Plantilla para planificación de eventos

Al planificar un evento, debes tener en cuenta muchas variables. Entre la planificación del presupuesto, la negociación con los proveedores y la coordinación de las tareas previas al gran día, hay mucho por hacer antes de que se realice el evento. 

Para que el proceso de planificación de tu evento transcurra sin problemas, debes organizar todas las tareas y los detalles del evento en un lugar que sea fácil de acceder. La plantilla para planificación de eventos de Asana te permite ver el cronograma de planificación del evento con un alto grado de detalle y colaborar fácilmente, para que puedas planificar con un propósito.

¿Qué es una plantilla de planificación de eventos?

Una plantilla para planificación de eventos es una herramienta duplicable que te ayuda a optimizar el proceso de planificación y organización de eventos. Te brinda un lugar único para gestionar y dar seguimiento a los detalles del evento. La plantilla para planificación de eventos de Asana está prediseñada con secciones y campos personalizados para dar seguimiento a las próximas tareas del evento y los detalles. Crea uniformidad y, de este modo, facilita la replicación de tus flujos de trabajo de gestión de eventos existentes. Esto significa que puedes quedarte tranquilo de que tu equipo no pasará por alto ningún paso, y tú podrás organizar el mejor evento posible. 

¿Cuáles son las ventajas de usar la plantilla para planificación de eventos de Asana?

Nuestra plantilla gratuita para planificación de eventos te permite gestionar todos los detalles de tu evento en un lugar de fácil acceso, y esto te aporta claridad de una forma que las hojas de cálculo estáticas no pueden. Desde el seguimiento del presupuesto y la comunicación con los proveedores hasta mantener todos los detalles del evento según lo programado, el uso de nuestra plantilla garantiza que el evento se desarrolle sin problemas. 

Además, puedes duplicar la plantilla para cada evento en lugar de crear un nuevo proyecto. Esto reduce el trabajo preliminar innecesario y garantiza que tu equipo siga los mismos pasos al planificar eventos similares.

Otras ventajas de la plantilla para planificación de eventos:

• Arma el presupuesto del evento antes de empezar.

• Visualiza el plan de tu evento en un cronograma.

• Crea una lista de verificación con acciones concretas para la planificación del evento y da seguimiento a las tareas para que todo funcione de manera fluida.

• Visualiza fácilmente qué tareas dependen de otras y elimina los obstáculos antes de que afecten el cronograma.

• Comparte las actualizaciones de estado y el progreso del evento directamente desde el proyecto.

• Usa los hitos para dar seguimiento al progreso de la planificación. 

• Gestiona proactivamente las listas de proveedores y las relaciones con los invitados.

• Usa las aplicaciones integradas de Asana, como Outlook, Gmail y Slack, para convertir los mensajes en tareas concretas y dar seguimiento a los documentos importantes.

• Gestiona las tareas diarias y los planes del evento desde cualquier lugar con la aplicación móvil.

¿Qué detalles del evento puedes gestionar con la plantilla para planificación de eventos de Asana?

Nuestra plantilla para planificación de eventos está completada previamente con secciones y campos personalizados que puedes usar para gestionar la información importante del evento. También puedes crear tus propias etiquetas personalizadas para dar seguimiento a los detalles del evento, como los siguientes:

• El cronograma del evento

• El presupuesto del evento

• Los contratos con los proveedores y otros documentos importantes

• La lista de invitados

• Los detalles de logística necesarios, como cuándo se deben finalizar las tareas y qué equipos son responsables de hacerlo   

• Las tareas críticas diarias y el programa

• Cualquier evaluación posterior al evento o informe de rendimiento

Cómo usar la plantilla para planificación de eventos de Asana

Una vez que has descargado nuestra plantilla para planificación de eventos, usarla es muy fácil. Simplemente haz una copia de la plantilla y personalízala para alinearla con tu próximo evento. 

Sigue estos pasos para comenzar:

1. Usa la plantilla para planificación de eventos y adáptala a las necesidades de tu evento específico. Asígnale al proyecto un nombre único que se alinee con tu evento, y completa la descripción del proyecto con un resumen preciso del evento y de su propósito.

2. Organiza las tareas del evento en las secciones correspondientes al cronograma del evento. Nuestra plantilla viene con secciones que puedes completar o modificar para adaptarlas al programa de tu evento. 

3. Agrega tareas y fechas de entrega dentro de cada sección para definir qué debe hacer el equipo a medida que se acerca el evento. Aprovecha los hitos para dar seguimiento a los principales puntos del progreso y asigna dependencias, así todos saben qué tareas deben completarse primero. 

4. Involucra a los miembros internos del equipo y a las partes interesadas externas para lograr visibilidad y claridad sobre las responsabilidades. Asigna tareas a los miembros del equipo e invita a los contactos externos de eventos, como proveedores o contratistas, a colaborar. ¿El proveedor no usa Asana? No hay problema. Aprovecha las integraciones de aplicaciones, como Gmail y Outlook, para convertir mensajes e emails en tareas concretas. 

5. Aprovecha la vista de cronograma para obtener un panorama general de tus eventos. No pierdas de vista el progreso de la planificación para asegurarte de que el calendario de eventos avance. Además, reorganiza fácilmente las fechas de entrega a medida que cambian las prioridades e identifica los conflictos en la programación antes de que surjan.

6. Comparte el progreso en la plantilla con actualizaciones de estado para mantener a tu equipo alineado y romper los silos de comunicación. 

7. Logra que todo avance según lo planeado en el gran día con un programa directamente en Asana y disponible en la aplicación móvil de Asana.

Integraciones y aplicaciones que puedes usar con la plantilla para planificación de eventos de Asana

Las funciones y aplicaciones integradas de Asana ayudan a los equipos a coordinar eventos, comunicarse sobre ellos y realizar un seguimiento de los documentos y la información clave, todo sin salir de Asana. 

Funciones integradas

1. Vista de cronograma. La vista de cronograma permite visualizar proyectos como un diagrama de Gantt con todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, sino que también se muestran las dependencias. Con la vista de cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando visualizas todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos con las dependencias antes de que surjan. Así, podrás cumplir con todos tus objetivos según lo programado. 

2. Hitos. Los hitos representan puntos de verificación importantes del proyecto. Al establecer hitos a lo largo de tu proyecto, permites que los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto sepan cómo progresan hacia los objetivos. Usa los hitos como una oportunidad para celebrar los pequeños logros en el camino hacia el gran objetivo del proyecto. 

3. Dependencias. Usa las dependencias para indicar que para iniciar una tarea se debe finalizar otra antes. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del proyecto. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente.

4. Actualizaciones de estado del proyecto. Ya no tendrás que ir de una herramienta a otra para encontrar información sobre el estado de un proyecto o pasar horas en una reunión que podría haber sido un email. Las actualizaciones de estado de los proyectos en Asana no solo son más fáciles de usar, sino que también están directamente conectadas con el trabajo que realiza tu equipo. Por lo tanto, es más fácil para todos acceder a la información adicional del proyecto, como el plan del proyecto, el plan de comunicación, los objetivos del proyecto, los hitos, los entregables y más. En definitiva, con los informes de estado del proyecto reduces el trabajo manual, centralizas los datos y mantienes a todos al día con la información.

Aplicaciones recomendadas

1. Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

2. Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

3. Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites sin salir de Teams. Relaciona fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana. Además, crea, asigna y mira las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que abrir un navegador.

4. Outlook. A medida que te llegan por email elementos que requieren una acción, como revisar el trabajo de tu agencia o una solicitud de activos de diseño para un compañero, puedes crear las tareas correspondientes en Asana directamente desde Outlook. Luego puedes asignarte la tarea nueva a ti mismo o a un compañero, establecer una fecha de entrega y agregarla a un proyecto para que esté conectada con otros trabajos pertinentes. 

Preguntas frecuentes