Transformación digital de la empresa: recursos útiles y guía completa

La transformación digital en las empresas se ha acelerado en los últimos años, especialmente, a partir de la pandemia del COVID debido al cambio en el comportamiento del consumidor (más predispuesto ahora a adquirir productos y servicios online) a la búsqueda de modelos de negocio exclusivamente online que pudieran resistir a circunstancias como el confinamiento y a la necesidad de impulsar estrategias de negocio más ágiles para competir en mercados cada vez más globales.

¿Qué es la transformación digital de la empresa?

La transformación digital es el proceso de sustitución total o parcial de sistemas manuales u offline por tecnologías emergentes que finalmente derivará en una transformación también del tipo de estrategias, operaciones y proveedores. Es decir, cuando hablamos de transformación digital no sólo nos referimos a la implantación de nuevas tecnologías sino al necesario cambio transversal en todas las capas de la compañía, desde la cultura empresarial, hasta el modelo de dotación de valor de un producto o agilidad en la toma de decisiones.

Así, cuando una empresa inicia un proceso de transformación digital terminará impactando en 5 áreas claves de cualquier organización:

• Los clientes

• Competencia

• Gestión de datos

• Innovación

• Adaptación de propuesta de valor

 ¿Por qué es importante la digitalización de tu empresa?

Las ventajas de implantar un proceso de transformación digital en la empresa son ya casi indiscutibles, aunque tal vez te estés preguntando si esas ventajas lo serán también para tu negocio. Te contamos algunas de ellas:

Mejora la experiencia del cliente y satisfacción. La recogida de datos de clientes o potenciales clientes a través de las redes sociales o de otros fuentes, el análisis de estos datos con herramientas de big data o de social intelligence te permitirá mejorar la experiencia del cliente y su satisfacción, mejorar los canales de comunicación y canales de venta. Cuando contemplas también las plataformas online cómo líneas de negocio claves en tu organización, también descubres nuevos customer journey o viajes del consumidor hacia tu producto que te abrirán también nuevas formas de llegar a tus clientes.

Fomento de la conciliación laboral a través del trabajo remoto. Los meses de confinamiento durante la pandemia obligaron a las compañías a implantar sistemas de trabajo en remoto. La experiencia nos ha demostrado que, bien gestionado, el trabajo en remoto mejora la conciliación laboral, satisfacción del empleado y puede ayudar a las empresas a reducir algunos costes.

Nuevas oportunidades de negocio. El uso de la tecnología emergente abre nuevos caminos a la innovación. Al transformar los datos en información útil puedes entender mejor las necesidades de tus clientes, aumentar las ventas con nuevas herramientas digitales de captación de leads y definir flujos de trabajo más eficientes y operativos.

Apertura de nuevos mercados. Con la implantación de plataformas digitales y de comercio electrónico, se han eliminado las barreras para muchas compañías para las que se han abierto nuevas oportunidades de negocio en otros mercados antes inalcanzables.

Mejora en la toma de decisiones. El big data ha derivado en una nueva inteligencia de negocio (business intelligence) gracias al análisis de grandes volúmenes de datos que permite a las empresas mejorar en la toma de decisiones y ser más ágiles también.

Tecnologías clave para la transformación digital de la empresa

Big Data. Este término se refiere a grandes volúmenes de datos, de gran variedad, a menudo no estructurados y que se mueven también rápidamente. El procesamiento y gestión de grandes volúmenes de datos, conocido como Big Data, está permitiendo grandes innovaciones empresariales y sociales. Si bien todavía hay grandes desafíos en Big Data, como la compatibilización de la privacidad con el procesamiento de estos datos, los usos actuales de Big Data ofrecen a las organizaciones nuevas oportunidades. Algunos ejemplos son:

• Social Intelligence: análisis en tiempo real de millones de datos públicos de redes sociales que permiten detectar insights.

• Detección de fraudes en tiempo real

• Análisis en call centers para detectar los sentimientos y reacciones de los clientes sentimiento positivo, negativo, neutral.

• Mejoras en el sector logístico: al analizar consumo de combustibles en diferentes rutas es posible concluir mejoras en las rutas o reducir el consumo de combustible.

• Análisis de datos anónimos sobre flujo de las personas en medios de transporte.

Servicios en la nube o cloud computing. La nube ha permitido a las empresas el acceso a multitud de recursos tecnológicos a un menor coste y con mayor seguridad. Por ejemplo, con el Software como Servicio (SaaS) las empresas acceden al uso de un software sin necesitad de instalarlo en sus equipos, y a un precio inferior, con la comodidad de poder acceder al software desde cualquier lugar y sin que sean necesarios conocimientos técnicos específicos para la gestión del software.

Redes Sociales: Aunque no podemos decir que las redes sociales sean una tecnología digital emergente, el uso de ellas por parte de las empresas y de los clientes, ha cambio por completo la forma de comunicarse de los clientes con éstas. La sola presencia en redes sociales de tu empresa no hará que vendas más pero creará un nuevo canal de comunicación del que además podrás obtener mucha información relacionada con tus clientes o potenciales clientes.

Inteligencia artificial. Llamamos Inteligencia artificial al conjunto de tecnologías dirigidas a emular la inteligencia humano. Estas tecnologías digitales ha mejorado sustancialmente gracias a los nuevos desarrollos de Machine Learning. Al integrar machine learning hacemos que la Inteligencia Artificial aprenda gracias a la construcción de modelos a partir de grandes volúmenes de datos. De ahí, la conexión entre Inteligencia Artificial, Big Data y Machine Learning.

Internet de las cosas. Según la definición de Gartner Group, el Internet de las cosas se refiere ala red de objetos físicos que contiene tecnología incorporada con el objetivo de comunicar, detectar e interactuar con sus estados internos o del entorno externo. El Internet de las cosas ha introducido mejoras sustancias en muchos productos cotidianos del consumidor, es decir, se ha incrementado el valor de esos productos. El desarrollo de estos productos inteligentes y conectados ha implicado por parte de las empresas la inversión en infraestructuras tecnológicas completamente nuevas.

Blockchain. Tal y como se explica en el libro, “Estrategias de Transformación Digital“, el blockchain es un libro de contabilidad público descentralizado donde se registran las transacciones codificadas con criptografía”. Las tecnologías de blockchain permiten a las empresas realizar transacciones segurasTecnologías clave para la transformación digital de la empresa

¿Qué es un plan de transformación digital?

Un plan de transformación digital es un proyecto, habitualmente a largo plazo, en el que se determinan los pasos para incorporar capacidades digitales a los productos, servicios empresariales, operaciones y el flujo de trabajo con el fin de mejorar la eficacia, calidad, rentabilidad y sostenibilidad de la organización.

Cuando te enfrentas a un plan de transformación digital de la empresa puede que te veas, al principio, sobrepasado por todos los grandes cambios que implica. A menudo este tipo de planes estratégicos se realizan a largo plazo y conllevan un cambio cultural en el que la agilidad en la toma de decisiones y la implantación de nuevas tecnologías se convertirá en las claves hacia una cultura digital de la empresa.

Vamos a ir paso a paso en tu nuevo proyecto de transformación digital de la empresa:

1. Elige la plataforma online sobre la que vas a trazar tu plan y compartirlo

Puede que te parezca precipitado. Puede que pienses, ¿el primer paso es contratar una herramienta? No es imprescindible pero antes de que avances con tu plan de transformación digital y de que pienses “¿por qué no me habían explicado esto antes?” te proponemos que consideres elegir una plataforma online de gestión del trabajo y gestión de proyectos. Estas herramientas, como Asana, te permiten diseñar de forma online tu plan estratégico, compartirlo con los equipos de tu empresa y con los distintos departamentos, elaborar calendario y cronogramas de trabajo, definir objetivos y ver el grado de cumplimiento de estos objetivos.

Puedes empezar además, con la versión gratuita para ir conociendo cómo funciona o directamente probar una de las versiones profesionales. Al diseñar tu plan ya sobre una herramienta de gestión de proyectos online ahorrarás mucho tiempo en diseñar calendarios de excel y en modificarlos, y además, el resto del equipo podrá ayudarte a elaborar el plan de forma online si necesidad de estar enviando correos con una versión en word o excel del plan sobre el que no podrás asignar tareas en tiempo real o ver la evolución del cumplimiento de tus objetivos.

2. Establece tus objetivos

Como en cualquier plan de acciones es imprescindible que definas los objetivos que quieres alcanzar con tu proyecto de transformación digital. Ayúdate de la metodología OKR para definir objetivos y resultados clave en tu plan de transformación digital. Con esta metodología deberás definir primero un objetivo o varios para toda la empresa y después añadir con qué resultado clave o KPI lo vas a medir. Al incorporar en tu plan de transformación digital que estás construyendo en Asana los KPIs podrás ir viendo con el tiempo el grado de cumplimiento de estos objetivos.

Algunos de estos objetivos iniciales que quieres lograr con tu plan de transformación digital pueden ser:

• Mejorar la comunicación interna

• Mejorar el servicio a los clientes

• Optimizar procesos

• Ser más ágil

• Transformar el modelo de negocio o encontrar nuevos modelos de negocio

• Reducir costes

• Mantener la ventaja competitiva gracias a la mejora de los procesos

Cada uno de estos ejemplos, debe tener asociado un KPI con el que medirás el cumplimiento o grado de consecución del objetivo.

3. Redefine el valor de tu negocio

Hace tiempo que hiciste tu plan de negocio y cada año revisas tu plan estratégico basado en aquel plan de negocio que probablemente haya ido perdiendo sentido con el tiempo. Te proponemos que junto a la definición de tus objetivos y KPIs hagas un ejercicio de estrategia con el modelo Canvas. ¿Y esto para qué? Pues porque cuando hagas este ejercicio comprenderás realmente donde impactará la transformación digital de tu empresa y qué beneficios te traerá. Considera también adoptar nuevas metodologías como Lean Startup para acelerar el desarrollo de nuevos productos y servicios.

4. Encuentra las barreras a la transformación digital

En tu camino hacia la transformación digital de la empresa te encontrarás con algunas barreras. Si logras definir previamente los obstáculos con los que vas a encontrarte después resultará más fácil enfrentarte a ellos y controlar los riesgos derivados de ellos. Puedes documentar este paso de tu plan elaborando una matriz de riesgos y una matriz RACI. Con al primera estarás detectando todos los posibles riesgos asociados al proyecto y con la segunda identificarás los roles y responsabilidades de los equipos de tu proyecto de transformación digital.

5. Plan de gestión del cambio

Si eres el líder de una pyme puede que no necesites un plan de gestión del cambio, ya que es probable que si te estás planteando cambios en tus procesos de negocio encaminados a formar parte de un mundo digital mucho más competitivo, es porque la mayor parte de los miembros está de acuerdo en ponerse manos a la obra.

Sin embargo, en las medianas o incluso grandes empresas existe una habitual resistencia al cambio provocada por el miedo. Una transformación digital de una empresa implicará dotar a los empleados de competencias digitales y llevarles hacia nuevas formas de relacionarse con proveedores, compañeros y clientes.

Por este motivo, elaborar un plan de gestión del cambio te ayudará a abordar una transformación digital de tu empresa mucho menos caótica y problemática y no es tan difícil cómo parece.

Un plan de gestión del cambio será clave en la mayor parte de los planes de transformación digital porque te servirá para involucrar a las partes interesadas y lograr el apoyo así de todo el equipo. Considera incorporar herramientas como el mentoring para apoyar tu plan de gestión del cambio entre los empleados.

La reinvención no es posible si no se hace desde los equipos directivos.

6. Construye tu hoja de ruta y establece los hitos

Ahora ha llegado el momento de construir tu hoja de ruta. Elabora un cronograma con los hitos más importantes de tu plan de transformación digital. Con una herramienta como Asana podrás elegir cómo visualizar tu plan de la forma más conveniente para que veas después cómo evoluciona. Después estable los hitos. Los hitos son puntos de referencia, comprobaciones con las que se identifica cuándo una actividad o un grupo de actividades se ha concluido o cuándo comienza una etapa nueva.

7. Recursos, presupuesto y equipos

Tu plan de transformación digital deberá incluir también un estudio de qué herramientas, software o nuevas tecnologías se implantarán. Así como un detalle del presupuesto necesario para llevar a cabo estos cambios. Afortunadamente, muchas de las nuevas tecnologías que pueden ayudarte en la transformación digital de tu empresa han ido abaratando los costes.

Por otra parte, existen programas y ayudas públicas, como por ejemplo en el caso de España el programa deKit Digitalque ayuda a las pequeñas y medianas empresas a la digitalización del negocio.

Tu proyecto de transformación digital puede que también deba incorporar un plan de capacitación digital de los empleados.

8. Gestión de datos

Puede que la gestión de los datos sea un proyecto dentro de tu gran plan de transformación digital. En la actualidad, los procesos de transformación digital implican casi siempre la gestión y análisis de los datos disponibles para la empresa. Estos datos pueden ser internos: datos de clientes que tienen en el departamento comercial de tu empresa, datos de experiencia de cliente que tendrán en el departamento de atención al cliente, datos de proveedores...etc y datos externos (datos provenientes de redes sociales, de la red de partners...etc). Aprender a gestionar y analizar esos datos impulsarán definitivamente tu proceso de transformación digital.

Esta seguramente va a ser una de las partes más importantes de proceso de transformación digital porque te ayudarán a mejorar tus canales de ventas, encontrar más clientes y mejorar la eficiencia.

¿Y de dónde obtengo esos datos? ¿Cómo los analizo? Aquí es donde entran en juego algunas de las tecnologías que deberás considerar:

• Herramientas de CRM para gestionar los datos de tus clientes

• Herramientas de Social Listenning y Social Intelligence para analizar los datos de consumidores y potenciales clientes proveniendes de redes sociales a través de sus posts, comentarios y el sentimiento de sus publicaciones.

9. Plan de mejora continuada

Tu plan de transformación digital no termina cuando terminas de definir todas las etapas. En realidad, y dado que el entorno digital evoluciona rápidamente y los consumidores cambian su forma de acercarse a las empresas y productos a gran velocidad, tu plan de transformación digital debe concluir con un plan de mejora continuada.

Elige tus aliados para poner en marcha tu proyecto de transformación digital

Para que el proceso de transformación digital de tu compañía tenga éxito, elige tus aliados. Las personas clave de tu organización que te ayudarán a conseguir tus objetivos y la herramienta con la que definir tu plan.