Qué es la nube y cómo puede ayudarte en la gestión de proyectos

La adquisición de servidores físicos supone para las empresas grandes esfuerzos económicos. Estos servidores deben estar además en espacios especialmente acondicionados y vigilados y su mantenimiento debe ser realizado por expertos. 

La llegada de la nube, gracias a una mejor velocidad de las conexiones de Internet, ha hecho posible la creación de ecosistemas virtuales que nos permiten almacenar todo tipo de datos, archivos y programas sin necesidad de tenerlos instalados en nuestros equipos. El almacenamiento en la nube fue, de hecho, uno de los primeros usos que se dio a esta red de servidores. Algunas de las aplicaciones en la nube para almacenamiento de datos más conocidas por los usuarios son: Dropbox, Google Drive, MicrosoftOne Drive, Amazon Cloud Drive o iCloud.

Aunque aparentemente entender qué es la nube pueda parecer complicado, vamos a verlo con algunos ejemplos para que resulte más fácil.

¿Qué es la nube?

Hace ya algunos años que la nube es un término frecuentemente usado en entornos digitales. Pero entender qué es la nube y cómo puede ayudar a las empresas puede resultar algo más complicado. Veamos qué es la nube y cómo y de dónde surgió el término.

La nube es una red de servidores distribuidos por todo el mundo que están operativos 24 horas al día los 365 días del año y que funcionan como un único ecosistema para que podamos almacenar todo tipo de datos, programas y plataformas informáticas. De esta forma, no tienes que almacenar toda esta información, software o sistemas en tu disco duro, sino que al estar alojada en esta red conectada de servidores, siempre tienes acceso a la información desde cualquier lugar o dispositivo.

Y, ¿por qué se llama nube? Pues bien, se trata de un término utilizado en los inicios de Internet por los informáticos para describir a la infraestructura y servicios que desarrollaban en Internet. Poco a poco, la expresión de mover a la nube fue ganando peso hasta popularizarse y extender su uso a lo que hoy conocemos como nube.

Puedes imaginar la nube como un conjunto de servidores situados en centros de datos de todo el mundo. Cuando almacenas la información en la nube o cuando trabajas en la nube, en realidad los procesos informáticos tienen lugar en estos servidores remotos y no en tu ordenador. La nube hace posible que puedas acceder a tus archivos e incluso trabajar con tus programas informáticos desde tu ordenador o incluso desde tu dispositivo móvil y en cualquier parte del mundo.

Por eso, tanto para los usuarios como para las empresas, la nube implica enormes mejoras en la forma de trabajar y en la eficacia y productividad. Aunque uno de los usos más habituales es el de almacenamiento en la nube, esta tecnología ha hecho posible otro tipo de usos frecuentes y útiles para las empresas: aplicaciones en la nube, máquinas virtuales que emulan el funcionamiento de un ordenador e infraestructuras en la nube así como avances tales como el Business Intelligence.

 ¿Por qué se llama la nube?

Aunque los orígenes del término de “la nube“ para significar este conjunto de servidores donde almacenar información y aplicaciones no está muy claro, parece que se utilizó con su significado actual en un documento de la ya desaparecida, Compaq. En este documento se hablaba ya de computación en la nube.

Antes de esta referencia, el símbolo de la nube se utilizaba para mostrar equipos de ordenadores conectados en ARPANET, una especie de Internet previo a lo que conocemos hoy en día.

¿Para qué sirve la nube?

En pocas palabras, la nube sirve a los usuarios y empresas a almacenar grandes cantidades de datos e incluso aplicaciones informáticas en servidores en centros de datos. De esta forma, el usuario no tiene que alojar estos datos y software en sus equipos, en local, y así se evita los gastos derivados del mantenimiento, gestión, seguridad de este tipo de servicios. En la actualidad, existen multitud de proveedores de la nube tanto para datos como para aplicaciones.

De hecho, la gran mayoría de aplicaciones de uso frecuente ya se ejecutan en la nube. Para las grandes empresas el ahorro de trabajar en la nube es enorme, ya que evitan tener que contar con su propia infraestructura de servidores y equipo y talento necesario para el mantenimiento de todas estas infraestructuras.

Almacenamiento en la nube

Uno de los servicios más frecuentemente utilizados por todos, usuarios finales y empresas, de la nube es el almacenamiento. Existen empresas especializadas en ofrecer el servicio de almacenamiento en la nube. El servicio de almacenamiento en la nube te permitirá:

• Guardar grandes volúmenes de datos e información a un coste inferior.

• Mantener tus archivos seguros ya que estas empresas suelen tener sistemas de seguridad más avanzados y actualizados.

• Compartir archivos en tu almacenamiento en la nube con otros usuarios y mantener los archivos sincronizados.

• Fácil acceso a tus archivos a través de una web, aplicación para pc o móvil

¿Qué tipos de nube hay?

Para entender qué es la nube, también es necesario que comprendas qué tipo de nubes existen y cómo se clasifican . Una forma habitual de clasificar los tipos de nube es según su privacidad. Así, se pueden distinguir cuatro tipos de nube que pasamos a contarte:

• Nube privada. En este caso, la respuesta a qué es la nube sería: un conjunto de servidores conectados entre sí pero dedicados exclusivamente a una organización o compañía. Esta nube provee servicios a través de una red privada.

• Nube pública. Empresas como Amazon Web Services, Microsoft Azure o Google Cloud proveen de recursos virtuales a usuarios y compañías. Cada usuario paga por el almacenamiento que necesita y no hay control sobre otros usuarios o empresas con los que se comparten los servidores.

• Nube híbrida. Se trata de la combinación de recursos de nube privada y nube pública de forma que algunos de los sistemas o recursos están máquinas virtuales privadas y otras en nubes públicas. A veces, todo está en una nube privada pero se utiliza una nube pública para realizar una copia de seguridad.

• Multinube. En este caso la empresa utiliza los recursos virtuales de varias nubes públicas. En este tipo de implementaciones, la empresa cliente contrata los servicios de varias empresas proveedoras.

Cloud computing o computación en la nube, el siguiente nivel

Mientras que la nube es el conjunto de servidores remotos conectados, el cloud computing es el conjunto de recursos informáticos que pueden ejecutarse en la nube.

Cuando hablamos de la nube, en lo primero que solemos pensar es en el almacenamiento de datos en la nube, que, sin duda, es una de las funciones más habituales de la nube. Gracias a esta tecnología, podemos acceder en tiempo real y desde cualquier dispositivo a todas nuestras fotos, vídeos, bases de datos, o archivos. Sin embargo, otra de las funciones de mayor relevancia para las empresas ha sido el cloud computing o computación en la nube. Pero qué es exactamente el cloud computing?

El cloud computing se refiere a los procesos y servicios alojados en la nube, como software y sistemas de procesamiento de datos. El cloud computing es ofrecido por proveedores de servicios especializado por lo que generalmente estará siempre actualizado con las últimas innovaciones.

Los servicios de cloud computing se utilizan sobre todo para: almacenamiento de datos, ejecutar programas informáticos y software de todo tipo, streaming de vídeo y redes sociales.

¿Cómo funciona la nube y el cloud computing?

Ya hemos visto qué es la nube y qué es el cloud computing, pero seguramente te estés preguntando ahora cómo funcionan y cómo es posible la informática en la nube. Estos avances tecnológicos han sido posibles gracias a la mejora de las conexiones y velocidad de Internet y a la tecnología de virtualización, que consiste en emular en un entorno virtual lo que sería el funcionamiento de un ordenador. Estas máquinas virtuales permiten la instalación de un sistema operativo tal y como se haría en un ordenador físico. Por ejemplo, cada vez que utilizas Google Drive, Dropbox, Netflix o Instagram estás accediendo a un servicio de cloud computing.

Tipos de servicios de nube

Ahora ya sabes qué es la nube y qué tipo de nubes hay, pero para entender bien cómo funciona la nube en las empresas es necesario que comprendas también qué tipos de cloud computing existen. Seguro que muchos de estos términos te sonarán.

• SaaS o software como Servicio. Son aplicaciones web o aplicaciones móviles a las que puedes acceder a través de Internet o de un acceso desde el ordenador o dispositivo móvil. Aplicaciones como Asana, son soluciones SaaS, una herramienta colaborativa que te permite acceder a ella y a la información que tienes en ella desde cualquier dispositivo y en tiempo real.

• PaaS o plataforma como servicio. Este tipo de servicio en la nube consiste en una plataforma en la nube que permite a los usuarios la creación de aplicaciones de una forma rápida y muy ágil.

• IaaS o infraestructura como servicio. Servicios de infraestructura y virtualización en la nube. En este caso, el cliente es el responsable de la actualización de sistemas operativos y software que gestione a través de estas infraestructuras.

Ventajas de la nube para la gestión de proyectos

Las ventajas de la nube y del cloud computing para las empresas son inmensas. Veamos algunas de ellas:

• Reducción de gastos. El almacenamiento de todo tipo de datos, programas y recursos informáticos implicaba a las empresas la compra de servidores costosos que debían guardarse en habitaciones con unos requerimientos específicos. Después, debía contratarse a responsables que pudieran mantener estos servidores y la arquitectura necesaria. Con los servicios de cloud computing las empresas pagan a los proveedores sólo por los recursos utilizados, por lo que no necesitan contratar costosas infraestructuras cuando tienen picos de demanda.

• Escalabilidad. Facilita la escalabilidad de los proyectos cuando nuestra empresa está en crecimiento sin necesidad de invertir grandes cantidades de dinero y recurrir a equipos centrados en este trabajo. 

• Siempre accesibles. Otra de las ventajas de trabajar en la nube es que los proveedores de este tipo de servicios hacen copias de seguridad regularmente por lo que siempre que tengamos conexión a Internet podremos acceder a nuestros programas y aplicaciones empresariales o personales.

• Trabajo colaborativo. La nube informática permite además el trabajo colaborativo y el uso de herramientas colaborativas. Si necesitas que varias personas trabajen en un mismo documento o que otros usuarios revisen un documento, el trabajo en la nube es tu aliado.

• Inteligencia de negocio. La nube hace que almacenar todos los datos de la empresa sea más fácil y menos costoso, por lo que estos datos se pueden aprovechar mucho mejor para mejorar procesos, construir nuevos indicadores y desarrollar paneles de control para los proyectos.

• Flexibilidad. No importa el tipo de ordenador o dispositivo que tengan los usuarios. El programa está en la nube y el usuario solo necesita conexión a Internet, da igual si tiene un PC o un Mac, podrá trabajar en el entorno que más cómodo y eficaz le resulte.

• Mayor seguridad. Las actualizaciones se realizan de forma inmediata por lo que ni la empresa ni el usuario tienen que preocuparse por actualizar estos programas.

• Equipos conectados y proyectos siempre actualizados. Una de las ventajas más interesantes del trabajo en la nube o con software en la nube es que los equipos estarán conectados y los proyectos siempre actualizados, no necesitas que nadie te pase la última versión porque podrás acceder a esta inmediatamente e un único espacio de trabajo común para todos.

Aplicaciones en la nube útiles para gestión de proyectos

• Asana: Una herramienta de gestión de proyectos y tareas en la nube te permitirá cambiar la visualización de tus proyectos de forma rápida. Pasar de la visualización en formato calendario a la visualización en formato tablero Kanban. Además, podrás trabajar en equipo y mantener siempre actualizadas las fechas y entregas.

• Google Drive: Compartir documentos en Google Drive te ayudará a tener siempre un histórico de versiones de los documentos que compartas con tu equipo.

• Slack: Se trata de una herramienta de comunicación para equipos de trabajo que te facilitará la gestión de equipos en modo remoto, híbrido o incluso en la oficina.

• Whimsical: Una aplicación para la elaboración de mapas mentales que además puedes integrar con Asana.

• Salesforce: Gracias a la integración de Asana con Salesforce, podrás tener en una misma plataforma la gestión de clientes y la gestión del trabajo, y todo en la nube.

Qué es la nube en la gestión de proyectos

Si hay una respuesta clara para la pregunta qué es la nube, sería que se trata de la herramienta clave en la gestión de proyectos. La gestión de proyectos en la nube resulta más económica, se evitan duplicidades de documentos y tareas, la sincronización entre equipos es automática y se pueden coordinar los equipos en remoto. Ahora puedes acceder a más servicios tecnológicos de este tipo si, por ejemplo, vives en España, con las ayudas del Kit Digital.

La gestión de proyectos en la nube con herramientas como Asana, permite a equipos como los de Marketing, Ingeniería, Ventas o Recursos Humanos a planificar, organizar y gestionar el trabajo del equipo de principio a fin y esté donde esté el equipo.  Gracias a estas herramientas, se pueden compartir comentarios y archivos en tiempo real, sin necesidad de enviar emails y crear mil versiones de un documento.

Si quieres saber más sobre cómo gestionar proyectos en la nube, prueba Asana.