Modèle d’ordre de modification : la clé pour faire évoluer votre portée de projet (exemples inclus)

Les temps changent, et les managers en ont bien conscience. De nos jours, rares sont les plans de projet à ne pas évoluer au fil du temps. Pour gérer de tels changements, le plus simple consiste à faire appel à des modèles d’ordre de modification.

Les ordres de modification structurent les communications liées au dépôt des demandes de changement pour éviter de perturber le projet et aider l’équipe à savoir quoi faire. Dans cet article, nous vous donnons les clés pour créer des modèles d’ordre de modification et vous préparer à faire face à tout type d’obstacle éventuel.

Qu’est-ce qu’un ordre de modification en gestion de projet ?

En gestion de projet, l’ordre de modification ou demande de modification fait office de document officiel lorsqu’il s’agit d’apporter des changements à un plan de projet. Si ce terme appartient surtout au secteur de la construction, tous les secteurs d’activité peuvent faire usage de ce type de document pour expliquer les évolutions de portée d’un projet.

Les ordres de modification apportent des précisions sur le type de changement recherché (que la demande émane de vous ou d’un tiers) et sur les conséquences qu’aura ce changement sur les livrables, le coût et la chronologie du projet. Voici quelques-unes des raisons qui peuvent motiver la création d’un ordre de modification :

• Nouvelles demandes des parties prenantes

• Erreurs et oublis au cours de la planification

• Prévisions erronées

• Changement du périmètre de travail

• Coûts des ressources

• Événements imprévus

Aussi minutieuse soit-elle, aucune planification de projet n’empêchera vos objectifs d’évoluer en cours de route pour des raisons inattendues, et c’est la raison pour laquelle les ordres de modification sont monnaie courante. Mais tant que vous serez prêts à faire face à ces changements, le processus de contrôle du changement ne sera pas contraignant.

Ordre de modification numérique ou imprimable ?

Vous n’avez encore jamais fait l’expérience d’un système numérique pour vos ordres de modification ? Pourtant, celui-ci présente de nombreux avantages, notamment celui d’enregistrer ces modifications là où se trouvent les autres informations de projet.

En assurant un maximum de cohérence au niveau de la documentation à chaque changement, vous créez une source de référence fiable pour la totalité du projet. Et il y a encore d’autres avantages, parmi lesquels :

• Une plus grande facilité à consulter le plan d’origine en temps réel

• La possibilité de partager les ordres de modifications avec de nombreuses parties prenantes en même temps

• L’intégration des ordres de modifications à un processus de conduite du changement automatisé

• La possibilité de revoir votre budget, votre calendrier et vos tâches d’équipe pour les adapter aux modifications

En bref, si vous souhaitez intégrer vos modèles d’ordres de modifications à un processus général, l’usage de formulaires numériques vous permettra de gagner du temps et d’éclaircir de nombreux points.

Les éléments de l’ordre de modification

Avant d’expliquer comment hiérarchiser et trier vos demandes de modifications, commençons par décrire les éléments sur lesquels baser votre modèle. Chacun prendra ainsi connaissance des modifications demandées, des raisons qui les animent et des conséquences en un clin d’œil.

1. Description de la modification : la première section de l’ordre de modification devrait décrire brièvement la nature du livrable de projet et des changements proposés.

2. Coûts détaillés liés à la modification : cette section sera l’occasion de dresser la liste des coûts (directs et indirects) associés au changement proposé, notamment le temps, les logiciels et les frais de déplacement nécessaires aux membres d’équipe pour travailler sur le projet.

3. Coût total de la modification : ajoutez-y le montant total des coûts engendrés par ces changements afin d’aider les collaborateurs chargés d’approuver l’ordre de modification à se faire une idée de leurs répercussions financières. Vous n’êtes pas en mesure d’indiquer les coûts totaux ? Dans ce cas, vous pouvez vous passer de cette section.

4. Effets sur le calendrier : ici, vous allez décrire l’incidence qu’aura la modification sur le calendrier de projet d’origine. Ce changement rallongera-t-il la durée du projet initialement prévue ? Expliquez comment vous comptez tout coordonner pour intégrer ce changement au calendrier le cas échéant.

5. Signatures : enfin, ajoutez une dernière section qui regroupera les signatures des approbateurs du document, sans oublier d’y apposer la vôtre.

Bien trier et hiérarchiser ses demandes de modifications

Pour ce type de documents, envoi et gestion vont de pair. Vous devez communiquer un modèle aux parties prenantes, sur lequel vous indiquerez que les changements sont soumis à un processus d’approbation et ne sont donc pas garantis par défaut.

Si vous êtes chef de projet, vous serez certainement amené à gérer le traitement des demandes de modifications au fil de l’eau et à rechercher les informations dont vous avez besoin pour les organiser par ordre de priorité. Suivez les étapes ci-dessous pour les trier et les hiérarchiser efficacement.

1. Examinez les demandes de modifications

L’un de vos collègues vous fait part de sa volonté d’apporter des changements au projet ? Écoutez son idée et indiquez-lui de remplir un ordre de modification afin d’officialiser sa demande. De nombreux acteurs de projet peuvent être à l’origine de ces demandes, parmi lesquels :

• Des parties prenantes externes

• Les chefs de service

• Le chef de projet

• Des prestataires, dans le cadre de projets de construction

Si la personne concernée n’a encore jamais eu l’occasion de remplir un ordre de modification, vous aurez certainement tout intérêt à lui expliquer le concept et son importance, ainsi que les répercussions de ces modifications sur d’autres aspects du projet. N’oubliez pas non plus de lui signaler que sa demande sera étudiée par des collaborateurs chargés de s’assurer que ces changements s’intègrent aux objectifs de projet globaux.

Dès que vous aurez reçu le formulaire complété, vous pourrez l’examiner aux côtés de la personne à l’origine de la demande et en discuter. Dans ce genre de situation, misez sur la communication ouverte.

Notre astuce : regroupez toutes les demandes et les modifications de projet sur un logiciel de gestion de projet, qui fera office de source unique de référence pour toutes les informations associées. Chacun dans l’équipe projet aura ainsi un maximum de visibilité sur toutes les nouvelles demandes de changement.

2. Ajoutez les informations manquantes

Maintenant que vous comprenez la nature de la demande déposée par votre collègue, vous devez indiquer les informations manquantes sur le formulaire. En effet, celui-ci aura sûrement besoin de votre aide pour évaluer les coûts et les effets de ce changement sur votre calendrier de projet.

Quelques exemples de sections qui pourraient demander une analyse conjointe :

• Coûts des modifications : même si le projet est financé par un tiers, c’est à vous qu’incombe la répartition des fonds et autres ressources. Discutez de ce changement avec la personne à l’origine de la demande et établissez une liste détaillée des coûts prévisionnels.

• Incidence sur le calendrier : il y a fort à parier que votre collègue aura des difficultés à mesurer tous les effets du changement sur le calendrier du projet. S’il souhaite respecter une échéance précise, vous devrez soigneusement analyser la chronologie des événements et expliquer les changements de délais.

Vous aurez plus de facilité à remplir le formulaire à deux. Et avec un peu de chance, ces échanges seront l’occasion pour votre collaborateur d’en savoir plus sur le fonctionnement du projet en interne.

3. Étudiez la faisabilité de la modification

Il est temps désormais d’examiner la demande de modification dans sa globalité pour déterminer sa faisabilité. Ici, il s’agit d’analyser ses effets sur les sept éléments clés du plan de projet.

Objectifs :

• Cette modification s’intègre-t-elle aux objectifs du projet ?

• Pourrait-elle nous empêcher de les atteindre ?

Indicateurs de réussite :

• Comment comptons-nous évaluer notre réussite ?

• Cette modification comporte-t-elle des risques ?

• Compte tenu des risques, le résultat en vaut-il la chandelle ?

Parties prenantes :

• Qui sera chargé d’approuver la demande de modification ?

• Le cas échéant, qui seront les collaborateurs impliqués dans sa mise en œuvre ?

Périmètre :

• Cette modification dépasse-t-elle la portée initiale du projet ?

• Combien vous coûtera-t-elle ?

• Si elle nécessite davantage de fonds ou de ressources, où les trouver ?

• Demandera-t-elle du personnel supplémentaire ?

Livrables :

• En quoi cette modification améliorera-t-elle le produit final ?

• Un tel bouleversement dans le calendrier, les coûts et les ressources en vaut-il la peine ?

Chronologie :

• Cette modification affectera-t-elle l’échéance du projet ?

• Notre projet est-il assez flexible pour modifier son calendrier ?

Plan de communication :

• En cas d’approbation, comment cette modification sera-t-elle communiquée à l’équipe projet ?

Notre astuce : appuyez-vous sur un logiciel de gestion de projet pour bien visualiser les conséquences de cette demande de modification sur votre projet. Analysez les données, notamment le taux d’utilisation de l’équipe, pour en mesurer les effets sur le calendrier et la portée du projet.

4. Obtenez les ressources pour procéder à la modification

Vous avez décidé d’accéder à la demande de votre collègue ? Maintenant, il va falloir vous procurer les ressources nécessaires pour la concrétiser, sans oublier que :

• Vous devrez certainement demander du renfort pour y parvenir.

• Si vous avez besoin de plus de temps pour travailler sur ces livrables, les autres projets pourraient prendre du retard.

• Même si les fonds sont avancés par le demandeur, certaines ressources (comme les biens physiques) demanderont l’implication des fournisseurs et fabricants.

• Vous devrez veiller à vous procurer les ressources supplémentaires en temps et en heure.

À ce stade du processus de contrôle du changement, tous les membres de l’équipe devraient avoir approuvé la modification en question. Demandez de l’aide à vos collaborateurs pour obtenir les ressources et fluidifier le processus.

5. Intégrez la modification au plan de projet

Tout le monde est désormais convaincu de la nécessité de ce changement et vous avez les ressources nécessaires pour le mettre en œuvre. Vous voilà fin prêts à l’intégrer à votre plan de projet ! Voici certaines des prochaines étapes à suivre :

• Actualisez les rôles et responsabilités d’équipe

• Ajoutez les tâches et jalons de projet correspondants

• Remaniez la chronologie du projet

• Revoyez les objectifs et KPI de projet

N’oubliez pas non plus d’apposer votre signature au bas de l’ordre de modification avant de le ranger avec les autres documents de projet, auxquels vous pourrez vous référer ultérieurement. Ce dossier numérique vous sera utile lorsque vous travaillerez sur d’autres projets à l’avenir ou que vous modifierez votre processus de contrôle du changement.

Notre astuce : tous les collaborateurs impliqués dans le processus de contrôle du changement devraient ajouter leur signature au formulaire. Pour l’envoyer à plusieurs personnes et leur donner la possibilité de renvoyer le document où et quand ils le souhaitent, optez pour le format numérique.

Modèle d’ordre de modification, exemple inclus

Le modèle d’ordre de modification ci-dessous vous est proposé à titre d’exemple. Ici, le service marketing de l’entreprise compte lancer un nouveau projet, qu’il souhaite annoncer en organisant une campagne sur les réseaux sociaux. Le plan d’origine prévoyait de diffuser des publicités payantes sur Instagram et Facebook, et Sandrine Brun aimerait y apporter des modifications.

Le formulaire d’ordre de modification ci-dessus fait ressortir les points clés suivants :

• Volonté d’étendre la campagne dédiée aux réseaux sociaux à LinkedIn

• Volonté d’ajouter des publications pour une communication organique sur les réseaux sociaux

• La modification demandera l’élaboration d’un calendrier dédié aux réseaux sociaux et la rédaction des articles correspondants

• Le budget du projet devra être revu à la hausse pour prendre en compte les annonces payantes sur LinkedIn et éventuellement l’abonnement à un logiciel de programmation de publication

• L’échéance de projet ne bougera pas (impératif)

• Si elle veut respecter le calendrier du projet, l’équipe devra recevoir des renforts

Téléchargez ci-dessous une version gratuite du modèle d’ordre de modification, à utiliser au sein de votre équipe.

Appuyez-vous sur les formulaires Asana pour rationaliser le processus

En mettant en place un processus de contrôle du changement suffisamment clair, vous pourrez rationaliser le déroulement du projet et faire face à tous les obstacles qui se dresseront sur votre route. Les formulaires numériques proposés sur Asana vous aident à gérer les demandes de changements et à transférer toutes les informations concernées vers votre système de gestion de projet. L’idéal pour passer moins de temps à coordonner le travail et se concentrer sur des tâches concrètes.