Responsable de programme et chef de projet : les différences à connaître

Vous avez sûrement déjà entendu parler de gestion de projet, mais connaissez-vous le terme « gestion de programme » ? Même si ces deux concepts portent un nom similaire, sachez qu’ils sont très différents l’un de l’autre.

Vous cherchez à savoir lequel de ces deux rôles est le plus adapté à votre équipe ? Vous voulez améliorer vos processus de gestion du travail ? Dans tous les cas, nous allons vous aider à comprendre les différences entre un responsable de programme et un chef de projet. Nous vous présenterons les responsabilités propres à ces deux fonctions pour que vous sachiez laquelle est la plus pertinente pour votre équipe. Pour commencer, étudions les différences entre un projet et un programme.

Quelles sont les différences entre un projet et un programme ?

Pour bien comprendre ce qui distingue un responsable de programme d’un chef de projet, vous devez commencer par apprendre à faire la différence entre un projet et un programme. Pour faire court, les projets sont temporaires alors que les programmes impliquent des stratégies à long terme. Cependant, d’autres différences et similitudes clés méritent d’être mentionnées.

Concrètement, un programme est constitué de plusieurs projets. Chaque projet est associé à des objectifs spécifiques qui contribuent à l’accomplissement des objectifs généraux du programme. Les projets sont associés à des délais et des livrables clairs, alors que les programmes visent à accomplir des objectifs à long terme qui reposent chacun sur plusieurs dépendances.

Bien que ces deux concepts soient très différents, ils partagent quelques points communs. Tout comme un projet, un programme est composé de quatre éléments : la taille, la difficulté, les relations et l’incertitude. C’est leur degré de complexité qui les distingue. En général, les projets sont moins étendus et sont soumis à moins d’incertitudes. De leur côté, les programmes ont tendance à être plus vastes, à impliquer de nombreuses relations complexes entre les services et à soulever plus d’incertitudes.

Responsable de programme ou chef de projet ?

Maintenant que les différences entre un programme et un projet sont claires, découvrons en quoi consistent la gestion de projet et la gestion de programme. Vous pourrez ainsi comprendre le rôle de chacune de ces deux fonctions au sein de votre équipe et identifier vos propres axes d’amélioration.

Alors qu’un responsable de programme mène une stratégie de programme à long terme constituée de multiples projets, le chef de projet supervise des projets individuels. Voici d’autres différences entre un responsable de programme et un chef de projet :

• Gestion des projets : alors qu’un chef de projet supervise des projets individuels, un responsable de programme encadre un groupe de projets. Autrement dit, il travaille sur des programmes d’envergure qui englobent plusieurs petits projets. Son travail consiste en grande partie à gérer de multiples projets. 

• Gestion des tâches quotidiennes : le chef de projet, quant à lui, travaille sur les activités quotidiennes liées à la gestion de projet, notamment la coordination du travail et le suivi des délais. Souvent, le chef de projet utilise un logiciel de gestion de projet. 

• Ancienneté : la plupart du temps, le responsable de programme a plus d’ancienneté que le chef de projet, car il supervise des stratégies de plus grande envergure. 

• Responsabilités : les responsables de programme travaillent aux côtés des chefs de projet, sans forcément les diriger directement. Pour identifier les rôles et responsabilités de chacun, nous vous conseillons l’usage de matrices RACI. 

• Rôles internes : le chef de projet et le responsable de programme ont des fonctions bien différentes, mais ils sont tous les deux essentiels à la réussite de l’organisation. 

Qu’est-ce qu’un responsable de programme ?

Comme nous l’avons vu, le responsable de programme gère les indicateurs de réussite et la stratégie de programme à long terme. Il est chargé d’accomplir tout un éventail de tâches, notamment définir les indicateurs de réussite, encadrer la collaboration, et bien plus encore.

L’aide d’un responsable de programme vous sera essentielle si vous souhaitez intégrer des programmes à vos systèmes actuels. Les responsables de programme peuvent également vous aider à superviser les chefs de projet et à faire le lien entre les projets quotidiens et les programmes de grande envergure.

Voici un exemple de journée typique d’un responsable de programme :

Le matin, vous finissez d’établir les objectifs annuels de référence qui découlent des OKR de l’entreprise. L’après-midi, vous vous entretenez avec les chefs de projet de plusieurs services pour vérifier que les projets sont en bonne voie par rapport aux objectifs du programme. Pour finir la journée, vous participez à une réunion afin de présenter les résultats mensuels du projet aux dirigeants. Si vous avez le temps, vous commencez le rapport budgétaire du mois prochain. 

Qu’est-ce qu’un chef de projet ?

De son côté, le chef de projet travaille sur des tâches et projets quotidiens. Il aide les équipes à rester organisées et à tenir les délais, tout en facilitant la communication sur le lieu de travail. 

Le chef de projet s’assure que les objectifs sont atteints et que les membres d’équipe disposent d’instructions claires. Il collabore avec les responsables de programme pour veiller à l’accomplissement des objectifs, mais il consacre la majorité de son temps aux tâches du projet.

Voici un exemple de journée typique d’un chef de projet :

Pour commencer la journée, vous faites le point sur la progression de deux projets sur lesquelles travaille votre équipe. Un livrable semble être en retard, vous contactez donc le chef d’équipe pour l’aider. L’après-midi, vous discutez avec le responsable de programme pour passer en revue les projets à venir et vérifier que les objectifs mensuels seront atteints. En fin d’après-midi, vous animez une réunion post-mortem pour passer en revue le projet terminé par votre équipe la semaine dernière avant d’archiver les documents associés. 

Quel est le rôle du responsable de programme ?

Le responsable de programme a un rôle particulièrement gratifiant. Il a de nombreuses responsabilités, dont la gestion des initiatives de grande envergure. En plus de superviser les équipes projet et les budgets, le responsable de programme gère des projets complexes qui s’étendent sur de longues périodes et contribuent aux objectifs généraux de l’entreprise.

Le chef de projet travaille sur des tâches quotidiennes, alors que le responsable de programme se focalise sur les plans de projet globaux. Ils collaborent régulièrement. Découvrons plus en détail les fonctions et responsabilités clés du responsable de programme.

Fonctions et responsabilités du responsable de programme

Bien que les missions du responsable de programme et du chef de projet soient différentes, ils partagent certaines responsabilités, comme l’encadrement des projets et la coordination des canaux de communication. Si force est de constater que les fonctions et les responsabilités du responsable de programme varient d’une entreprise à l’autre, certaines tâches lui incombent systématiquement : définir la stratégie du projet, assurer le contrôle qualité, établir des rapports sur les performances et piloter la la conduite du changement et la gestion des risques. 

En plus de ces compétences, un bon candidat doit savoir diriger et assurer la coordination entre plusieurs équipes. Le responsable de programme a aussi d’autres rôles et responsabilités :

Mettre en œuvre des stratégies

Le responsable de programme est chargé de coordonner les petits projets qui contribuent aux objectifs de l’entreprise. Il collabore avec les chefs de projet pour veiller à ce que les objectifs de projet quotidiens soient atteints et à ce que les programmes d’envergure se déroulent correctement.

Par ailleurs, le responsable de programme simplifie les processus internes et définit les bonnes pratiques de divers projets afin d’offrir aux chefs de projet des instructions claires. Par la même occasion, il prévient les erreurs dues au manque de communication et prévoit la durée à réserver pour chaque tâche.

Par ailleurs, le responsable de programme est également chargé de coordonner les projets avec le chef de projet pour que leurs livrables concordent.

Encadrer la collaboration

Alors que le chef de projet assure la collaboration à l’échelle de projets individuels, le responsable de programme veille à une bonne collaboration entre les différents services. Bien que délicate, cette mission est l’une des plus enrichissantes de sa fonction.

Le responsable de programme s’attache généralement à créer des feuilles de route de programme pour atteindre les objectifs généraux de l’entreprise. De son côté, le chef de projet crée des feuilles de route de projet individuelles.

Pour optimiser la collaboration et faciliter la communication, le responsable de programme peut mettre en place de nouveaux outils, comme un logiciel de gestion de programme ou des activités de cohésion d’équipe. Bien que très différentes, ces méthodes visent à encourager le travail d’équipe et à optimiser la visibilité.

Définir les indicateurs de réussite

Le chef de projet et le responsable de programme sont tous deux chargés d’analyser et de suivre le retour sur investissement, mais seul le responsable de programme vérifie que le RSI enregistré est en accord avec les objectifs de l’entreprise.

Pour ce faire, il s’entretient avec les chefs de projets afin de vérifier que chaque projet atteint ses objectifs initiaux. Souvent, ce sont les responsables de programme qui communiquent les performances globales du programme et les mesures de RSI aux dirigeants de l’entreprise.

Compétences et expérience

Les responsables de programme doivent présenter un ensemble diversifié de compétences ainsi qu’une expérience en gestion de projet et de processus. Certains suivent des études spécialisées pour être diplômés en gestion de programme, mais ce n’est pas forcément nécessaire.

Si vous cherchez à recruter un responsable de programme, gardez bien les compétences suivantes à l’esprit.

Compétences en gestion de programme

Pour être efficace, un responsable de programme doit notamment avoir des compétences en organisation, planification, établissement de calendriers, stratégie de programme, création de rapports, rédaction de propositions et planification budgétaire. Les qualifications requises dépendent des missions que votre organisation cherche à accomplir et de la façon dont votre recrue collaborera avec les autres membres de l’équipe.

En plus de ces aptitudes techniques, le responsable de programme doit posséder des compétences relationnelles solides s’il veut assurer une bonne collaboration et encourager ses collègues à donner le meilleur d’eux-mêmes.

Expérience en gestion de programme

Dans l’idéal, le responsable de programme doit avoir de l’expérience en gestion de projet ou tout autre rôle portant sur la gestion et l’organisation de projets.

Même si ce chiffre peut varier, les responsables de programme doivent généralement justifier d’environ cinq ans d’expérience. La gestion de projet requiert moins d’expérience, même si les exigences varient en fonction de la complexité de chaque fonction.

Défis couramment rencontrés

Retards de livraison, problèmes de budget… tout comme les autres membres de l’équipe, le responsable de programme doit surmonter divers obstacles. Il occupe d’ailleurs une fonction unique, puisqu’il doit gérer les attentes de ses supérieurs, mais aussi de ses subordonnés.

Voici certains des défis couramment rencontrés par les responsables de programme :

• Les problèmes qui englobent plusieurs services (objectifs non harmonisés et manque de communication, par exemple) peuvent nuire aux objectifs à long terme.

• Sans réel lien de subordination, les responsables de programme peuvent avoir des difficultés à asseoir leur autorité et leur influence.

• En raison des longs délais des programmes, il peut s’avérer difficile de veiller à ce que les projets à court terme progressent suffisamment pour que les objectifs annuels soient atteints.

Quel est le rôle du chef de projet ?

Les tâches quotidiennes du chef de projet sont différentes de celles du responsable de programme, mais son rôle est tout aussi enrichissant. Le chef de projet a pour responsabilité principale de transposer la stratégie du responsable de programme en divers projets individuels associés à des objectifs spécifiques. Il est notamment chargé de l’organisation, de la planification, du suivi et de l’exécution du travail.

Souvent, le chef de projet travaille aux côtés du responsable de programme ou sous son autorité. Une grande partie de son travail est basé sur les stratégies de programme mises en place. Il a notamment pour mission d’attribuer les tâches du projet, d’assurer la bonne organisation de celui-ci, de créer des chronologies de projet et d’en suivre l’avancement. Son travail permet aux projets et aux équipes d’avancer au mieux pour atteindre les objectifs de l’entreprise.

Fonctions et responsabilités du chef de projet

Le rôle principal du chef de projet est d’assurer une bonne communication et une bonne organisation des équipes avec pour finalité le respect des délais et l’atteinte des objectifs du programme. Le chef de projet est aussi chargé d’affecter les tâches et de suivre l’avancement du projet.

Vous trouverez ci-dessous d’autres responsabilités qui différencient le rôle du chef de projet de celui du responsable de programme.

Coordonner le travail

Les chefs de projet doivent attribuer les tâches aux bonnes personnes et veiller à ce que celles-ci disposent de toutes les informations nécessaires pour remplir leur mission, sans quoi elles risqueraient de perdre du temps à chercher ces renseignements. Ceci est particulièrement difficile, dans la mesure où de nombreuses équipes travaillent à distance et où 60 % de leur temps est dédié à la coordination du travail plutôt qu’au travail lui-même.

Bien que complexe, la bonne coordination des membres de l’équipe permet d’améliorer leur productivité et leur efficacité. Ainsi, l’équipe peut concentrer tous ses efforts sur les livrables.

Organiser les projets

Les chefs de projet sont chargés d’organiser les projets. Pour cela, ils doivent communiquer avec les membres de l’équipe, mais aussi gérer les livrables des intervenants et les informations sur les projets.

Même si ces tâches peuvent sembler simples, la bonne organisation d’un projet implique beaucoup de travail : fournir aux membres de l’équipe des informations exactes, faire progresser les livrables, animer des réunions d’équipe tout au long du cycle de vie du projet…

Suivre la progression

Le chef de projet est également chargé de suivre l’avancement du projet. Ainsi, il définit l’échéance de chaque livrable en fonction du calendrier pour veiller à ce que les délais du projet soient respectés.

Dans le cadre de ce suivi, il informe les membres de l’équipe de l’avancement du projet afin d’assurer une visibilité et une collaboration optimales. Cette tâche peut être complexe, surtout lorsque les équipes travaillent à distance. Il doit alors savoir faire preuve de patience et mettre à profit ses compétences en résolution de problèmes.

Compétences et expérience

En général, les chefs de projet n’ont pas besoin des cinq ans d’expérience souvent exigés des responsables de programme. Les principales qualités à rechercher sont des compétences organisationnelles, des aptitudes à la communication et de l’expérience en coordination du travail.

Les compétences en gestion de projet indiquées ci-dessous vous aideront à mieux cerner l’expérience requise.

Compétences en gestion de projet

Les compétences en gestion de projet sont similaires à celles en gestion de programme, mais quelques différences clés sont à noter. Les compétences en organisation, en planification et en création de calendriers sont essentielles pour les deux rôles. En revanche, le chef de projet doit respecter des délais serrés et savoir évoluer dans un environnement très dynamique, alors que le responsable de programme n’est pas soumis à un calendrier si strict. Ainsi, le chef de projet doit être prêt à travailler dans un milieu trépidant.

Les responsables de programme et les chefs de projet doivent continuellement apprendre à maîtriser de nouveaux outils et de nouvelles méthodes s’ils veulent se démarquer. Les organismes tels que le Project Management Institute (PMI) offrent des outils pour les aider à développer leurs compétences et à apprendre de nouvelles méthodes à transmettre à leur équipe.

Expérience en gestion de projet

L’expérience requise pour devenir chef de projet dépend de la complexité du rôle. La plupart des postes exigent environ deux ans d’expérience. Parfois, peu ou pas d’expérience n’est requise.

Tout comme pour le responsable de programme, l’expérience exigée du chef de projet dépend des attentes de votre organisation. Les petites équipes qui ont besoin d’aide pour la planification des projets peuvent se contenter d’un chef de projet peu expérimenté, alors que les grandes équipes avec des livrables complexes sauront apprécier une recrue chevronnée.

Défis couramment rencontrés

Alors que le responsable de programme fait face à des défis stratégiques, le chef de projet doit relever des défis quotidiens tels que des problèmes de communication et de productivité.

Voici une sélection des principaux défis rencontrés au quotidien par les chefs de projet :

• Si la communication est insuffisante entre les parties prenantes, certains livrables pourraient être oubliés, ou pire, mal exécutés.

• La dérive des objectifs peut poser problème si le projet dépasse les délais prévus. Ce souci survient généralement quand l’organisation laisse à désirer ou que les outils en place ne sont pas adaptés.

• Le manque d’indicateurs de réussite peut entraver le suivi des objectifs et des opportunités.

Quelle est la fonction la mieux adaptée à votre équipe ?

Tandis que les chefs de projets sont indispensables au bon déroulement des projets, à une communication efficace et à la bonne gestion de la charge de travail de l’équipe, les responsables de programme sont essentiels à la réussite de la stratégie de projet. Pour savoir quel est le rôle le plus adapté à votre équipe, suivez les conseils ci-dessous.

Identifiez les domaines où vous cherchez à vous améliorer avant de choisir entre un chef de projet et un responsable de programme. Nous vous conseillons aussi de vérifier que les rôles actuels sont correctement exercés. Souvent, les chefs de projet assument les responsabilités d’un responsable de programme, avec un risque de burnout ou tout simplement d’erreurs dans les projets. Pensez aussi à prendre en compte les OKR à l’échelle de l’entreprise afin de choisir le rôle le mieux adapté pour atteindre vos objectifs à long terme.

Ci-dessous, vous trouverez les problèmes que pourrait rencontrer votre équipe et la personne la plus à même de les résoudre.

Problème 1 : votre équipe respecte les délais fixés, mais rencontre des difficultés à mesurer ses performances et à atteindre les objectifs de l’entreprise.

• Solution : un responsable de programme pourrait établir des indicateurs de performance et définir des objectifs de projet qui contribuent aux objectifs généraux de l’entreprise. 

Problème 2 : votre équipe a des difficultés à tenir les délais et croule sous les tâches à accomplir.

• Solution : un chef de projet pourrait superviser les délais et la charge de travail de l’équipe pour veiller à ce que les échéances soient respectées et à ce que la communication soit claire. 

Problème 3 : votre organisation a pour objectif d’enregistrer une forte croissance, mais votre équipe a du mal à atteindre les résultats attendus et à mesurer ses performances.

• Solution : vous gagneriez peut-être à intégrer un responsable de programme et un chef de projet à votre équipe. Le responsable de programme vous aidera à établir des objectifs à long terme auxquels contribueront les projets. Le chef de projet participera à la gestion quotidienne des délais, des livrables et des communications de l’équipe. 

Du chef de projet au responsable de programme

Le chef de projet et le responsable de programme jouent tous deux un rôle essentiel dans les performances de l’équipe. Même s’ils sont tous les deux de près ou de loin responsables de la gestion des projets, chacun appréhende les activités quotidiennes sous un angle différent. Dans tous les cas, un peu d’aide dans la gestion du travail et de la stratégie ne sera jamais de trop !

Pour en savoir plus sur la gestion de programme, consultez notre guide dédié.