Plan d’implémentation : présentation et mode d’emploi

Pour qu’un projet réussisse, il est essentiel de le planifier. Construiriez-vous une maison sans en dessiner les plans ? Probablement pas, sans quoi le résultat risquerait d’être désastreux. Le même concept s’applique au monde professionnel. Un plan d’implémentation sert de ligne directrice pour l’accomplissement des objectifs partagés. Il inclut tout un éventail d’informations clés : stratégie, budget, liste des personnes qui y participent…

Dans ce guide, nous vous présenterons en quoi consiste un plan d’implémentation et nous vous expliquerons comment en créer un, afin que votre équipe soit mieux armée pour gérer des projets de toutes tailles.

Quel est l’objectif d’un plan d’implémentation ?

Un plan d’implémentation est un document qui présente les étapes que doit suivre votre équipe pour atteindre un objectif commun et est considéré comme le pendant du plan stratégique. Alors que le plan stratégique servira à détailler les stratégies que vous utiliserez pour atteindre un objectif spécifique, le plan d’implémentation constituera plutôt un guide pas à pas de la manière d’atteindre ces objectifs.

Ce plan a pour but de répondre au qui, quoi, comment, quand et pourquoi du projet avant la phase d’exécution. En d’autres termes, il s’agit du plan d’action qui convertit votre stratégie en tâches concrètes.

Pour savoir si votre plan d’implémentation est efficace, présentez-le à une personne extérieure à votre équipe et demandez-lui si elle comprend l’intégralité du projet. Si c’est le cas, bravo : comme il se doit, votre plan d’implémentation ne laisse aucune place au doute.

Créer un plan d’implémentation en six étapes

Pour que votre plan d’implémentation soit complet et qu’il profite à l’équipe projet, il est essentiel de suivre des étapes bien définies et d’y inclure certains éléments. Lors de la création de votre plan, suivez les étapes ci-dessous pour éviter toute lacune dans votre stratégie.

1. Définissez des objectifs

La première étape du processus d’implémentation consiste à définir vos objectifs. Identifiez ce que vous cherchez à accomplir, qu’il s’agisse de conquérir un nouveau client marketing ou de revoir votre stratégie de contenu interne. L’identification des objectifs du projet peut vous aider à mettre sur pied votre plan.

Conseil :

• Posez-vous les bonnes questions : lorsque vous définissez vos objectifs, pensez à vous poser des questions sur votre projet. Qu’essayez-vous d’accomplir ? Quels livrables souhaitez-vous obtenir ? Avec quelles parties prenantes voulez-vous partager vos livrables ?

• Réfléchissez aux risques : même si vous cernerez les risques plus en détail dans votre plan d’implémentation, l’identification anticipée des risques potentiels vous donnera une idée plus réaliste de ce que vous pourrez accomplir. 

2. Menez des recherches

Une fois que vous avez une idée générale des objectifs de votre projet, affinez-les en menant divers travaux de recherche : entretiens, enquêtes, groupes de discussion, observations… Menez ces recherches auprès d’experts dans votre domaine, qu’il s’agisse de membres de votre équipe ou d’intervenants externes. Suite à ces recherches, vous devez pouvoir définir la chronologie du projet, son budget et les personnes impliquées.

Conseil :

• Collaborez à l’aide d’outils partagés : l’utilisation d’outils de communication performants facilite grandement la collaboration. Tirez parti d’un outil de collaboration d’équipe pour diffuser les objectifs du projet et recueillir les commentaires des autres intervenants, où qu’ils soient. 

3. Cernez les risques

Vous avez réfléchi aux risques à la première étape de votre stratégie d’implémentation. Au cours de cette troisième étape, vous identifierez tous les risques susceptibles d’affecter votre projet. Divers et variés, ces risques peuvent prendre la forme de congés payés, de vacances, de contraintes budgétaires ou d’une perte de personnel.

La création d’un registre des risques constitue un excellent moyen de cerner les risques. Cet outil vous aidera à les hiérarchiser et à vous préparer en conséquence. Vous pouvez également mener une analyse SWOT, tout à fait indiquée pour identifier les faiblesses et menaces de votre projet.

Conseil :

• Soyez flexible et proactif : l’identification des risques n’est pas une simple formalité. Si vous levez le voile sur les risques évitables pendant cette étape du plan d’implémentation, vous pouvez prendre des mesures pour y faire face, quitte à modifier les objectifs initiaux de votre projet. 

4. Prévoyez des jalons

La définition de jalons de projet est une étape importante du processus de planification, car ceux-ci marquent votre progression pendant la phase d’exécution et vous permettent de mesurer le chemin qu’il reste à parcourir.

Pour visualiser les jalons du projet et aider votre équipe à maintenir le cap, utilisez un diagramme de Gantt. Cet outil vous permet de présenter votre programme d’implémentation sous forme visuelle et d’y indiquer une estimation de la durée de chaque tâche.

Conseil :

• Laissez-vous une marge : tout ne se déroulera pas systématiquement comme prévu, même si vous faites de votre mieux pour respecter le planning établi. Plutôt que de vous fixer des délais serrés (et de les manquer), laissez-vous une certaine marge de manœuvre pour permettre à votre projet de se dérouler sans accroc.

• Indiquez les dépendances : les dépendances sont les tâches qui ne peuvent démarrer qu’après l’achèvement d’autres tâches dont elles dépendent. La clarification des dépendances vous aidera à garder le cap de votre projet et à franchir vos jalons.

5. Attribuez les responsabilités et les tâches

Votre plan d’action doit inclure une liste des responsabilités confiées à chacun. L’attribution de responsabilités vous permet d’évaluer les performances de chaque membre d’équipe et de surveiller de près la progression du travail. Utilisez une matrice RACI, un outil de gestion de projet très efficace pour clarifier les rôles et les responsabilités.

L’attribution des responsabilités et l’attribution des tâches individuelles sont deux choses bien distinctes. Un membre d’équipe peut être responsable de superviser la révision du projet, tandis que trois autres sont chargés de gérer la livraison et la transmission du projet aux diverses équipes de révision. Lorsque vous attribuez les responsabilités et tâches, veillez à ce que vos attentes soient claires.

Conseil :

• Communiquez clairement : lorsque vous attribuez des rôles, des responsabilités ou des tâches, l’idéal est de préciser pourquoi vous choisissez une personne plutôt qu’une autre. Plutôt que laisser la place à un débat sur l’attribution des rôles, profitez de cette étape du processus de planification pour mettre en avant les points forts des membres de l’équipe.

• Définissez les responsabilités dans un outil partagé : la mise en place d’un outil partagé (un logiciel de gestion de projet, par exemple) permet à chaque membre d’équipe de connaître les tâches, les responsables et les échéances du projet.

6. Allouez les ressources

L’allocation des ressources constitue l’une des meilleures façons de réduire les risques. Si vous pouvez prévoir les ressources dont vous aurez besoin et veiller à leur disponibilité, vous éviterez les pénuries en plein projet. Vous remarquez que vous n’avez pas suffisamment de ressources au cours de cette étape du processus d’implémentation ? Pas d’inquiétude, il est encore temps de modifier votre projet en conséquence avant son lancement.

Vos ressources peuvent être diverses et variées : argent, personnel, logiciel, équipement, matériel technique ou physique… Le temps peut également être une ressource, car les membres d’équipe dont vous avez besoin pour achever le projet sont susceptibles d’être déjà engagés par ailleurs.

Conseil : Posez-vous les questions suivantes lorsque vous cherchez à identifier les ressources disponibles pour votre projet :

• Quel est le degré de priorité du projet ? 

• Qui est disponible pour travailler sur ce projet ? 

• Quels sont le budget ou les ressources disponibles ? 

• De quelles ressources supplémentaires avons-nous besoin ? 

• Qui doit approuver le plan d’allocation des ressources ?

Si vous suivez ces étapes lors de la création de votre plan d’implémentation, vous aurez plus de chances d’atteindre les objectifs de votre projet. La création d’une liste de contrôle des éléments à inclure dans votre plan d’implémentation peut aussi être bénéfique.

Éléments à inclure dans un plan d’implémentation

Il est essentiel que vous compreniez comment créer un plan d’implémentation, et tout aussi crucial que vous sachiez quoi y inclure. Cette liste de contrôle présente les six éléments les plus importants à prendre en compte pour favoriser le succès de votre projet.

1. Objectifs

Vous définirez les objectifs de votre projet au cours de la première étape du processus d’implémentation. Définissez vos objectifs et fixez les indicateurs de progression à utiliser. L’objectif : faciliter la mesure de la progression et des performances de votre équipe au fil du temps.

2. Énoncé de portée de projet

Deuxième étape : définir la portée de votre projet. Votre énoncé de portée de projet doit définir le périmètre de votre projet et établir dans les grandes lignes les objectifs, échéances et résultats visés. En procédant de la sorte au sein de votre plan d’implémentation, vous éviterez de dévier de son cadre à un stade plus avancé du projet.

3. Description des livrables

Les livrables sont les objectifs tangibles de votre projet. La présentation des livrables que vous espérez créer peut servir pour la gestion des échéances, la délégation des tâches et l’allocation des ressources.

4. Échéances des tâches

Même si la chronologie du projet peut changer au fil du temps, il est essentiel de fixer des échéances pendant la création du plan d’implémentation. Lorsque vous estimez l’échéance des tâches, vous pouvez définir des jalons en conséquence et planifier l’achèvement du projet. Des diagrammes de Gantt sont régulièrement utilisés dans le cadre de la planification stratégique et la planification d’implémentation en raison de leur linéarité dans l’affichage des informations, comme c’est le cas pour une chronologie.

5. Évaluation des risques

Vous procéderez à une évaluation des risques pendant la troisième étape du processus d’implémentation. Que vous utilisiez un registre des risques, une analyse SWOT ou un plan d’urgence pour identifier les risques, pensez à joindre ces documents à votre plan : chacun doit pouvoir les consulter afin de vous aider à éviter les menaces potentielles. 

6. Rôles et responsabilités des membres d’équipe

Au cours de la cinquième étape de votre plan, vous avez attribué les rôles et responsabilités aux membres d’équipe. Consignez ces informations dans un document détaillé pour que chacun soit au fait de ses devoirs. Que vous utilisiez une matrice RACI ou un autre outil pour mettre au clair les rôles des membres, tout le monde doit pouvoir s’y référer en cas de question. 

Puisque votre plan d’implémentation est propre au projet sur lequel vous travaillez, il peut inclure des éléments non listés ci-dessus. Néanmoins, les six éléments présentés ici constituent une bonne base pour un plan exhaustif.

De nombreux aspects de l’implémentation d’un projet se retrouvent dans la planification stratégique. En tant que chef de projet, travailler en parallèle sur le plan d’implémentation du projet et sur le plan stratégique peut réduire le temps total de planification.

Une autre façon de gagner du temps pendant le processus de planification est de centraliser tous vos plans sur une plateforme de gestion du travail. À l’heure de lancer le processus d’implémentation, tout se trouve au même endroit.

Les avantages du plan d’implémentation

La création d’un plan d’implémentation a de nombreux avantages, notamment celui de favoriser la réussite du projet. En créant un plan de projet, vous définissez une feuille de route et évitez que les problèmes se concrétisent.

La création d¹un plan d’implémentation a d’autres avantages :

• Meilleure communication entre les membres d’équipe et les principales parties prenantes

• Optimisation de l’organisation et de la gestion des ressources

• Meilleure responsabilisation de toutes les personnes impliquées dans le projet

• Chronologie et processus quotidiens plus structurés

• Collaboration simplifiée entre les membres d’équipe

Passer à la phase d’exécution sans plan d’implémentation, c’est un peu comme monter sur scène pour faire un discours sans savoir ce que vous allez dire. Pour des performances optimales, la préparation est clé.

Simplifiez la création du plan d’implémentation en tirant parti d’un logiciel de gestion de projet

La connaissance des étapes à suivre pour créer un plan d’implémentation est la base de la gestion de projet. Une bonne préparation favorise les chances de succès du projet.

L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet rend votre plan d’implémentation accessible à tous les membres d’équipe et à toutes les parties prenantes, et en facilite la mise en œuvre. Par ailleurs, en utilisant un logiciel en ligne, vous pouvez modifier votre plan en temps réel et ainsi favoriser l’optimisation de vos processus.