Continuer à favoriser l’inclusion, même à distance

Le récent passage au télétravail et l’éloignement physique ont obligé de nombreuses organisations et notamment Asana à revoir leurs modes de communication et de contact pour s’adapter à la décentralisation des équipes. Ces changements doivent aussi s’accompagner de la création de communautés inclusives, d’autant plus indispensables depuis que les équipes travaillent entièrement à distance en raison de la pandémie actuelle.

On aurait facilement tendance à croire que la mise en place de pratiques inclusives dans nos organisations se retranscrirait naturellement à l’identique au sein d’un environnement à distance. Effectivement, sur le papier, le travail 100 % à distance semble mettre tous les employés sur un même pied d’égalité. Pourtant c’est tout l’inverse, puisque certains groupes (comme les parents et les minorités sous-représentées) sont bien plus susceptibles d’être affectés par les barrières supplémentaires érigées par le travail à la maison et d’éprouver des difficultés à traverser cette crise mondiale.

Asana en a donc profité pour créer des espaces où ses employés peuvent s’exprimer de la façon qui leur convient et bâtir ensemble une communauté qui leur permet de garder le contact et de se soutenir les uns les autres, où qu’ils soient.

L’ère du télétravail permanent dans laquelle nous avons été plongés nous coupe de certains instants précieux qui étaient l’occasion d’échanger des idées, de plaisanter entre collègues ou encore de se détendre tous ensemble le vendredi. Aujourd’hui plus que jamais, nous devons réfléchir activement à cette notion d’inclusion.”

Une communauté inclusive ? Mais qu’est-ce que c’est ?

Le respect de la diversité et de l’inclusion s’appuie sur une approche dite de l’« équipe pour tous ». Il s’agit de s’assurer que chacun a un rôle à jouer dans la création d’une équipe diversifiée et dans le développement d’un environnement inclusif. Ainsi, ces responsabilités ne sont plus l’apanage des seuls groupes sous-représentés, mais de tous les acteurs.

L’inclusion est au cœur de mes préoccupations en tant que responsable de la réussite client pour Asana. Je dois donc établir des relations avec nos équipes internationales et me faire le porte-parole de mes clients et de tous les employés d’Asana. ”

Une communauté inclusive permet à chacun d’avoir sa propre perspective et de la partager. Elle représente la reconnaissance des différentes circonstances des uns et des autres qui pourraient influer sur leurs méthodes et leur attitude au travail. Elle prône notamment l’ouverture à différents modes et besoins de communication, ainsi que le fait de permettre à chacun d’être soi-même en toute confiance, sans avoir peur d’être jugé ou d’en subir les conséquences.

Une fois votre communauté inclusive créée au sein de votre entreprise, vous rencontrez les autres dans leur propre environnement et leur permettez d’être eux-mêmes. Par exemple, un parent célibataire peut avoir établi un nouvel équilibre entre vie privée et vie professionnelle depuis qu’il travaille à distance. Le développement d’un environnement inclusif aidera cette personne à expliquer en toute confiance à son responsable en quoi ces responsabilités d’ordre privé influent sur son travail. Le résultat de cette ouverture d’esprit ? La motivation des employés est renforcée et les responsables coordonnent bien mieux le travail de leurs équipes et les soutiennent.

Tout d’abord, instaurer la confiance

Il est capital d’établir une relation de confiance avec les membres de votre équipe, car c’est sur cette base que s’établissent toutes vos pratiques inclusives. Pour créer cette relation de confiance, vous devez avant tout offrir aux personnes concernées un espace où s’exprimer, où elles pourront faire tomber les masques et se montrer telles qu’elles sont.

Asana encourage ce genre d’échanges ouverts entre les managers et leurs équipes. Dès l’adoption du télétravail, l’entreprise a conçu un guide du travail à la maison et mis en place un cadre spécifique pour permettre aux managers de lancer ce type de discussions. D’autres communications en interne et des réunions générales soulignant l’importance de respecter ce cadre ont permis de faire entrer cette pratique dans les habitudes.

Le cadre fixé par Asana établit notamment un principe fondamental : éviter toute supposition sur la situation des autres. Vous pourriez avoir l’impression que certains n’ont pas d’autres responsabilités en parallèle ou qu’ils ne sont pas affectés, car ils ne laissent rien paraître. Faites donc preuve de franchise et entretenez-vous avec tous les membres de votre équipe pour vous défaire de toutes les hypothèses que vous avez pu formuler. Au fil de vos discussions, trouvez ensemble des solutions et aidez vos collègues à avancer. Autant d’actions qui poseront les bases d’un environnement où tout le monde peut se faire confiance et s’épanouir.

Le travail à distance rend difficile à identifier le degré d’implication réel des autres au sein d’une discussion. Prenons l’exemple d’un manager qui organise un entretien individuel pour établir des relations de confiance avec ses subordonnés directs : en tant normal, les personnes concernées fermeraient peut-être leur ordinateur portable, se pencheraient légèrement vers le manager lors de la discussion ou encore resteraient les bras croisés. Or désormais, ces indices physiques ne sont plus identifiables. Il est donc nécessaire de mettre en place une communication réfléchie si l’on souhaite renforcer la confiance dans un environnement à distance. Voici quelques exemples pour vous aider à créer votre espace et favoriser la confiance au sein de votre équipe :

1. Accordez-vous sur les modalités de collaboration : les normes d’équipe mises en place pour vos interactions en personne ne sont pas nécessairement adaptées au travail à la maison. Il est nécessaire d’engager des échanges honnêtes et ouverts les uns avec les autres pour déterminer nos limites, nos modes de communication privilégiés, et au final, nos méthodes de collaboration. Les réponses étant différentes pour chacun, il est essentiel d’avoir ces discussions en amont. Quels sont les accords de niveau de service selon les types de demandes ? À quels moments serez-vous absent ? Avez-vous des activités à domicile qui pourraient influer sur votre temps de réponse et votre capacité à participer à des réunions à certaines heures de la journée ? En répondant à ces questions, vous aiderez vos équipes à mettre en place des normes d’équipe inclusives. Si un membre de l’équipe sait qu’un de ses collègues s’occupe de ses enfants le matin, il peut recommander au reste de l’équipe d’organiser les réunions dans l’après-midi. Petit à petit, ces détails font la différence, mais tout commence par l’établissement d’un contrat initial.

2. Montrez l’exemple… et vos faiblesses : vos collègues auront des difficultés à s’ouvrir à vous si vous ne laissez pas vous aussi transparaître vos faiblesses. Il est d’autant plus important pour les groupes majoritaires de créer un espace de confiance permettant aux autres de partager des informations à leur sujet. En montrant l’exemple, vous faites comprendre à vos collègues que ces discussions sont acceptées et qu’ils peuvent s’exprimer librement. Partagez vos difficultés, et parlez des influences extérieures qui pèsent sur votre attitude de travail, puis encouragez les autres à en faire de même.

   

   L’inclusion implique de se mettre entièrement à nu. Ce mois-ci, j’ai passé deux journées particulièrement difficiles. Au lieu de garder toute cette charge émotionnelle en moi comme j’ai parfois tendance à le faire, je me suis décidée à en parler à mon responsable et à lui demander de l’aide. J’ai également fait part de cette situation à plusieurs de mes collègues. Nous sommes tous dans le même bateau, et plus nous partageons nos réalités quotidiennes les uns avec les autres, plus nous ouvrons d’espace à chacun. ”

3. Prenez des nouvelles de vos collègues : les mises à jour de statut sont primordiales, mais qu’en est-il de vos collègues ? En prenant de leurs nouvelles dans un cadre informel, vous offrez à tous l’espace dont ils ont besoin pour partager ce qu’ils ont en tête, et vos discussions se rapprochent des échanges plus naturels qui ont normalement lieu au bureau. Envoyez des messages personnels à vos collègues pour prendre occasionnellement de leurs nouvelles. Au début de vos entretiens, prenez le temps de discuter ouvertement avant de passer à des sujets professionnels. Vous pouvez également organiser des réunions de suivi individuelles à plusieurs semaines d’intervalle pour vous enquérir des dernières nouvelles de vos collègues et en savoir plus sur leur état d’esprit, sans aborder les questions professionnelles. Cela encouragera grandement la personne concernée à développer la bonne attitude au travail, et elle aura confiance en vos aptitudes à comprendre ses actions et ses décisions.

Veiller au bien-être des groupes les plus touchés par les répercussions du travail à distance

Autre élément clé pour constituer une équipe inclusive : admettre que tout le monde ne se sent pas forcément prêt à communiquer. Vous devez vous assurer que chacun des membres de votre équipe se sent à l’aise lorsqu’il s’agit d’indiquer les éléments qui influent sur leur attitude au travail et les empêchent de faire preuve d’authenticité. Parmi les groupes qui peuvent être particulièrement affectés par ce phénomène, citons :

• Les minorités sous-représentées : il est déjà compliqué d’avoir confiance en soi et de s’exprimer lorsque l’on est différent des autres, alors imaginez la difficulté lorsque l’on travaille à distance ! Vous devez donc fournir à chacun différentes alternatives pour communiquer et partager son point de vue, pas seulement au cours de vos appels vidéo, mais aussi avant ou après une réunion. Prenez les devants et échangez avec tous les membres de votre équipe en leur posant des questions, en leur faisant comprendre qu’ils sont écoutés et en les invitant à participer à vos décisions de groupe.

• Les parents : les parents qui travaillent à la maison à l’heure où les écoles sont fermées et où la garde d’enfants est limitée font face à des facteurs particuliers qui affectent leur capacité de concentration et leur productivité actuelles. Il faut donc s’entendre avec les parents de notre équipe sur des attentes raisonnables vis-à-vis des uns et des autres. Est-il nécessaire d’adapter leurs horaires de travail ? Ont-ils l’opportunité de s’exprimer librement les jours où ils éprouvent le plus de difficultés ? Discutez ouvertement avec ces parents et avec les autres membres de l’équipe des méthodes de collaboration à adopter pour permettre au groupe de travailler en toute confiance et pour que chacun prenne sa place au sein de son équipe.

• Les membres d’équipe travaillant sur d’autres fuseaux horaires : même si la plupart des membres de votre équipe travaillent dans un seul et même pays, pensez à vos collaborateurs répartis à travers le monde. Votre début de journée pourrait bien être la fin de la leur. Demandez à ces employés de vous indiquer les heures de réunion qui leur conviennent et de vous expliquer pourquoi. Certaines personnes préfèrent participer à des réunions en fin de journée, tandis que d’autres sont trop fatiguées et moins impliquées. Vous devez identifier les circonstances de chacun et faire les ajustements nécessaires pour assurer des réunions efficaces pour tous. Asana peut vous aider à suivre les efforts d’inclusion : toutes les parties prenantes aux réunions peuvent visualiser le programme de réunion et les activités associées. Ainsi, personne ne passe à côté de quoi que ce soit, y compris les collègues qui n’ont pas participé à la réunion.

• Les nouvelles recrues : les nouvelles recrues doivent absolument avoir tous les outils en main pour réussir dès leur arrivée, que ce soit à l’échelle de l’équipe comme de l’organisation. Le travail à distance peut rendre plus difficile l’identification des normes sociales et de communication. Vous devez donc les passer en revue avec les derniers arrivés et leur attribuer un binôme qui les aidera à mieux cerner leur environnement de travail et sera leur premier point de contact.

Je viens d’arriver dans l’entreprise alors que dans ce nouveau monde du travail, de plus en plus de personnes se retrouvent sans emploi. Je m’inquiète donc surtout de garder mon poste. Dans cette optique, être vu, entendu et rassuré prend toute son importance. Quand j’ai commencé à travailler pour Asana, j’avais hâte de montrer ce que je valais. Les groupes-ressources d’employés d’Asana m’ont offert tout l’espace nécessaire pour apprendre, et pour considérer les autres et être considéré moi-même en tant que personne et en tant qu’employé. Je leur en suis infiniment reconnaissant ! ”

En savoir plus sur les communautés de votre entreprise et aider votre équipe à les identifier

Au bureau, des amitiés se forment naturellement entre collègues lors d’activités transversales, ainsi qu’entre les personnes qui partagent des marqueurs d’identité similaires. Malheureusement, le travail à distance peut nous donner l’impression que ces opportunités de rencontre et d’échange n’existent plus.

Une entreprise est une communauté constituée de tous ses employés, rassemblés autour d’une même mission et de valeurs communes. Au sein de cette entreprise, on retrouve de nombreuses autres communautés plus restreintes. Ces dernières se forment de deux manières : selon un mécanisme descendant, par exemple entre membres d’une même équipe ou de groupes-ressources d’employés (GRE) ; ou de manière plus naturelle entre les employés, au cours des repas et sur les canaux de discussion en ligne. Les dirigeants d’entreprise doivent identifier ces communautés et les liens qui les unissent aux différents employés. Nous avons pour responsabilité d’assurer la réussite de nos équipes, aspect relationnel compris.

Asana regroupe des communautés hors ligne qui se réunissent au cours de différentes actions sociales, de bénévolat, d’événements de recrutement ou destinés à encourager le dialogue ouvert, de fêtes d’entreprise et à bien d’autres occasions. Nous avons conjointement fait le nécessaire pour réorganiser ces activités dans un cadre virtuel et pour rencontrer nos collègues dans leur propre environnement. Parmi ces communautés, citons :

1. Les groupes-ressources d’employés : les GRE apportent leur soutien à plusieurs communautés et alliés pour créer un espace sûr et valorisant. Asana place les GRE au cœur de sa culture et plus de la moitié de ses employés appartiennent à au moins l’un d’entre eux. Ses GRE ont démultiplié leurs efforts pour permettre à chacun de communiquer en ligne et pour accueillir les nouveaux employés. Presque chaque semaine, l’un des GRE d’Asana organise un événement virtuel qui permet à chacun de s’exprimer et de parler librement de ses expériences : repas décontractés, discussions liées aux événements actuels, séances cinéma, soirées jeux… Asana a constaté une hausse de l’implication de ses employés dans le monde entier depuis la mise en place de ces activités.

   

   

   Nous avions bien conscience du fait que le travail à distance pourrait isoler certains collègues. En tant que responsables de GRE, nous avions donc pour principale priorité de maintenir le plus de lien possible entre les employés en adaptant nos événements et discussions à un cadre virtuel. Nous souhaitions avant tout créer un espace permettant à nos membres de s’exprimer en toute sincérité et de ressentir toutes les émotions liées à ces nouveaux environnements sociaux à distance.”

   Nos GRE continuent également à prendre vie au fil de la journée grâce à des discussions et des sondages quotidiens, ainsi qu’à des tableaux blancs virtuels auxquels chacun peut contribuer en y allant de sa citation ou de ses petites pensées motivantes. Nous avons mis l’accent sur les communautés GRE dans notre programme d’accueil des employés à distance afin que les employés qui s’identifient à l’une de ces communautés puissent aisément rencontrer de nouvelles personnes et communiquer.

   

   Ces deux derniers mois ont été difficiles, notamment en ce qui concerne l’annulation des Pride un peu partout dans le monde, comme ici à Dublin. Je suis ravi d’avoir pu compter sur le soutien sans faille apporté à la communauté LGBTQ par mon groupe local, Team Rainbow.”

2. Les communautés internes en ligne : vous verrez probablement fleurir de nouvelles communautés Slack en ligne à mesure que les employés rencontrent d’autres personnes qui leur correspondent et avec lesquelles ils peuvent dialoguer en toute confiance. Un excellent exemple sur Asana : notre canal spécial parents. La première semaine qui a suivi l’adoption du télétravail, nous nous sommes inspirés d’un tweet viral pour remplacer le nom de nos enfants par le mot « collègue » dans une discussion où nous évoquions leurs activités. Nous avons ainsi non seulement pu nous réunir et partager nos expériences de façon très naturelle et décontractée, mais aussi nous rappeler que nous faisons tous face aux mêmes difficultés. Et c’est exactement ce qu’est une communauté : un endroit où partager avec les autres, qui nous permet de nous épauler mutuellement pour faire face à une expérience commune.

   

   

   Asana peut compter sur une communauté de parents merveilleuse, qui offre à tous aussi bien soutien et conseils que des ressources et une épaule sur lesquelles s’appuyer. Mais là où je me sens encore le mieux épaulée dans l’entreprise, c’est grâce à ce concept de “venir comme nous sommes”, qui notamment donne tout son sens à la communauté de parents. Quant à moi, je peux organiser mon emploi du temps de manière non conventionnelle, me confier à d’autres personnes concernant mes responsabilités familiales, demander de l’aide ou respirer un peu si nécessaire. Dans tous les cas, je me sens soutenue tout en étant moi-même. ”

3. Les programmes d’engagement destinés aux nouveaux employés : pour maintenir l’implication des employés et leurs relations, vous pouvez mettre en place de nouveaux programmes qui répondent à leurs besoins. Le GRE Team Rainbow d’Asana a organisé un jeu télévisé virtuel visionnable par tous, au cours duquel des membres de l’encadrement ont répondu à des questions amusantes durant une heure.

Asana a également revu sa programmation initiale pour permettre à chacun de s’exprimer. Dès le début de la pandémie, des discussions se sont tenues au sujet de l’impact particulièrement négatif de la COVID-19 sur les communautés asiatiques en matière de racisme, ainsi que sur les communautés noires et les personnes de couleur en ce qui concerne les tests positifs et le taux de mortalité. Nos GRE se sont réunis pour instaurer un mois de sensibilisation au bien-être mental. Ils ont organisé un repas, des séances de méditation hebdomadaires et des ateliers inter-GRE sur ce thème aux côtés d’organisations spécialisées. En mêlant divertissement et dialogue ouvert, il est possible de partir à la rencontre des employés dans leur environnement quotidien et de leur permettre de participer aux activités dont ils ont besoin.

Miser sur l’inclusion à long terme

De nos jours, l’inclusion prend encore plus d’importance au sein de nos organisations et vous pourrez continuer à appliquer ces bonnes pratiques lorsque vous serez revenus au bureau ou pour traverser toutes les épreuves qui suivront. En permettant à vos collègues d’évoquer ouvertement les facteurs qui influencent leur attitude au travail et de nouer des rapports humains, vous les aidez aussi à mieux travailler. Cette authenticité apporte toute la confiance et la tolérance nécessaires, ce qui permet à chacun de donner le meilleur de lui-même et de s’épanouir.

Découvrez la politique de diversité et d’inclusion d’Asana.

Special thanks to Grace Lee, Terri Burden, Sebastian Gibson, Laura Draper, Beth Toland, Tadgh Dolan