Scrum: conceptos clave y cómo se aplica en la gestión de proyectos

Si trabajas en equipos de desarrollo de software, productos o ingeniería, o cerca de ellos, es probable que ya hayas escuchado el término Scrum. Scrum es una metodología para la gestión de proyectos complejos en los que se necesita obtener un resultado rápido en entornos muy cambiantes. Incluso si no eres parte de un equipo de desarrollo de software, productos o ingeniería, también puedes aprovechar las ventajas de la metodología Scrum. Se trata de una de las metodologías de gestión de proyectos más modernas junto con Agile y el modelo Canvas. En este artículo, abordaremos todo lo que necesitas saber: qué es Scrum, cómo aplicarlo y por qué funciona tan bien.

Breve historia de la metodología Scrum

El marco “Scrum”, tal como lo conocemos hoy, se introdujo por primera vez en un artículo de la Harvard Business Review en 1986 El nuevo juego de desarrollo de nuevos productos (The New New Product Development Game), escrito por Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka. Takeuchi y Nonaka tomaron el término “Scrum” del rugby, explicando que “como en el rugby, los miembros del equipo se pasan la pelota entre sí, a medida que avanzan como una unidad por el campo de juego”.

Más tarde Ken Schwaber y Jeff Sutherland en 1993 crearon el proceso de desarrollo Scrum y en 1995 Ken Schwaber publica por primera vez un informe hablando de la metodología y Proceso de Desarrollo SCRUM y se publica también el Manifiesto ágil.

La metodología Scrum de Schwaber y Sutherland fue en parte un rechazo al modelo de cascada de desarrollo de software. En el modelo de cascada, los proyectos se dividen en fases secuenciales, donde los entregables de cada fase desbloquean la siguiente fase de trabajo. Schwaber y Sutherland creían que los programadores podrían beneficiarse de un enfoque más flexible e iterativo que les permitiera responder y adaptarse continuamente a su entorno para construir el mejor producto final para sus clientes.

Desde su publicación inicial, Schwaber y Sutherland han publicado la Guía de Scrum, un documento dinámico que actualizan de forma regular en el que se explica detalladamente qué es Scrum y cómo ponerlo en práctica. De acuerdo con la Guía de Scrum, Scrum alienta a “los equipos a observar cuán efectivas son sus técnicas de trabajo y los desafía a evolucionar y mejorarlas continuamente”.

¿Qué es Scrum?

Scrum es un marco de trabajo ágil a través del cual las personas pueden abordar problemas complejos adaptativos a la vez que se entregan productos de forma eficiente y creativa con el máximo valor. Así, Scrum es una metodología que ayuda a los equipos a colaborar y realizar un trabajo de alto impacto. La metodología Scrum proporciona un plan de valores, roles y pautas para ayudar a tu equipo a concentrarse en la iteración y la mejora continua en proyectos complejos. Por otra parte, deberás saber que en Scrum se trabaja con equipos pequeños multidisciplinares en ciclos iterativos centrados en el cliente y se crea un producto de forma incremental.

Terminología básica para entender qué es Scrum

Además, si quieres comprender bien qué es Scrum debes familiarizarte con algunos términos específicos con los que se trabaja. Los tres pilares básicos sobre los que se basa la metodología Scrum son: roles, eventos y artefactos.

Asimismo, un proceso Scrum se ejecuta durante un sprint que, generalmente, son sesiones de trabajo de dos semanas con entregas específicas que deben realizarse al final. 

Por último, en la metodología Scrum cuentas con dos herramientas que te ayudarán a entender la evolución de tu proyecto: el Burn Down y el Burn Up.

Hay dos eventos adicionales que son también claves para entender qué es Scrum. Las reuniones diarias de actualización, como su nombre indica, se dan una vez al día. Estas representan una oportunidad para que el equipo de Scrum se conecte durante 15 minutos y coordine las actividades diarias. El segundo evento, el análisis retrospectivo del sprint, tiene lugar al final de cada sprint. Durante el análisis retrospectivo del sprint, que estará a cargo del Scrum Master, el equipo de trabajo tiene la oportunidad de reflexionar con respecto al sprint y hacer ajustes para futuros sprints.

Usos de Scrum

Ya sabes lo que es Scrum pero tal vez te estés preguntando si es útil para tu empresa o no. Inicialmente, la metodología Scrum fue concebida para el desarrollo de software en entornos complejos. Al funcionar tan bien en este tipo de entornos su uso se extendió a otros tipos de entornos e industrias. Así, hoy Scrum es una metodología utilizada en escuelas, gobiernos, equipos de Marketing porque ha demostrado ser una gran herramienta para gestionar la complejidad.

Agile vs Scrum

Agile es una filosofía de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a mejorar continuamente. Los equipos “Agile” o ágiles creen en el desarrollo iterativo y progresivo para ayudar a los equipos a responder al cambio y hacer frente a la incertidumbre. Entonces, ¿qué es Scrum y qué es Kanban? Tanto Scrum como Kanban son subcategorías de la metodología Agile. Considera a Agile como el término más amplio.

Scrum es una de las metodologías ágiles más populares. Si usas Scrum, eres parte de un equipo ágil. Pero el marco Scrum tiene roles y sistemas adicionales para ayudar a los equipos a ser ágiles. En Scrum, al igual que en Agile, los equipos trabajan hacia la mejora continua. Pero a diferencia de Agile, que es más bien una filosofía o un marco, Scrum establece formas específicas en las que los equipos pueden mejorar continuamente, a través de herramientas como sprints, reuniones de actualización y análisis retrospectivo.

Kanban vs Scrum

El marco Kanban también es un subconjunto del marco Agile. Kanban es una forma visual de gestionar procesos y trabajos continuos. Con las herramientas Kanban, los equipos tienen una forma de visualizar el trabajo que avanza por etapas hasta que se finaliza.

A menudo, los equipos que usan Scrum lo hacen en tableros Kanban, aunque esto no es un requisito del método Scrum.

Cómo funciona Scrum

Lo más importante que debes saber para entender qué es Scrum y poder ejecutar un proceso basado en este marco de trabajo es tener en cuenta que se basa en un sistema de mejora continua.

La metodología Scrum se basa, como veíamos anteriormente, en tres pilares: los eventos, los roles y los artefactos. Además, en la metodología Scrum se trabaja en sprints de una duración determinada que suele fijarse entre una semana y un mes. ¿Y por qué los sprints no pueden durar más de un mes? El motivo es porque si aumenta este período también aumenta el riesgo de que tanto los requerimientos de lo que estamos desarrollando como el contexto cambien. Al final de cada sprint se genera un incremento que se suma al resto de producto desarrollado.

Cuando entiendes qué es Scrum, reconoces que es posible que no sepas nada al comienzo de un sprint, y puedes ajustar tus procesos y necesidades según sea necesario en función de la información que obtengas durante el proceso de sprint.

Una vez, domines bien estos conceptos habrás llegado a conocer qué es Scrum y cuál es su funcionamiento básico.

1. Eventos típicos de la metodología Scrum

Entonces, ¿qué es Scrum exactamente? ¿Qué hará tu equipo si usas Scrum? Así es como se desarrolla el proceso Scrum:

1. Organiza tu trabajo pendiente. Para comenzar un sprint de Scrum, el líder del equipo (también conocido como Scrum Master) identificará qué trabajo extraer de la lista de tareas pendientes, es decir, el trabajo que debe realizarse. Para llevar a cabo el mejor sprint de Scrum posible, asegúrate de que el trabajo pendiente para el producto esté claramente documentado en un solo lugar. Considera usar una herramienta de gestión de proyectos para recopilar toda esta información.

2. Sprint Planning. Realiza una sesión de planificación del sprint. Antes de que puedas comenzar el sprint de Scrum, necesitas saber en qué te enfocarás. Durante tu sesión de planificación del sprint, evaluarás en qué parte del trabajo pendiente se centrará tu equipo durante este sprint de Scrum específico. Para comenzar, prueba nuestra plantilla gratuita para planificación de sprints.

3. Comienza tu sprint de Scrum. Por lo general, un sprint dura dos semanas, aunque puedes tener sprints más cortos o más largos dependiendo de lo que funcione mejor para tu equipo. Durante tu sprint, tu equipo trabajará en las tareas pendientes que has establecido durante la sesión de planificación del sprint.

4. Daily Stand Up: Organiza reuniones diarias de actualización de Scrum. La Daily Stand Up es una reunión diaria para el equipo de desarrollo durante 15 minutos. Las reuniones de actualización diarias son tu oportunidad para informar con respecto al trabajo que se está realizando e identificar cualquier obstáculo inesperado que haya surgido. El objetivo fundamental de estas reuniones son planificar el trabajo de las siguientes horas e inspeccionar el avance del trabajo. Para llevar a cabo una reunión diaria de actualización más efectiva, prueba nuestra plantilla gratuita para reuniones diarias de actualización.

5. Sprint Review: Presenta tu trabajo durante la revisión del sprint. Una vez que hayas terminado el sprint de Scrum, tu equipo debe reunirse para hacer una revisión del sprint. La sprint review tendrá como máximo una duración de 4 horas para sprints de un mes. Durante este tiempo, tu equipo Scrum presentará el trabajo que está “Terminado” para la aprobación o inspección de los participantes.

6. Sprint Retrospective: Conversa y reflexiona durante el análisis retrospectivo del sprint. Al final de cada sprint, tómate un tiempo para analizar cómo se desarrolló y qué podría mejorarse en el futuro. Recuerda que en Scrum se cree en un proceso de mejora continua, así que no temas probar nuevos procesos o reelaborar estrategias que piensas que no son tan efectivas durante tu próximo sprint. Prueba nuestra plantilla gratuita de análisis retrospectivo del sprint para que te sirva de guía en tu próxima reunión.

2. Artefactos Scrum

Los artefactos Scrum son herramientas imprescindibles de lo que es Scrum. En Scrum, un artefacto es algo que creas, como una herramienta para resolver un problema. Existen tres artefactos que definen qué es Scrum: la pila de producto o product backlog, la pila de sprint o sprint backlog y el incremento del producto.

Product Backlog, el trabajo pendiente del producto

El Product Backlog es el artefacto Scrum que recoge la lista del trabajo que debe realizarse. El encargado del Product Backlog o pila de producto es el product owner que deberá clasificar los elementos de esta lista. Ten en cuenta que el hecho de que haya elementos en la lista de trabajo pendiente del producto no significa que tu equipo trabajará en ellos; más bien, los elementos de la lista del Product Backlog son opciones en las que tu equipo puede trabajar durante un sprint de Scrum. Los encargados del proyecto deben reordenar y actualizar con frecuencia el trabajo pendiente del producto, en función de la nueva información y la lista de requisitos que obtengan de los clientes, del mercado o del equipo del proyecto.

Sprint Backlog, el trabajo pendiente del sprint

El Sprint Backlog o pila del sprint es el trabajo pendiente del sprint, es decir, la serie de trabajos o productos con los que tu equipo se ha comprometido durante el sprint de Scrum. Estos elementos se extraen de la lista de trabajo pendiente del producto durante la sesión de planificación del sprint y se trasladan al proyecto de planificación del sprint de tu equipo, si lo tuvieres.

Es posible que tu equipo no entregue todo el trabajo pendiente durante cada sprint, pero es poco probable que agregues trabajo a la lista de trabajo pendiente del sprint a la mitad del mismo. Si te das cuenta de que lo haces con frecuencia, dedica más tiempo a la fase de planificación del sprint para tener una idea concreta de qué trabajo realizarás durante el sprint.

Incremento del producto

El incremento del producto es lo que entregarás al final de cada sprint. Este artefacto Scrum puede consistir en un nuevo producto o función, una mejora o corrección de errores, o cualquier otra cosa dependiendo de tu equipo. Planea presentar tu incremento durante la revisión del sprint. En ese momento, se entregará o no en función de lo que los participantes del Scrum piensen sobre el incremento y con respecto a si está “Terminado” o no.

3. Roles de Scrum

Al estudiar qué es Scrum es necesario comprender bien cuáles son los roles principales que la metodología Scrum identifica ya que éstos son claves a la hora de poner en práctica este proceso ágil:

Product Owner o responsable del producto

Esta es la persona a cargo de la lista de trabajo pendiente del producto (product backlog). Está conectado a las necesidades del usuario y se centra en transmitir el punto de vista del usuario a su equipo y a otros ejecutivos involucrados. Los buenos encargados de productos aportan claridad sobre qué es lo siguiente que se debe entregar debido a su importancia. En última instancia, deberían ser ellos quienes decidan cuándo algo está listo para ser entregado (con una tendencia a realizar entregas con frecuencia).

Scrum Master

El Scrum Master es la persona que dirige los distintos eventos de Scrum. Considéralo el gerente del proyecto y facilitador de Scrum. El Scrum Master debe promover las reuniones diarias de actualización y organizar las reuniones de planificación, revisión y análisis retrospectivo del sprint.

Equipo Scrum

El equipo de Scrum son todos los que están trabajando en el sprint. Los miembros del equipo deben auto-organizarse y ser colaborativos para lograr el objetivo de Scrum de mejora continua.

¿Qué significa “Terminado”?

Antes de comenzar a usar Scrum, asegúrate de que tu equipo esté alineado con respecto a lo que significa “Terminado”. Debido a que Scrum se basa en un proceso de mejora continua, es posible que esto no sea tan obvio como creerías. En Scrum, nada es perfecto, porque tu equipo es flexible y mejora de manera iterativa. Así que “Terminado” no significa “esto no se puede mejorar”, sino que tu equipo de Scrum dejará de trabajar en eso, por ahora. Por este motivo en la Guía Scrum encontrarás muchas veces el término DoD (Definition of Done) que es el listado de condiciones que el equipo define para considerar que el producto esté terminado.

Por ejemplo, aquí hay algunas definiciones de lo que “Terminado” significa para diferentes equipos de Scrum:

• El producto está listo para su lanzamiento.

• Se ha probado el producto y está listo para su lanzamiento en un entorno beta.

• Se ha probado la aceptación del producto y está disponible para todos los usuarios.

No importa cuál sea la definición de “Terminado” para tu equipo, asegúrate de que todos estén en sintonía. Una vez que se establezca la definición, es útil mantenerla en una fuente central de referencias y consultarla con frecuencia, especialmente durante la revisión del sprint.

Burn Down y Burn Up en Scrum

El Burn Down es una herramienta que se utiliza para mostrar el trabajo pendiente que nos queda en el Sprint. Esta herramienta, imprescindible para comprender lo que es Scrum y cómo ponerlo en práctica, se actualiza después de cada daily meeting y consiste en un gráfico de dos ejes. En el eje vertical se muestran las unidades de trabajo y en el eje horizontal el tiempo. Así, según vamos avanzando en el sprint el trabajo pendiente va disminuyendo. 

El Burn Up es muy similar pero muestra lo contrario, es decir, el trabajo completado en el sprint con carácter diario. Estas dos herramientas son muy útiles para detectar cómo va progresando el trabajo hacia el final del sprint y muestran de forma gráfica qué es Scrum.

Principios de la metodología Scrum

Existen seis principios de Scrum que ayudan a definir qué es Scrum y a aplicar la metodología Scrum para aprovechar sus beneficios. Son los siguientes:

1. Control sobre el proceso empírico. Los equipos Scrum creen en la transparencia, la inspección y la adaptación.

2. Autoorganización. Aunque tu equipo Scrum tendrá roles y reglas, cada miembro Scrum está facultado para asumir la responsabilidad de sus tareas y su trabajo. En Scrum se cree que la responsabilidad compartida produce equipos más creativos y dinámicos.

3. Colaboración. Tu equipo obtendrá los mejores resultados si trabaja en conjunto durante y después del sprint de Scrum.

4. Priorización basada en valores. El objetivo del sprint de Scrum es ofrecer el mayor valor comercial. Para hacer eso, debes dar prioridad a tu trabajo desde el inicio del proceso Scrum.

5. Duración limitada (timeboxing). El proceso Scrum tiene varias actividades basadas en el tiempo, como el sprint en sí, las reuniones diarias de actualización y el análisis retrospectivo. Debido a que Scrum se basa en la creencia de la mejora continua, es importante establecer una duración limitada para el trabajo para pasar a la siguiente tarea y mejorar el trabajo futuro.

6. Desarrollo iterativo. En Scrum, tu primer producto no será perfecto. Pero al construir de manera iterativa, tu equipo podrá adaptarse mejor a las necesidades del cliente y modificar el producto y sus resultados en función de la priorización basada en el valor.

Valores de la metodología Scrum

No podrás entender completamente qué es Scrum sin comprender los cinco valores principales de Scrum que se definen en la Guía de Scrum:

• Compromiso: El equipo Scrum es una unidad, y los miembros del equipo deben confiar entre sí. Los miembros del equipo Scrum están comprometidos con el sprint durante su duración y dedicados a la mejora continua para encontrar la mejor solución.

• Valor: Durante un Scrum, el equipo puede encontrar problemas difíciles que no tienen una respuesta exacta. Los equipos Scrum tienen el valor de hacer preguntas abiertas y difíciles y de responder con sinceridad para llegar a la mejor solución.

• Enfoque: Durante cualquier sprint de Scrum, el equipo Scrum realizará trabajos extraídos de una lista de tareas pendientes del producto. El equipo Scrum se centra en el trabajo que han elegido de la lista de trabajo pendiente para hacer sus entregables al final de cada sprint.

• Actitud receptiva: No todo irá sobre ruedas durante el Scrum. Los miembros del equipo Scrum deben estar abiertos a nuevas ideas y oportunidades que los ayuden a aprender a nivel individual y a mejorar su producto o proceso.

• Respeto: La colaboración es la clave para entender qué es Scrum, y para apoyar la colaboración en equipo, los miembros del equipo deben respetarse entre sí, al Scrum Master y al proceso Scrum.

Certificaciones Scrum

Una certificación en Scrum puede ayudarte en tu carrera como gestor de proyectos. En muchos puestos de trabajo se buscan candidatos que tengan una certificación en Scrum. Además, obtener la certificación de Scrum demostrará tu conocimiento y habilidades en la metodología, lo que puede aumentar tu confianza en ti mismo y mejorar tu capacidad para liderar proyectos.

Existen diversos tipos de certificaciones Scrum. Listamos aquí las más relevantes:

Scrum Alliance

Scrum Alliance es una de las organizaciones más reconocidas en la emisión de certificaciones Scrum. Ofrece varias opciones de certificación, incluyendo:

• Scrum Master Certificado (CSM)

• Propietario de Producto Scrum Certificado (CSPO)

• Desarrollador Scrum Certificado (CSD)

Para obtener una certificación en Scrum Alliance, debes asistir a un curso y realizar el examen correspondiente. Los cursos pueden ser caros, pero la organización ofrece una amplia gama de opciones para adaptarse a tus necesidades y presupuesto.

Scrum.org

Scrum.org es otra organización popular para obtener certificaciones en Scrum. Ofrece varias opciones de certificación, incluyendo:

• Professional Scrum Master (PSM)

• Professional Scrum Product Owner (PSPO)

• Professional Scrum Developer (PSD)

Para obtener una certificación en Scrum.org, debes pasar un examen online. Los exámenes son menos costosos que los cursos de Scrum Alliance, pero también son más desafiantes.

Project Management Institute (PMI)

El Project Management Institute (PMI) es otra organización reconocida para obtener certificaciones en Scrum. Ofrece la certificación PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP), que se centra en la gestión de proyectos ágiles en general, pero también incluye Scrum.

Para obtener una certificación PMI-ACP, debes pasar un examen en línea. El examen puede ser costoso, pero si ya tienes otras certificaciones de PMI, puedes obtener un descuento.

¿Mi equipo debería usar la metodología Scrum?

Ahora que sabes qué es Scrum probablemente ya te hayas dado cuenta de que no es para todos, pero que tampoco se limita a los equipos de desarrollo de software, desarrollo de productos e ingeniería. Cualquier equipo puede adoptar la metodología Scrum y utilizar la mejora continua para realizar un gran trabajo. A continuación, se presentan algunas ventajas y desventajas de Scrum:

Las ventajas de Scrum

Scrum es más eficaz para los equipos que necesitan construir y entregar con frecuencia, ya sean “productos” tradicionales como código o nuevas funciones, o “productos” Scrum menos comunes como campañas de marketing o activos creativos.

Los beneficios de Scrum son la agilidad y la flexibilidad. El proceso Scrum puede ayudarte a aumentar el trabajo en equipo y alcanzar tus objetivos de manera más efectiva. Además, los equipos Scrum siempre saben exactamente en qué están trabajando, ya que están extrayendo tareas de la lista de trabajo pendiente del producto, y tienen claro cuáles son sus objetivos, ya que todos están en sintonía en relación con lo que significa “Terminado”.

Limitaciones de Scrum

Has aprendido qué es Scrum pero también es importante que entiendas qué limitaciones tiene y cómo solucionarlas. Con frecuencia, los proyectos Scrum pueden sufrir de corrupción del alcance porque el proceso Scrum acepta y fomenta el cambio. Si realizas demasiados cambios o recibes demasiados comentarios discordantes de los clientes, es posible que estés iterando una y otra vez sin resultados reales.

• Solución: Asegúrate de definir con claridad los objetivos del sprint y el incremento de cada sprint. Además, asegúrate de que todo tu equipo Scrum tenga claro lo que significa “Terminado”, para que no realicen más de lo que hace falta para que el trabajo esté “Terminado”. Si es necesario, implementa un proceso de control de cambios para evitar estos problemas.

Los equipos Scrum tienen muchas reuniones; además de la planificación y revisión de sprints que se programan regularmente, los equipos Scrum también se reúnen a diario para tener una reunión de actualización.

• Solución: Si tus reuniones diarias de Scrum no te resultan útiles, busca la manera de cambiarlas. Hacer un seguimiento de las reuniones de actualización de un proyecto puede ayudarte a concentrarte solo en los aspectos más útiles.

Implementar Scrum puede ser difícil (aunque no imposible) si no estás en un equipo de desarrollo de software, desarrollo de productos o ingeniería.

• Solución: Si tu equipo decide usar Scrum, asegúrate de aclarar exactamente de qué manera los procesos de Scrum les ayudarán. Si es posible, identifica los puntos débiles actuales y señala qué eventos de Scrum pueden ser beneficiosos. Además, planifica tener varias sesiones de capacitación durante tus primeros sprints de Scrum para ayudar a tu equipo a tener éxito.

Comienza a usar la metodología Scrum

Los mejores equipos Scrum son grupos colaborativos e iterativos que tienen claro qué trabajo están realizando para cada sprint. Seguramente ahora que sabes qué es Scrum estés pensando en qué herramienta utilizar para lograr todo esto. Aunar las tecnologías en la nube con la metodología Scrum es una de las mejores combinaciones para trabajar con entornos ágiles.

Pues bien, necesitas una fuente central de referencias para tu trabajo, como Asana. Descubre cómo los equipos ágiles implementan Scrum con Asana.