Plantilla para el proceso de contratación de la ciudad de Providence

Reclutar buenos talentos es difícil, especialmente cuando el proceso de contratación involucra muchos candidatos, partes interesadas y pasos. Cuando inviertes tanto para encontrar nuevos empleados, vale la pena tener un proceso de contratación optimizado, así el equipo puede dedicar menos tiempo a buscar información y más tiempo a encontrar a los candidatos ideales para el trabajo.

Es por eso que nos asociamos con la ciudad de Providence a fin de crear una plantilla personalizada para el proceso de reclutamiento. Mira cómo esta ciudad pionera usa Asana para hacer un seguimiento de los candidatos desde la selección de currículums hasta la incorporación, y usa su plantilla para ayudar a tu equipo a simplificar la colaboración y garantizar una experiencia de contratación fluida.

¿Por qué debes usar la plantilla para el proceso de contratación de la ciudad de Providence?

Esta plantilla de reclutamiento es un marco para organizar tus procesos de reclutamiento y contratación. Proporciona un sistema para colaborar con las partes interesadas y realizar un seguimiento de los candidatos a través de cada etapa del proceso, desde la publicación inicial de la búsqueda hasta la incorporación de nuevos empleados.

Optimiza los flujos de trabajo entre los diferentes departamentos

La contratación es un proceso interdisciplinario, que a menudo involucra a reclutadores, personal de recursos humanos, gerentes de contratación y un panel de entrevistas. Dado que es necesario vincular a diferentes partes interesadas en diferentes partes del proceso, puede ser difícil coordinar todos estos aspectos dinámicos. La plantilla para el proceso de reclutamiento de la ciudad de Providence resuelve ese problema, ya que le brinda al equipo un flujo de trabajo estructurado para seguir. Esta especifica cómo las partes interesadas de diferentes departamentos deben trabajar juntas, quién debe participar y cuándo.

Garantiza una experiencia fluida a los candidatos

Cuando entrevistas a los candidatos, ellos también te evalúan a ti. Con esta plantilla para el proceso de reclutamiento, el equipo puede asegurarse de seguir todos los pasos y no omitir ninguno, así los candidatos tendrán una experiencia fluida. ¿Contacto inicial? Listo. ¿Email de seguimiento? Realizado. ¿Evaluación preliminar por teléfono? ¡Listo! 

Haz un seguimiento de los candidatos y colabora con las partes interesadas en un solo lugar

La plantilla de la ciudad de Providence proporciona una vista general de cada candidato, que incluye la etapa del proceso de contratación en la que se encuentra cada uno. Con esa información general, el equipo puede planificar los recursos, evaluar si se necesitan más personas para un puesto específico y asegurarse de que cada candidato calificado avance en el proceso de contratación.

Además de dar seguimiento a los candidatos, esta plantilla también te ayuda a colaborar con las partes interesadas durante todo el proceso. Asigna tareas, define fechas de entrega, solicita aprobaciones y agrega comentarios en un único sistema de registros. Esto significa que el equipo no debe perder tiempo buscando información, pasando de una herramienta a otra o consultando actualizaciones de estado. Todas las personas tienen una visibilidad completa del proceso de contratación en todo momento.

Hacemos un seguimiento de cada paso del proceso de contratación en Asana para asegurarnos de estar alineados a medida que los candidatos avanzan en las diferentes etapas, desde revisar los currículums hasta hacer una oferta. De este modo, podemos brindar una experiencia excelente a los candidatos y los puestos se ocupan más rápido.”

Cómo usar esta plantilla para el proceso de contratación

El proceso de reclutamiento de cada empresa es diferente. Esta plantilla proporciona un marco para que puedas crear y personalizar tu propio flujo de trabajo de contratación. Si configuras la plantilla, debes tener en cuenta algunos aspectos:

• Identifica de un vistazo la información que el equipo necesita para realizar el seguimiento de los candidatos. Por ejemplo, ¿necesitas ver el estado del candidato, el nombre del puesto, las referencias o el gerente de contratación responsable de la función? En Asana, puedes crear etiquetas personalizadas codificadas por colores para cada categoría de información que desees supervisar. 

• Enumera los pasos necesarios para el proceso de contratación en tu empresa. Por ejemplo, es posible que debas obtener la aprobación del departamento, publicar los puestos vacantes, revisar currículums, realizar pruebas telefónicas, etc. Cada paso en el proceso de reclutamiento puede ser una sección diferente en la plantilla, así tendrás un control visual rápido a medida que los roles y los candidatos pasan de una etapa a otra.

• Identifica qué partes interesadas deben participar y cuándo. Piensa en tu flujo de trabajo de reclutamiento. A medida que las ofertas de trabajo y los candidatos avanzan de un paso a otro, configura automatizaciones para involucrar a las partes interesadas correctas en el momento adecuado. Por ejemplo, envía automáticamente un mensaje al gerente de contratación cuando se haya aprobado el puesto, o asigna tareas de preparación a los entrevistadores antes de que un candidato llegue a la oficina. 

• Consolida instrucciones para gerentes de contratación, reclutadores y entrevistadores. ¿Qué información necesitan conocer y tener disponible las partes interesadas a lo largo del proceso de contratación? Adjunta esta información a las tareas de la plantilla. Por ejemplo, agrega requisitos como incluir una descripción del trabajo, pautas para las entrevistas, criterios de evaluación de candidatos y más.

Funciones integradas

• Vista de tablero. La vista de tablero es una vista al estilo de un tablero Kanban que muestra la información del proyecto en columnas. Las columnas suelen estar organizadas por estado del trabajo (como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”), pero puedes adaptar los títulos de las columnas según las necesidades de tu proyecto. Dentro de cada columna, las tareas se representan con tarjetas, con una variedad de información asociada, como el título de la tarea, la fecha de entrega y los campos personalizados. Realiza un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas y obtén información de un vistazo acerca del estado de tu proyecto.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar el trabajo. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Automatización. Automatiza el trabajo manual para que tu equipo dedique menos tiempo a los pormenores y se centre en las tareas para las que los contrataste. Las reglas en Asana funcionan con disparadores y acciones, básicamente, “cuando ocurre X, sucede Y”. Usa las reglas para asignar trabajo automáticamente, ajustar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones ad hoc hasta flujos completos, con las reglas el equipo tiene más tiempo disponible para el trabajo calificado y estratégico.

• Generador de flujos de trabajo. Visualiza el flujo de trabajo del equipo y simplifica la colaboración entre los diferentes equipos con esta herramienta. El generador de flujos de trabajo te permite crear eficaces flujos de trabajo automatizados y visualizarlos con solo hacer clic y sin escribir una sola línea de código. Crea fácilmente procesos efectivos que conecten a los equipos en todos los niveles y pilares de tu organización. Además, optimiza las tareas y mantén a tus compañeros de equipo sincronizados al integrar tus aplicaciones de negocios preferidas, como Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce y Zoom, directamente en los flujos de trabajo. 

Aplicaciones recomendadas

• Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana traslada las transcripciones y grabaciones de la reunión a Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

• Google Workplace. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Google Workplace, que está integrado en el panel de tareas de Asana. Adjunta fácilmente cualquier archivo desde My Drive con tan solo unos clics.

• Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

Preguntas frecuentes