiez la problématique, les besoins du projet et des parties prenantes, et dressez la liste des participants. Formulez des objectifs précis et concrets, en utilisant la méthode SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels).

Conseil de pro : des objectifs bien définis servent de fil conducteur et facilitent la prise de décision à chaque étape.

Étape 2 : déterminer les résultats attendus

Ensuite, précisez les résultats escomptés pour ce projet. En général, vous vous montrez un peu plus précis que lors de la planification initiale de vos objectifs, car vous indiquez quelles sont les tâches à réaliser au cours de l’initiative.

Imaginez que vous travaillez sur un projet dont l’objectif ultime est de créer et publier une nouvelle page d’accueil sur votre site Web. Le cas échéant, l’ajout d’un formulaire d’inscription par e-mail pourrait faire partie des résultats attendus.

Parallèlement à la définition des objectifs du projet, documentez les résultats et les principaux livrables attendus afin de poser les bases de votre calendrier de projet. Nous vous conseillons de vous référer aux méthodologies de gestion de projet les plus répandues afin de déterminer celle qui correspond le mieux à vos besoins.

Conseil de pro : pour les projets complexes, utilisez la méthodologie Agile et procédez par itération pour diviser les tâches en petits sprints. Pour les projets plus traditionnels, utilisez la méthode Waterfall (ou en cascade) ; elle propose une approche étape par étape, plus rigoureuse.

Étape 3 : identifier les risques et contraintes

Après avoir défini les résultats attendus, identifiez les risques et contraintes potentiels de votre projet. Quels aspects de votre projet pourraient constituer d’éventuelles menaces ? Cette réflexion vous évitera de gaspiller inutilement des ressources pendant l’exécution du travail.

Pour identifier les risques et contraintes, dressez la liste de tout ce dont vous aurez besoin : outils de gestion des ressources, financements et délais. Faites le maximum pour limiter les menaces potentielles avant le début du projet ; pour ce faire, échangez régulièrement avec les parties prenantes et les équipes projet concernées.

Conseil de pro : créez un registre des risques pour analyser, documenter et traiter les risques qui se présentent.

Étape 4 : affiner sa stratégie grâce à des aides visuelles

Une stratégie de projet est la feuille de route visuelle de votre projet. Elle permet d’investir les membres d’équipe d’une mission. Créez votre stratégie en choisissant un support visuel que vous pourrez partager avec les parties prenantes.

Vous pouvez opter pour des aides visuelles de tous types, notamment :

• Les organigrammes : un organigramme constitue un outil idéal pour visualiser les différentes étapes et décisions d’un processus. Les organigrammes sont particulièrement utiles pour visualiser les approches étape par étape et organiser la production des livrables de façon optimale.

• Les diagrammes de Gantt : un diagramme de Gantt est un diagramme à barres horizontales utilisé pour visualiser un projet sous forme de chronologie. Dans un diagramme de ce type, les tâches sont représentées par des barres horizontales, dont la longueur indique la durée.

• Les organigrammes des tâches : un organigramme des tâches est un aperçu visuel de l’ensemble des tâches d’un projet donné. Les chefs de projet se servent de ce type de structure pour mieux visualiser les livrables sans jamais perdre de vue les objectifs correspondants.

• Les cartes heuristiques : il s’agit de diagrammes qui permettent aux chefs de projet de visualiser les relations entre les tâches d’un projet. Grâce à ces arborescences, ils associent plus facilement les livrables à un concept clé ou une idée maîtresse (par exemple un objectif d’équipe bien particulier).

• Les diagrammes de PERT : un diagramme de PERT parfois appelé planning PERT, est un outil servant à planifier, organiser et schématiser visuellement les tâches au sein d’un projet. Ils s’avèrent utiles pour gérer des projets complexes et estimer le temps nécessaire à l’accomplissement de chaque tâche.

Chaque outil visuel a ses propres caractéristiques ; votre équipe peut donc choisir celui qui correspond le plus à ses attentes et besoins. Un organigramme des tâches est très utile aux grandes équipes, car il détaille les tâches d’un projet et met en évidence leurs dépendances. Un organigramme traditionnel conviendra davantage aux équipes plus modestes qui gèrent des projets simples.

Conseil de pro : analysez les caractéristiques et fonctionnalités de chacune de ces ressources visuelles avant d’y avoir recours dans la conception de votre projet. Commencez par vous renseigner sur le niveau de détails, la facilité d’utilisation et l’apparence de chaque outil. Vous pourrez ainsi opter pour l’aide visuelle qui répond le mieux à vos besoins.

Étape 5 : établir un budget prévisionnel

Ensuite, estimez le budget de votre projet avant d’allouer les ressources disponibles. Votre budget doit tenir compte de la rentabilité du projet, des ressources disponibles et des tâches externalisées, le cas échéant. La direction de votre entreprise peut également vous donner une enveloppe budgétaire fixe ; à vous d’en faire un usage judicieux pour être en mesure d’exécuter tous vos livrables de projet.

Une fois l’accord de la direction obtenu pour votre projet, votre budget devra éventuellement être approuvé ou révisé. Votre budget finalisé, vous pouvez commencer à attribuer les documents de conception, tâches et responsabilités du projet.

Conseil de pro : en ce qui concerne l’allocation des ressources, mettre en œuvre des processus automatisés à l’aide d’un logiciel d’automatisation peut vous faire gagner en efficacité et limiter les erreurs de projet.

Étape 6 : créer un plan d’urgence et de poursuite d’activité

Avant de commencer à attribuer les tâches, créez un plan d’urgence et de poursuite d’activité. Il s’agit d’un plan B conçu pour faire face aux risques et contraintes du processus évoqués précédemment. Lorsque des problèmes surviennent, disposer d’un plan d’urgence bien ficelé permet de trouver des solutions en temps réel et de gagner en efficacité.

Créez votre propre plan d’urgence : organisez vos risques à l’aide d’un diagramme de Gantt ou d’un outil de planification, puis établissez un plan pour chaque risque. Imaginons qu’il existe un risque que les matériaux dont vous avez besoin n’arrivent pas à temps. Le cas échéant, vous pouvez créer un plan d’urgence pour vous procurer des matériaux auprès d’un autre fournisseur ou choisir de commencer une autre partie du projet en attendant de recevoir les matériaux.

Vous avez défini un plan pour chaque risque ? Parfait, vous êtes prêt à commencer l’exécution de votre projet.

Conseil de pro : adoptez Asana, et créez des listes, calendriers et diagrammes de Gantt pour mieux visualiser votre plan de projet.

Étape 7 : documenter ses jalons de projet

Définissez des jalons concrets pour chaque phase et suivez leur avancement avec un logiciel de gestion de projet accessible à tous. Communiquez régulièrement sur l’état d’avancement pour maintenir l’engagement de l’équipe et réagir rapidement en cas d’écart. Conseil de pro : bien gérer vos jalons vous aide à livrer dans les délais et à garantir la réussite du projet.

“Asana nous permet de suivre les projets en temps réel, d’aligner toutes les parties prenantes et de garantir le respect des délais.”

3 conseils d’experts pour optimiser la conception de votre projet

Concevoir un projet qui puisse améliorer la collaboration et faire gagner votre équipe en efficacité n’est pas une sinécure. En complément des sept étapes ci-dessus, voici quelques conseils pour un processus de conception encore plus abouti.

Gardez ces trois conseils en tête lors de la conception de votre projet :

1. Communiquez avec les parties prenantes en amont et régulièrement : la communication est essentielle, quel que soit le projet sur lequel vous travaillez. Miser sur le travail collaboratif dès le début du projet est le meilleur moyen de s’assurer que l’ensemble des parties prenantes sont sur la même longueur d’onde et comprennent les objectifs clés. Pour instaurer une communication efficace, n’hésitez pas à organiser des réunions tout au long du projet et à mettre en œuvre des processus pour rationaliser le travail d’équipe.

2. Gardez vos objectifs en tête à tout moment : relier les objectifs aux livrables de projet permet de vérifier votre progression à chaque étape. Pour ce faire, appuyez-vous sur une application logicielle de chronologie de projet afin de faire aisément le lien entre vos objectifs et les tâches à accomplir pour les atteindre.

3. Utilisez des éléments visuels pour suivre vos jalons clés : si rédiger un business case et dresser une liste de ses tâches quotidiennes s’avère bien utile, ajouter des éléments visuels aide les parties prenantes à bénéficier d’une vue d’ensemble du travail. Des diagrammes de Gantt aux diagrammes PERT, de nombreux outils sont à votre disposition pour représenter visuellement votre projet.

Au-delà de ces trois conseils, gardez toujours à l’esprit les intérêts de votre équipe. Si vous lui fournissez les informations nécessaires et si vous programmez le travail en fixant des délais raisonnables, votre équipe restera impliquée et efficace.

Pourquoi la conception de projet est essentielle à la réussite d’un projet ?

La phase de conception garantit que toutes les ressources nécessaires, responsabilités et délais sont partagés, compris et validés par l’ensemble des parties prenantes. En structurant cette étape avec méthode, vous maximisez les chances de succès et facilitez la mise en œuvre, jusqu’à la livraison finale.

FAQ – Question fréquentes sur la conception de projet