Démystifier l’analyse coût-avantage : cinq étapes pour prendre de meilleures décisions

En 1848, un ingénieur français nommé Jules Dupuit travaillait sur un pont. Amateur d’économie, il décida de mener une expérience pour calculer le montant auquel le gouvernement devrait facturer le péage pour couvrir les frais de fabrication et d’entretien du pont. Ce calcul peut sembler tout simple, mais Dupuit a épicé un peu les choses : pour évaluer le coût net du pont, il a soustrait le bénéfice qu’en tirerait la société.

Mais comment calculer ce bénéfice ? Pour Dupuit, la réponse est simple : il faut commencer par calculer le prix que les usagers seraient prêts à payer pour utiliser le pont. Après des calculs poussés, il a pu recommander un montant de péage prenant en compte le coût et les avantages de ce pont.

C’est ainsi qu’est née l’analyse coût-avantage, processus qui a depuis été perfectionné. Aujourd’hui, il est davantage utilisé pour déterminer la viabilité économique de décisions que pour calculer le prix du péage de ponts. Néanmoins, l’idée reste la même : l’identification des coûts et avantages est un élément clé de tout processus décisionnel.

Qu’est-ce qu’une analyse coût-avantage ?

Une analyse coût-avantage (aussi connue sous le nom d’analyse coût-bénéfice) est un outil d’aide à la prise de décision dont l’objectif est de vous aider à choisir les actions qui valent la peine d’être entreprises. Il vous permet d’aborder votre problème sous un angle quantitatif, pour que vous puissiez prendre des décisions fondées sur des données concrètes plutôt que sur des opinions ou des préjugés.

Pour mener votre analyse, commencez par attribuer une valeur monétaire aux coûts et avantages de votre projet. Ensuite, déduisez les coûts des avantages pour déterminer les bénéfices nets. Ce calcul vous permet d’estimer le profit (ou la perte) économique total encouru en vue de décider de mettre en œuvre (ou non) votre projet.

Dans quels cas utiliser une analyse coût-avantage ?

Les analyses coût-avantage sont particulièrement utiles lorsque vous cherchez à décider si un plan d’action mérite ou non d’être entrepris. Elles sont plus simples à réaliser lorsque votre décision est associée à des coûts et avantages économiques clairs. Par exemple, vous aurez plus de facilité à mener une analyse coût-avantage pour déterminer la faisabilité d’un nouveau projet que pour évaluer les compétences d’une potentielle nouvelle recrue. La raison est simple : il est difficile de traduire l’expérience professionnelle et le potentiel d’une personne sous forme de coût et d’avantages monétaires.

Ce type d’analyse économique prend du temps, mieux vaut donc la réserver aux décisions majeures qui ont des répercussions sur la réussite de votre projet ou équipe. Pour les décisions mineures ou moins complexes, un processus plus simple tel qu’une matrice de décision fera amplement l’affaire.

Vous trouverez ci-dessous quelques cas dans lesquels l’utilisation d’une analyse coût-avantage s’avère utile :

• Développer une nouvelle stratégie commerciale

• Allouer des ressources ou prendre une décision d’achat

• Décider de poursuivre ou non un nouveau projet

• Comparer des opportunités d’investissement

• Mesurer les répercussions potentielles ou l’attrait d’une nouvelle politique d’entreprise

• Évaluer les propositions de modification de la structure ou des processus de votre entreprise

Cinq étapes pour réaliser une analyse coût-avantage

La création d’une analyse coût-avantage peut sembler fastidieuse, mais n’ayez crainte : nous vous présentons ici un processus simplifié en cinq étapes concrètes. Une fois ce processus en tête, vous pourrez en adapter les étapes aux besoins spécifiques de votre projet ou équipe.

1. Établissez un cadre structuré

Commencez par créer un cadre visant à définir les objectifs et la portée de votre analyse, ainsi qu’à faire le point sur votre situation actuelle.

Ce cadre doit inclure les éléments suivants :

La question à laquelle va répondre votre analyse

Pour être réussie, toute analyse coût-avantage doit commencer par une question pertinente. Efforcez-vous d’être le plus précis possible : par exemple, il est plus facile de répondre à une question fermée comme « Devrions-nous améliorer notre application mobile ? » qu’à une autre plus large telle que « Quels produits devrions-nous améliorer pour stimuler l’adoption ? ».

Une vue d’ensemble de votre situation actuelle

Cette vue d’ensemble offre un précieux contexte à votre analyse. Elle sert de point de départ auquel tout le monde peut se référer pour comprendre votre situation et les raisons pour lesquelles vous envisagez un changement. Pensez à inclure les informations suivantes dans votre vue d’ensemble :

• Contexte : brève description de votre situation actuelle. 

• Performances actuelles : données quantitatives faisant état de vos performances actuelles.  

• Opportunités : éventuels axes d’amélioration. 

• Performances prévues en cas de statu quo : données quantitatives visant à prédire l’évolution de la situation si rien ne change. 

• Risques du statu quo : problèmes qui pourraient se produire si rien ne change. 

Par exemple, imaginons que vous cherchez à décider si votre application mobile doit être remaniée. Voici ce à quoi pourrait ressembler la vue d’ensemble de votre situation actuelle :

• Contexte : nous disposons d’une application mobile et d’une application Web. 

• Performances actuelles : notre application mobile et notre application Web comptent respectivement 100 000 et 400 000 utilisateurs.

• Opportunités : 300 000 personnes utilisent l’application Web, mais pas l’application mobile. 

• Performances prévues en cas de statu quo : le taux d’adoption de l’application Web enregistre une croissance annuelle de 50 %. D’après nos prévisions, cette augmentation va se poursuivre, portant à 600 000 le nombre d’utilisateurs dans un an. De son côté, l’application mobile enregistre une augmentation annuelle de 10 %. Cette augmentation devrait se poursuivre, portant à 110 000 le nombre d’utilisateurs dans un an.

• Risques du statu quo : faute d’adopter l’application mobile, les utilisateurs sont moins flexibles. Les concurrents dont les applications mobiles sont mieux conçues pourraient dominer le marché, et la médiocrité de notre expérience mobile risque de nuire à la réputation de la marque. Sans application mobile efficace, nous passons à côté de nombreux utilisateurs potentiels. 

La portée de votre analyse

Pour finir, votre cadre doit inclure la portée de l’analyse coût-avantage. Tout comme la portée d’un projet, la portée de votre analyse définit les limites de celle-ci et présente le type de données dont vous tiendrez compte ou non dans vos calculs. Généralement, la portée inclut les informations suivantes :

• La période concernée par l’estimation des coûts et des avantages escomptés. Par exemple, vous pouvez décider de limiter les prévisions à une période d’un an.

• Les types de coûts et d’avantages que vous inclurez ou non. Par exemple, vous pourriez décider d’inclure les coûts de la main-d’œuvre et des ressources, mais pas les coûts d’opportunité. 

• La façon dont vous mesurerez les coûts et avantages. Par exemple, vous pourriez associer les coûts tangibles (main-d’œuvre et ressources, par exemple) à une valeur en euros, et associer les coûts ou avantages intangibles (notoriété de la marque, par exemple) à des indicateurs clés de performance. 

2. Dressez la liste des coûts et avantages et classez-les

Ensuite, répertoriez tous les coûts et bénéfices de votre décision. Au cours de cette étape, l’idéal est de collaborer avec les parties prenantes pour profiter de leur expertise (par exemple, votre équipe informatique pourra estimer le coût de nouveaux logiciels). Voyez votre décision comme un projet à exécuter pour mener à bien votre plan d’action. Réfléchissez aux ressources nécessaires (matériel, main-d’œuvre, etc.) et aux conséquences de votre décision (recettes supplémentaires, etc.).

Classez les coûts et avantages dans les catégories indiquées ci-dessous. Au cours de l’étape suivante, vous estimerez le montant en euros de chaque élément.

Types de coûts

• Coûts directs : coûts associés à la production de votre produit, service ou projet. Il s’agit généralement du matériel, de l’équipement ou de la main-d’œuvre dont vous avez besoin pour exécuter votre plan d’action. Par exemple, parmi les coûts directs de la refonte de votre site Web, on peut citer les heures de travail de l’équipe produit, les services d’une entreprise de tests utilisateur et l’investissement dans un nouveau logiciel de développement. 

• Coûts indirects : coûts fixes sans lien direct avec la production. Il s’agit en général des frais généraux nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise (loyer, charges ou frais de transport, entre autres). Par exemple, si vous développiez une nouvelle application mobile, les coûts indirects pourraient être les suivants : une connexion Internet pour votre équipe de développement, l’abonnement à un nouveau logiciel de développement et de collaboration, etc.

• Coûts intangibles : coûts auxquels vous ne pouvez pas donner de prix, comme l’influence sur votre réputation ou sur la satisfaction client. Cette catégorie peut aussi inclure les coûts d’opportunité, qui représentent les opportunités manquées lorsque vous prenez une décision plutôt qu’une autre. Par exemple, votre projet de création d’application pourrait être associé à un coût intangible comme la baisse de la satisfaction des utilisateurs sur ordinateur. Il s’agit d’un coût d’opportunité, puisque vous choisissez d’améliorer votre application mobile plutôt que de créer une application pour ordinateur.

• Coût des risques potentiels : coûts associés à des obstacles inattendus. Autrement dit, il s’agit des dépenses que vous aurez à assumer si un imprévu affecte votre projet. Réfléchissez aux contretemps que vous incluriez dans un registre de risques : atteintes à la sécurité des données, retards, travail non planifié, etc. Votre projet d’application mobile pourrait notamment être associé aux coûts potentiels suivants : paiement d’heures supplémentaires pour les tâches imprévues, rémunération de l’équipe chargée de la sécurité des données pour la résolution des problèmes de confidentialité, tarifs d’urgence liés au retard pris… ⁣

Lorsque vous dressez la liste des coûts tangibles (coûts directs et indirects, par exemple), suivez le même processus que pour la création d’un budget de projet. Réfléchissez à toutes les tâches que vous devez réaliser pour donner suite à votre décision, puis listez les ressources requises pour chaque livrable. Pour les coûts intangibles, vous devrez faire preuve de plus de créativité. Si vous êtes bloqué, intéressez-vous aux coûts générés par d’anciens projets.

Types d’avantages

• Avantages directs : avantages dont vous pouvez mesurer la valeur monétaire, comme les recettes qu’un projet va générer. Par exemple, les recettes issues des abonnements à votre nouvelle application mobile. 

• Avantages indirects : avantages que vous percevez, mais dont vous ne pouvez pas mesurer la valeur monétaire. Par exemple, l’amélioration de la satisfaction client et de la notoriété de votre marque.

3. Estimez la valeur des coûts et avantages

Le moment est maintenant venu d’estimer la valeur de chaque coût et avantage que vous avez répertorié. Ce processus est assez simple pour les catégories tangibles auxquelles vous pouvez associer un montant en euros (coûts directs et indirects, avantages directs). Pour les catégories intangibles telles que les coûts intangibles et les avantages indirects, associez les coûts à des indicateurs clés de performance (ICP) plutôt qu’à des valeurs monétaires. Vous pouvez par exemple mesurer la satisfaction des clients en surveillant le taux d’attrition, qui mesure la fréquence à laquelle vos clients arrêtent d’utiliser votre service. Si possible, utilisez le même ICP pour les coûts et pour les avantages afin de pouvoir facilement les comparer.

Nous ne pouvons pas prédire l’avenir, il s’agit donc ici de calculer des estimations. Pour que vos calculs soient le plus précis possible, comparez les coûts et avantages de projets similaires accomplis par le passé. Ces anciens projets contiennent des trésors de données historiques et d’enseignements. Ils peuvent vous aider à identifier la valeur économique concrète d’initiatives passées, à faire le point sur leur coût et sur les avantages obtenus, et à lever le voile sur des éléments ou événements que vous avez pu oublier. L’utilisation d’un outil de gestion du travail peut vous faciliter la tâche, puisqu’il regroupe toutes les informations et communications sur une plateforme centralisée, vous permettant de facilement retrouver vos initiatives passées.

4. Comparez les coûts aux avantages

Passons maintenant au concret : l’analyse de vos coûts et avantages. Avant de vous lancer, gardez bien en tête les termes ci-dessous.

• Coûts totaux : somme de tous les coûts.

• Avantages totaux : somme de tous les bénéfices.

• Avantage net : différence entre la somme des bénéfices et la somme des coûts. 

• Valeur actuelle nette : différence entre la valeur actualisée des entrées de fonds et la valeur actualisée des sorties de fonds pendant une période donnée. Autrement dit, la valeur actuelle nette constitue une façon plus dynamique de mesurer l’avantage net, car elle inclut l’évolution de celui-ci au fil du temps. 

• Rapport avantage/coût : représente le rapport global entre les coûts et les avantages sur une période donnée. Il s’agit de la somme des avantages divisée par la somme des coûts. Pour un calcul plus dynamique, évaluez la valeur actuelle nette des coûts et avantages pendant la durée de vie suggérée de votre projet. Si le ratio coût-avantage est supérieur à un, l’intervention génère des avantages plus grands que ses coûts. 

• Taux d’actualisation : utilisé pour estimer l’évolution des coûts et avantages sur une longue période (par exemple, pour calculer les répercussions d’une inflation sur ces chiffres). En d’autres termes, le taux d’actualisation est un taux d’intérêt que vous appliquez aux futurs coûts et bénéfices. Il sert à juger tous les coûts et bénéfices futurs en les rapportant à la valeur actuelle.

• Analyse de sensibilité : consiste à étudier les effets d’un changement apporté à une variable sur vos décisions, coûts et avantages. Par exemple, vous pourrez réaliser une analyse de sensibilité pour comparer le scénario le plus pessimiste au scénario le plus optimiste de votre décision. Si le scénario le plus pessimiste génère plus de coûts que de bénéfices, réfléchissez à des stratégies pour atténuer certains risques. 

Ne vous laissez pas impressionner par tous ces termes techniques. Si vous ne voulez pas inclure de calculs plus complexes tels que la valeur actuelle nette, le rapport avantages/coûts, le taux d’actualisation ou l’analyse de sensibilité, rien ne vous y oblige. Pour faire simple, vous pouvez vous contenter de calculer l’avantage net.

Si vous avez utilisé des ICP pour mesurer les coûts et avantages intangibles, vous pouvez comparer ces derniers séparément. Nous avons recensé deux méthodes pour analyser ces ICP :

• Si vous utilisez les mêmes ICP pour les coûts et pour les avantages, calculez la différence entre les coûts et les avantages pour obtenir les bénéfices nets. Par exemple, si vous estimez à 5 % l’augmentation du taux d’attrition dû à votre choix de ne pas créer une application pour ordinateur et à 20 % la baisse du taux d’attrition due à la création d’une application mobile, la baisse nette du taux d’attrition s’élève à 15 %.

• Si les ICP sont différents pour les coûts et les avantages, comparez-les au statu quo. Par exemple, vous pouvez comparer le taux d’attrition prévu au taux d’attrition actuel, ou le taux d’adoption prévu au taux d’adoption actuel. Vous pourrez ainsi avoir une meilleure idée de l’ampleur de ces coûts et avantages, en sachant que vous devrez tout de même prendre une décision subjective sur la valeur que vous accordez à chaque ICP. Dans tous les cas, mieux vaut utiliser les mêmes indicateurs pour les deux éléments, puisque leur comparaison s’en retrouve simplifiée. 

5. Faites une recommandation

Bravo, vous avez maintenant terminé votre analyse coût-avantage ! L’heure est venue de faire une recommandation. Voici quelques éléments à prendre en compte dans votre décision :

• Si l’avantage net est positif, les bénéfices du projet l’emportent sur les coûts. Néanmoins, il est important de bien analyser cette valeur. Si elle est trop faible, vous risquez de ne pas tirer beaucoup de bénéfices de toutes vos initiatives. Dans ce cas, n’hésitez pas à envisager une autre solution. 

• Si l’avantage net est négatif, c’est que les coûts du projet l’emportent sur ses avantages. Dans ce cas, efforcez-vous d’identifier les principaux coûts. Pourriez-vous adopter une autre approche en vue de réduire ceux-ci ? 

• Si vous avez utilisé des ICP pour mesurer les coûts et bénéfices intangibles, prenez-les en compte, en plus de l’avantage net. Par exemple, si l’avantage net est relativement faible, mais que vous avez calculé une forte baisse du taux d’attrition, votre projet d’application mobile peut tout de même valoir le coup. 

Analyse coût-avantage : les limites

L’analyse coût-avantage est un outil pratique pour prendre des décisions basées sur les données. Cependant, comme toute technique d’estimation, elle n’est pas parfaite. Lorsque vous choisirez entre une analyse coût-avantage ou un autre processus de prise de décision, gardez les contraintes suivantes en tête :

• Les recettes et la trésorerie peuvent varier de façon imprévisible en fonction des conditions du marché.

• Dans certains cas, les coûts et avantages d’un projet ou d’une décision ne peuvent pas être directement traduits en valeurs monétaires. 

• La valeur des coûts et avantages intangibles est subjective lorsque vous utilisez des ICP. 

• Il peut être difficile de prévoir avec exactitude tous les risques potentiels. 

• La réalisation d’une analyse coût-avantage est un processus très chronophage. 

Si vous décidez qu’une analyse coût-avantage ne convient pas à votre situation, pourquoi ne pas créer une matrice de décision ou un arbre de décision ?

Votre outil pour des décisions avisées

Une analyse coût-avantage vous aidera à exploiter vos données pour faire le meilleur choix possible. Finies les décisions au petit bonheur la chance : à partir de maintenant, choisissez l’option optimale en toute connaissance de cause.

La création d’une analyse coût-avantage constitue presque un projet à part entière, surtout si vous collaborez avec plusieurs parties prenantes. Avant de vous y plonger, envisagez d’utiliser un outil de gestion de projet pour coordonner le travail nécessaire. Asana vous permet de créer et d’attribuer des tâches, de vous organiser et de communiquer avec les parties prenantes via une plateforme centralisée. Grâce à Asana, mettez au point votre projet d’analyse coût-avantage et enregistrez-le comme modèle pour le réutiliser ultérieurement.