Viessmann tire parti d’Asana pour développer les systèmes de génie climatique de demain

Pionner technologique dans le secteur du chauffage, Viessmann a connu de nombreux changements depuis sa création, il y a plus de cent ans. Cette entreprise familiale est aujourd’hui un fournisseur mondial de solutions dans le secteur du génie climatique. Elle se consacre au développement de systèmes énergétiques et de solutions de chauffage et de réfrigération intelligents et durables, des bâtiments résidentiels aux locaux industriels et commerciaux.

Basée en Allemagne, l’entreprise Viessmann a généré 2,8 milliards d’euros en 2020 et compte maintenant plus de 12 750 employés répartis dans 74 pays. Soucieuse de toujours innover, l’entreprise suit de près les tendances techniques et commerciales pour rester compétitive et répondre aux besoins changeants du marché.

Créer l’espace de travail numérique de demain

Depuis quatre générations, la société Viessmann est dirigée par des entrepreneurs visionnaires qui stimulent sa croissance. Maximilian (Max) Viessmann, PDG actuel, a rejoint l’entreprise en 2015 et a entamé la nouvelle phase de développement de l’entreprise en misant sur sa transformation numérique.

Max Viessmann a décidé de digitaliser la gamme de produits de l’entreprise ainsi que ses processus de travail internes. Il a chargé Alexander Poellmann, à l’époque responsable Smart Office et Collaboration, d’élaborer et de mettre en œuvre un nouvel espace de travail numérique. 

Sous la direction de Max Viessmann, Alex Poellmann et son équipe se sont donc mis à la recherche d’une plateforme de gestion simple et intuitive, dont tous les employés pourraient se servir pour collaborer plus efficacement. Leur choix s’est porté sur Asana, et ce pour une simple et bonne raison : la plateforme offre aux employés une bonne visibilité sur la stratégie de l’entreprise, de la vision globale aux objectifs spécifiques, en passant par les tâches individuelles. Cette visibilité est en accord avec la culture de Viessmann, axée sur la transparence. Par ailleurs, Asana est un logiciel facile à utiliser, ce qui favorise son adoption par les employés, quel que soit leur mode de travail. Pour finir, la plateforme est accessible partout et à tout moment sur navigateur ou application mobile, offrant à tous la flexibilité requise pour collaborer, même à distance.

Les premières équipes à adopter Asana furent celles responsables de la transformation numérique de l’entreprise, à savoir le service informatique et le service de recherche et développement. Le logiciel a ensuite été déployé dans tout le reste de l’organisation. Aujourd’hui, Asana est devenue la plateforme de choix pour la mise en œuvre d’objectifs stratégiques, la gestion des projets interservices et l’uniformisation des processus. Elle fait maintenant partie intégrante des activités chez Viessmann et sert notamment tout au long du processus de développement produit, de la conception à la commercialisation.

L’adoption réussie d’Asana chez Viessmann a notamment reposé sur ses 50 ambassadeurs Asana, qui ont pour mission de répondre aux questions de leurs collègues, mais aussi d’optimiser et de faire évoluer le logiciel. Véritables experts en mappage des processus Viessmann sur Asana, ils sont chargés de favoriser l’adoption rapide et globale des nouvelles fonctionnalités. Ces ambassadeurs travaillent en étroite collaboration avec leur responsable de la réussite client Asana, qui leur fournit des informations sur les nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure de leur lancement.

Un nouveau mode de travail pleinement mis à profit

En complément d’Asana, Viessmann a mis en place Google Workspace pour faciliter la communication, le partage de fichiers et la collaboration. L’intégration poussée entre Asana et Google Workspace permet aux employés de créer des tâches Asana directement via leur boîte de réception Gmail, de planifier leur travail dans leur agenda Google et d’associer des fichiers stockés sur Google Drive à leurs projets. Désormais, l’accès aux informations est un jeu d’enfant !

La plupart des succursales Viessmann utilisent Asana, permettant à tous les employés de collaborer en toute simplicité. Lors de l’acquisition d’entreprises, les nouveaux employés sont invités sur Asana et peuvent ainsi commencer immédiatement à collaborer avec leurs collègues. Par ailleurs, ils sont en mesure de définir des jalons réalistes, viser des objectifs communs et coordonner des projets entre différents lieux, équipes et fuseaux horaires : un avantage clé pour cette entreprise présente à l’échelle mondiale.

Viessmann utilise Asana pour différents processus. En voici quelques exemples :

• Communication avec la direction : la direction rassemble tous les éléments importants de la stratégie d’entreprise au sein d’un même projet Asana, notamment les évolutions produit et organisationnelles prioritaires. Une fois le travail amorcé, toutes les mises à jour sont partagées avec les personnes abonnées à ces initiatives. Ces dernières peuvent ainsi agir de façon proactive, publier des commentaires, poser des questions et mieux s’impliquer dans leur travail.

• Collaboration d’équipe : autrefois, l’information était cloisonnée entre les différentes équipes. Maintenant que Viessmann fait appel à des méthodologies agiles, les employés doivent pouvoir partager des informations entre plusieurs services. Asana permet la collaboration entre des personnes aux fonctions et équipes différentes, ainsi que le partage d’informations de projet accessibles à tous.

• Gestion des demandes en interne : de nombreuses équipes utilisent Asana pour gérer leurs demandes entrantes, par exemple les équipes marketing, de gestion de la qualité, ou encore les services liés à la production. Désormais, il suffit aux employés de remplir un formulaire Asana pour envoyer leurs nouvelles demandes, ce qui entraîne la création d’une tâche au sein du projet d’équipe adéquat. L’équipe concernée reçoit ainsi des demandes centralisées contenant des informations claires : un processus qui facilite la gestion des charges de travail. Enfin, les employés peuvent suivre la progression de leurs demandes, tandis que les équipes peuvent faire appel aux Règles pour automatiser les étapes du processus de traitement. Cette transparence accrue entre les demandeurs et les différentes équipes améliore l’efficacité et la productivité des processus.

La gestion du travail sur Asana offre un avantage compétitif indéniable à Viessmann, surtout depuis le début de la pandémie de COVID-19 en 2020. L’exécution des processus a pu continuer dans toutes les zones géographiques, permettant à l’entreprise de maintenir une précieuse stabilité en ces temps très perturbés qui ont forcés les employés à travailler depuis chez eux. Le nombre d’actions réalisées chaque jour sur Asana a été multiplié par plus de trois durant cette période, passant d’environ 100 000 en septembre 2019 à 350 000 aujourd’hui.

Optimisation continue des processus avec Asana

Grâce à Asana, les équipes de Viessmann ont gagné en cohésion, en agilité, en rapidité et en réactivité. Elles peuvent désormais s’adapter de manière proactive aux évolutions du marché et apporter plus de valeur ajoutée aux clients.

En outre, Viessmann attribue à Asana l’amélioration notable de la transparence au sein de l’entreprise. Grâce au lien entre la stratégie de l’entreprise et le travail opérationnel sur une plateforme accessible à tous, les objectifs et responsabilités ne laissent aucune place au doute. De plus, cette transparence aide les employés à mieux hiérarchiser leurs tâches et à savoir en quoi leur travail contribue à la vision de Viessmann. Pour finir, Asana permet à l’entreprise d’exercer plus d’attrait sur les jeunes talents ; un atout compétitif incontestable en cette époque où les employés compétents se font rares.

Asana a grandement aidé Viessmann à gagner en efficacité. L’entreprise accomplit les projets plus rapidement, évite les tâches redondantes et réduit la charge administrative. Grâce à Asana, la mobilisation de ressources supplémentaires est plus simple, permettant à Viessmann de respecter les échéances, d’accélérer les cycles de développement et de gagner en productivité.

Quelles sont les prochaines étapes pour Viessmann ?

L’efficacité opérationnelle et la transparence offertes par Asana ont permis à Viessmann de relever de nouveaux défis propres à notre époque (amorcer une transition vers la durabilité, par exemple) en conjuguant les forces d’employés répartis dans le monde entier. Viessmann redouble d’efforts pour atteindre la neutralité carbone, objectif que l’entreprise compte accomplir en continuant à développer des solutions innovantes et durables pour la protection du climat. Toutes ces initiatives sont étroitement liées à la vision de l’entreprise pour l’avenir : préserver l’environnement et offrir des opportunités aux générations futures.